ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ВИКОНАННЯ КОНТРОЛЬНИХ ЗАХОДІВ
Стандарт – “Організація та виконання контрольних заходів” визначає основні засади організації та виконання суб'єктами державного фінансового контролю контрольних заходів у відповідності до повноважень, установлених законодавством. Норми Стандарту застосовуються суб'єктами державного фінансового контролю на таких етапах організації та виконання контрольних заходів як підготовка до проведення контрольних заходів; оформлення офіційних розпорядчих документів, що надають право службовим особам суб'єктів державного фінансового контролю здійснювати контрольні заходи; ознайомлення з цими документами керівників суб'єктів господарювання; безпосереднє проведення контрольних заходів.
Кожне міністерство чи інший центральний орган виконавчої влади самостійно розробляє внутрішні нормативно-правові акти з організації та виконання суб'єктами державного фінансового контролю контрольних заходів, які затверджуються керівником відповідного міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади.
Належне виконання контрольних заходів суб'єктами державного фінансового контролю забезпечується завдяки повному дотриманню норм законодавства та відповідної компетенції посадових осіб суб'єктів державного фінансового контролю.
Згідно Стандарту контрольні заходи можуть бути як плановими так і позаплановими. Планові контрольні заходи - це контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів суб'єктів державного фінансового контролю. Позапланові контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів суб'єктів державного фінансового контролю і здійснюються в межах їх компетенції та повноважень за дорученнями ініціаторів контрольних заходів і зверненнями органів державної влади (в тому числі правоохоронних органів) та органів місцевого самоврядування, суб'єктів господарювання і громадян.
Підготовка до контрольних заходів повинна розпочинатися з набуттям службовими особами суб'єктів державного фінансового контролю права на виконання контрольних заходів у суб'єкта господарювання в плановому або позаплановому порядку.
Безпосередньому виконанню контрольних заходів передує документальна підготовка службових осіб суб'єкта державного фінансового контролю, яка включає:
- вивчення нормативно-правової бази, що регламентує діяльність суб'єкта господарювання, збір інформації у відповідних фінансових органах та органах Державного казначейства України про обсяги і напрями бюджетного фінансування тощо;
- складання програми контрольного заходу, яка забезпечує повне розкриття теми контролю, та її затвердження у встановленому суб'єктом державного фінансового контролю порядку;
- у встановлених законодавством випадках та у відповідності до визначеного порядку - інформування керівництва суб'єкта господарювання про намір проведення контрольних заходів.
Керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади шляхом надання службовим особам суб'єктів державного фінансового контролю офіційних розпорядчих документів надають їм право на проведення контрольних заходів безпосередньо у суб'єкта господарювання. Форма офіційних розпорядчих документів на проведення контрольних заходів розробляється і затверджується кожним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади самостійно з дотриманням вимог цього Стандарту.
Офіційні розпорядчі документи на проведення контрольних заходів повинні бути складені на паперових носіях та містити такі обов'язкові реквізити:
- назву міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;
- назву документа (посвідчення, розпорядження, доручення тощо);
- дату і номер;
- посаду, прізвище, ім'я і по батькові службової особи суб'єкта державного фінансового контролю, уповноваженої на проведення контрольного заходу;
- підставу для проведення контрольного заходу;
- тему контрольного заходу;
- зазначення суб'єкта господарювання, де проводитиметься контрольний захід;
- період діяльності суб'єкта господарювання, який охоплюється контролем;
- термін початку і закінчення контрольного заходу;
- посаду, прізвище, ім'я і по батькові та підпис керівника міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади або уповноваженої особи, що видала офіційний розпорядчий документ.
