Формы документов унифицированы, стандартны, их реквизиты предусмотрены положением о расчетных документах.
| Виды групп документов | Перечень документов в группе | Назначение |
| Кассовые документы | Объявления на взнос наличными,чеки,расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера. | Оформление права приема и выдачи денежной наличности в рублях или валюте. |
| Расчетные документы | Платежные поручения, платежные требования,авизо (сообщение) о зачислении или списании средств со счетов клиентов, аккредитивы,расчетные чеки и пр. | Взыскание поставщиком с заказчика платежа за продукцию, выполненные работы, оказанные услуги.Погашение обязательств, задолженности перед бюджетом, пенсионным фондом, прочими кредиторами.При обслуживании банком клиентов, при погашении собственных долгов. |
| Мемориальные документы | Мемориальные ордера. | Для оформления совершаемых внутрибанковских операций:ссуд выданных;ссуд погашенных;процентах начисленных;поступления и выбытия основных средств; начисления износа;начисления заработной платы и различных начислений на неё;при учете произведенных расходов;при учете полученных доходов;расчете прибыли. |
Таблица № 1.
Важным и обязательным фактором является наличие в документе информации аналитического и синтетического характера, указания корреспондирующих счетов и суммы (денежного выражения) совершаемой операции. Подписи материально ответственных лиц и контролеров сверяются с их образцами. В результате ввода первичной бухгалтерской информации, зафиксированной в документах, и её обработки бухгалтерия получает все необходимые выходные данные как аналитического, так и синтетического характера, отчетные формы, балансы и пр.
Под внутрибанковским документооборотом понимают – весь процесс движения расчетно-денежных документов, совершенный от момента изготовления документа и до полного завершения операции с отражением в бухгалтерском учете всех участников. Последующее прохождение документов по инстанциям с совершением определенных действий имеет большое контрольное значение.
Организация документооборота предполагает регулирование потоков документов, регламентирование времени поступления документов, непосредственно от клиентов и обработку их в разных частях аппарата банка по установленному графику. Распределение операционного времени для обслуживания клиентов способствует равномерному поступлению документов. Для обеспечения ритмичности работы кредитной организации разрабатывается график документооборота со строгой регламентацией времени передачи документов от одного исполнителя в кредитной организации другому.
В тесной взаимосвязи с внутрибанковским документооборотом находится внутрибанковский контроль – совокупность средств и методов проверки правильности оформления расчетно–денежных документов и их учетов банка.
В современной банковской практике различают следующие виды внутрибанковского контроля:
1. предварительный – контроль осуществляется ДО совершения операции.
2. текущий – контроль осуществляется В ПРОЦЕССЕ документооборота и при заключении операций банка за день.
3. последующий – контроль проводится на отдельных участках учетно-операционной работы, охватывая выборочной проверкой все стороны деятельности банка, т. е. осуществляется наиболее эффективным комплексным методом.
Счет № 20202 "Касса кредитных организаций"
Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в операционной кассе кредитной организации (филиала) и отдельных внутренних структурных подразделениях, кроме обменных пунктов и операционных касс, находящихся вне помещений кредитной организации.
По дебету счета отражается поступление денежной наличности в рублях и иностранной валюте по операциям в соответствии с нормативными актами Банка России.
По кредиту счета отражается списание денежной наличности в рублях и иностранной валюте по операциям в соответствии с нормативными активами Банка России.
В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета: по операционной кассе кредитной организации (филиала), по отдельным внутренним структурным подразделениям и по хранилищам ценностей, а также ТЮ видам валют, по учету авансов денежной наличности, выданных (полученных) для осуществления кассового обслуживания населения в после-' Операционное время кредитной организации, в выходные, праздничные дни.
(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)
Счет № 20203 "Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте"
(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)
Назначение счета: счет предназначен для учета принадлежащих кредитной организации чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте.
По дебету счета отражается номинальная стоимость чеков (в том числе дорожных чеков) в иностранной валюте, купленных (оплаченных) кредитной организацией (в том числе у физических лиц), в корреспонденции с корреспондентскими счетами кредитной организации, счетами Клиентов, счетом кассы и другими счетами.
По кредиту счета отражается номинальная стоимость чеков (в том числе дорожных чеков) в иностранной валюте, проданных кредитной организацией, в корреспонденции со счетами юридических и физических лиц, Корреспондентскими счетами кредитной организации, счетом кассы, счетом отосланных чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути и другими счетами.
В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по видам чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, и видам иностранных валют.
(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)
Счет № 20206 "Касса обменных пунктов"
Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях, иностранной валюте и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, находящихся в кассах обменных пунктов, принадлежащих данной кредитной организации.
(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)
Совершение обменных операций и отражение их в учете производится в порядке, установленном нормативными актами Банка России.
В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому обменному пункту и виду валют.
Счет № 20207 "Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций"
Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, находящихся в операционных кассах, которые расположены вне помещений кредитной организации.
(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)
Порядок совершения операций операционными кассами изложен в соответствующих нормативных актах Банка России.
По дебету счета отражаются наличные денежные средства в рублях и иностранной валюте, поступающие в операционную кассу в порядке подкреплений от кредитной организации, от юридических и физических лиц для зачисления на свои расчетные, текущие, депозитные и прочие счета, а также суммы, поступающие для зачисления в доходы бюджетов, и другие поступления наличных средств, предусмотренные правилами осуществления расчетов наличными денежными средствами, соответственно - в корреспонденции со счетами клиентов, доходов бюджетов, счетов по учету доходов кредитных организаций. Полученные подкрепления в учете отражаются в корреспонденции со счетами учета кассы, денежных средств в пути, а другие поступления - в корреспонденции с соответствующими счетами.
По кредиту счета отражается списание денежных средств в рублях и иностранной валюте при осуществлении операций по выдаче юридическим и физическим лицам наличных денежных средств на выплату заработной платы, стипендий, пенсий, пособий, командировочных, хозяйственных и других расходов, при погашении ценных бумаг и их приобретении у физических лиц, при инкассировании кредитной организацией по окончании операционного дня денежной наличности и других ценностей, в корреспонденции со счетами клиентов кредитной организации, счетами по учету кредитов физических лиц, ценных бумаг, кассы, денежных средств, отправленных в другие кредитные организации, подразделения своей кредитной организации, сданных в РКЦ.
В аналитическом учете ведутся лицевые счета по каждой операционной кассе, находящейся вне помещения кредитной организации, и по видам валют.
Счет № 20208 "Денежные средства в банкоматах"
Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в банкоматах, и операций, совершаемых с использованием данных денежных средств.
(в ред. Указания ЦБ РФ от 11.04.2005 № 1571-У)
По дебету счета отражаются вложенные при загрузке в банкоматы наличные денежные средства в корреспонденции со счетом учета кассы и внесенные клиентами - в корреспонденции со счетами учета незавершенных расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, банковскими счетами клиентов, счетами учета средств для расчетов чеками, предоплаченными картами.
(в ред. Указания ЦБ РФ от 11.04.2005 № 1571-У)
По кредиту счета отражаются выданные из банкоматов наличные денежные средства в корреспонденции со счетами учета незавершенных расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, банковскими счетами клиентов, счетом учета средств для расчетов чеками, предоплаченными картами, со счетом кассы при разгрузке и выемке наличных денежных средств и в установленных случаях с другими счетами.