постандартизации,метрологии
и сертификации
12.03.04 N 4
Москва
комиссиипо общетехническим
иорганизационно-методическимстандартам
Председатель– Ткаченко В.В.
Секретарь– Горелов В.А.
Присутствовали:Алмазов И.А,АнтоновскийИ.П., БалакиревП.С., БурденковК.С.
Приглашённые:заместительдиректораКнижной палатыИванов Р.Н.,начальникотдела методикистандартизацииНИИС СухаревВ.И., начальникотдела системдокументированияВНИИДАД СоколоваА.Н., заместительдиректораГНИЦВОК СуховН.К.
Повесткадня:
1. О проектестандарта«Документацияуправленческая.Протокол».
Докладначальникаотдела методикистандартизацииНИИС СухареваВ.И.
2.О проекте стандарта«Транслитерациярусских словлатинскимибуквами».
ДокладзаместителядиректораКнижной палатыИванова Р.Н.
1.СЛУШАЛИ:
СухареваВ.И. – о проектестандарта«Документацияуправленческая.Протокол».Текст докладаприлагается.
ВЫСТУПИЛИ:
БалакиревП.С. – Формулярпротоколапостроен наоснове единойсхемы (формуляр-образец).Правила оформленияпротоколовбазируетсяна существующейрациональнойпрактикедокументирования.Проект согласованс наиболеекомпетентнымиорганизациями.Предложилутвердитьстандарт иввести его вдействие с 1января 2005
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Утвердитьпроект стандарта«Документацияуправленческая.Протокол» иустановитьсрок введенияв действие –1 января 2005 года.
2.СЛУШАЛИ:
ИвановаР.Н. – о проектестандарта«Транслитерациярусских словлатинскимибуквами».Необходимостьстандартавызвана резкимвозрастаниемобмена информациейс зарубежнымистранами. Изученывсе существующиеспособы транслитерации.Проект стандартасогласовансо всеми заинтересованнымиведомствами.
ВЫСТУПИЛИ:
ПетровЕ.Я. – проектне отражаетсуществующуюпрактикутранслитерациив научной литературе.
ТкаченкоВ.В. – стандартомтрудно пользоватьсяпри передачетелеграмм зарубеж.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1Поручить членунаучно-техническойкомиссии ЕвсеенкоЭ.П. согласоватьпроект с институтомрусского языкаРАН к 08.07.04.
2.2Доработатьпроект стандартаи представитьего на утверждениенаучно-техническойкомиссии к10.07.04. Ответственный– заместительдиректораКнижной палатыИванов Р.Н.
Председатель
Секретарь
личнаяподпись
личнаяподпись
В.В.Ткаченко
В.А.Горелова
В дело13-10
подписьРезун Б.В.
15.03.04
постандартизации,метрологии
исертификации
12.03.04 N 4
Москва
комиссиипо общетехническим
иорганизационно-методическимстандартам
Председатель– ТкаченкоВ.В.
Секретарь– Горелов В.А.
Присутствовали:Алмазов И.А,АнтоновскийИ.П., БалакиревП.С., БурденковК.С.
Приглашённые:заместительдиректораКнижной палатыИванов Р.Н.,начальникотдела методикистандартизацииНИИС СухаревВ.И., начальникотдела системдокументированияВНИИДАД СоколоваА.Н., заместительдиректораГНИЦВОК СуховН.К.
Повесткадня:
2.О проекте стандарта«Транслитерациярусских словлатинскимибуквами».
ДокладзаместителядиректораКнижной палатыИванова Р.Н.
2.СЛУШАЛИ:
ИвановаР.Н. – о проектестандарта«Транслитерациярусских словлатинскимибуквами».Необходимостьстандартавызвана резкимвозрастаниемобмена информациейс зарубежнымистранами. Изученывсе существующиеспособы транслитерации.Проект стандартасогласовансо всеми заинтересованнымиведомствами.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1Поручить членунаучно-техническойкомиссии ЕвсеенкоЭ.П. согласоватьпроект с институтомрусского языкаРАН к 08.07.04.
2.2Доработатьпроект стандартаи представитьего на утверждениенаучно-техническойкомиссии к10.07.04. Ответственный– заместительдиректораКнижной палатыИванов Р.Н.
Председатель
Секретарь
личнаяподпись
личнаяподпись
В.В.Ткаченко
В.А.Горелова
ВЕРНО
секретарь
подпись
Б.В.Резун
16.03.04
Акт– документ,составленныйнесколькимилицами и подтверждающий установленныефакты и события.
В практикеуправленияприменяютсяи составляютсяакты многихразновидностей– ликвидации,проверки, экспертизы,приёма-передачи,инвентаризации,списания, аварии,сдачи-приёмаработы и т. п.,которые могутотноситьсяк другим системамдокументациии существоватьв виде шаблона,трафарета идаже унифицированнойутверждённойформы.
Но общиеправила составленияи оформленияи формуляр актаостаются едиными.
Актысоставляютсяколлегиальнос целью объективнозафиксироватьсуществующиеили происшедшиесобытия, фактыи состояния,установитьих содержание,сущность, причиныи следствия.В состав комиссиидолжны входитьне менее двухсоставителей.На практикеже число членовкомиссииустанавливаетсявсегда нечётным.
Актысоставляютсякак постояннодействующими,так и специальносозданнымикомиссиями,цель работыкоторых, полномочияи состав членовзакрепляютсяв издаваемыхраспорядительныхдокументахпредприятияили организации(приказе руководителя,распоряженияхзаместителейруководителяи главныхспециалистов).
В некоторыхслучаях актможет бытьсоставленкомиссией,образованнойна основанииустного распоряженияруководителяили его заместителейв пределах ихкомпетенции.
Актысоставляютсятакже полномочнымидолжностнымилицами (государственнымисанитарнымиврачами, инспекторамипожарногонадзора, аудиторамии финансовымиконсультантами,имеющимигосударственныйаттестат и т.п.) и представителямиконтролирующихорганов (архивной,налоговой,торговой,административно-техническойи других инспекций).
В актефиксируютсятолько реальные,точно установленныекомиссиейфакты, окончательныевыводы, объективныеколичественныепоказателии другие сведения,которые полученыв результатеработы комиссии.
Наоснове черновыхи предварительныхзаписей членовкомиссии актокончательносоставляетсяи оформляетсяв том количествеэкземпляров,которое определяетсяцелью и задачамиработы комиссии,количествомзаинтересованныхсторон илинормативнымидокументами,регламентирующимисоставлениеактов в конкретныхслучаях. Каждыйэкземпляр актаподписываетсявсеми членамикомиссии,принимавшимиучастие в проверкеили установлениифактов, состояний,событий. Всеэкземплярыдокументаприобретаютодинаковуююридическуюсилу.
Особоемнение членакомиссии должнобыть изложенона отдельномлисте бумагии оформленов виде приложенияк акту.
Актможет бытьоформлен наобщем бланкепредприятия,учреждения,организацииили на чистомлисте форматаА4 с расположениемреквизитовпо образцуобщего бланка(продольномили угловом).
В формуляракта входятследующиереквизиты:наименованиеавтора документа,название видадокумента(АКТ); дата;регистрационныйномер; местосоставления;заголовок;текст; подписи;гриф утверждения.
Названиевида документа(АКТ) оформляетсяпри угловомрасположенииреквизитовот границылевого полячерез 2 межстрочныхинтервала ниженаименованияпредприятияили организации,а при продольномрасположенииреквизитови в общем бланке– центрованнымспособом прописнымибуквами.
Датаоформляетсяцифровым способом(10.03.04) и является,как правило,датой актируемогособытия. Ноесли работакомиссии продолжаласьнесколько дней,то при составленииакта указываютдату окончанияработы. Этадата являетсядатой составленияи подписанияакта.
Регистрационныеномера актовобычно проставляютсяпри оформлениирезультатовработы комиссий,имеющих конкретнуюпостояннуюкомпетенциюи установленныйсрок полномочий(экспертная,аттестационная,квалификационнаяи т. п.). При актированииединичныхфактов и событийномер можетотсутствовать.
Реквизит«место составления»содержит названиегеографическогопункта, в которомреально состоялосьсобытие, зафиксированноев акте, и гдереально работалакомиссия.
Заголовокакта оформляетсяв левом верхнемуглу через 2-3межстрочныхинтервала нижереквизита«место составления».Он отвечаетна вопрос «Очём?», начинаетсяс предлога «О»(«Об») и формулируетсяс помощьюотлагательногосуществительного.В заголовкеакта обычноотражаетсяцель его составления,цель работыкомиссии:
Осписанииоборудования
полиграфическойлаборатории
Овыделениидокументови дел
куничтожению
Оприёме-передачедел по
должностибухгалтера-
операциониста
Текстакта состоит,как правило,из двух логическихсоставныхчастей: введение– изложение(вводной иконстатирующей).При необходимостидопускаетсязаключительнаячасть текста(заключение),в которой содержитсявыводы, решенияили рекомендациикомиссии,составившейакт.
Вводнаячасть текстастрого формализованаи фактическине являетсясплошным связнымтекстом. Основание,которое закрепляетполномочия,цель работыкомиссии исостав её членовоформляютсяот границылевого полячерез 2-3 межстрочныхинтервала нижезаголовка.
Например:
Основание:приказ генеральногодиректора от10.03.04 №42 «Об обеспечениисохранностидокументальногофонда акционерногообщества БиГ»
Всеэлементы текста,относящиесяк слову «Основание»,печатаютсячерез межстрочныйинтервал отлевого поля.
Характерныйоборот текста«Составленкомиссией:» располагаетсячерез 2 межстрочныхинтервала нижеслова «Основание»и заканчиваетсядвоеточием.
Составленкомиссией:
Председатель
- исполнительныйдиректор ПрохоровИ.О.
Членыкомиссии:
1 Управляющийделами БариновП.Е.;
2 ЧленСовета директоровВоронин С.Д.
Через2 межстрочныхинтервала нижеот границылевого поляоформляетсясостав комиссиис указаниемдолжностейеё членов ираспределениемобязанностейв ней. В некоторыхслучаях в актахполные названиядолжностей,т. е. с указаниемнаименованийучрежденияи структурногоподразделения.Строка с обозначениемпредседателякомиссии отделяется2 межстрочнымиинтервалами;список членовкомиссии нумеруетсяарабскимицифрами и печатаетсячерез 1.5 межстрочныхинтервала.Фамилии членовкомиссиирасполагаютсяпо алфавиту,а не по значимостизанимаемыхими должностей.
