В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) приведен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора:
«При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки».
В отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении договора. Дополнительные документы о персональных данных работника могут быть предназначены для обоснования правомерности заключения и реализации трудового договора, его прекращения, представления об условиях труда, вытекающих из содержания трудового договора, полагающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах.
Кадровые службы организаций к таким дополнительным документам, как правило, относят:
1) документы о составе семьи работника в целях предоставления ему возможных гарантий с учетом семейного положения, в том числе связанного с выполнением определенных семейных обязанностей;
2) документы о возрасте детей или беременности женщины для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций;
3) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об ученой степени и ученом звании, о почетном звании, об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие);
4) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры.
При этом необходимость предоставления дополнительных документов должна быть прямо установлена ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства РФ.
Например, работники отдельных профессий, производств и организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, при поступлении на работу в организацию торговли предъявляют дополнительно личную медицинскую книжку в соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20 мая 2005 года № 402 «О личной медицинской книжке и санитарном паспорте».
Во всех иных случаях требовать от лица, поступающего на работу, какие-либо дополнительные документы, не предусмотренные законом, запрещается.
С целью предоставления установленных законом гарантий и льгот работодатель может предложить работнику предоставить дополнительные документы (например, свидетельство о рождении ребенка, справку о беременности женщины, документ об ученой степени и ученом звании, об инвалидности и т.п.). Но требовать от лица, поступающего на работу, предоставления таких документов в обязательном порядке работодатель не имеет права.
После работы с указанными документами (снятия с них копий) они возвращаются владельцу (кроме трудовой книжки).
Список документов, предусмотренных ТК РФ (ст.65 ТК РФ) не является исчерпывающем и отдельные организации в силу специфики деятельности и в соответствии с законодательством при приеме на работу имеют право требовать предоставить:
- ИНН;
- справка доходов 2-НДФЛ;
- медицинская справка/медицинская книжка;
- необходимые документы об образовании, получении квалификации, степени и др., дающие право занимать/осуществлять деятельность;
- и иные документы.
Если лицо поступает на работу впервые, то трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Если работник устраивается на работу по совместительству и не желает вносить в трудовую книжку сведения о такой работе, то он может ее и не предъявлять.