Організація касових операцій на підприємстві регламентується розділом 2 Порядку ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджено наказом Міністерства статистики України за № 51 від 15 лютого 1996 р., і мають застосовуватися на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.
Прийом, зберігання і витрачання готівки підприємствами здійснюється через касу.
Касові операції на підприємстві проводить касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження готівки і за можливі втрати у зв'язку з неправильним збереженням цінностей. Касир — службова особа, яка безпосередньо виконує касові операції. Після видання наказу про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний ознайомити його з Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, після чого з касиром укладається договір на повну матеріальну відповідальність. Касир не має права передовіряти виконання своєї роботи будь-яким іншим особам.
Приймання готівки касою підприємства проводиться за прибутковими касовими ордерами (ф. КО-1), підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Видача готівки проводиться за видатковими касовими ордерами (ф. КО-2) або за належно оформленими платіжними відомостями. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах є дозвільний напис керівника підприємства, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.
Касові ордери до передачі у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.
Касир повинен видавати гроші тільки особі, зазначеній у видатковому ордері або документі, що його замінює. В окремих випадках можлива видача грошей за дорученням, оформленим у встановленому порядку.
Оплата праці, виплата допомог у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, стипендій і премій здійснюється касиром за платіжними відомостями, без складання видаткового касового ордера
179
на кожного одержувача. Аналогічно може оформлятися також видача депонованих сум. Депонування коштів (лат. деропеге — відкладати, здавати на зберігання) — внесення грошових сум (наприклад, невиплаченої заробітної плати, допомоги, стипендії) на збереження до установи банку, де підприємство має рахунок.
Приймання та облік готівки підприємствами торгівлі, громадського харчування та послуг при здійсненні розрахунків з населенням проводиться із застосуванням електронних контрольно-касових апаратів або товарно-касових книг. Порядок реєстрації та застосування ЕККА визначається Державною податковою адміністрацією України.
Усі надходження і видачі готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі, типова форма (КО-4) якої затверджена наказом Міністерства статистики України за № 51 від 15 лютого 1996 р.
Правила використання і ведення товарно-касової книги підприємствами та індивідуальними підприємцями, а також порядок здійснення контролю за дотриманням ними цих правил регламентується Порядком реєстрації та ведення товарно-касової книги при розрахунках готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, затвердженим наказом Міністерства фінансів України і Міністерства статистики України за № 48/53 від 25 лютого 1997 р., зареєстрованим у Міністерстві юстиції України за № 123/1926 від 14 квітня 1997 р.
Касова книга — це книга встановленої форми, яка застосовується для обліку руху грошей у касі, в якій фіксуються операції з готівкою.
Кожне підприємство, що має касу, веде тільки одну касову книгу, яка має бути пронумерована, прошнурована і скріплена сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства.
У разі, якщо підприємства — юридичні особи мають відокремлені підрозділи, які здійснюють касові операції з готівкою і які розташовані окремо від юридичної особи, то незалежно від того, чи мають ці підрозділи самостійний баланс чи ні, з метою повного врахування здійснюваних касових оборотів ці підрозділи мають також вести касову книгу, яка оформляється за взірцем касової книги підприємства і видається цим підрозділам.
Записи в касовій книзі ведуться у двох примірниках; другі примірники аркушів мають бути відривними, вони є звітом касира.
Контроль за правилами ведення касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.
Кожне підприємство для здійснення розрахунків готівкою повинно мати касу. Касою називається спеціально обладнане, ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Керівник підприємства зобов'я-
180
заний обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також під час доставки їх з установи банку та здачі до установи банку і несе за це відповідальність у встановленому законодавством порядку.
Приміщення каси має бути ізольоване, а двері до каси під час здійснення операцій — замкнуті зсередини. Доступ до приміщення каси особам, які не причетні до її роботи, забороняється.
Уся готівка і цінні папери на підприємствах зберігаються, як правило, у вогнетривких металевих шафах. Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать даному підприємству, забороняється.
