В случае закрытия счета, а также при изменении наименования организации либо номера счета владелец счета обязан возвратить кредитной организации чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками при заявлении, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должно содержаться подтверждение остатка средств на счете на день закрытия и указание по перечислению остатка средств.
Лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим формам бланков в двух экземплярах и передаются в бухгалтерию. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту.
Лицевые счета, выписки из которых клиентам не выдаются, печатаются в одном экземпляре. Лицевые счета, ведущиеся в виде электронных баз данных, распечатываются для выдачи клиенту в виде выписки, если иное не предусмотрено договором с клиентом.
Выписки из лицевых счетов, распечатанные с использованием средств вычислительной техники, выдаются клиентам без штампов и подписей работников кредитной организации. Если по каким-либо причинам счет велся вручную или на машине, кроме ЭВМ, то выписки этих счетов, выдаваемые клиентам, оформляются подписью бухгалтерского работника, едущего счет, и штампом кредитной организации. В таком порядке оформляется каждый лист выписки.
Выписки на бумажных носителях выдаются в порядке и сроки, указанные в карточках с образцами подписей и оттиска печати. На лицевом чете (первом экземпляре) бухгалтерским работником ставится штамп
Выписка выдана за "__"_________г. в порядке______________________
Подпись работника кредитной организации________________________
Дата "__"_____________г.".
Изменение порядка выдачи выписок может быть допущено только в случаях, если выписку желают получить распорядители счетом (один из них). В других случаях отступление от согласованного с клиентом порядка может разрешить главный бухгалтер, его заместитель, начальник отдела.
По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов должны прилагаться документы (их копии), на основании которых совершены записи по счету.
На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп и календарный штемпель даты провода документа по лицевому счету. Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На тех дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится. В случае, если прилагаемые к выпискам документы, на основании которых совершены записи по счету, предъявляются клиенту в электронном виде, то указанные документы:
- подписываются аналогами собственноручной подписи уполномоченного лица;
- содержат дату провода документа по лицевому счету.
Не заверяются оттиском указанного штампа лишние экземпляры оплаченных расчетных документов, прилагаемые к выпискам из счетов клиентов, уже снабженные штампом кредитной организации на ранней стадии их обработки, а также документы по приходным кассовым операциям.
Владелец счета обязан в течение 10 дней после выдачи ему выписок письменно сообщить кредитной организации о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента в указанные сроки возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.
Письменные и устные справки о совершаемых операциях по счетам выдаются только в случаях, предусмотренных Федеральным законом "О банках и банковской деятельности" и другими законодательными актами.
В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат может быть выдан клиенту только с письменного разрешения руководите I кредитной организации или его заместителя по заявлению клиента, котором он обязан указать причины утраты выписки, подписанному руководителем и главным бухгалтером организации, физическим лицом владельцем счета. На титульной части дубликата делается надпись:
"Дубликат выписки за "__"__________г.".
Дубликаты выписок из лицевых счетов составляются на бланках лицевых счетов с защитной сеткой. Если имеется техническая возможность дубликаты выписок из лицевых счетов могут составляться на ЭВМ или получаться посредством ксерокопии.
Дубликат выписки подписывается бухгалтерским работником и главным бухгалтером, или его заместителем, или начальником отдела, скрепляется оттиском печати кредитной организации и выдается представителю клиента под расписку на заявлении.
На титульной части лицевого счета, по которому составлен дубликат делается надпись:
"__"________г. Выдан дубликат выписки".
Эта надпись скрепляется подписями главного бухгалтера или его заместителя.
После выдачи (высылки) выписок клиентам лицевые счета за отчетный месяц брошюруются в пачки в возрастающем порядке номеров счетов по балансовым и внебалансовым счетам и сдаются в архив. База данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов;
- ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым счетам балансовым и внебалансовым счетам. Ведомость составляется ежедневно. По решению руководства кредитной организации ведомость остатков в разрезе лицевых счетов по счетам, требующим конфиденциальности, составляется отдельно. В общую ведомость остатков включаются итоги по этим счетам. Ведомость остатков по счетам ведется по форме, приведенной в Приложении б к настоящим Правилам:
- ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств. Ведомость ведется по счетам, по которым определены сроки размещения (привлечения) средств, по форме, приведенной в Приложении 7 к настоящим Правилам, программным путем ежедневно и выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.
Документами синтетического учета являются:
- ежедневная оборотная ведомость. Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам по форме, приведенной в Приложении 8 к настоящим Правилам. Внутри месяца обороты показываются за день. Кроме этого, на 1 число составляется оборотная ведомость за месяц, на квартальные и годовые даты - нарастающими оборотами с начала года;
- ежедневный баланс. Форма баланса, а также порядок его составления изложены в Приложении 9 к настоящим Правилам. Требования, которым должен отвечать баланс, изложены в первой части настоящих Правил. Ежедневный баланс по операциям, совершаемым непосредственно кредитной организацией, должен быть составлен за истекший день до 12 часов местного времени на следующий рабочий день, сводный баланс с включением балансов филиалов составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составления баланса по операциям, непосредственно выполняемым кредитной организацией. Баланс для публикации составляется на основе баланса по счетам второго порядка по форме, утвержденной Банком России. Балансы и оборотные ведомости подписываются после их рассмотрения руководителем кредитной организации, главным бухгалтером «ли по их поручению - заместителями.
Ведомость остатков по счетам, ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств подписываются после рассмотрения главным бухгалтером или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.
Суммы, отраженные по счетам аналитического учета, должны соответствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета. Это должно достигаться устойчивым программным обеспечением, одновременным отражением в ЭВМ, как сказано выше, операций во взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета.
Перед подписанием баланса главный бухгалтер или по его поручению работник кредитной организации должен сверить:
- соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в балансе, остаткам, показанным в оборотной ведомости, ведомости остатков по счетам;
- соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в ведомости остатков по счетам, остаткам, показанным в ведомости остатков размещенных (привлеченных) средств.
О произведенной сверке делается соответствующая запись в балансе перед подписями должностных лиц. Если по поручению главного бухгалтера сверку производил бухгалтерский работник, то он визирует надпись о произведенной сверке.
При выявлении расхождений выясняются причины и принимаются меры к их устранению. Если необходимо сделать исправительные проводки, то они делаются в установленном порядке.
Исправление ошибки совершается в момент ее обнаружения. Перепечатывание материалов аналитического и синтетического учета не допускается.
6.2.1 Документация, Документооборот и внутрибанкоский контроль
Документ- свидетельство, доказательство. Основой бухгалтерского учета являются документы, поступающие в составе ежедневной отчетности от операционных частей банка. А также составленные непосредственно в бухгалтерии банка и содержащих информацию о процессах подлежащих учету – в бухгалтерском учете банка по средствам документов, получают отражения различные расчетно–денежные операции.
Документация – означает составление документов или оформление операций банка документами, т.е. документация – совокупность банковских документов.
Специальная банковская документация разрабатывается и утверждается ЦБ РФ и обязательна к применению юридическими и физическими лицами, которые производят через банки расчетные, ссудные и прочие операции. Основные виды банковских документов, применяемых кредитными организациями при совершении банковских операций, представлены в табл.1. Перечисленные документы предназначены для регистрации операций, влияющих на балансовые показатели и подлежащие отражению на балансовых счетах.