Комісія утворюється при Міністерстві юстиції України та складається з 7 осіб.
Повноваженнями цієї комісії є розгляд подань вищевказаних управлінь юстиції щодо анулювання свідоцтв.
Подання розглядається при участі нотаріуса, щодо якого вирішується питання про анулювання свідоцтва, та представника управління юстиції, але їх неявка не є перешкодою для розгляду подання, крім випадків, коли Комісія визнає їх явку обов’язковою.
До подання слід додати засвідчені у встановленому порядку копії документів:
— доповідну записку про перевірку роботи нотаріуса;
— пояснення нотаріуса;
— копію наказу про призупинення нотаріальної діяльності;
— документи, що свідчать про вжиті заходи щодо виявлених в роботі нотаріуса порушень;
— відповідні документи органів дізнання і слідства, прокуратури і суду та ін.
Комісія за результатами розгляду подання може винести такі рішення:
— щодо відхилення подання управління юстиції;
— щодо анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;
— щодо відмови про анулювання свідоцтва на право займатися нотаріальною діяльністю.
На час розгляду комісією при Міністерстві юстиції подання управлінь юстиції щодо анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю така діяльність нотаріуса призупиняється. Печатка, реєстри, архів та спеціальні бланки нотаріальних документів, що залишились у нотаріуса, опечатуються представниками управління юстиції та передаються їм на збереження. Максимальний термін призупинення діяльності нотаріуса становить три місяці.
Правовою гарантією захисту прав нотаріуса при анулюванні свідоцтва є його право оскаржити ці дії до суду в місячний строк від дня одержання рішення про анулювання свідоцтва. Скарга розглядається в порядку провадження, що виникає з адміністративно-правових відносин (статті 248— 248 ЦПК України).
Особа, яка вперше починає займатися нотаріальною діяльністю, в управлінні юстиції в урочистій обстановці приносить присягу: "Урочисто присягаю виконувати обов’язки нотаріуса чесно і сумлінно, згідно з законом і совістю, поважати права і законні інтереси громадян і організацій, зберігати професійну таємницю і завжди берегти чистоту високого звання нотаріуса".
Звернення до морального аспекту діяльності нотаріуса — одна з ланок реалізації дуже важливої задачі нашого суспільства — відродження духовного життя України. Положення цієї статті вперше урегульовано нашим законодавством і заслуговують на увагу, бо моральний, як і професійний, авторитет нотаріуса повинен бути на високому рівні.
Коли нотаріус в урочистій обстановці, яка настроює його на високу вимогливість до себе, дає присягу, він відчуває моральну відповідальність перед собою і людьми. Це — суто психологічний аспект, який змушує людину поводитись чесно, сумлінно, згідно з її совістю.
Порушуючи присягу, нотаріус зраджує не лише тих, хто звернувся до нього і довірився йому, а насамперед себе. Виконуючи довірені йому державою нотаріальні дії, нотаріус зобов’язаний бути чесним, правдивим, не переслідувати особистої вигоди, бо це протизаконно та аморально.
Принесення присяги тісно пов’язане і з етичною стороною діяльності нотаріуса. Він має бути ввічливим, тактовним, об’єктивним, добрим психологом, сповненим людської та професійної гідності.
Головне, щоб принесення присяги аж ніяк не перетворилося на просту незначущу формальність.
Права нотаріуса є реалізацією принципу сприяння громадянам та організаціям у здійсненні їхніх прав і захисті законних інтересів.
Важливою гарантією діяльності нотаріуса є закріплення в законі його прав (ст. 4 Закону України "Про нотаріат"). Перелік цих прав є досить об’ємним, але невичерпаним — чинним законодавством нотаріусу може бути надано й інші права.
Нотаріус витребує від підприємств, установ, організацій, а також від фізичних осіб відомості й документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії, якщо одержання їх самими заінтересованими особами утруднено.
Нотаріус сам встановлює термін, протягом якого до нотаріальної контори мають бути надіслані необхідні відомості чи документи з огляду на конкретні обставини вчинюваної нотаріальної дії, але цей термін не повинен перевищувати одного місяця (ст. 42 Закону України "Про нотаріат").
Особливого значення зараз набуває право нотаріуса складати проекти угод і заяв. Якщо раніше було невелике, обмежене коло угод, вчинення яких не викликало труднощів, бо існував установлений зразок для кожного виду, то зараз посвідчення угод вимагає творчого підходу до їх складання, співпраці нотаріуса і заінтересованих осіб. Тому останні дедалі частіше звертаються до послуг нотаріуса, аби впевнитися в тому, що угода чи заява відповідатиме чинному законодавству і не викликатиме ніяких непередбачених негативних наслідків.
