При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую очередь необходимо ознакомиться с положением о бухгалтерии, а пре его отсутствии – создать данный документ. В нем должны быть отражены цели, задачи и функции бухгалтерии, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации, а также организация учетного процесса.
Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Приступающий к работе главный бухгалтер знакомится с ним под расписку или вносит дополнения и изменения, которые утверждаются руководителем организации.
Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и обязанностей. Закрепление за работником участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или сокрытия отдельных фактов хозяйственной деятельности.
Основные должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации работников должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристикам, предусмотренным Постановлением Минтруда России № 32 от 6 июня 1996 года.
В инструкции указывается перечень документов, получаемых работником для обработки, дальнейшей передачи, и наличие права подписывания. Структура инструкции соответствует положению о бухгалтерии и отражает следующие разделы: «Общие положения»; «Функции работника», «Права и обязанности»; «Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и организации»; «Организация работы»; «Правила оценка результатов работ».
Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и утверждаются руководителем организации. После ознакомления с инструкцией работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись.
Принятый на работу новый главный бухгалтер имеет право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводится до сведения работников бухгалтерии. В штатном расписании должны быть указаны общее количество работников бухгалтерии, наименование должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы. Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации. В дальнейшем проводится аттестация работников бухгалтерии, по результатом которой работник может быть уволен, переведен на другую должность и т.п. Кроме этого, необходимо решить вопросы взаимозаменяемости сотрудников в случает болезни, отпусков и т.п.
Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объемов обрабатываемой информации по каждому из объектов учета. Расчеты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживания на работы по бухгалтерскому учету. В соответствии с расчетным количество работников бухгалтерии и формируется ее организационная структура. Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.
Для большинства учетных систем в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной). Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотношений фирмы с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация финансовой бухгалтерии, соответствующая национальной учетной системе, в той или иной степени регламентируется государством, а во многих случаях и группой государств в лице межправительственных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения фирмы, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями ее использования. Финансовая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати.
Управленческая (аналитическая, промышленная) бухгалтерия направлена на решение внутренних проблем, связанных с повышением эффективности работы в разрезе центров ответственности, сегментов деятельности. В управленческой бухгалтерии организует синтетический и аналитический учет движения материальных активов, готовой продукции, расчетов с рабочими и служащими. Деятельность управленческой бухгалтерии не регламентируется государством. Основная ее цель заключается в представлении информации и ее анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов деятельности, обеспечение учета доходов (маржи) и расходов.
Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота.
Возможны два варианта организации учетного процесса:
1) централизованный;
2) децентрализованный.
При централизации учетного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетического и аналитического учета на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию фактов хозяйственной деятельности.
В случает децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется ведение аналитического и синтетиче6ского учета, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений. Главная бухгалтерия в этом случае производит свод балансов подразделений, осуществляет консолидацию баланса и отчетности по организации, контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.
1.3 Критерии подбора и отбора персонала для работы в бухгалтерии
В ходе специальных исследований было установлено, что в сфере обеспечения конкурентоспособности вопросы организационной структуры занимают не менее 40%. Примерно столько же приходится на проблемы, связанные с профессионализмом и компетентностью работников, и лишь 20% — на производительность труда. Поэтому любая компания, рассчитывающая на долговременное успешное функционирование, должна заниматься кадровым планированием, которое предполагает определение числа работников, необходимых для достижения установленных целей, и выявление их квалификационного потенциала. Но существует значительная разница в методах и критериях отбора персонала в зависимости от величины компании и характера деятельности.
Основная цель коммерческой организации — максимизация прибыли в течение как можно более длительного времени. Цели и задачи, касающиеся характера взаимоотношений руководителей и подчиненных, межличностных связей в коллективе, привлечения сотрудников к управлению и принятию решений, мотивации к труду, предпочтений в кадровом подборе, формулируются собственниками предприятия и наемными управленцами в зависимости от ситуации. В одних фирмах вводят жесткую вертикаль власти, авторитарный стиль руководства, нанимают высокопрофессиональных работников с высокими расценками оплаты труда. В других делают ставку на личные отношения между руководством и сотрудниками, материальная мотивация переплетается с патерналистской опекой младших старшими, при подборе кадров учитывают не столько владение определенными навыками, сколько личную преданность. В зависимости от видения организационных форм функционирования фирмы критерии отбора сотрудников различаются, хотя сохраняется некоторая общность требований (прописанных в должностных инструкциях) к претендентам.
Отбор на вакантную должность начинается с поиска кандидатов как внутри компании, так и вне ее. В первом случае приглашают сотрудника своей фирмы или работника дочерней организации. Положительной стороной опоры на внутренние ресурсы является хорошая осведомленность о профессиональных и личных качествах соискателя, который уже адаптирован для решения задач в духе стратегии фирмы, имеет опыт работы с постоянными клиентами, ему не нужно приспосабливаться к новому коллективу. В то же время существует опасность консервации проверенных методов работы, поскольку только прилив свежей крови приносит новые идеи.
Внешний отбор предполагает прежде всего собеседование в отделе кадров и первичное сопоставление данных кандидата с идеальной моделью (профессиограммой), которая учитывает профессиональные требования, касающиеся деловых качеств, специальных умений и навыков, черт характера, способностей человека. Правильно составленная профессиограмма — залог успеха в поиске работника. Крупные компании сотрудничают с психологами, разрабатывающими идеальные модели в соответствии с последними научными данными и требованиями заказчика. Мелкие фирмы полагаются на чутье кадровиков и ориентируются на стереотипные представления о необходимом наборе качеств соискателя.
Считается, что эффективность отбора повышается с ростом числа собеседований, но многократно они проводятся, как правило, только при поиске руководящих работников. Собеседование дает поверхностное представление о человеке, поскольку каждый кандидат прилагает все усилия к тому, чтобы понравиться. Психологи заметили снижение объективности при оценке соискателя в связи с невольным сравнением его с предыдущим посетителем и личными симпатиями работников кадровых служб. Для преодоления субъективизма менеджерам по подбору персонала следует заранее составлять вопросник, нацеленный на получение информации о соответствии качеств претендента целям и задачам компании.
В ходе беседы изучаются представленные соискателем резюме, трудовые книжки, дипломы об образовании, рекомендации с прежнего места работы. Данные источники могут внести ясность в созданный положительный образ идеального работника. Одни работодатели сразу же откажутся от услуг недипломированного и склонного к перемене профессий кандидата, в то время как других это не смутит. Многое зависит от стратегии организации. Существуют фирмы с колоссальной текучестью кадров, довольствующиеся сиюминутными интересами и не ставящие перед собой цели создавать долговременные трудовые коллективы. Однако для основной массы предприятий текучка кадров — серьезная проблема, наносящая не только материальный ущерб в связи с издержками по замене работников, но и приводящая к ослаблению корпоративной сплоченности, утере духа преданности общему делу.