Службовими особами суб'єкта державного фінансового контролю контрольні заходи мають проводитися з відома керівництва суб'єктів господарювання, вони зобов'язані пред'явити керівництву суб'єкта господарювання свої особові посвідчення та належним чином оформлені на їх ім'я офіційні розпорядчі документи на проведення контрольних заходів. У разі неможливості в день, визначений початком проведення контрольних заходів, ознайомити керівництво суб'єкта господарювання з офіційними розпорядчими документами на проведення контрольних заходів, службові особи невідкладно інформують про це керівника суб'єкта державного фінансового контролю, який приймає відповідне рішення.
Службовими особами суб'єктів державного фінансового контролю контрольні заходи проводяться у встановлені офіційними розпорядчими документами терміни та в сукупності способів і методичних прийомів фінансового контролю, що повністю забезпечують розкриття теми контрольних заходів.
Термін проведення контрольних заходів, як правило, не може перевищувати 30 робочих днів.
В окремих випадках, за рішенням керівника міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади або уповноваженої особи, що видала офіційний розпорядчий документ, установлений офіційним розпорядчим документом термін проведення контрольного заходу може змінюватися.
Службова особа суб'єкта державного фінансового контролю зобов'язана проінформувати про зміну терміну проведення контрольного заходу керівництво суб'єкта господарювання та пред'явити належним чином оформлений розпорядчий документ, що засвідчує цю зміну і має право брати пояснення в посадових осіб суб'єкта господарювання за встановленими контрольними заходами фактами фінансово-господарської діяльності.
За один робочий день до закінчення встановленого терміну проведення контрольних заходів, як правило, службові особи суб'єктів державного фінансового контролю повинні подати керівнику та посадовим особам, відповідальним за фінансову діяльність суб'єкта господарювання, на ознайомлення і підпис результати контрольного заходу, оформлені за встановленою формою та відповідно до вимог Стандарту 4 "Документування результатів та формування матеріалів контрольних заходів, порядок їх опрацювання і використання".
ДОКУМЕНТУВАННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ КОНТРОЛЬНИХ ЗАХОДІВ ТА ЇХ ВИКОРИСТАННЯ ТА ОПРИЛЮДНЕННЯ
Документування результатів контрольного заходу - формування масиву документально зафіксованої інформації констатувального та аналітичного характеру про організаційно-правову та фінансово-господарську діяльність суб'єкта господарювання, де проводились контрольні заходи, який повинен забезпечувати розкриття теми контрольного заходу.
Матеріали контрольного заходу - це сформована група документів, складених за результатами контрольного заходу, та інформація про вжиті за його підсумками заходи суб'єктом господарювання, у якого вони проводилися, та/або відповідним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади.
Стандарт – 4 “Документування результатів та формування матеріалів контрольних заходів, порядок їх опрацювання і використання” визначає загальні обов'язкові норми документування суб'єктами державного фінансового контролю результатів контрольних заходів, формування матеріалів контрольних заходів, їх опрацювання та використання. Документування результатів та оформлення матеріалів контрольних заходів здійснюється з метою надання власникові та іншим визначеним законодавством користувачам, у тому числі ініціаторам контрольних заходів, суттєвої, повної і достовірної інформації про результати контрольних заходів, які проводилися у певного суб'єкта господарювання.
Документування результатів контрольних заходів за змістом і формою складається з робочих, офіційних, додаткових та супровідних документів.
Робоча документація, складена за результатами контрольних заходів, являє собою допоміжні неофіційні записи, в яких службова особа, що здійснює контрольний захід, фіксує отриману в його процесі інформацію. Робоча документація може бути оформлена у вигляді простих записів, таблиць з групуванням цифрових чи інших даних та їх аналізом тощо. Робоча документація складається відповідно до теми контрольного заходу, може містити всі або окремі опрацьовані та задокументовані результати досліджень службової особи, яка здійснює контрольний захід, та повинна сприяти забезпеченню складання офіційної документації. Після завершення контрольного заходу робоча документація знищується особою, що безпосередньо її склала, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність її зберігання.
Офіційна документація, складена за результатами контрольних заходів, є основною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою обов'язкові для складання документи. До офіційної документації належать акти, довідки та протоколи.
