Порядок, сроки рассмотрения и исполнения замечаний и предложений, оформление результатов
После внесения замечания или предложения в книгу лицо, ответственное за ее ведение, должно ознакомить руководителя организации с содержанием записи. Руководитель принимает решение о рассмотрении замечания или предложения, определяет конкретного исполнителя (исполнителей) и срок исполнения. Принятое решение оформляется в виде резолюции, которая должна быть датирована и подписана.
В книге не предусмотрена графа для оформления резолюции руководителя. Потому в организации необходимо определить, где она будет оформляться, а также установить порядок, в соответствии с которым задание руководителя по исполнению замечания или предложения будет доводиться до исполнителя (исполнителей).
Рассмотрим возможные варианты.
Вариант 1
После внесения гражданином замечания или предложения в книгу последняя передается ответственным лицом руководителю. Он знакомится с содержанием замечания или предложения и записывает принятое решение в виде резолюции в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Затем с этой страницы книги снимается копия, которая передается исполнителю.
Вариант 2
После внесения гражданином замечания или предложения в книгу с соответствующей ее страницы снимается копия и передается руководителю для оформления резолюции, которая переносится ответственным лицом в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». После этого копия с резолюцией направляется исполнителю.
В обоих случаях изготавливаются два экземпляра копий: один передается исполнителю, другой остается у ответственного лица для контроля за сроком исполнения. При необходимости могут быть изготовлены дополнительные экземпляры копий - по числу исполнителей.
Вариант 3
После внесения гражданином замечания или предложения в книгу последняя передается ответственным лицом руководителю, который знакомится с содержанием замечания или предложения и записывает принятое решение в виде резолюции в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Ответственным лицом заполняется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК)*, куда наряду с фамилией, именем, отчеством гражданина, адресом его места жительства и (или) работы, содержанием замечания или предложения и иными сведениями, изложенными на соответствующей странице книги, переносится резолюция руководителя. Один экземпляр карточки передается исполнителю, другой помещается в контрольную картотеку. При необходимости могут быть заполнены дополнительные экземпляры РКК.
В соответствии с п. 2.5.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее - Декрет) организация (уполномоченное лицо, ответственное за ведение книги), индивидуальный предприниматель обязаны вносить в книгу сведения о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан. Содержание этих сведений и порядок их внесения в книгу зависят от того, положительное или отрицательное решение было принято.
В случае положительного решения оно заносится в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:
| 30.04.2009 проведено производственное совещание с работниками ЖЭС. За некачественное выполнение возложенных обязанностей, неуважительное отношение к жильцам обслуживаемых домов слесарь Данилевич В.Н. лишен премии по итогам работы за апрель 2009 г. (приказ начальника ЖЭС от 30.04.2009 № 53к).Секретарь Гричина А.С.Гричина30.04.2009 |
Письменный ответ гражданину при этом не направляется.
При необходимости он может ознакомиться с результатами рассмотрения его замечания или предложения непосредственно в книге, которая согласно п. 2.5.2 Декрета должна представляться по его первому требованию.
В соответствии с п. 2.5.5 Декрета и п. 17 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (далее - Положение), в случае отказа в удовлетворении замечания или предложения организация (уполномоченное за ведение книги лицо), индивидуальный предприниматель обязаны письменно информировать об этом гражданина в установленный срок с мотивацией причин отказа.
Для этого последнему направляется письменный ответ с объяснением причин отказа, в сроки, аналогичные срокам исполнения замечаний и предложений, вносимых в книгу при их положительном решении.
Пример оформления письменного ответа гражданину с отказом в удовлетворении предложения
| Найменне вышэйстаячайарганiзацыiНайменне арганiзацыiПаштовы адрасКамунiкацыйныя даныя11.06.2009 № 39/31На № 31 ад 07.06.2009 | Наименование вышестоящейорганизацииНаименование организацииПочтовый адресКоммуникационные данныеЛиннику П.А.ул. Кижеватова, д. 117, кв. 53200000, г. Минск |
| Об отказе в удовлетворениипредложенияВаше предложение об упрощении процедуры государственной регистрации земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов, рассмотрено директором.Перечень документов, представляемых для осуществления государственной регистрации земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов, а также порядок их рассмотрения установлены нормативными правовыми актами Республики Беларусь, принятыми республиканскими органами государственого управления.Дирекция _______________________ не обладает полномочиями по (наименование организации)внесению изменений в указанные нормативные правовые акты и несет ответственность за их выполнение.Вместе с тем директором __________________________ даны поручения (наименование организации)по организации дополнительных пунктов приема заявлений от граждан на государственную регистрацию земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов. Время работы пунктов приема продлено до 20.00.С уважением,Наименование должностируководителя организации Ровный В.И.Ровный5 Новицкий 2000000тн 10.06.2009 Предложение отвод.doc | |
Сведения об отказе вносятся в графу «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:
| Предложение рассмотрено директором. Процедура государственной регистрации земельных участков, приобретаемых под строительство жилых домов, и перечень представляемых документов определены нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Даны поручения по организации дополнительных пунктов приема заявлений от граждан, время работы пунктов приема продлено до 20.00.Начальник отделапо работе с обращениями граждан Новицкий Т.А.Новицкий11.06.2009 |
Или
| По существу замечания проведена проверка специальной комиссией.Изложенные факты не соответствуют действительности.Секретарь Гричина А.С.Гричина13.05.2009 |
При этом в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» указывается регистрационный индекс и дата направленного ответа, например:
| Направлен ответ. Исх. № 59/31 от 11.06.2009. |
В то же время ч. 2 п. 2.5.5 Декрета установлено, что при отсутствии в книге фамилии гражданина, данных о его месте жительства и (или) работы письменный ответ не направляется и соответствующая отметка о причинах отказа в удовлетворении замечания или предложения вносится в книгу. Следует обратить внимание, что отсутствие в книге фамилии, адреса места жительства и (или) работы гражданина не является основанием для отказа в рассмотрении замечания или предложения. Замечание должно быть рассмотрено в установленном порядке, а информация о результатах рассмотрения - внесена в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения».
Вместе с тем в случае отказа в удовлетворении замечания и при отсутствии в книге фамилии, адреса места жительства и (или) работы гражданина письменный ответ ему направляться не будет, о чем в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» должна быть сделана соответствующая запись, например:
| Ответ не направлен в связи с отсутствием в записи № 31 книгиадреса места жительства и работы гражданина.Секретарь Гричина А.С.Гричина13.05.2009 |
В книгу могут быть внесены замечания и предложения, не относящиеся к компетенции организации, индивидуального предпринимателя. В соответствии с п. 2.4 Декрета они не подлежат обязательному рассмотрению. Порядок оформления в книге соответствующего решения нормативными актами не установлен, поэтому организация, индивидуальный предприниматель сами вправе определить, где и каким образом будет делаться соответствующая запись. Представляется целесообразным фиксацию факта отказа в рассмотрении замечания или предложения оформлять в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Обязательно должно быть указано, что внесенное в книгу замечание или предложение не относится к компетенции данной организации. Эту информацию желательно дополнить сведениями о том, в какой государственный орган, иную организацию необходимо обратиться гражданину, например: