Организация службы МТО (стр. 9 из 13)

Рис. 3.1. Преобразованная организованная структура отдела закупок ООО «Карусель»

При выполнении своих функций, маркетолог отдела закупок будет решать следующие задачи:

- разработка краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной «стратегии снабжения»;

- исследования потребительских свойств закупаемой продукции предъявленных к ней требований;

- исследование факторов, определяющих структуру и динамику потребления продукции, конъюнктуру рынка;

- разработка долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных прогнозов потребности в закупаемой продукции;

- своевременная подготовка и заключение договоров на поставку продукции;

- обеспечение выполнения графиков закупки в срок и по номенклатуре в соответствии с договорами;

- контроль за поставкой продукции на предприятие;

- анализ и прогнозирование основных конъюнктурообразующих факторов потенциальных рынков закупаемой предприятием продукции: коммерческо-экономических, включая экономическую ситуацию и финансовое состояние потенциальных поставщиков, соотношение спроса и предложения на конкретные виды продукции; объемов поставки, технического уровня качества конкурирующей продукции, ее преимуществ и недостатков по сравнению с продукцией другого предприятия-поставщика; наличия новых рынков продукции новых поставщиков закупаемой предприятием продукции;

- выявление передовых тенденций в мировом производстве продукции, закупаемой предприятием;

- выявление системы взаимосвязей между различными факторами, влияющими на состояние рынка и объем закупок;

- анализ конкурентоспособности продукции предприятия-поставщика, сопоставление ее потребительских свойств, цены, издержек с аналогичными показателями конкурирующей продукции других предприятий-поставщиков;

- разработка на основе изучения конъюнктуры рынка прогнозов закупок на новую продукцию;

- координация и согласование действий всех функциональных отделов в выработке единой коммерческой политики;

- сбор и систематизация, и анализ всей коммерческо-экономической информации по конъюнктуре потенциальных рынков закупки продукции предприятия; создание информационно-статистического банка данных по маркетингу, включая данные по заявкам на поставку продукции, наличию запасов, использование этих данных для ускорения закупки продукции;

- определение географического размещения потенциальных поставщиков;

- организация обратной связи с поставщиками, анализ рекламаций и их влияния на закупку продукции;

- анализ методов рассмотрения и удовлетворения претензий и рекламаций, поступающих от предприятия, осуществление контроля за полным удовлетворением в установленные сроки;

- организация закупок предприятия на всероссийских и региональных отраслевых выставках, ярмарках, выставках-продажах; подготовка необходимых документов и материалов;

- изучение и анализ эффективности форм доставки продукции потребителям для каждого вида продукции, закупаемой предприятием;

- проведение сравнительного анализа издержек обращения, выявление и ликвидация экономически необоснованных расходов;

- формирование новых потребностей с целью расширения рынка и поиск новых форм закупок продукции;

- подготовка предложений и рекомендаций к плану закупки продукции предприятия по номенклатуре и количеству, исходя из результатов изучения конъюнктуры рынка конкретных видов продукции;

- подготовка и заключение договоров с учетом нормативных актов на поставку продукции;

- увязка планов закупки и поставки продукции с производственными службами предприятий с целью обеспечения получения продукции в сроки и номенклатуре в соответствии с заключенными договорами; участие в формировании годовых, квартальных и месячных номенклатурных планов обеспечения поставок в сроки и номенклатуре в соответствии с заключенными договорами;

- составление годовых, квартальных и внутримесячных планов закупки продукции в соответствии с договорами и контроль за их выполнением;

- сбор первичных сведений о неисправностях и недостатках в закупаемой продукции; участие в рассмотрении рекламаций; рассмотрение претензий по поводу качества закупки и ее количестве и составление претензий;

- разработка по совершенствованию процесса закупки, а также мероприятий по повышению качества и надежности закупаемой продукции;

- участие в анализе эффективности мероприятий, реализованных предприятиями-поставщиками по повышению качества и надежности продукции;

- проведение анализа за правильностью транспортировки, использования и хранения закупаемой продукции.

Маркетолог будет взаимодействовать с другими сотрудниками отдела закупок, а также подразделениями предприятия. Так, при работе с бухгалтерией маркетолог будет получать и предоставлять документацию и информацию.