Суб'єкти державного фінансового контролю самостійно встановлюють критерії формування структури офіційної документації, дотримуючись уніфікованого підходу, суть якого полягає в умовному поділі документа на такі частини:
- вступну, в якій повністю або частково зазначаються такі дані: підстава для здійснення контрольного заходу; тема контрольного заходу; назва суб'єкта господарювання, на якому здійснювався контрольний захід, місце його розташування та загальні відомості про нього; дати початку і закінчення контрольного заходу; період, який підлягав дослідженню в ході контрольного заходу; перелік посадових осіб, що його здійснювали;
- констатувальну, в якій зазначається зміст, характер та результати контрольного заходу. Констатувальна частина може бути розділена на тематичні розділи за окремими напрямами чи процесами контрольного заходу.
Додаткова документація, складена за результатами контрольних заходів, є невід'ємною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою оформлену як додатки (частіше всього у вигляді зведених реєстрів, розрахунків, пояснень тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовані в офіційній документації. Службова особа, що здійснює контрольний захід, самостійно визначає зміст і форму викладення додаткової документації.
Супровідна документація, складена за результатами контрольних заходів, може мати характер:
- офіційної (листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання і громадянами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу, інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу);
- неофіційної (внутрішні документи суб'єктів державного фінансового контролю стосовно розгляду або оцінки результатів контрольних заходів).
Супровідна документація, яка має офіційний характер, є невід'ємною частиною матеріалів контрольних заходів.
При складанні офіційної та супровідної документації слід дотримуватись таких принципів викладення інформації:
- об'єктивність і обгрунтованість;
- лаконічність, чіткість, вичерпність і системність;
- ясність і доступність;
- недопущення викладення інформації, яка не стосується діяльності суб'єкта господарювання, у якого проводиться контрольний захід, або інформації, одержаної не за результатами контрольних заходів, у тому числі з матеріалів правоохоронних органів.
Загальною вимогою щодо оформлення офіційної та супровідної, яка має офіційний характер, документації, складеної за результатами контрольних заходів, є зазначення обов'язкових реквізитів: назви міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; назви виду документа; дати; номера; місця складання; тексту; позначки про наявність додатків; підпису (підписів) уповноважених осіб.
За загальним правилом матеріали контрольного заходу являють собою повну або часткову сукупність офіційної, додаткової та супровідної, яка має офіційний характер, документації, складеної за результатами контрольного заходу.
За умови проведення контрольного заходу службовими особами конкретного суб'єкта державного фінансового контролю або із залученням спеціалістів підприємств, установ і організацій (учасників контрольного заходу) основними правилами опрацювання матеріалів контрольних заходів є:
1. Службова особа, яка очолює контрольний захід (керівник контрольного заходу), повинна детально ознайомитися з матеріалами контрольних заходів, підготовленими кожним учасником контрольного заходу, та розглянути їх на предмет змісту і форми документування результатів контрольних заходів та дотримання основних принципів викладення інформації.
2. За результатами розгляду керівник контрольного заходу оцінює повноту та якість розкриття теми контрольного заходу та приймає відповідне рішення щодо достатності або необхідності доопрацювання матеріалів контрольних заходів.
3. Про прийняте рішення керівник контрольного заходу обов'язково повідомляє його учасника (учасників) і в разі необхідності ставить вимоги (в усній або письмовій формі) щодо доопрацювання матеріалів контрольного заходу. Учасник контрольного заходу повинен доопрацювати матеріали контрольного заходу та у встановлений керівником термін подати їх для узагальнення.
У разі проведення спільних контрольних заходів службовими особами суб'єктів державного фінансового контролю декількох міністерств, інших центральних органів виконавчої влади або експертами з окремих питань матеріали передаються керівнику контрольного заходу, який відповідає за узагальнення всіх матеріалів контрольних заходів.
