Нотаріус повинен оголосити зміст заповіту й скласти протокол про його стан і зміст. Протокол підписується нотаріусом та особою, яка подала заповіт. Цими ж особами підписується кожний аркуш заповіту. Якщо заповіт зберігався в нотаріуса у запечатаному вигляді, то ці дії провадить нотаріус одноособово. До протоколу додається засвідчена копія заповіту, а залежно від вимог договору — копія протоколу та оригінал заповіту. Вказані документи можуть бути видані заінтересованій особі або надіслані конкретній установі іноземної держави за правилами виконання доручень.
3 метою захисту прав та інтересів громадян, які знаходяться на лікуванні, у плаванні, в експедиціях тощо, законом передбачається право посадових осіб окремих організацій посвідчувати заповіти та доручення, що прирівнюється до нотаріального посвідчення (ст. 40 Закону України "Про нотаріат").
Надане посадовим особам право посвідчувати заповіти й доручення обумовлено тим, що за певних обставин, коли немає поблизу нотаріуса, може виникнути нагальна необхідність вчинити ці дії.
Заповіти громадян, які знаходяться на лікуванні в лікарнях, інших стаціонарних лікувально-профілактичних закладах, санаторіях, посвідчуються головними лікарями, їхніми заступниками по медичній частині або черговими лікарями цих закладів. Заповіти громадян, які проживають у будинках для престарілих та інвалідів, посвідчуються директорами та головними лікарями цих будинків.
Заповіти також можуть посвідчувати капітани морських суден і суден внутрішнього плавання щодо громадян, які знаходяться у плаванні. Таке ж право мають начальники експедицій щодо громадян, які знаходяться в розвідувальних, арктичних та інших експедиціях.
Надалі посадовим особам надається право посвідчувати не тільки заповіти, а й доручення. Мова йде про заповіти й доручення військовослужбовців та інших осіб, які знаходяться на лікуванні в госпіталях, санаторіях та інших військово-лікувальних закладах. Таке право надається начальникам, заступникам по медичній частині, старшим і черговим лікарям цих закладів.
Право посвідчувати заповіти й доручення мають командири (начальники) військових части, з’єднань, установ і військово-навчальних закладів щодо військовослужбовців. А в пунктах, де дислокуються ці військові частини, з’єднання, установи та військово-навчальні заклади, командири (начальники) мають право посвідчувати ці угоди і щодо робітників та службовців, членів їхніх сімей і членів сімей військовослужбовців, але тільки за умови, що в пунктах дислокації немає державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів, посадових осіб та органів, що вчиняють нотаріальні дії.
І останнє. Заповіти й доручення осіб, які знаходяться в місцях позбавлення волі, мають право посвідчувати начальники місць позбавлення волі.
Стосовно до посвідчення заповітів треба дотримуватися певних правил подальшої їх реєстрації. Посадові особи, які посвідчили заповіт, повинні негайно передати один примірник заповіту в державний нотаріальний архів чи в державну нотаріальну контору за постійним місцем проживання заповідача. Якщо заповідач не мав постійного місця проживання в Україні або якщо місце проживання його невідоме, заповіт надсилається до державного нотаріального архіву м. Києва.
Капітан морського судна зобов’язаний передати один примірник посвідченого заповіту начальникові порту України або консулові України в іноземному порту для надсилання його до державного нотаріального архіву чи державної нотаріальної контори за постійним місцем проживання заповідача. Державна нотаріальна контора передає одержаний примірник заповіту на зберігання до відповідного державного нотаріального архіву з повідомленням про це заповідача та посадової особи, яка посвідчила заповіт.
Вперше, відповідно до ст. 23 Закону України "Про нотаріат", засновуються державні нотаріальні архіви в обласних центрах, у містах Києві, Севастополі й Сімферополі для тимчасового (75 років) централізованого зберігання й використання нотаріальних документів, передачі їх до відповідного державного архіву, надання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.
Положенням про державний нотаріальний архів, що було затверджене наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 р., на державний нотаріальний архів покладено обов’язок здійснювати певні функції. Архів складає графіки приймання документів, на підставі яких й приймає документи; забезпечує збереження цих документів і складає щодо них науково-довідковий апарат; проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві; здійснює контроль за зберіганням документів у фондоутворювачів, надає їм методичну та практичну допомогу тощо.