Банки укладають з підприємствами договори на касове (розрахунково-касове) обслуговування.
Касове обслуговування банком підприємств включає два основних види операцій:
— переведення в готівку платіжних коштів шляхом списання коштів з розрахункового рахунка підприємства і видача йому відповідної суми готівкою;
— переведення готівки у безготівкові платіжні кошти — зарахування на рахунки коштів, одержаних від підприємства готівкою.
Установа банку забезпечує прийом готівки від підприємства і вчасне зарахування її на його рахунок. Банк за наявності ліцензії на здійснення інкасації організовує збір інкасаторами грошової виручки підприємства.
Видача готівки з установ банків здійснюється за грошовими чеками та іншими документами.
Грошовий чек — письмове розпорядження підприємства — власника рахунку установі банку, яка обслуговує його, видати готівкою певну суму грошей уповноваженим особам — касирам. Гроші видаються особі, яка зазначена в грошовому чеку, під її підпис на звороті чека. Крім інших реквізитів, у грошовому чеку клієнт зазначає, з якою метою він одержує готівку. Чек дійсний протягом 10 днів, не рахуючи дня його видачі. Ніякі виправлення у тексті чека неприпустимі, якщо вони є, то чек недійсний.
Готівка має забезпечувати поточні потреби банку в грошах для готівкових виплат — видачі грошей з рахунків, розміну грошей, надання позик у готівковьій грошовій формі, оплати видатків банку, виплати заробітної плати банківським службовцям тощог Банк повинен мати такий запас купюр і монет, щоб задовольнити вимоги клієнтів.
Для касової роботи в банку організовується спеціальне приміщення для збереження коштів — грошове сховище.
Касова робота комерційного банку передбачає: касове обслуговування клієнтів, перевезення грошових знаків, їх збереження, визначення платоспроможності грошових знаків, заміну пошкоджених і вилучення зношених банкнот тощо.
181
В установах банків безпосередня касова робота виконується відділом касових операцій, відділом грошового обігу, операційним відділом, підрозділом інкасації.
Касові приміщення в установах банку мають бути ізольовані і обладнані таким чином, щоб була виключена будь-яка можливість спостереження і вивчення сторонніми особами розташування грошових сховищ та приміщень касового вузла. Дя* перерахунку грошових купюр і монет каса банку має бути оснащена лічильно-грошовими і лічильно-підсумовуючими машинами, пресами для в'язання грошей тощо.
Важливою ділянкою касової роботи в установах банку є формування і пакування грошових білетів і монет. У всіх банках України застосовується єдиний порядок формування готівки. Кожні 100 листів грошових білетів одного номіналу формуються в корінці і обандеролюються. Бандеролі для пакування банкнот повинні мати такі реквізити: штамп з найменуванням установи банку, сума і кількість листків вкладення, номінал банкноти, дата упаковки, підпис та іменний штамп (код) касира, який проводив сортування і перерахування банкнот. На бандеролях зношених білетів, крім того, проставляються штампи «зношені» і найменування установи банку, яка відправляє ці пачки в Цен-ральне сховище при Національному банку України.
Придатна до обігу монета розфасовується касирами в пакети за номіналом. Пакети з монетою одного номіналу пакуються в стандартні мішки.
Кожного дня в установі банку підбиваються підсумки касової роботи. Після звірки касових оборотів з касовими журналами операційних працівників касири здають завідувачу каси сформовані в установленому порядку залишки грошей, які в них є, разом із касовими документами.
Ревізія грошових білетів, монет та інших цінностей, які знаходяться в грошових сховищах і касах установ банків, а також перевірка порядку їх зберігання проводяться: за розпорядженням керівника установи банку не рідше одного разу на півріччя, та щорічно за станом на,1 січня нового року, а також при зміні керівника, головного бухгалтера або завідувача каси; за тимчасової зміни службових осіб, відповідальних за схоронність цінностей.