Вовводной частиакта такжемогут бытьуказанны лица,присутствовавшиепри проверке,участвовавшиев работе, ноне являющиесячленами комиссии(это, как правило,проверяемые,сдающие дела,руководителизаинтересованныхподразделенийи т. п.).
Например:
Присутствовали:заведующийархивом ЖуравлёвЛ. А.
Подобнаяформализациявводной частитекста актаделает невозможнымприменениеустаревшегоканцелярскогооборота: «Мы,нижеподписавшиеся(далее – перечислениедолжностейи фамилий),составилинастоящий актв том, что …»,который несоответствуетсистеме деловогостиля современногорусскоголитературногоязыка и употреблятьсяне должен.
Констатирующаячасть текста,отражающаясущество ирезультатыработы комиссии,представляетсобой сплошнойсвязной текст,оформляетсяс красной строкии отделяетсяот вводнойчасти 3-4 межстрочнымиинтервалами.Форма представлениятекста – изложение,в которомустановленныефакты, события,обстоятельстваперечисляютсяпо степенизначимостис помощью простыхпредложенийпреимущественнос прямым порядкомслов. Текстудобно начинатьс указаниядаты и целисоставленияакта.
Например:
15 марта2004 г. комиссияпровела экспертизу(проверку,приём-передачудел по должностии т. п.);
16 марта2004 г. инспекторотдела кадровИванов И. И. сдал,а секретарьгенеральногодиректораВасильева В.В. приняла делопо должностиинспектораотдела кадровфирмы «Салют».
Завершаюттекст сведенияо количествесоставленныхэкземпляровакта и местенахождениякаждого. Представлениеэтих сведенийтакже формализовано.Оформляютсяони через 2-3межстрочныхинтервала нижесвязного текста.С красной строкиуказывается:«Составленв … экземплярах:»,а на отдельныхстроках отграницы левогополя фиксируетсяместо хранения(номер дела пономенклатуредел) или адресат,которому направленэкземпляракта.
Например:
Составленв 3 экземплярах:
1 экземпляр– в дело № 03-12;
2 экземпляр– в Совет директоров;
3 экземпляр– в Управлениепо работе сперсоналом.
Приналичии приложенийк акту ссылкана них даётсяв конце текстаперед подписями.
Подписипредседателяи всех членовкомиссии(составителей)располагаютсячерез 3-4 межстрочныхинтервала нижетекста от границылевого поляи разделяютсядвумя интервалами.Расшифровкиподписей печатаютсяот 6-го положениятабуляторабез скобокстрочнымибуквами (кромезаглавных).Инициалырасполагаютсяперед фамилией,пробел междуинициаламии фамилией неделается.
Личныеподписи председателяи всех членовкомиссиипроставляютсяна каждом экземпляреакта. Названиядолжностейв подписях неуказывается.
Например:
Председателькомиссии
И.А.Морозов
Членыкомиссии
О.В.Аверина
Т.Г.Болотова
Н.В.Носов
В.С.Сидоров
Почтивсе разновидностиактов подлежатутверждениюили первымруководителемпредприятияи организации,или его заместителями,по указанию,приказу илираспоряжениюкоторых комиссияполучила своиполномочия,а также органамиколлегиальногоуправленияпредприятием(Общим собранием,Советом директоров,правлением)или вышестоящейорганизацией.
Утверждениеоформляетсягрифом, которыйрасполагаетсяв верхнем правомуглу документаи оформляетсяв соответствиис требованиями,изложеннымив ГОСТе.
УТВЕРЖДЕНО
ПротоколзаседанияПравления
20.03.04 №2
Закрытоеакционерное
ОбществоИздательство
«Дивина»
УТВЕРЖДАЮ
Коммерческийдиректор
(личнаяподпись) В.П.Сидоров
АКТ
21.03.04
№3
Москва
О пересортицеи недостаче
печатнойпродукции
Основание:устное распоряжениекоммерческогодиректора от20.03.04
Составленкомиссией:
Председатель– старший товароведкоммерческогоотдела РоговаВ.И.
Членыкомиссии:
Экспедиторсклада СуриковА.П.
Директормагазина СуховД.В.
20 марта2004 г. со складапечатной продукциив магазиниздательства«Дивина» поступило100 пачек печатнойпродукции потоварно-транспортнойнакладной №025 15627.
Припоэкземплярнойпроверке литературыбыло установлено:
1. Посводной накладной№ 1318 значится100 экземпляровкниги АльбоваА.С. «Письмозарубежномупартнёру» насумму 50 тыс. руб.
2. Фактическимагазиномполучено 50экземпляровкниги АльбоваА.С. на сумму225 тыс. руб. и 50экземпляровромана ХейлиА. «Колёса» насумму 15 тыс. руб.
3. Образоваласьпересортицатоварных фондовмагазина инедостача всумме 10 тыс. руб.
Комиссиясчитает необходимымв трёхдневныйсрок доставитьсо складаиздательствав магазиннедостающие50 экземпляровкниги АльбоваА.С. «Письмозарубежномупартнёру» насумму 25 тыс. руб.и накладнуюна полученныеэкземплярыкниги А.Хейли.
Составленв 3 экземплярах:
1 экземпляр– в дело № 06-11;
2 экземпляр– на склад печатнойпродукции;
3 экземпляр– в магазиниздательства.
Председателькомиссии
(личнаяподпись)
В.И.Рогова
Членыкомиссии
(личнаяподпись)
(личнаяподпись)
А.П.Суриков
Д.В.Сухов
Письмо-благодарность
Вданном видеписьма выражаетсяблагодарностьза выполнениекакого-либорода деятельности.
ОАО«Пром»
Директору
ОАО«АСТРОН»
П.И.Иванову
444567, г.Самара
440056, г.Пенза
ул.Кирова, 12
ул.Попова, 11
тел(095) 22 36 15
от28.03.2002 №1-78
на №__178 от 25.03.2002
УважаемыйПетр Иванович!
Мыполучили Вашеприглашениена конференциюпо обсуждениюновой линиипо производствуоборудования,за которое мыВам признательны.
Мы радыприсутствоватьна этом мероприятии.
С наилучшимипожеланиями.
Генеральныйдиректор
Н.Н.Лядов
КотоваТатьяна Александровна
(095) 22 36 55
Любаяуправленческаядеятельностьсвязана сзапечатлениеминформациив документеи любое управленческоерешение обязательнофиксируетсяв форме документа.Если созданиедокументаобычно являетсяфункциейруководителейи специалистов,то их оформление,как правило,поручаетсясекретарям-референтам(секретарям)или работникамслужбы делопроизводства.Таким образомфактическивсе работникисферы управлениязанимаютсяоформлениемдокументов.
Составлениеи оформлениеслужебныхдокументоврегламентированонормативнымиактами. Каждому,работающемус документами,прежде всегонадо знать ииметь под рукойдля справкиновый российскийстандарт – ГОСТР 6.30-97 «Требованиек оформлениюдокументов».Само названиестандартаговорит о том,что в нем установленпорядок оформленияреквизитовдокументов.Следует помнить,что стандартраспространяютсяна «предприятия,организациии их объединения,независимоот организационно-правовойформы и видыдеятельности».
Общеизвестно,что сотрудникне вправе совершатьряд действийот имени организации,где он трудится,без наличияу него определенныхполномочийна их совершение.
Такиеполномочиявытекают иззакона, иныхнормативныхактов, либодоверенностей.
В последнеевремя различныеорганизациивсе чаще и чащеиспользуютдоверенностьв своей повседневнойпрактическойдеятельности.Но, как показываетопыт, что поройприводит кнеблагоприятнымдля организацийпоследствиям.
Рассмотримоформлениетех доверенностей,которые выдаютсяорганизациямидля совершенияопределенныхдействий отих имени и в ихинтересах.
Определениедоверенностисодержит часть1 статьи 185 Гражданскогокодекса РФ(далее – ГК РФ)– доверенностьюпризнаетсяписьменноеуполномочие,выдаваемымодним лицомдругому дляпредставительстваперед третьимилицами.
Наоснованиидоверенностиповеренноелицо (тот естьто, кому выданадоверенность)имеет правона совершениеот лица выдавшегодоверенность– доверителя– определенныхдействий.
Объемполномочийповеренного(т.е. тех действий,которые онимеет правосовершать отимени доверителя)определяетсам доверитель.Отсюда можновыделить несколькоосновных видовдоверенностей.Так, генеральнаяили полнаядоверенностьвозлагает наповеренногоправо совершатьвсе допустимыезаконом действияот имениорганизации-доверителя.Доверенностьспециальная - лишь ряд однородныхдействий вопределенныйпромежутоквремени (например,представительствопо всем деламв арбитражном или общем судах;получениятоварно-материальныхценностей,регулярнопоступающихв адрес организациии т. д.). На основанииразовой доверенностидопустимосовершениеповереннымкакого-либоконкретногоюридическогодействия (например,представительствов арбитражномсуде по одномуконкретномуделу, либо получениекаких-то документов).
В соответствиис действующимгражданскимзаконодательством,выдача доверенностиявляется сделкой,и к организации,ее совершающей,предъявляютсявсе требования,какие существуютв отношенииучаствующихв сделках лиц.
Организация-доверительдолжна в обязательномпорядке обладатьгражданскойправоспособностью,т.е. иметь гражданскиеправа, соответствующиецелям деятельности,предусмотреннымв ее учредительныхдокументах,и нести связанныес этой деятельностьюобязанности.Доверительимеет правов любой моментотменить действиядоверенности.В этом случаеон обязан известитьоб этом поверенного,а также всехтех лиц (организаций,граждан) дляпредставительстваперед которымивыдана доверенность.При прекращении доверенностиповеренныйдолжен возвратитьдоверенность.Часто встречается,что доверительи поверенныйзаключают междусобой соглашениеоб обязательстведоверителяне отменятьдействие доверенностидо истечениясрока ее действия.Скажу сразу,такое соглашениене имеет юридическойсилы, и обязательстводоверителяне влечет никакихправовых последствий.