Крім того, державні нотаріальні архіви можуть і вчиняти нотаріальні дії. Це — видача дублікатів і засвідчення вірності копій та виписок із документів, що зберігаються у справах архіву. При цьому він повинен додержуватися принципу таємниці вчинення нотаріальних дій.
Державні нотаріальні архіви мають право вимагати від завідуючих державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів і посадових осіб виконавчих комітетів місцевих рад, які вчиняють нотаріальні дії, додержання правил роботи з архівними документами, здійснення контролю за їх зберіганням і використанням. Також вони є правомочними: давати нотаріусам рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву; робити запити до нотаріусів, посадових осіб виконкомів і посадових осіб, уповноважених посвідчувати заповіти, що прирівнюються до нотаріально посвідчених; вимагати відомості, необхідні для роботи архіву; залучати в необхідних випадках як експертів і консультантів працівників органів нотаріату. Архіви можуть інформувати Міністерства юстиції України та Автономної Республіки Крим, управління юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій про стан архівної справи та вносити пропозиції щодо її вдосконалення.
Діяльність нотаріату відчутно впливає на різні аспекти суспільного життя країни. Від якості його роботи залежать нормальне функціонування цивільного обороту країни, ефективність охорони й захисту майнових прав та законних інтересів громадян і організацій. Формування ринкової економіки, основу якої складає приватна власність, потребує посилення правового регулювання господарських відносин, а значить, і підвищення ролі нотаріату як регулятора цих відносин. Це, в свою чергу, визначає і завдання нотаріальних органів на нинішньому етапі розвитку нашого суспільства.
Завданням нотаріату є забезпечення захисту та охорони власності, прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб, сприяння у зміцненні законності та правопорядку, попередження правопорушень.
У нотаріусів України поки що немає свого етичного кодексу, але це не означає, що нормами етичної поведінки у нас можна нехтувати. Вони частково склались і певною мірою знайшли відображення у чинному законодавстві. Але з розвитком інституту нотаріату виникають проблеми, що не були притаманні державному нотаріату та за умов перехідного періоду розвитку професії не могли бути вирішені законодавством.
У тих країнах, де вільний нотаріат існує вже давно, де нотаріуси мають чітко врегульований статус у суспільстві, ці питання стали нормами професійного життя нотаріусів. Нотаріат України теж готовий до розгляду деонтологічних проблем, бо розуміє важливість їх вивчення, щоб запобігти виникненню в нотаріальній діяльності ситуацій, які могли б похитнути авторитет нотаріуса в суспільстві як незалежного радника громадянина, щоб моральні канони стали обов’язковими нормами поведінки нотаріуса.
Нотаріус — це не просто професія, а стиль життя людини, причетної до цієї системи.
За час існування нотаріату в Україні основні принципи відносин між нотаріусами і державою, між нотаріусами та іншими правоохоронними органами, між нотаріусами та особами, які звертаються до них, не тільки визначились, а й знайшли закріплення в Законі України "Про нотаріат".
Але, хоча відносини нотаріуса з особами, які звертаються до нього, іншими органами та посадовими особами певною мірою відображені в законодавстві, деонтологічні правила як певні норми моралі, вчинки нотаріуса та відносини між нотаріусами в рамках однієї професії не мають законодавчого закріплення.
Обов’язки перед громадськістю полягають у тому, що нотаріус зобов’язаний підтримувати всі заходи, що можуть поліпшити якість або доступність його професійних послуг, підвищувати рівень освіти та поінформованості щодо своєї професійній діяльності, поширювати позитивне ставлення до своєї професії й запобігати заплямовуванню репутації професії, підносити її гідність, охороняючи від неосвічених людей, охороняти громадськість від збитків. Діяльність нотаріуса має здійснюватися так, щоб вона не могла зашкодити ні його особистій репутації, ні репутації професії.
Сприяти заходам підвищення юридичної грамотності населення з питань діяльності нотаріату та надання інформації відносно способів урегулювання правовідносин, що є предметом нотаріального провадження, - це обов’язок нотаріуса перед суспільством.
Обов’язки перед клієнтом - найсуттєвіші обов’язки нотаріуса. Нотаріус у більшості випадків спілкується з громадянами тоді, коли останні вирішують свої питання майнового характеру, як-то: укладають угоди щодо розпорядження майном, оформляють спадкові права тощо. І завданням нотаріуса є допомогти громадянинові, відповідно до чинного законодавства та дійсних намірів, вчинити на його прохання ту чи іншу нотаріальну дію.