Получает: бухгалтерские данные о движении, реализации и остатках закупаемой продукции за отчетный период для анализа и планирования; итоги инвентаризации товарной продукции; данные о наличии на складе закупаемой продукции в суммарном выражении на 1-е число каждого месяца; директивные и методические материалы по обеспечению правильного ведения бухгалтерского учета; сведения о командировочных расчетах (ежемесячных, квартальных, годовых); расчетные листы по заработной плате;

Представляет: товарно-транспортные накладные и прилагаемые к ним документы на закупку продукции; ведомости на железнодорожный тариф; документы для балансового отчета; документы по командировкам специалистов; документы по приходу и расходу закупаемой продукции.

Представляет планы закупки продукции; данные о запасах продукции и их соответствии нормативам; платежные требования для выставления счетов по инкассо предприятиям и на взыскание сумм за некачественную продукцию с поставщиков продукции.

Маркетолог совместно с сотрудниками отдела закупок представляет руководству отдела проекты договоров для проверки их соответствия требованиям законодательства и визирования; проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера для проверки их соответствия требованиям законодательства и визирования; претензии и иски контрагентов по поводу ненадлежащего исполнения договорных обязательств предприятием для дачи заключений или подготовки ответов; материалы заявления претензий и исков к другим предприятиям и организациям, физическим лицам; документы, справки, расчеты и другие сведения.

При взаимодействии с комплексной бригадой маркетолог получает: сведения о выявленных дефектах по закупленной продукции, сведения о продукции, необходимых для восстановления гарантийных машин; документы по взаимным расчетам; акты-претензии, связанные с качеством поставленной продукции.

Организовать взаимодействие служб – важная задача генерального директора.

Все указанные функции, задачи маркетолога, его взаимодействие с подразделениями предприятия должны быть отражены в должностной инструкции отдела закупок. Кроме того, чтобы информация, поступающая из разных отделов, была сопоставима и представлялась в требуемых форматах, нужно ввести соответствующие пункты в Положение об организационной структуре предприятия: формы отчетности, статьи, степень детализации, сроки представления информации, глубина охвата потенциального потребителя, конкурентов, поставщиков и так далее. Все это способствует повышению эффективности коммерческой деятельности предприятия.

При формировании новой штатной единицы, необходимо определить затраты на ее создание. Ориентировочные затраты на создание штатной единицы представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1.

Данные о затратах при формировании новой штатной единицы (маркетолог)

Показатели	Руб.
1. Заработная плата маркетолога, в месяц	2000
2. Стоимость компьютера	18540
3. Стоимость 1 кВт–час электроэнергии в год	0,5
4. Канцелярские расходы в год	3000

Расходы на заработную плату включают годовую заработную плату работника отдела со всеми начислениями:

З = З _{мес осн} * к * 12, тыс. руб. (3. 1)

где З _{мес осн} - месячная заработная плата маркетолога, руб.;

к – коэффициент, учитывающий отчисления и налоги, регламентируемые государством (1,395);

З – совокупные затраты на заработную плату, руб.

Затраты на выплату заработной платы в год составляют:

З = 2000 * 1,385 * 12 = 33240 (руб.)

Расходы на потребляемую электроэнергию рассчитываем по формуле:

Э = Сэ/э * Т * Р, тыс. руб. (3. 2)

где Сэ/э – стоимость электроэнергии (1 кВт-час);

Т – календарный срок времени работы ЭВМ, час;

Р – мощность ЭВМ (0, 3 кВт).

Календарный срок времени составляет:

Т = 360 * 8 час * 1 м = 2 880 (час.)

На профилактические работы отводится 265 час.

Т = 2 880 – 265 = 2 615 (часов).

Расходы на потребляемую электроэнергию составляют:

Э = 0, 5 * 2 615 час. * 0, 3 кВт = 392,25 (руб.)

Амортизационные отчисления составят:

18540 * 11% : 100% = 2039,4 (тыс. руб.)

Совокупные затраты в год составляют:

33240 + 392,25 + 3000 + 18540 + 2039,4 = 57212 (руб.)

Расчет экономического эффекта от создания штатной единицы представляет достаточную проблему, так как нельзя с точностью определить прирост прибыли, вызванной деятельностью именно маркетолога.

Этот эффект будет определен в повышении общей эффективности деятельности отдела закупок.

В ходе анализа организации процесса закупок на ООО «Карусель» было установлено, что действующий метод регулярных закупок имеет недостатки в плане образования аномальных товарных запасов, повышению складских расходов по хранению поставленной продукции.

Предприятию следует учесть опыт промышленно развитых стран по организации МТО, где существует отработанный более или менее стандартный механизм материально-технического обеспечения.