Студенти повинні знати, що підприємства (підприємці), які відкрили поточні рахунки в установах банків, зберігають на цих рахунках свої кошти на договірних умовах і здійснюють розрахунки за своїми зобов'язаннями в безготівковій та готівковій формі, і що розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, готівкової виручки через касу підприємств з веденням касової книги встановленої форми, так і через установи банків шляхом переказу готівки на користь підприємств (підприємців) та фізичних осіб для сплати будь-яких платежів.
Рекомендується звернути увагу на те, що: 1) сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси та через каси установ банків не повинна перевищувати 10 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами; 2) платежі понад установлену граничну суму проводяться тільки в безготівковому порядку; 3) зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою підприємств в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками. Необхідно розуміти, що зазначені обмеження не стосуються: а) розрахунків підприємств (підприємців) із фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами, малих і середніх підприємств у випадках використання готівкових коштів, що одержані ними за рахунок кредитної лінії Європейського банку реконструкції та розвитку для розвитку малих і середніх підприємств; б) добровільних пожертвувань; в) благодійної допомоги; г) вилученої органами державної податкової служби готівки; ґ) розрахунків за спожиту електроенергію; д) використання коштів, виданих на відрядження; є) розрахунків підприємств (підприємців) між собою при закупівлі сільськогосподарської продукції.
Необхідно пам'ятати, що в разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад установлену граничну суму кошти в розмірі перевищення встановленої суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.
Треба мати на увазі, що ліміт каси встановлюється підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють операції з готівкою, і що такі підприємства можуть зберігати в своїй касі готівку на кінець дня в межах затвердженого ліміту каси, який встановлюється з відкриттям поточного рахунку (у період укладання договору на розрахунково-касове обслуговування) новоствореного підприємства подання установі банку заявки-розрахунку для встановлення загального ліміту каси, порядку та строків здавання готівкової виручки. Порядок установлення підприємствам ліміту каси, порядку і строків здавання готівкової виручки регулюється Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України.
Студенти повинні уважно вивчити чинний порядок організації готівкових розрахунків і пам'ятати, що підприємства зобов'язані здавати готівкову виручку понад установлений ліміт каси в порядку і строки, визначені установою банку для зарахування на їх поточні рахунки; якщо ліміт каси підприємству взагалі не встановлено, то вся наявна готівка в його касі на кінець дня має здаватися до банку (незалежно від причин, унаслідок яких ліміт каси не встановлено). Готівкові кошти можуть здаватися підприємствами в денні та вечірні каси установ банків, через служби інкасації, підприємствам поштового зв'язку для переказів на їхні поточні рахунки в установах банків. Студентам необхідно уяснити, що готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони надійшли до кас підприємств сфери торгівлі, громадського харчування та послуг (тих, що не мають домовленості з установою банку на інкасацію чи здавання готівкової виручки до вечірньої каси банку) під час проведення розрахунків із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (із зафіксованим РРО часом надходження коштів) наприкінці робочого дня та були здані (у сумі, що перевищує встановлений ліміт каси) до обслуговуючих установ банків не пізніше наступного робочого дня банку (протягом операційного часу його роботи) та підприємства чи були використані підприємством (без попереднього здавання їх до банку і одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня на необхідні господарські потреби. Студенти повинні усвідомити таке: а) готівка, яка надходить до кас підприємств, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися в їхніх касах; б) готівкова виручка підприємств (підприємців) може використовуватися ними для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків із бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов'язковими платежами).
Слід мати на увазі, що підприємства (підприємці), які мають поточні рахунки в установах банків, одержують готівку з цих рахунків за грошовим чеком (з чітким формулюванням суті операцій, що буде здійснюватися) у межах наявних коштів і витрачають її лише на цілі, які визначені в грошовому чеку та не суперечать чинному законодавству України.
Необхідно враховувати, що підприємства мають право зберігати готівку в своїй касі, що одержана в установі банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт1 каси протягом трьох робочих днів, а для віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту і морських портів - протягом п'яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку; готівка, що одержана в установі банку на інші виплати, має видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день.
Студентам слід пам'ятати, що суми готівки, одержані в установі банку і не використані за призначенням протягом установлених вище строків, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня установи банку та підприємства або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту) і видаватися на ті самі цілі.
Розглядаючи порядок оформлення касових операцій, треба враховувати, що касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами. Так, приймання готівки касами підприємств, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства; а видача готівки з кас підприємств - за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, підписаними керівником і головним бухгалтером чи особами, які на це уповноважені. Студенти мають знати, що у разі видачі окремій фізичній особі готівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт (посвідчення, перепустку) чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий, а фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом. Студенти не повинні залишити поза увагою таке: 1) видача готівки з каси підприємстві для здавання її до установи банку оформляється видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі; 2) виплати, які пов'язані з оплатою праці, стипендій, проводяться касиром підприємства за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача; 3) одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам проводяться переважно за видатковим касовим ордером. Важливо пам'ятати, що у прибуткових і видаткових касових ордерах: зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи; міститься (одразу ж після одержання або видачі за ними готівки) підпис касира, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік); вони до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.
Слід враховувати, що касові документи після складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.
Розглядаючи питання про порядок ведення касової книги та обов'язки касира, студентам слід керуватися змістом п. 4 аналізованого Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, відповідно до норм якого підприємство повинно мати касу, а його керівники мають її обладнати та забезпечити надійне зберігання готівкових коштів у ній. При цьому варто звернути увагу на таке: 1) всі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі; 2) кожне підприємство, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів); 3) відокремлені підрозділи юридичних осіб, які проводять операції з приймання готівки за продані товари (роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також із видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами, ведуть касову книгу, що видається і оформляється підприємством - юридичною особою, до складу якої вони входять; 4) відокремлені підрозділи юридичних осіб, страхові агенти, брокери, заготівельники сільськогосподарської продукції, розповсюджувачі лотерей, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за прибутковими (видатковими) касовими ордерами, а також підприємці касової книги не ведуть.