При вчиненні нотаріальних дій часто виникає потреба мати копії необхідних документів чи виписок із них. Якщо їх не подали заінтересовані особи, то нотаріус на прохання останніх має право виготовити копії документів. Скажімо, для видачі свідоцтва про право на спадщину нотаріус може на прохання заінтересованих осіб виготовити копії з оригіналів свідоцтв про народження і про шлюб.
Юридична необізнаність заінтересованих осіб може спричинити шкоду чи меншу вигоду від вчинюваної нотаріальної дії або вплинути на суб’єктивні права інших осіб. Тому нотаріус має право давати роз’яснення з питань вчинення конкретної нотаріальної дії, а також консультації правового характеру. Наприклад, посвідчуючи заповіт, нотаріус роз’яснює заповідачеві про право певних осіб мати обов’язкову частку у спадковому майні; посвідчуючи договір про відчуження будинку, що на праві загальної часткової власності належить декільком особам, — про право привілеєвої купівлі; посвідчуючи договір дарування квартири, нотаріус, роз’яснивши наслідки посвідчення такого договору, може порадити краще скласти заповіт або договір довічного утримання.
Перелічені вище дії, що їх мають право вчиняти нотаріуси, розглядаються як додаткові послуги, надавані особам, які звертаються до державного нотаріуса (ст. 19 Закону).
Наказом Міністерства юстиції України від 4 січня 1998 р. затверджено "Примірне положення про порядок надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру".
Відповідно до цього Примірного положення надання консультацій та роз’яснень із питань чинного законодавства, надання усних і письмових довідок із законодавства, складання заяв, проектів угод та інших документів правового характеру тощо розглядаються як додаткові послуги правового й технічного характеру.
У Примірному положенні підкреслюється, що надання додаткових послуг, не пов’язаних із вчинюваними нотаріальними діями, не є здійсненням нотаріусами юридичної практики, а має лише характер правової допомоги без мети отримання прибутку.
Оплата правової допомоги та послуг технічного характеру справляється в розмірах, що встановлюються з урахуванням фактичних витрат на забезпечення якісного й термінового обслуговування громадян, підприємств, організацій та установ.
Це Примірне положення і підтверджена ним практика викликають певні заперечення. По-перше, як розуміти надання додаткових послуг правового характеру, не пов’язаних із вчинюваними нотаріальними діями? На практиці ці дії, як правило, пов’язані саме з вчинюваними нотаріальними діями. По-друге, за дії, що належать до компетенції державного нотаріуса і розглядаються як його службові функції, а отже, оплачуються з державного бюджету, нотаріус одержує ще одну заробітну плату, в декілька разів більшу, ніж перша, але вже за рахунок заінтересованих осіб. По-третє, як розуміти фактичні витрати на забезпечення якісного і термінового обслуговування? Яким є критерій визначення цих фактичних витрат? Бо оплата за ці додаткові послуги перевищує розмір державного мита в декілька разів.
Звісно, можна було б іще розглядати як додаткові, послуги технічного характеру, що за них справлялася б невелика плата. І це було б виправдано. Трактування ж додаткових послуг правового характеру саме в такий спосіб суперечить самій природі державного нотаріату і є прикритим засобом отримання додаткового значного прибутку за рахунок заінтересованих осіб.
Обов’язки нотаріуса теж є реалізацією принципу сприяння фізичним та юридичним особам у здійсненні їхніх прав і захисті законних інтересів.
Вчиняючи нотаріальні дії, нотаріус повинен додержуватися норм Закону України "Про нотаріат", а також норм матеріального права. Така регламентація вказує, що він не може керуватися різними відомчими актами, інструкціями, що не зареєстровані в органах юстиції.
Свої обов’язки нотаріус повинен також виконувати відповідно до присяги, а значить, за вимогами людської моралі добросовісно ставитися до своєї роботи.
Нотаріус зобов’язаний сприяти заінтересованим особам у здійсненні їхніх прав і захисті законних інтересів. Під час бесіди він має: встановити взаємовідносини між заінтересованими особами та мету, яку вони переслідують, вчиняючи нотаріальну дію; перевірити документи щодо їх достовірності, допустимості й належності; правильно визначити норму матеріального права, яка регулює відносини між цими особами, і в разі необхідності роз’яснити її заінтересованим особам.
Обов’язком нотаріуса є роз’яснення учасникам нотаріального провадження їхніх прав та обов’язків, що випливають із вчинюваної дії, щоби прояснити взаємовідносини заінтересованих осіб, запобігти можливим в майбутньому спорам і несподіваним ситуаціям. Крім того, нотаріус зобов’язаний роз’яснити заінтересованим особам їхнє право на вільне волевиявлення під час вчинення нотаріальної дії, право відмовитися від її вчинення, поки вони ще не підписали документа.