Поверенныйв рассматриваемойнами ситуациив большинствеслучаев выступаютсотрудникиорганизации-доверителя,но доверенностимогут выдаватьсяи другим лицам,не связаннымс организациейтрудовымиотношениями,а также и организациям.
Поверенныйтакже долженобладать гражданскойправоспособностьюи дееспособностью.Надо отметить,что поверенныйне может совершатьопределенныедействия отимени доверителя,если он не имеетправо совершатьих самостоятельно.Поверенномув ряде случаевтребуетсяспециальноеразрешение(лицензия) насовершениеряда действий,для совершениякоторых законодательствотребует наличиетакого разрешения(лицензия).
Поверенныйв соответствиис п. 3 ст. 182 ГК РФне может совершатьсделки от именидоверителяни в отношениисебя лично, атакже в отношениидругого лица,представителемкоторого онодновременноявляется, заисключениемкоммерческогопредставительства(когда лицопостоянно исамостоятельнопредставительствуетот имени предпринимателейпри заключенииими договоровв сфере предпринимательскойдеятельности).
Следуетотметить, чтоповеренныйне вправе выходитьза пределыполномочий,предоставленныхдоверенностью.Сделка, заключеннаяс превышениемполномочий,считаетсязаключеннойот имени и винтересахсамого поверенного,если толькоорганизация-доверительвпоследствиине одобрит её.
Действиедоверенностипрекращаетсяв следующихслучаях:
Истечениясрока доверенности;
Отменыдоверенностилицом, выдавшимеё;
Отказлица, которомувыдана доверенность;
Прекращение(ликвидацииили реорганизации)юридическоголица, от именикоторого выданадоверенность;
Прекращениеюридическоголица, которомувыдана доверенность.
Рассмотревряд общих вопрос,касающихсядоверенности,перейдем теперьнепосредственнок порядку еёоформления.
Приоформлении,секретарю важнонеукоснительнособлюдатьтребования,предъявляемыек форме доверенности.Ст. 185 ГК РФ предусматриваетписьменноеисполнениедоверенности.То есть секретарьдолжен составитьдоверенностьв форме письменногодокумента.Обычно, дляэтого используетсяфирменный бланкорганизации,содержащийуказание наеё организационно-правовуюформу и наименование,а также основныереквизиты(почтовый адрес,телефоны, банковскиереквизиты). Новозможноиспользованиеи просто листабумаги с оттискомуглового штампаорганизации.
Длянаиболее частоиспользуемыхдоверенностей,а также длятех, формы которыхутвержденыгосударственнымиорганами, существуюттипографскиисполненныебланки (доверенностина право получениятоварно-материальныхценностей иденежных средствдр.), что позволяетправильно ихоформить, избежавразличногорода ошибок.
В текстедоверенностиобязательнодолжны бытьпрописью указаныместо и датаее составления(подписания).Например, «г.Москва, двадцатьпервое февраляодна тысячадевятьсотдевяностовосьмого года».Следуетотметить, чтоесли в доверенностиотсутствуетдата ее совершения,то такая доверенностьв соответствиис п. 1 ст. 186 ГК РФпризнаетсяничтожной, т.е.не имеющейюридическойсилы с моментавыдачи.
Следующиммоментом, которыйнеобходимоотразить вдоверенности,является срокеё действия.Такой срокможет бытьразличным –от несколькихдней (при совершениикаких –либоразовых действий)до трех лет.Выдачадоверенностейна более длительныйсрок гражданскимзаконодательствомРоссийскойФедерациизапрещена! Срокдействия можетбыть определенконкретнойдатой («действуетдо 8 мая 1999 г.») илиже определеннымпромежуткомвремени с моментаее выдачи («втечение 1 годасо дня выдачи»).Если в доверенностипо каким-топричинам неуказан срокее действия,то в соответствииопять же с п.1ст.186 ГК РФ такаядоверенностьимеет силу втечение одногогода со дня еесовершения.Удостовереннаянотариусомдоверенность,предназначеннаядля совершениядействий заграницей и несодержащаяуказаний осроке её действия,сохраняет силудо её отменыдоверителем.По правилам,срок действиядоверенностиуказываетсяв ее конце.
В доверенностинеобходимоотразить полноенаименованиеорганизации-доверителя,ее местонахождение,а также фамилию,имя, отчество(а в необходимыхслучаях и занимаемуюдолжность)поверенного.Не лишним будетотразить паспортныеданные илиданные иногодокумента,удостоверяющеголичность поверенного.Если повереннымявляется юридическоелицо, указываетсяего полноенаименование.
Вдоверенностяхна имя адвокатауказывает егоместо работы(адвокатскуюфирму, юридическуюконсультацию).
Правильностьизложениясекретаремполномочийповеренногокрайне важна.Полномочия– это указаниена те действия,которые поверенныйимеет правосовершать отлица доверителя.Полномочияизлагаются предельночетко, максимальноконкретно воизбежании вдальнейшемразличногорода противоречий.
В зависимостиот объектовсделок, осуществляемыхчерез представителей,доверенностиимеют своиособенности.Гражданскоезаконодательствотребует, чтобыв доверенностина совершениидарения представителембыл названпредмет дарения(автомашина, строение ит.д.), а такжеодаряемый.(Замечу, чтодарение запрещаетсяв отношенияхмежду коммерческимиорганизациями,за исключениемобычных подарков,стоимостькоторых неболее пятиминимальныхразмеров оплататруда). В доверенностидолжны бытьотдельно оговореныполномочияповеренногопо передаченедвижимогоимущества (т.е.подписаниесоответствующегоакта сдачи-приемкиили иного документа)по договорукупли-продажиили обмены.Такие полномочиявозможно оформитьи самостоятельнойдоверенностью.
Отдельнаяоговорка требуетсяи для праваповеренного,представляющегоорганизациюв арбитражноми общем судах,окончание деламиром, признанияили отказ полностьюили частичноот исковыхтребований, измененияпредмета иска,обжалованиярешения суда,получениеисполнительноголиста.
Следующимшагом являетсяуказание нато, могут липолномочияпо настоящейдоверенностибыть переданыдругим лицам,(т.е. передоверие).
Далееследует указаниена срок действиядоверенности,о котором подробноговорилось.
Ни вкоем случаенельзя послесрока действиядоверенностидописыватькакие-либодополнительныеполномочияповеренного.Такая доверенностьне будет иметьюридическойсилы!
Теперьо том, за чьейподписью выдаютсядоверенностиот имени организации.
Гражданскоезаконодательствоопределяет,что от имениюридическихлиц доверенностиподписываютсяруководителем(генеральнымдиректором,председателемПравления ит.д.), возможнотакже возложениеполномочийпо подписаниюдоверенностейна какое-либодругое должностноелицо (например,Вице-президент),но с условием,что таковыеполномочияотражены вучредительныхдокументахорганизации.
Ряддоверенностейдолжны содержатьдве подписи:руководителяи главного(старшего)бухгалтера.К таким доверенностямзакон относитдоверенностиот имени юридическоголица, основанногона государственнойили муниципальнойсобственности,на получениеили выдачуденег и другихимущественныхценностей.
Законвозлагает надолжностныхлиц ряда организацийи удостоверениедоверенностей,которое приравниваетсяк нотариальному.Так, начальникивоенных лечебныхучреждений,их заместителипо медицинскойчасти, старшиеили дежурныеврачи удостоверяютдоверенностинаходящихсяна излечениивоеннослужащих;командирывоинских частей– доверенностивоеннослужащих,проходящихслужбу в ихчастях; начальникиисправительно-трудовыхучреждений– доверенностилиц, отбывающихзаключениеи т.д.
В организации,где работаетгражданин,могут бытьудостовереныдоверенностина получениеим заработнойплаты, иныхплатежей, связанныхс трудовымиотношениями(премий и т.д.),вознаграждений авторов иизобретателей,пенсии, пособийи т.д.
Надоверенностив обязательномпорядке ставитсяпечать юридическоголица. В техорганизациях,где существуетгербовая печать,именно она ипроставляетсяна доверенности.Остальныеорганизациииспользуютобычную круглуюпечать. Отмечу,что доверенности,не имеющиепечати, не обладаютюридическойсилой!
Какпоказываетпрактика, слабыйконтроль завыдачей доверенностейвлечет поройдля организацийсамый неблагоприятныепоследствия.Поэтому секретарюважно правильнои четко организоватьстрогий учетвыданныхдоверенностей.
Каждаядоверенностьдолжна иметьпорядковыйномер по форме,которую целесообразноутвердитьприказом поорганизации.
Необходимоиметь соответствующийжурнал учетавыданныхдоверенностей,где должнысодержатьсяследующиесведения: номердоверенности,дата ее выдачи,кому выданадоверенностьи на совершениякакого действия,срок действиядоверенности,подпись лица,получившемудоверенность.Целесообразнотакже делатьотметку о возращениидоверенностейпо истечениюсрока действия,исполнениюполномочий,отмены и т.д.
Длядоверенностейна получениетоварно-материальныхценностей иденежных средствсуществуетустановленнаяформа журналаучета (его обычноведет бухгалтерия).
Приведемряд примеранаиболеераспространеннойдоверенности.
Бланкорганизации
ДОВЕРЕННОСТЬ
г.Москва, восьмоефевраля однатысяча девятьсотдевяностовосьмого года
№000-0
Обществос ограниченнойответственностью«Интер-трей2в лице ГенеральногодиректораИванова П.И.,действующегона основанииУстава, уполномочиваетзаместителяГенеральногодиректораВасильева Ю.Н.(паспортныеданные) подписыватьот имени Обществалюбые договорыи соглашения,бать полномочнымпредставителемна всех предприятиях,в учрежденияхи организациях,вести делаОбщества варбитражныхи общих судах,со всеми правами,предоставленнымизаконами истцу,ответчику илитретьему лицу,в том числе справом окончаниядела миром,признания искаили отказаполностью иличастично отисковых требований,измененияпредмета иска,обжалованиярешения суда.
Полномочияпо настоящейдоверенностине могут бытьпереданы другимлицам.
Доверенностьдействительнапо 08 февраля2001 года.
