3.3.3 Заместитель (заместители) главы государственной администрации
Заместитель (заместители) главы государственной администрации в соответствии с распределением обязанностей занимается вопросами развития отраслей местного хозяйства, координирует деятельность отделов и управлений соответствующей государственной администрации, работу комиссий, образованных при администрации, предприятий (объединений), организаций и учреждений, относящихся к местной собственности; организует выполнение решений Совета и главы государственной администрации, исполняет другие обязанности, возложенные на него главой государственной администрации.
В государственных администрациях поселка, села, заместитель главы государственной администрации замещает главу государственной администрации в случае его отсутствия или невозможности исполнения им своих обязанностей.
3.3.4 Управляющий делами государственной администрации
Управляющий делами (секретарь) государственной администрации организует работу аппарата государственной администрации; обеспечивает подготовку материалов на рассмотрение главе государственной администрации; организует доведение решений и распоряжений главы государственной администрации до исполнителей; отвечает за состояние делопроизводства, учета и отчетности; исполняет другие обязанности, возложенные на него главой государственной администрации.
В случае отсутствия управляющего делами (секретаря) государственной администрации его обязанности по решению главы государственной администрации, исполняет заместитель главы государственной администрации.
3.3.5 Отделы и управления государственной администрации
Отделы и управления государственной администрации образуются распоряжением главы государственной администрации для осуществления руководства отраслями местного хозяйства и социально-культурным развитием на территории соответствующего Совета.
Отделы и управления государственной администрации подчиняются и отчитываются о своей работе главе государственной администрации, информируют о своей деятельности население и трудовые коллективы.
3.3.6 Реализация стратегии госадминистрации в области учета и обеспечения сохранности документов на территории города
В качестве примера реализации стратегии госадминистрации в области учета и обеспечения сохранности документов на подведомственной территории города хочу привести деятельность архивного отдела в котором я проходила практику.
В соответствии с положение об отделе утвержденные решением Главы госадминистрации от 30.07.2004 № 2327.
- Архивный отдел является органом Управления и контроля за постановкой архивного дела на территории города, которое он осуществляет совместно с Центральным государственным архивом ПМР, обеспечивающий выполнение действующего законодательства в области архивного дела и управления документацией в учреждениях, предприятиях и организациях муниципальной собственности, координируя и контролируя их деятельность.
- Архив входит в структуру государственной администрации г. Тирасполь, на правах отдела. Организационное руководство и административно-хозяйственное обеспечение осуществляет государственная администрация, нормативно-методическое руководство ГУ «Госархивы ПМР».
-В своей деятельности руководствуется законодательными и правовыми актами ПМР, Государственной архивной службы ПМР и государственной администрации г. Тирасполь, в области архивного дела и управления документацией, а также настоящим Положением.
-Выполняет функции межведомственного архива по личному составу, комплектуясь документами по личному составу юридических лиц всех форм собственности, расположенных на территории г. Тирасполь, ликвидируемых и не имеющих правопреемников.
- Архив финансируется за счет средств местного бюджета. Штатная численность архива устанавливается Главой госадминистрации по согласованию с ГУ «Госархивы ПМР», исходя из установленных нормативов нагрузки.
- Архив имеет свой фирменный бланк и печать.
- Осуществляет платные услуги по утвержденным тарифам. Денежные средства, полученные за платные услуги поступают на счет госадминистрации.
- Документы архива являются муниципальной собственностью.
Основные задачи:
- Обеспечение выполнения действующего законодательства ПМР в области архивного дела и управления документацией юридическими лицами, расположенными на территории города.
- Обеспечение сохранности документов, хранящихся в состав межведомственного архива по личному составу.
- Государственный учет документов, хранящихся в архиве по личному составу.
- Совершенствование научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в межведомственном архиве по личному составу.
-Комплектование архива документами по личному составу ликвидированных юридических лиц всех форм собственности, расположенных на территории города.
-Совместно с Центральным государственным архивом ПМР осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов и управления документацией учреждениями, предприятиями и организациями муниципальной собственности в сохранении, комплектовании и использовании документов.
- Информационное обеспечение органов государственного управления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
- Организация использования документов.
Функции:
Архив в соответствии с возложенными на него основными задачами:
- Осуществляет хранение и принимает меры по созданию оптимальных условий документов и обеспечению их физической сохранности.
- Под руководством Центрального государственного архива ПМР разрабатывает список учреждений, организаций и предприятий г. Тирасполь не являющих источниками комплектования Архивного фонда ПМР, документы по личному составу которых (упраздненных, ликвидированных) подлежат сдаче в архив, ведет постоянную работу по дополнению и уточнению списка, осуществляет прием документов на хранение.
- Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
- Разрабатывает и ведет отчетность о проделанной работе, об изменении в составе и объеме фондов, картотеки фондов, согласно установленным формам учета, котораяпредставляется в государственную администрацию и ГУ «Госархивы ПМР».
- Использует документы, хранящиеся в архиве в социально-экономических и культурно-просветительных целях; в установленном порядке представляет документы архива юридическим лицам и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет социально-правовые запросы населения, выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицом справки, копии, выписки из документов.
- Совместно с Центральным государственным Архивом ПМР осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве муниципальных предприятий, организаций и учреждений.
- Ведет в установленном порядке государственный учет документов архивного фонда ПМР.
- Вносит на рассмотрение государственной администрации г. Тирасполь и межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и управления документации, предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве муниципальных учреждений, предприятий и организаций, участвует в подготовке и рассмотрении проектов нормативно правовых актов в области архивного дела и управления документацией.
- Информирует государственную администрацию г.Тирасполь и межведомственный орган управления и контроля в области архивного дела и документации о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения Архивного фонда, других нарушениях архивного законодательства.
- Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации делопроизводства муниципальных предприятий, распространяет их положительный опыт, проводит совещание, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методике работы ведомственных архивов и управления документацией, а также деятельность экспертных комиссий.
- Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит приём граждан по вопросам, относящимся к компетенции архива.
- Организует работу архива в соответствии с современными нормативно методическими документами по архивному делу и управления документацией, внедряет в практику автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.
Состав документов архива:
- Документы по личному составу в упорядоченном виде ликвидированных предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности, расположенных на территории города, не имеющих правопреемника:
* приказы и распоряжения по личному составу;
* личные карточки по учёту кадров;
* личные дела;
* лицевые счета рабочих и служащих (или заменяющие, документы по начислению заработной платы);
* другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменения в должности и социально-правовом положении граждан.
- Перечень учреждений, предприятий и организаций муниципального подчинения.
- Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов (описи, исторические справки, каталоги, указатели и т. д.).
- Учётный аппарат, книга поступлений документов, акты приема-передачи, дела фондов, листы фондов, журнал выдачи копий и справок.
Права отдела:
- Представлять государственную администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию архива.