Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату.
Ошибочно полученные документы возвращаются отправителю либо направляются по назначению с приложением сопроводительного письма за подписью начальника организационного отдела.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов.
Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;
- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;
- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;
- пакеты с пометкой "Лично";
- документы без подписи;
- сообщения электронной почты из массовых рассылок
Документ регистрируется в журнале регистрации корреспонденции. Регистрационные данные включают в себя все реквизиты поступившего документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.
После регистрации на поступивших документах проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа (приложения отдельно не регистрируются) с указанием присвоенного регистрационного номера и даты регистрации.
На внутренних документах штамп может не ставиться или содержать только дату (и время) получения документа, а также подпись лица его принявшего.
Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение главе города, заместителям главы администрации города в соответствии с их полномочиями.
Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более одного рабочего дня. По истечении данного срока документ должен быть возвращен в организационный отдел вне зависимости от наличия резолюции должностного лица.
Документы после рассмотрения и наложения резолюции главой города, заместителями главы администрации города возвращаются в организационный отдел для внесения в журнал регистрации названия учреждения, структурного подразделения администрации города или фамилий их руководителей, указанных в резолюции.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Сведения о документах, занесенные в журналы регистрации или электронную базу данных структурного подразделения, хранятся в подразделении 5 лет.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или выдачи поручения, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.
Конечная дата исполнения, указанная в тексте документа может быть изменена только должностным лицом, её установившим (далее – автором контрольного документа).
Контрольные документы исполняются в сроки (календарные даты), указанные в них. Если срок исполнения специально не определён, то продолжительность исполнения устанавливается в один календарный месяц (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до первого рабочего дня следующего за ним месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.
Контрольные документы с грифом "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трёхдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов или содержащие в тексте указание "Оперативно" – в течение десяти дней.
Документы вышестоящих органов, по которым предусмотрено представление отчётов в течение нескольких лет, находятся на контроле до представления отчёта к последнему сроку.
Если срок исполнения документа превышает один месяц, то в поручении указывается срок представления информации о ходе его исполнения.
В случае неисполнения контрольного документа или его отдельных пунктов (положений) в информации должны быть указаны причины неисполнения, предложения о продлении сроков исполнения и ответственности исполнителей, по вине которых документ не был исполнен в срок.
При неисполнении и отсутствии аргументированных объяснений причин неисполнения и принимаемых мерах организационный отдел рассматривает вопрос о целесообразности проведения контрольной проверки хода выполнения данного контрольного документа.
Предложения об ответственности исполнителей за срыв исполнения контрольного документа оформляется соответствующим проектом распоряжения главы города.[14]
2.3 Требования к оформлению ответов по обращениям граждан и контроль за рассмотрением
Ответы на обращения граждан (далее – ответ) подписывают глава города, заместители главы администрации города, должностные лица, в пределах своей компетенции.
Текст ответа должен быть изложен четко, последовательно, кратко, иметь исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры юридической ответственности приняты к виновным должностным лицам.
В случае если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт, копия такого акта направляется заявителю.
Если по обращению дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопросов.
После завершения рассмотрения обращения специалист отдела работы с обращениями граждан, ведущий работу по данному обращению, формирует дело (приложение№4) согласно Положению, утвержденную Постановлением от 26.03.2007г. №45 «Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации города Муравленко», в которое входят все материалы о проделанной работе по данному обращению, предоставляет его на рассмотрение главе города, заместителям главы администрации города, давшему поручение по обращению, который либо снимает обращение с контроля, либо дает дополнительное поручение. Обращения, по которому поручения дал глава города, с контроля снимает глава города, в его отсутствие – заместитель главы администрации города.[15]
Оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству администрации города.
На контроль ставятся:
-обращения, поступившие в администрацию города,
-обращения граждан, направленные должностным лицам администрации города.
Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет отдел работы с обращениями граждан, который направляет исполнителям напоминания по обращениям, срок рассмотрения которых истек.
По всем фактам, связанным с нарушением сроков рассмотрения обращения, исполнитель предоставляет главе города объяснительную записку.
ГЛАВА 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД МУРАВЛЕНКО
3.1 Организация работы с письменными обращениями граждан
Поступившие письменные обращения граждан (далее – обращение) регистрируются в отделе работы с обращениями граждан.
В правом нижнем углу первой страницы обращения проставляется регистрационный штамп. В случае если место для проставления штампа отсутствует, он может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Обращению присваивается регистрационный номер.
Заполняется электронная карточка обращения согласно (приложению №5) согласно Положению, №45 от 26.03.2007г. В ней указываются фамилия и инициалы заявителя и его адрес. Если обращение подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первые два (три), в том числе заявитель, в адрес которого предложено направить ответ. Общее число заявителей указывается в аннотации обращения. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, резолюции собраний и митингов, и обращения, поступившие от членов одной семьи.
Обращение проверяется на повторность (при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка). При необходимости повторные обращения ставятся на контроль. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со временем подачи первого обращения истек срок рассмотрения, установленный настоящим Порядком, или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. При работе с повторными обращениями подбираются имеющиеся в архиве сектора документы по обращению данного заявителя. Повторные обращения регистрируются под одним номером (с литерами).
Обращения, поступившие от одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, а также обращения-дубли, считаются первичными и регистрируются под одним номером с числовым индексом.
Гражданин в своем письменном обращении указывает либо наименование органа государственной власти автономного округа, органа местного самоуправления в автономном округе, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, (последнее – при наличии) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.