Генеральныйдиректор П.И.Иванов
(печатьорганизации)
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, сотрудникфирмы «Юрисформсервис»Николаев АлексейКонстантинович,доверяю консультантуГригорьевойЕкатеринеАлександровнеполучить мойгонорар в размере2 млн. 860 тыс. рублей(двух миллионоввосьмисотшестидесятитысячи рублей).
17 мая1997 г.НиколаевА.К.
ПодписьНиколаева А.К.удостоверяется
Докладнаязаписка – документ,содержащийобстоятельноеизложениекакого-либовопроса, и вслучае необходимости– выводы ипредложениясоставителяпо решению.
Объяснительнаязаписка – документ,объясняющийпричины, какого– либо действия,события, фактаили поясняющийсодержаниеотдельныхположенийосновногодокумента(плана, отчёта,проекта постановления,приказа и др.).В последнемслучае он можетназыватьсяпояснительнойзапиской.
Докладныеи объяснительныезаписки являются справочно-информационнымидокументамии играют важнуюроль в документированииуправленческойдеятельности.Они служат непросто дляпередачи информациис одного уровняуправленияорганизацией,предприятием,фирмой на другой,но являютсянепосредственнымиоснованиямидля изданияраспорядительныхдокументов,в тексте которыхиногда предусматриваетсяоформлениесоответствующейссылке.
Докладнаяи объяснительнаязаписки имеютодинаковыйсостав реквизитовтипового формуляра,но разные целисоздания,составляютсяв различныхуправленческихситуациях. Всистеме организационно– распорядительнойдокументацииони имеют устойчивуюсферу применения,и даже получившиев последнеевремя широкоераспространениеслужебныезаписки несмогли, вытеснитих из так называемо, «внутреннейпереписки»,организации.
Докладнаяи объяснительнаязаписка могутсоставлятьсякак по указаниюруководителяпредприятия,организациии структурногоподразделенияили вышестоящегоучреждения,так и по инициативеструктурногоподразделения,конкретногоработника илипредприятия.Они являютсяосновной дляпринятияуправленческогорешения илииздания распорядительногодокумента имогут адресоватьсяруководителюданного предприятия,организациии структурногоподразделенияили в вышестоящееминистерство,ведомство иорганизацию.
Оформлениедокладных иобъяснительныхзаписок должносоответствоватьуставленнымтребованиям.Однако в зависимостиот того, являетсяли документвнутреннимили направляетсяв вышестоящуюорганизацию,в оформлениеэтих документовпоявляютсясвои особенности.
Докладныеи объяснительныезаписки, направляемыеза пределыданного предприятияили организации,называютсявнешними.Составляютсяони достаточноредко, но, какправило, повопросам, имеющиесущественноезначение длядеятельностипредприятия.Поэтому оформляютсяони на общембланке.
В составтипового формуляравнешней докладнойили объяснительнойзаписки входятследующиереквизиты:
наименованиеавтора документа(организации,фирмы, можетбыть указанонаименованиевышестоящейорганизации,в систему которойона входит);
названиевида документа(докладнаязаписка, объяснительная);
дата;
регистрационныйномер;
адресат;
место составления;
заголовокк тексту;
текст;
подпись.
Приоформлениивнешних докладныхи объяснительныхзаписок угловоерасположениереквизитовявляетсяпредпочтительным.
Например:
Северныйадминистративный
округ г. Москвы
Муниципальный
книжныймагазин
«Лира»
Названиевидадокумента(докладнаязаписка, объяснительнаязаписка) оформляетсяниже наименованиепредприятияили организациипрописнымибуквами.
Датаоформляетсяцифровым способом(19.03.04) от границылевого поляниже названиявида документаили объяснительнойзаписки являетсядатой её подписанияи отправки.Дата проставляетсялицом, подписывающимдокумент.
Регистрационныйномерпомещаетсясправа от датына одной строкес ней и представляетсобой простойпорядковыйномер (№ 25). Иногдаон может включатьв себя индексструктурногоподразделения,номер дела пономенклатуредел и порядковыйдокладнойзаписки (№ 09-14/25).
Адресатоформляетсяв правом верхнемуглу на уровнепервой строкив наименованииавтора и формулируетсяв соответствиис установленнымитребованиями.Например, адресованиевышестоящейорганизацииили структурномуподразделению оформляетсяв именительномпадеже:
ПрефектураЮго-Восточного
административногоокруга
г. Москвы
Центрделовогосотрудничества
Адресованиепервому руководителю(иногда и егозаместителям)формулируетсяв дательномпадеже (кому?),причём в наименованиедолжностивключаетсяполное наименованиеорганизацииили предприятия-адресата,а перед фамилиейможет указыватьсясокращённаяформа от принятого,но пока не ставшегонормой вежливогообращения«господину»,«госпоже»:
Председателю
Московской
лицензионной палаты
г-нуЛямину А.Е.
Адресованиедругому конкретномудолжностномулицу формулируетсяследующимобразом:
Комитет покультуре
ПравительстваМосквы
(именительныйпадеж)
Начальникуотдела театров
и концертнойдеятельности
МожаевойЛ.А.
(дательныйпадеж)
Заголовокк текстудокладнойзаписки оформляетсяв левом верхнемуглу под бланкомот границылевого поля.Заголовоккратко отражаетсодержаниедокумента,отвечает навопрос «О чём?»,начинаетсяотглагольнымсуществительнымс предметом«О» и обычноне превышает3-5 строк, напечатанныхчерез 1 межстрочныйинтервал (фланговымспособом).
Структуратекстадокладной илиобъяснительнойзаписки зависитот цели её создания.
Например,текст инициативнойвнешней докладнойзаписки состоит,как правило,из двух частей.
В однойсодержитсяточное и объективноеописание событияили ситуации,их оценкасоставителеми другая аргументируемаяинформацияо необходимостипринятия техили иных управленческихрешений. Архаичныйоборот «Довожу(Доводим) доВашего сведения…» в этой частитекста неупотребляется.В другой частитекста формулируютсявыводы, предложенияи рекомендации.Характернымидля этой частитекста являютсяглаголы «предлагаю(-ем)», «считаю(-ем) необходимым»,«прошу (просим)».
Двечасти выделяютсяв случае необходимостии в текстеобъяснительнойзаписки.
В одной –кратко констатируетсяили излагаетсясодержаниеположений,пунктов и разделовосновногодокумента илиуправленческойситуации, фактови событий. Вдругой – объясняютсяпричины, приводятсярасчёты, экономическоеи юридическоеобоснованиеи другие доказательства.
Информационныеи отчётныедокладныезаписки содержат,как правило,только однучасть текста– перечислениесведений овыполнениикаких-либозаданий, поручений,планов и т. п.
Поясненияк положениям,разделам ипунктам основногодокумента вобъяснительной(пояснительнойзаписке) такжемогут бытьоформлены какодна частьтекста и располагатьсяпо степени ихзначимостипо пунктам. Онимогут бытьтакже пронумерованыв соответствиис номерамиположений,разделов ипунктов основногодокумента.
Текст можетбыть представленв виде сплошногосвязного текста,а также в форметаблицы илисочетании этихформ в соответствиис установленнымитребованиями.
Внешнююдокладную илиобъяснительнуюзаписку подписывает,как правило,первый руководительпредприятияили организации,а в некоторыхслучаях – егозаместителив пределах ихкомпетенции.
Подписьоформляетсячерез 2-3 интерваланиже текстаот границылевого поляи включаетнаименованиедолжности лица,подписавшегодокумент, еголичную подписьи расшифровкуподписи.
В случаенеобходимостив формулярвнешней докладнойили объяснительнойзаписки включаетсяреквизит «отметкао наличииприложений»,которая располагаетсяот границылевого поляниже текста.Если приложенияполностьюназваны в тексте,то форма отметкиследующая:
Приложение:на 2 л. в 1 экз.
Еслидокументы-приложенияне названы втексте, то вотметке необходимоперечислитьих названияс указаниемколичестваэкземпляров.
Например:
Приложение:
1 Договор оразработкенаучно-техническойпродукции от19.02.04 на 2 л. в 1 экз.
2 Акт сдачи-приёмкинаучно-техническойпродукции подоговору от19.03.04 № 2 на 1 л. в 3-х экз.
Текст,относящийсяк отметке оналичии приложений,печатаетсячерез 1 межстрочныйинтервал.
Муниципальноепредприятие
при ПравительствеМосквы
«Экспресс-реклама»
Заместителюпредседателя
Московскойрегистрационной
палаты
Докладнаязаписка
Г-нуМазкову В.В.
19.03.04 № 14
Москва
Об утвержденииформы
паспортарегистрации
вывесокторговых предприятий
ВоисполнениераспоряженияПравительстваМосквы от 20.02.04 №136-р «О приведениив порядок вывесоки витрин торговыхпредприятийв г. Москве»нами разработанаавтоматизированнаясистема регистрациивывесок.
Длявнедрениясистемы с 01.04.04прошу Вас утвердитьединую машиноориентированнуюформу «Паспортрегистрациивывески торговогопредприятияв г. Москве».
Приложение:на 1 л. в 5 экз.
Генеральныйдиректор (личнаяподпись)
И.А.Истрин
Северныйадминистративныйокруг
г. Москвы
Обществос ограниченной
Ответственностью
«Продовольственныймагазин
№ 35 «Наташа»
НачальникуОтдела
Госинспекциицен
ПрефектурыСеверного
административного
округа г.Москвы
г-нуКостикову Л.П.
Объяснительнаязаписка
19.03.04 № 17
Москва
О размереторговой надбавки
Ассортиментныйпереченьпродовольственныхтоваров, которыемагазин будетреализовыватьпо социальнонизким ценамв подарочныхнаборах к Празднику9 мая, был утверждёнУправлениемпотребительскогорынка 01 марта2004 г.
В пунктах6. «Сахар» и 7.«Кондитерскиеизделия» прирасчёте розничнойцены процентторговой надбавкинашего магазинасоставил 10%, чтополностьюсоответствуетраспоряжениюПравительстваМосквы от 14.01.04 №56-р.
Генеральныйдиректор (личнаяподпись)
Г.Д.Андреева
Внутренниедокладные иобъяснительныезаписки, адресуемыеруководителюпредприятия,организацииили структурногоподразделения,составляютсязначительночаще и, как правило,являютсянепосредственнымиоснованиямидля изданияприказов поосновнойдеятельности,по личномусоставу ираспоряжений.
