Отдел по работе с обращениями граждан, согласно Должностной инструкции, утвержденный Распоряжением главы города от 01.10.2007г. №1184 «Об утверждении должностных инструкций работников управления делами администрации города», руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями, распоряжениями Губернатора Ямало-Ненецкого округа, решениями городской Думы, главы города Муравленко, Положением об управлении делами, настоящей должностной Инструкцией применительно к исполнению соответствующих должностных обязанностей.[5]
В инструкции по делопроизводству в администрации города Муравленко, утвержденный Постановлением главы города от 20.08.2007г. №125 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Муравленко» существует специальный раздел, касающейся делопроизводство.
Приём и регистрация личных и коллективных писем граждан, адресованных на имя главы города, заместителей главы администрации города или в администрацию города осуществляется уполномоченным структурным подразделением администрации города – отдел работы с обращениями граждан управления делами.
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, автономного округа, муниципального образования о работе с обращениями граждан.
Руководители структурных подразделений администрации муниципального образования определяют ответственных исполнителей, которые организуют согласование и подготовку материалов по проекту документа. Согласованный документ предоставляется в организационный отдел управления делами администрации муниципального образования.
Подготовка документов организуется:
- в исполнении или в соответствии с распорядительными документами вышестоящих органов государственной власти;
- по инициативе главы города, его заместителей, руководителей структурных подразделений;
- в порядке оперативного руководства, по конкретным финансовым, хозяйственным, организационным вопросам, требующим немедленного решения.
Постановления главы города – это документы нормативного характера, предписания, рассчитанные на длительное и многократное действие, носящие общий характер.
В форме распоряжения главы города и его заместителей принимаются решения по оперативным, организационным и кадровым вопросам.
Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений главы города и его заместителей на всех стадиях работы с ними, их согласование, содержание несут руководители структурных подразделений.
Заголовок к тексту нормативно правового акта должен быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования и отвечать на вопрос: «О чем издан правовой акт?».
Согласование проектов нормативных правовых актов главы города и администрации города осуществляется исполнителем.
Лист согласования располагается на оборотной стороне последнего листа проекта документа, (приложение №1).
Срок рассмотрения проекта правового акта, предоставленного на согласование, не должно превышать одного рабочего дня с даты регистрации проекта правового акта в каждом согласующем органе, если не установлен срок.
Доработка проекта правового акта осуществляется после согласования всеми согласующими органами и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими органами и принятых автором.
Правила организации деятельности администрации муниципального образования устанавливает Регламент, утвержденный Постановлением главы города от 22.06.2006г. №107 «Об утверждении Регламента администрации г. Муравленко». Глава города является высшим должностным лицом города, возглавляет исполнительный орган местного самоуправления и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Заместители главы города выполняют свои функции в соответствии с распределением обязанностей, утвержденных распоряжением главы города.
Порядок издания постановлений и распоряжений главы города устанавливается Регламентом и Инструкцией по делопроизводству. Нормативные правовые акты подписываются главой города, в его отсутствие заместителем главы города.
Положения Регламента распространяется на информационные ресурсы, сети и технологии, создаваемые, приобретаемые и накапливаемые за счет средств местного бюджета.
Требования Регламента распространяются на все документы администрации города несекретного характера, обязательны для всех должностных лиц, муниципальных служащих и других работников.
Несоблюдение или ненадлежащее исполнение требований Регламента должностными лицами, муниципальными служащими и другими сотрудниками администрации муниципального образования влечет ответственность, установленную действующим законодательством. [6]
1.3 Характеристика положения отдела управления делами администрации города Муравленко ответственного за работу с письменными обращениями граждан
Решением городской Думы города Муравленко от 06.09.2007 г. № 264 утверждены структура администрации муниципального образования и схема взаимодействия и координации главы города и его заместителей с бюджетными организациями, учреждениями, муниципальными предприятиями и структурными подразделениями администрации муниципального образования город Муравленко (далее – администрация муниципального образования). [7]
Администрация муниципального образования является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования, наделенным полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий. Руководство администрацией города осуществляет глава города.
Структура администрации города включает в себя структурные подразделения, (приложение №2).
У каждого структурного подразделения, в свою очередь, существует своя структура.
В структуру управления делами администрации муниципального образования, утвержденная Постановлением главы города от 18.09.2007г. № 152 входят:
- организационный отдел;
- юридический отдел;
- отдел обеспечения деятельности администрации
- отдел по работе с обращениями граждан (далее – отдел), (приложение №3)[8]
В отделе ведется работа с письменными обращениями граждан, и личный прием.
Основными задачами отдела являются:
- создание условий для реализации главой города полномочий, возложенных на него Конституцией РФ, Федеральными законами и законами Ямало-Ненецкого автономного округа, уставом муниципального образования город Муравленко;
- обеспечение своевременного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, создание условий для непосредственного общения населения города с главой города и его заместителями;
- оформление наград, учет, регистрация граждан, награжденных государственными наградами, наградами Ямало-Ненецкого автономного округа и муниципального образования город Муравленко, в связи с профессиональными праздниками и юбилейными датами.
Функции отдела по работе с обращениями граждан:
- осуществление контроля за исполнением Федеральных законов, законов автономного округа, правовых актов и решений Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлений, распоряжений и поручений главы города по рассмотрению письменных и устных обращений граждан;
- осуществление подготовки информации о выполнении Федеральных законов, законов автономного округа, правовых актов и решений Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлений, распоряжений и поручений главы города по работе с обращениями граждан;
- обеспечение единого порядка работы с документами, соблюдение Регламента работы администрации города;
- организация учета письменных и устных обращений граждан, поступающих в адрес администрации города на имя главы и заместителей главы администрации города;
- осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением письменных и устных обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации города для рассмотрения.
В отделе работают три сотрудника: начальник отдела, ведущий специалист отдела, и специалист 1 категории отдела.
Непосредственно сотрудники отдела руководствуются в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями, распоряжениями Губернатора Ямало-Ненецкого округа, решениями городской Думы, главы города Муравленко, Положением об управлении делами, Инструкцией по делопроизводству, утвержденную Постановлением главы города от 20.08.2007г. №125 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Муравленко» применительно к исполнению соответствующих должностных обязанностей.[9]
Ведущий специалист и специалист 1 категории непосредственно подчиняются начальнику отдела, а начальник подчиняется начальнику управления делами.
Начальник отдела:
- Осуществляет руководство деятельностью отдела и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций.
- Анализирует и обобщает вопросы, поступившие от граждан.
- В соответствии с резолюцией главы города направляет обращения граждан в соответствующие структурные подразделения, предприятия для решения поставленных в них вопросов.
- Изучает и анализирует вопросы, которые ставят граждане в письмах и на личном приеме, систематически в установленном порядке информирует главу города о количестве и характере обращений граждан, поступивших в адрес администрации города на имя главы города.