В офіційній документації, що складається керівником контрольного заходу, підлягають відображенню матеріали контролю всіх учасників контрольного заходу чи результати спільних контрольних заходів.
За умови, коли на одному суб'єкті господарювання одночасно проводяться контрольні заходи службовими особами різних суб'єктів державного фінансового контролю, матеріали контрольних заходів, складені ними, за рішеннями ініціаторів контрольних заходів можуть надаватися в порядку обміну інформацією. Механізм надання матеріалів визначається керівником органу, що надає матеріали, з урахування положень звернення органу - одержувача матеріалів або відповідно до визначеного порядку взаємодії цих органів.
Якщо отримані в порядку обміну інформацією матеріали контрольних заходів містять дані, які їх доповнюють і сприяють розкриттю теми власного контрольного заходу, допускається їх використання та включення до офіційної документації з обов'язковим посиланням на джерело інформації.
Основним принципом використання матеріалів контрольних заходів, що надаються в порядку обміну інформацією між органами, суб'єкти державного фінансового контролю яких одночасно проводили контрольні заходи в одного суб'єкта господарювання, є дотримання конфіденційності та інші обмеження, визначені законодавством.
У разі одночасного проведення контрольних заходів службовими особами декількох суб'єктів державного фінансового контролю при умові визначення органу, який відповідає за узагальнення всіх матеріалів контрольних заходів, матеріали направляються цьому органу в офіційному порядку із супровідною документацією.
Окремі питання оприлюднення результатів державного фінансового контролю визначено Стандартом – 8 “Оприлюднення результатів державного фінансового контролю”. Під результатами державного фінансового контролю в цьому Стандарті розуміються результати діяльності суб'єктів державного фінансового контролю з виконання ними завдань щодо забезпечення цільового та ефективного використання бюджетних коштів, державного і комунального майна.
Міністерства, інші центральні органи виконавчої влади забезпечують обов'язкове оприлюднення результатів державного фінансового контролю з урахуванням необхідності дотримання режиму спеціальних обмежень, установлених законодавством. Порядок оприлюднення результатів державного фінансового контролю розробляється кожним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади самостійно з дотриманням норм цього Стандарту та відповідно до законодавства.
Стандартом – 8 визнвчено форми оприлюднення інформації про результати державного фінансового контролю. Суб'єкти державного фінансового контролю при оприлюдненні результатів державного фінансового контролю за погодженням з ініціаторами контрольних заходів можуть використовувати такі форми висвітлення інформації:
- випуск і поширення інформаційних та довідкових збірників, бюлетенів (спеціальних бюлетенів), журналів, оглядів, прес-релізів, експрес-інформації;
- опублікування нормативно-правових актів в офіційних виданнях та базах законодавства;
- проведення прес-конференцій, брифінгів, організація інтерв'ю з керівниками суб'єктів державного фінансового контролю для вітчизняних і зарубіжних засобів масової інформації;
- публікації виступів керівників або інших відповідальних працівників суб'єктів державного фінансового контролю у засобах масової інформації;
- проведення тематичних теле- і радіопередач з питань діяльності суб'єктів державного фінансового контролю;
- функціонування власних веб-сторінок в Інтернеті;
- інші форми поширення офіційної інформації, що не суперечать законодавству.
Публічність та прозорість діяльності суб'єктів державного фінансового контролю забезпечується через налагодження зв'язків з громадськістю шляхом розгляду та надання на звернення (запити, скарги, заяви) громадян письмової або усної інформації за погодженням з ініціаторами контрольних заходів.
Службові особи суб'єктів державного фінансового контролю зобов'язані дотримуватись установлених вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, конфіденційної, таємної, службової інформації та іншої інформації, обмеження щодо розголошення якої установлені суб'єктом господарювання в межах, визначених законодавством, а також установлених термінів її нерозголошення. Обмеження доступу до службової інформації суб'єктів державного фінансового контролю встановлюються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади відповідно до законодавства внутрішніми нормативно-правовими документами.