Внутренняядокладная илиобъяснительнаязаписка оформляетсяна чистом листебумаги с угловымрасположениемреквизитовпо образцуобщего бланка.Формуляры этихдокументовсовпадают исостоят изследующихреквизитов:
Наименованиеструктурногоподразделения– автора; названиевида документа;дата; регистрационныйномер (тольков случае необходимости);заголовок ктексту; адресат;текст; подпись.
Наименованиеструктурногоподразделения– автора (гденепосредственныйсоставительдокументазанимает конкретнуюдолжность)оформляетсяв верхнем левомуглу листабумаги от границылевого поля.
Названиевида документа(докладная илиобъяснительнаязаписка) оформляетсяпрописнымибуквами наследующейстроке такжеот границылевого поля.
Датаявляется датойсоставленияи подписаниядокумента иоформляетсяцифровым способом(19.03.04).
Регистрационныйномерна внутреннихдокладныхзапискахпроставляетсятолько в случаенеобходимости.
Адресатоформляетсяв правом верхнемуглу на уровнепервой строкив наименованииструктурногоподразделенияи формулируетсяв дательномпадеже. В адресатеуказываетсяконкретноенаименованиедолжности,фамилия и инициалыруководителя.
Например:
Начальникутранспортного
отдела
ТрофимовуО.Ф.
Приадресованиипервому руководителюназваниепредприятия,входящее всостав наименованияего должности,указывается,как правило,сокращённо:
РекторуВАВТ
ШоринуА.Б.
Заголовокк текстурасполагаетсячерез 2-3 межстрочныхинтервала нижедаты и номерав верхнем левомуглу.
Еслитекст внутреннейдокладной илиобъяснительнойзаписки непревышает 6-8строк, то заголовокк нему допускаетсяне формулировать.
Структурытекставнутреннихдокладной иобъяснительнойзаписок такжепохожи.
Внутренняядокладнаязаписка такжестоит, как правило,из двух логическихсмысловыхчастей.
В зависимостиот цели созданиядокладнойзаписки еётекст можетпредставлятьсобой толькопредложениеавтора.
В первойчасти текставнутреннейобъяснительнойзаписки содержитсяподтверждениесобытий, признаниеопределённогоповедения,совершённыхдействий, поступкови нарушений,а во второй –объяснениеих причин,перечислениедоказательств,оправданий,иногда – ссылкана оправдательныедокументы.Части текстаподобнойобъяснительнойзаписки могутне подразделятьсяна абзацы ивходить в составодного предложения.Например:
«10 марта2004 г. я опоздална работу на30 минут, т. к. вметро был нарушенграфик движенияи поезд простоялв тоннеле передстанцией«Университет»с 8.30 до 8.50».
Документы,служащиеоправданием,могут бытьприложены кобъяснительнойзаписке. Отметкаоб их наличииоформляетсятак же, как иво внешнихдокладных иобъяснительныхзаписках.
Подписьоформляетсячерез 2-3 межстрочныхинтервала нижетекста и состоитиз наименованиядолжностилица, составившегодокладнуюзаписку, личнойподписи и еёрасшифровки.
Аналитическаялаборатория
Директорухлебозавода«Нива»
Докладнаязаписка
ГорбуновойВ.П.
10.03.04
Лабораторияне может качественноосуществлятьвходной контрольпоступающеговспомогательногоматериала имуки, т. к. лабораторнаяпечь и лабораторнаятестомесильнаямашина давноне работают.
Прошудать указаниеотделу материально-техническогоснабжениясрочно закупитьнеобходимоеоборудование.
Приложение:заявка наприобретениеоборудованияна 1 л. в 1 экз.
Заведующийлабораторией(личная подпись)
И.И.Истомина
Научно-исследовательский
отдел автоматики
Заместителюдиректора
Политехническогомузея
Объяснительнаязаписка
ХитровуИ.Н.
10.03.04
08 марта2004 г. в зале № 8посетителямибыл сломанмакет промышленногоробота ПР-222,инвентарный№ 71547.
Поломкабыла совершенав моё отсутствие,т. к. с 05 марта язамещаю на 0.5ставки музейногосмотрителяотдела космонавтикии обхожу закреплённыеза мной залыпо специальномуграфику.
Музейныйсмотритель(личная подпись)
Н.П.Ковалёва
МосковскийЭкономико-ФинансовыйИнститут
Курсоваяработа по предмету
«Деловоеобщение»
Документыделового общения
Выполнилстудент группы:
7МТ-331-ВЧ-С
ВоротниковВ. В.
Проверила:
ТруфановаИ. В.
ЗАО"Статус"
ПОТОКОЛ
12.07.99 N 4
Рязань
общегособрания
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ- ......
СЕКРЕТАРЬ-.....
ПРИСУТСТВОВАЛИ:.......
ПРИГЛАШЁННЫЕ:.......
ПОВЕСТКАДНЯ:
1. Оборганизациилетнего отдыхасотрудников
2. О переходена новую системупремирования
1.СЛУШАЛИ:
......
ВЫСТУПИЛИ:
ГрачёвИ.И. .......
КаршинА.И. .......
ЛанО.Б........
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.Подготовитьдокументы дляорганизациисемейных туровпо нашей странеи за рубежомдо 21.07.99
2. СЛУШАЛИ:
.......
ВЫСТУПИЛИ:
СловинН.Н. .......
ШмелёвА.В. .......
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Перейтина новую системупремированияс 01.08.99
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ............
СЕКРЕТАРЬ............
В дело13-10
18.07.99
1) КузнецоваТ.В. Составлениеи оформлениеслужебныхдокументов– Москва: ЗАО«Бизнес-школа«Интел-Синтез»,1999 г.
2) КузнецоваТ.В. Делопроизводство– Москва: ЗАО«Бизнес-школа«Интел-Синтез»,2000 г.
Служебныеписьма
Письмо– самый распространённыйспособ обменаинформацией,оно объединяетогромную группусамых различныхпо содержаниюдокументов,выделяемыхпо способупередачи текста(по почте).
Письмасоставляютбольшую частьвходящих иисходящихдокументовлюбой организациии имеют множестворазновидностей:сопроводительные,информационные,гарантийные,рекламные,претензионные,арбитражные,письма-подтверждения,письма-напоминания,письма-извещения,письма-просьбы,письма-уведомленияи т.д.
Письмомвыражают поздравлениепожелание,приветствиев торжественныхслучаях. Письманаправляютсяв знак проявленияучастия и выражениясоболезнованияв драматическихи трагическихситуациях.
Письмооформляют наспециальнопредназначенномдля этого видадокументовбланке форматаА4 (210х297 мм); еслитекст не превышаетсеми строквозможноиспользованияформата А5 (148х210мм).
Бланкписьма включаетназвание вышестоящейорганизации,полное и сокращённоеназвание даннойорганизации,код организациипо ОКПО. Далееразмещаютпочтовый ителеграфныйадреса, номерасправочноготелефона, факса.Эти реквизитыпредставляютсобой блоксправочнойинформацииоб организации– авторе документа,поэтому онимогут бытьдополненыномером счётав банке, адресомэлектроннойпочты и другимисведениями.
В бланкепредусмотреноместо дляпроставленияномера и датыписьма (при егорегистрации),а также номераи даты входящегописьма, местодля заголовкатексту и дляадресата.Инициативныеписьма организации-автораимеют одинномер (индекс)и дату. В ответныхписьмах принятодавать, крометого, ёще ссылкуна номер и датутого письма,на котороеотвечают.
Письмамогут бытьсоставленына так называемыхобластныхбланках, гдепосле названияорганизацииуказываетсядолжностьруководителя.
Датойдокументаявляется датойего подписания.Установленытри способаоформлениядаты. Даты,содержащиесяв тексте документа,даты согласования,визирования,утверждения,заверения,подписания,регистрацииоформляютсяцифровым способом– две пары арабскихцифр в последовательности:день месяца,месяц; четыреарабских цифры– год.
Например:01.03.04.
Допускаетсясловесно-цифровойспособ оформлениядаты.
Например:1 марта 2004 г.
Возможнооформлениедаты в следующейпоследовательностирасположениецифр: год, месяц,день месяца.
Например:2004.03.01
Этотспособ оформлениядаты закреплёнв стандартыISO (Международнойорганизациипо стандартизации).
Существуютнесколькоспособов адресования.При направленииписем в адресорганизациифамилия егоруководителяможет бытькорреспондентуне известно.В таком случаенаименованиеучрежденияпишется вименительномпадеже и адресованиеоформляютсяследующимобразом:
Министерствотруда РФ
Принаправленииписем конкретномудолжностномулицу названиеорганизацииуказываетсяв именительномпадеже, а должностьи фамилия адресата– в дательном.
Например:
Министерствовысшего
ипрофессиональногообразованияРФ
Управлениеделами
Заместителюначальника
ЯлимовуН.П.
Приадресованиидокументафизическомулицу в реквизите«адресат»вначале указываютинициалы ифамилию получателя,затем почтовыйадрес. Почтовыйадрес указываетсяна документев соответствиис действующимипочтовымиправилами.
Например:
П.Р.Кореву
ул.Парковая, д.17,кв.34
Иваново,153043
Письмане должны содержатьболее четырёхадресов. Слово«копия» передвторым и следующимиадресатамине проставляются.
Почтовыйадрес можетуказыватьсятолько на конверте.
Заголовокк тексту составляетсяво всех случаях,когда документоформлен набумаге форматаА4. Если письмо(как и все другиеинформационныедокументы)подготовленына формате А5,то заголовокможно опустить.Заголовокдолжен в краткойформе выражатьосновное содержаниедокумента.Наличие заголовкапомогает быстроопределитьстепень информативностидокумента, еговажность илисрочность,помогаеториентироватьсяв содержаниидокумента приего получении,рассмотрении.
Заголовокдолжен бытькратким точнопередаватьсмысл текста,он должен бытьграмматическисогласованс названиемвида документа.
Например:
Докладнаязаписка (о чём?)об измененииштатного расписания.
Письмо(о чём?) об условияхнайма на работуиностраннойрабочей силы.
Справка(о чём?) о подготовкеотчёта.
Подпись.Обычно правоподписи писемявляется компетенциейруководителяорганизацииили его заместителейв соответствиис распределениемих обязанностей,установленнымправовым актом(уставом, положениемоб организации,приказом ораспределенииобязанностейи др.) т.к. письмаоформляют набланке, то вреквизит «подпись»входит наименованиедолжностируководителя(без названияорганизации),личная подпись,инициалы ифамилия.
Например:
Генеральныйдиректор
личнаяподпись
А.Д.Лукьянов
Письма,содержащиефинансовыеобязательства,подписываютнесколькодолжностныхлиц однойорганизации,их подписирасполагаютодну под другойв порядке,соответствующемстепени значимостизанимаемыхими должностей.
Например:
Генеральныйдиректор
Генеральныйбухгалтер
личнаяподпись
личнаяподпись
А.Д.Лукьянов
Л.Д.Жукова
Недопустимооформлениеподписи сисправлениями.
Оформлениеписем (так же,как и внешнихи внутреннихдокладных)часто предусматриваетвизирование.Виза подтверждаетсогласие одногоили несколькихдолжностныхлиц с проектомдокумента.
Привизированиидокументакроме личнойподписи указываютеё расшифровкуи дату, а принеобходимостив состав визывключают такженаименованиедолжности.Второй вариантоформлениявизы являетсяболее рациональным,т.к. это повышаеткультуру оформлениядокумента, еговнешний вид.Кроме того,это облегчаетработу с документомв процессе егосозданияспециалистамиаппарата управленияпри подготовкепроекта документа,делопроизводственнойслужбы – приконтроле качестваподготовкидокумента иего оформленияруководителя– при его подписании.
Например:
Начальникюридическогоотдела
личнаяподпись
М.Л.Левкин
05.03.2004
Написьмах (идокладных)визы располагаютниже реквизита«подпись» налицевой сторонепоследнеголиста копии(второго экземпляра)документа,которая остаётсяв делах организации– автора. Порядоки последовательностьвизированияопределяютсяв каждой конкретнойорганизацииинструкциейпо делопроизводству(по работе сдокументами),правилами,регламентамиили распорядительнымдокументомпервого руководителя.
Печать.Заверениедокументовпечатью организации– особый способих удостоверения,подтвержденияих юридическойсилы. Оттискпечати проставляетсяна документах,удостоверяющихправа должностныхлиц, факты расходаденежных средстви материальныхценностей, намногих организационныхдокументах(положениях,уставах, учредительныхдоговорах,штатных расписанияхи д.р.). В управленческойпрактике организацийпринято составлятьиндивидуальныйсписок документов,на которыхпредоставляетсяпечать, он вводитсяв действиеприказомруководителяили являетсяприложениемк инструкциипо работе сдокументами.Гербовая печать(печать организации)проставляетсяна тех документах,где воспроизведениееё оттискапредусмотреноспециальныминормативнымиактами (например,на трудовыхкнижках), а вуправленческойпрактике – надокументах,удостоверяющихправа должностныхлиц (например,доверенности),подтверждающихрасходованиеденежных средстви материальныхценностей,права юридическихи физическихлиц, на расчётно-платёжныхдокументах,удостоверениях,справках.
Оттискпечати на документахпредоставляетсят.о., чтобы онзахватывалчасть наименованиядолжности иличной подписилица, подписавшегодокумент. Внекоторыхдокументах(трудовой договор,командировочныеудостоверения,пропуска ид.р.) предусматриваетсяспециальноеместо дляпроставленияпечати, обычноотмеченное«М.П.». Не допустимопроставлениепечати на свободномполе документа.
Отметкаоб исполнители.На письмах(др. информационно-справочныхдокументах)должны бытьпоставленыфамилия исполнителяи номер еготелефона. Этотреквизит располагаютна лицевойстороне документапосле подписируководителя,отступив от3-4 интервала.Помимо фамилиивозможно указаниеимени и отчестваисполнителя.
Например:
Трусов
735-8942
или
ТрусовНиколай Степанович
735-8942
Текстписьма. Письмо– самый массовыйвид документов,выполняющихкоммуникативнуюфункцию, ихсоставляютпрактическиво всех случаяхобщения организации– автора документас внешним миром.Независимоот разновидностиписем их текстстроят по схеме:введение(приводятсямотивы составленияписьма, ссылкина события,факты и д.р.);доказательства(содержатобоснованиевопроса, изложенногов письме); заключение(излагаютсявыводы, предполагаютсярешения). Вотдельныхслучаях письмамогут содержатьодну заключительнуючасть текстабез пояснения.
Письмодолжно бытьпосвященоодному вопросу:это упрощаетоперации поего обработкии ускоряетисполнениев той организации,куда оно адресовано.По своему объёмуписьмо не должнопревышать однумашинописнуюстраницу.
К текступисьма предъявляютсятребования:ясность, чёткость,краткостьизложения,т.к. цель составленияи направлениеписем сводится,как правило,к побудительныммотивам. Текстписьма долженсодержатьдостаточнообоснованныеаргументы иполную информацию,позволяющуюадресату принятьрешения поподнятому вписьме вопросу.
В письмане рекомендуетсявключатьрассуждения,повествования,домыслы, лишниедетали илиобщие места,т.к. многословиеи большой объёмдокумента неспособствуютусвоению сути,основногосмысла письма.
Тонписьма в любомслучае долженбыть нейтральным,изложениетекста лаконичным.В письмах неследует проявлятьярко выпаженныйэмоциональныйтон, придаватьим личностныйхарактер, т.к.письмо являетсяофициальнымдокументом,исходит оторганизации,предназначенодля деловогообщения. Служебныеписьма пишутв доброжелательномтоне, обязательновежливой форме.Не допустимопроявлениегрубости, иронии,насмешки, дажев тех случаях,когда речьидёт о принципиальномне согласии.Категорическийотказ иликатегорическоетребованиенеобходимовыразить прямои резко, но вежливо.
Самыеобщие рекомендациипо составлениютекста служебныхписем сводятсяк совету избегатьвычурностислога, оборотовложной вежливости(«не откажитев любезности»,«с глубокимпочтением»).Уважение кадресату, вниманиек затронутымвопросам,заинтересованностьв совместнойработе и т.п.можно выразитьдеепричастнымиоборотами:«тщательнорассмотревВаше предложение…».Нейтральностьтона можетбыть достигнутаиспользованиемдеепричастныхоборотов дляформулировкирешений, которымиследует начинатьфразу: «учитываявысказанныезамечания…».
Убедительностьслужебныхписем достигаетсяза счёт использованияпри их составлениисложившихсяв управленческойпрактике языковыхформулировок,стандартныхоборотов иустоявшихсясловосочетанийтипа «оплатагарантируется…»и т.д. Деловаяпереписка чащевсего имееттиповое содержание,а употреблениестандартныхязыковых формулобеспечиваетточность, выражаяи однозначностьпониманиятекста.
Действенностьписьма будетзависеть отумения составителейаргументироватьсвои просьбы,предложения,претензии,предупрежденияи т.п. точноотобраннымифактами, цифровымиданными. Приэтом письмоне должнопревращатьсяв аналитическийинформационныйобзор, аргументациядолжна бытьлишь достаточнойдля побужденияадресата кпринятиюнеобходимогорешения. Еслиже доказательностьможет бытьдостигнутатолько за счётприведениязначительногоколичествафактического(количественного,цифрового)материала, тоцелесообразнооформить егов виде таблицыв тексте илив качествеприложенияк письму.
Вписьмах-отказахне следуетначинать текстс формулировкисамого отказа,целесообразнеесначала изложитьего причины.В таких письмахуместны формулировки:«издательствоне планирует…»,«фирма не можетобеспечить…»и т.д. После такихконструкцийуместна просьбасообщитьдополнительныефакты (сведения,цифровые данныеи т.п.), основываясьна которыхможно в будущемвернуться крассмотрениювопроса.
В письмахиспользуютсяследующиеформы изложениятекста:
– отпервого лицамножественноголица («просимвыделить…»,«направляемна рецензию…»);
– отпервого лицаединственногочисла («считаюнеобходимым…»,«настаиваюна…»);
– оттретьего лицаединственногочисла («заводгарантирует…»,«институт невозражает…»);
Формаизложениятекста от первоголица единственногочисла уместнав тех случаях,когда письмосоставленона должностномбланке руководителяорганизации(его заместителя)или носитконфиденциальныйхарактер.
Еслиписьмо содержитформы вежливогообращения изаключения,то они должнысоответствоватьдруг другу:«УважаемыйНиколай Егорович!»– в начале, «Суважением,начальникуправления»– в конце письма.Заключительнаяформула вежливостиотделяетсяот текста цифрами2-3 межстрочнымиинтерваламии печатаетсяс абзаца.
Письмав настоящеевремя пересылаютне только попочте, но и сиспользованиемаппаратовфаксимильнойсвязи, компьютерныхсетей (электроннаяпочта). Требованияк оформлениюпри этом неизменяется.
Вблагодарственномписьме выражаетсяблагодарностьза выполнениекакого-либорода деятельности.
Письмо-приглашениепишется, когдаорганизацияхочет пригласитьдругую организациюна какое-либоторжество илимероприятие.В данном деловомписьме указываетсявремя, местои дата проведениямероприятия.
ОАО«Пром»
Директору
ОАО«АСТРОН»
П.И.Иванову
444567, г.Самара
440056, г.Пенза
ул.Кирова, 12
ул.Попова, 11
тел(095) 22 36 15
от28.03.2002 № 1-78
на №__178 от 25.03.2002
УважаемыйПетр Иванович!
Мыполучили Вашеприглашениена конференциюпо обсуждениюновой линиипо производствуоборудования,за которое мыВам признательны.
Мы радыприсутствоватьна этом мероприятии.
С наилучшимипожеланиями.
Генеральныйдиректор
Н.Н.Лядов
КотоваТатьяна Александровна
(095) 22 36 55
ОАО«АСТРОН»
Директору
ОАО«Пром»
Н.Н.Лядову
440056, г.Пенза
444567, г.Самара
ул.Попова, 11
ул.Кирова, 12
тел(085) 22 36 10
факс(085) 22 30 20
от25.03.2004 № 178
на № от ________-
О приглашениина конференцию
УважаемыйНиколай Николаевич!
2 апреля2004 года в 12 часовв актовом заленашего предприятиясостоитсяобсуждениепроекта новойлинии производстваоборудованиядля пищевойпромышленности.
УчитываяВаш большойвклад в развитиетехническогопрогресса впромышленности,направляемВам проект ипросим принятьучастие в егообсуждении.
Мыбудем рады Васвидеть, получениепросим подтвердить
Приложение:Проект линиина 35 л. в 2. экз.
С уважением.
Генеральныйдиректор
П.И.Иванов
КорольТатьяна Александровна
(095) 22 36 55
Служебныеписьма
Письмо– самый распространённыйспособ обменаинформацией,оно объединяетогромную группусамых различныхпо содержаниюдокументов,выделяемыхпо способупередачи текста(по почте).
Письмасоставляютбольшую частьвходящих иисходящихдокументовлюбой организациии имеют множестворазновидностей:сопроводительные,информационные,гарантийные,рекламные,претензионные,арбитражные,письма-подтверждения,письма-напоминания,письма-извещения,письма-просьбы,письма-уведомленияи т.д.
Письмомвыражают поздравлениепожелание,приветствиев торжественныхслучаях. Письманаправляютсяв знак проявленияучастия и выражениясоболезнованияв драматическихи трагическихситуациях.
Письмооформляют наспециальнопредназначенномдля этого видадокументовбланке форматаА4 (210х297 мм); еслитекст не превышаетсеми строквозможноиспользованияформата А5 (148х210мм).
Бланкписьма включаетназвание вышестоящейорганизации,полное и сокращённоеназвание даннойорганизации,код организациипо ОКПО. Далееразмещаютпочтовый ителеграфныйадреса, номерасправочноготелефона, факса.Эти реквизитыпредставляютсобой блоксправочнойинформацииоб организации– авторе документа,поэтому онимогут бытьдополненыномером счётав банке, адресомэлектроннойпочты и другимисведениями.
В бланкепредусмотреноместо дляпроставленияномера и датыписьма (при егорегистрации),а также номераи даты входящегописьма, местодля заголовкатексту и дляадресата.Инициативныеписьма организации-автораимеют одинномер (индекс)и дату. В ответныхписьмах принятодавать, крометого, ёще ссылкуна номер и датутого письма,на котороеотвечают.
Письмамогут бытьсоставленына так называемыхобластныхбланках, гдепосле названияорганизацииуказываетсядолжностьруководителя.
Датойдокументаявляется датойего подписания.Установленытри способаоформлениядаты. Даты,содержащиесяв тексте документа,даты согласования,визирования,утверждения,заверения,подписания,регистрацииоформляютсяцифровым способом– две пары арабскихцифр в последовательности:день месяца,месяц; четыреарабских цифры– год.
Например:01.03.04.
Допускаетсясловесно-цифровойспособ оформлениядаты.
Например:1 марта 2004 г.
Возможнооформлениедаты в следующейпоследовательностирасположениецифр: год, месяц,день месяца.
Например:2004.03.01
Этотспособ оформлениядаты закреплёнв стандартыISO (Международнойорганизациипо стандартизации).
Существуютнесколькоспособов адресования.При направленииписем в адресорганизациифамилия егоруководителяможет бытькорреспондентуне известно.В таком случаенаименованиеучрежденияпишется вименительномпадеже и адресованиеоформляютсяследующимобразом:
Министерствотруда РФ
Принаправленииписем конкретномудолжностномулицу названиеорганизацииуказываетсяв именительномпадеже, а должностьи фамилия адресата– в дательном.
Например:
Министерствовысшего
ипрофессиональногообразованияРФ
Управлениеделами
Заместителюначальника
ЯлимовуН.П.
Приадресованиидокументафизическомулицу в реквизите«адресат»вначале указываютинициалы ифамилию получателя,затем почтовыйадрес. Почтовыйадрес указываетсяна документев соответствиис действующимипочтовымиправилами.
Например:
П.Р.Кореву
ул.Парковая, д.17,кв.34
Иваново,153043
Письмане должны содержатьболее четырёхадресов. Слово«копия» передвторым и следующимиадресатамине проставляются.
Почтовыйадрес можетуказыватьсятолько на конверте.
Заголовокк тексту составляетсяво всех случаях,когда документоформлен набумаге форматаА4. Если письмо(как и все другиеинформационныедокументы)подготовленына формате А5,то заголовокможно опустить.Заголовокдолжен в краткойформе выражатьосновное содержаниедокумента.Наличие заголовкапомогает быстроопределитьстепень информативностидокумента, еговажность илисрочность,помогаеториентироватьсяв содержаниидокумента приего получении,рассмотрении.
Заголовокдолжен бытькратким точнопередаватьсмысл текста,он должен бытьграмматическисогласованс названиемвида документа.
Например:
Докладнаязаписка (о чём?)об измененииштатного расписания.
Письмо(о чём?) об условияхнайма на работуиностраннойрабочей силы.
Справка(о чём?) о подготовкеотчёта.
Подпись.Обычно правоподписи писемявляется компетенциейруководителяорганизацииили его заместителейв соответствиис распределениемих обязанностей,установленнымправовым актом(уставом, положениемоб организации,приказом ораспределенииобязанностейи др.) т.к. письмаоформляют набланке, то вреквизит «подпись»входит наименованиедолжностируководителя(без названияорганизации),личная подпись,инициалы ифамилия.
Например:
Генеральныйдиректор
личнаяподпись
А.Д.Лукьянов
Письма,содержащиефинансовыеобязательства,подписываютнесколькодолжностныхлиц однойорганизации,их подписирасполагаютодну под другойв порядке,соответствующемстепени значимостизанимаемыхими должностей.
Например:
Генеральныйдиректор
Генеральныйбухгалтер
личнаяподпись
личнаяподпись
А.Д.Лукьянов
Л.Д.Жукова
Недопустимооформлениеподписи сисправлениями.
Оформлениеписем (так же,как и внешнихи внутреннихдокладных)часто предусматриваетвизирование.Виза подтверждаетсогласие одногоили несколькихдолжностныхлиц с проектомдокумента.
Привизированиидокументакроме личнойподписи указываютеё расшифровкуи дату, а принеобходимостив состав визывключают такженаименованиедолжности.Второй вариантоформлениявизы являетсяболее рациональным,т.к. это повышаеткультуру оформлениядокумента, еговнешний вид.Кроме того,это облегчаетработу с документомв процессе егосозданияспециалистамиаппарата управленияпри подготовкепроекта документа,делопроизводственнойслужбы – приконтроле качестваподготовкидокумента иего оформленияруководителя– при его подписании.
Например:
Начальникюридическогоотдела
личнаяподпись
М.Л.Левкин
05.03.2004
Написьмах (идокладных)визы располагаютниже реквизита«подпись» налицевой сторонепоследнеголиста копии(второго экземпляра)документа,которая остаётсяв делах организации– автора. Порядоки последовательностьвизированияопределяютсяв каждой конкретнойорганизацииинструкциейпо делопроизводству(по работе сдокументами),правилами,регламентамиили распорядительнымдокументомпервого руководителя.
Печать.Заверениедокументовпечатью организации– особый способих удостоверения,подтвержденияих юридическойсилы. Оттискпечати проставляетсяна документах,удостоверяющихправа должностныхлиц, факты расходаденежных средстви материальныхценностей, намногих организационныхдокументах(положениях,уставах, учредительныхдоговорах,штатных расписанияхи д.р.). В управленческойпрактике организацийпринято составлятьиндивидуальныйсписок документов,на которыхпредоставляетсяпечать, он вводитсяв действиеприказомруководителяили являетсяприложениемк инструкциипо работе сдокументами.Гербовая печать(печать организации)проставляетсяна тех документах,где воспроизведениееё оттискапредусмотреноспециальныминормативнымиактами (например,на трудовыхкнижках), а вуправленческойпрактике – надокументах,удостоверяющихправа должностныхлиц (например,доверенности),подтверждающихрасходованиеденежных средстви материальныхценностей,права юридическихи физическихлиц, на расчётно-платёжныхдокументах,удостоверениях,справках.
Оттискпечати на документахпредоставляетсят.о., чтобы онзахватывалчасть наименованиядолжности иличной подписилица, подписавшегодокумент. Внекоторыхдокументах(трудовой договор,командировочныеудостоверения,пропуска ид.р.) предусматриваетсяспециальноеместо дляпроставленияпечати, обычноотмеченное«М.П.». Не допустимопроставлениепечати на свободномполе документа.
Отметкаоб исполнители.На письмах(др. информационно-справочныхдокументах)должны бытьпоставленыфамилия исполнителяи номер еготелефона. Этотреквизит располагаютна лицевойстороне документапосле подписируководителя,отступив от3-4 интервала.Помимо фамилиивозможно указаниеимени и отчестваисполнителя.
Например:
Трусов
735-8942
или
ТрусовНиколай Степанович
735-8942
Текстписьма. Письмо– самый массовыйвид документов,выполняющихкоммуникативнуюфункцию, ихсоставляютпрактическиво всех случаяхобщения организации– автора документас внешним миром.Независимоот разновидностиписем их текстстроят по схеме:введение(приводятсямотивы составленияписьма, ссылкина события,факты и д.р.);доказательства(содержатобоснованиевопроса, изложенногов письме); заключение(излагаютсявыводы, предполагаютсярешения). Вотдельныхслучаях письмамогут содержатьодну заключительнуючасть текстабез пояснения.
Письмодолжно бытьпосвященоодному вопросу:это упрощаетоперации поего обработкии ускоряетисполнениев той организации,куда оно адресовано.По своему объёмуписьмо не должнопревышать однумашинописнуюстраницу.
К текступисьма предъявляютсятребования:ясность, чёткость,краткостьизложения,т.к. цель составленияи направлениеписем сводится,как правило,к побудительныммотивам. Текстписьма долженсодержатьдостаточнообоснованныеаргументы иполную информацию,позволяющуюадресату принятьрешения поподнятому вписьме вопросу.
В письмане рекомендуетсявключатьрассуждения,повествования,домыслы, лишниедетали илиобщие места,т.к. многословиеи большой объёмдокумента неспособствуютусвоению сути,основногосмысла письма.
Тонписьма в любомслучае долженбыть нейтральным,изложениетекста лаконичным.В письмах неследует проявлятьярко выпаженныйэмоциональныйтон, придаватьим личностныйхарактер, т.к.письмо являетсяофициальнымдокументом,исходит оторганизации,предназначенодля деловогообщения. Служебныеписьма пишутв доброжелательномтоне, обязательновежливой форме.Не допустимопроявлениегрубости, иронии,насмешки, дажев тех случаях,когда речьидёт о принципиальномне согласии.Категорическийотказ иликатегорическоетребованиенеобходимовыразить прямои резко, но вежливо.
Самыеобщие рекомендациипо составлениютекста служебныхписем сводятсяк совету избегатьвычурностислога, оборотовложной вежливости(«не откажитев любезности»,«с глубокимпочтением»).Уважение кадресату, вниманиек затронутымвопросам,заинтересованностьв совместнойработе и т.п.можно выразитьдеепричастнымиоборотами:«тщательнорассмотревВаше предложение…».Нейтральностьтона можетбыть достигнутаиспользованиемдеепричастныхоборотов дляформулировкирешений, которымиследует начинатьфразу: «учитываявысказанныезамечания…».
Убедительностьслужебныхписем достигаетсяза счёт использованияпри их составлениисложившихсяв управленческойпрактике языковыхформулировок,стандартныхоборотов иустоявшихсясловосочетанийтипа «оплатагарантируется…»и т.д. Деловаяпереписка чащевсего имееттиповое содержание,а употреблениестандартныхязыковых формулобеспечиваетточность, выражаяи однозначностьпониманиятекста.
Действенностьписьма будетзависеть отумения составителейаргументироватьсвои просьбы,предложения,претензии,предупрежденияи т.п. точноотобраннымифактами, цифровымиданными. Приэтом письмоне должнопревращатьсяв аналитическийинформационныйобзор, аргументациядолжна бытьлишь достаточнойдля побужденияадресата кпринятиюнеобходимогорешения. Еслиже доказательностьможет бытьдостигнутатолько за счётприведениязначительногоколичествафактического(количественного,цифрового)материала, тоцелесообразнооформить егов виде таблицыв тексте илив качествеприложенияк письму.
Вписьмах-отказахне следуетначинать текстс формулировкисамого отказа,целесообразнеесначала изложитьего причины.В таких письмахуместны формулировки:«издательствоне планирует…»,«фирма не можетобеспечить…»и т.д. После такихконструкцийуместна просьбасообщитьдополнительныефакты (сведения,цифровые данныеи т.п.), основываясьна которыхможно в будущемвернуться крассмотрениювопроса.
В письмахиспользуютсяследующиеформы изложениятекста:
– отпервого лицамножественноголица («просимвыделить…»,«направляемна рецензию…»);
– отпервого лицаединственногочисла («считаюнеобходимым…»,«настаиваюна…»);
– оттретьего лицаединственногочисла («заводгарантирует…»,«институт невозражает…»);
Формаизложениятекста от первоголица единственногочисла уместнав тех случаях,когда письмосоставленона должностномбланке руководителяорганизации(его заместителя)или носитконфиденциальныйхарактер.
Еслиписьмо содержитформы вежливогообращения изаключения,то они должнысоответствоватьдруг другу:«УважаемыйНиколай Егорович!»– в начале, «Суважением,начальникуправления»– в конце письма.Заключительнаяформула вежливостиотделяетсяот текста цифрами2-3 межстрочнымиинтерваламии печатаетсяс абзаца.
Письмав настоящеевремя пересылаютне только попочте, но и сиспользованиемаппаратовфаксимильнойсвязи, компьютерныхсетей (электроннаяпочта). Требованияк оформлениюпри этом неизменяется.
Письмо-приглашение
Пишетсяв том случае,когда организацияхочет пригласитьдругую организациюна какое- либоторжество илимероприятие.В данном деловомписьме указываетсявремя, местои дата проведениямероприятия.
ОАО«АСТРОН»
Директору
ОАО«Пром»
Н.Н.Лядову
440056, г.Пенза
444567, г.Самара
ул.Попова, 11
ул.Кирова, 12
тел(085) 22 36 10
факс(085) 22 30 20
от25.03.2004 № 178
на № от ________-
О приглашениина конференцию
УважаемыйНиколай Николаевич!
2апреля 2004 годав 12 часов в актовомзале нашегопредприятиясостоитсяобсуждениепроекта новойлинии производстваоборудованиядля пищевойпромышленности.
УчитываяВаш большойвклад в развитиетехническогопрогресса впромышленности,направляемВам проект ипросим принятьучастие в егообсуждении.
Мы будемрады Вас видеть,получениепросим подтвердить
Приложение:Проект линиина 35 л. в 2. экз.
С уважением.
Генеральныйдиректор
П.И.Иванов
КорольТатьяна Александровна
(095) 22 36 55
Приказ– правовой акт,издаваемыйруководителеморгана управления,действующимна основеединоначалия,для разрешенияи основных, иоперативныхзадач егодеятельности.
Приказпо основнойдеятельностипредприятияили организацииявляется нормативнымдокументом(локальнымнормативнымактом), обязательнымдля исполнениявсеми работниками.
Приказомпо основнойдеятельностиоформляютсявсе решенияруководителя,связанные сорганизациейработы предприятияструктурныхподразделений,планированием,отчётностью,финансированием,оперативнымуправлениеми другиминаправлениямитекущей деятельности.Такие приказыназываютсяинициативными.
Приказыиздаются также,когда требуетсядовести досведения работниковпредприятиязаконодательные,нормативныедокументы ирешения, принятыевышестоящимиорганами властии управления,организоватьих конкретное исполнениеили обеспечитьсоблюдениетребованийэтих документовв текущейдеятельностипредприятия.Эти приказыотносятся ккатегорииизданных «воисполнение».
Приказыдолжны строгосоответствоватьдействующемузаконодательству.Процесс ихподготовкиможно разделитьна четыре этапа:
1 –изучениедействующихзаконодательных,нормативныхактов и методическихдокументов,в соответствии,с которымистроится иреализуетсяданное направлениедеятельностипредприятияили организации;
2 –выявление ранееизданных, поэтомуили подобнымвопросам приказовили другихраспорядительныхдокументовданного предприятия,анализ причиних не исполненияили особенностейвыполнения;
3 –составленияпроекта документа,точное определениецели его издания,установлениеконкретныхсроков и исполнителей,чёткое формулированиераспорядительныхдействий;
4– оформлениепроекта приказа,его визирование,согласованиеи подписание.
Работына третьем ичетвёртомэтапах подготовкиприказа проводятсяпрактическиодновременно.
Проектприказа поосновной деятельностиобычно готовитсяструктурнымподразделением,конкретнымспециалистомили секретарём-референтомпо поручениюруководителя.
Составителипроводят обязательноесогласованиепроекта с указаннымив документеисполнителями,лицом, на котороевозлагаетсяконтроль заисполнениемприказа в целом,и юрисконсулом.Проекты приказовпо вопросамфинансовойдеятельностипредприятиясогласовываютсяс бухгалтериейили финансовойслужбой.
Согласованиепроекта приказас другимипредприятиямиили организациямипроводитсяв случае необходимости.
Приказпо основнойдеятельностиоформляетсяна общем бланкеили на чистомлисте бумагеформатом А4 срасположениемреквизитовпо образцуобщего бланка(центрованныйили флаговыйспособ). Еслиприказы издаютсячаще 200 раз в год,то экономическицелесообразноотпечататьспециальныйбланк приказа.
Втиповой формулярприказа поосновной деятельностивходят следующиереквизиты:
наименованиеорганизации– автора (дляучрежденийи организацийв случае прямогоподчиненияуказываетсянаименованийвышестоящихорганизацийсокращенное,а при его отсутствии– полное);
названиевида документа(ПРИКАЗ);
дата;
рег.номер;
местосоставлениеили издания;
заголовокк тексту;
текст;
подпись;
визыили гриф согласования.
Названиевида документа(ПРИКАЗ)оформляетсяпрописнымибуквами через2 межстрочныхинтервала ниженаименованияорганизации– автора отграницы левогополя или впечатываетсяв общий бланкцентрованнымспособом, а набланке приказа,напечатанногозаранее типографическимспособом, какправило, центровано.
Датаоформляетсяцифровым способом(10.03.04) и располагаетсячерез два межстрочныхинтервала ниженазвания видадокумента илинад специальнойограничительнойлинией в бланке.Дата составленияприказа являетсяодновременнодатой его подписанияи вступленияв силу (есливремя вступленияв силу специальноне оговариваетсяв тексте). Руководительв момент подписанияприказа долженпроставитьеё своей рукой.Допускаетсябуквенно-цифровойспособ её оформления(10 марта 2004 г.), прикотором месяци год могутбыть напечатанызаранее (безкавычек).
Регистрационныйномерприказ по основнойдеятельностиоформляетсяна той же строке,что и дата, надспециальнойограничительнойлинией на бланкеили в пределахплощади, отведённойдля даты и номерав заголовочнойчасти документа.Рег. номерпредставляетсобой валовыйпорядковыйномер приказав пределахкалендарногогода (№ 25; № 30).
Местосоставленияи изданияприказа оформляетсячерез 2 межстрочныхинтервала нижедаты и номераот границылевого поляпри угловомрасположенииреквизитов,а при продольном– в центре строки.В общем бланкеприказа этотреквизитизготавливаетсязаранее типографическимспособом, какправило, центровано.Этот реквизитсодержит названиенаселённогопункта, гдепредприятиеили организацияимеет зарегистрированныйюридическийадрес. Сокращения,применяемыепри обозначениигеографическихназваний, должнысоответствоватьпочтовым правиламМинистерствасвязи РоссийскойФедерации.
Например:
г. БелёвТульской обл.
г. Рязань
с. ВятскоеПрохоровскогор-на Курскойобл.
ПриобозначенииМосквы и Санкт-Петербургасокращение«г.» («город»)не употребляется.
Заголовокк текстуоформляетсяв левом верхнемуглу через 2-3межстрочныхинтервала нижереквизита«место составленияили издания»от границылевого поляили печатаетсяна бланке впределах площадиобозначеннойограничительнымиуголками. Заголовокдолжен краткоотражать содержаниедокумента, бытьмаксимальноточным и ёмким.Он начинаетсяс предлога «о»,отвечает навопрос «о чём?»,формулируетсяс помощьюотлагательногосуществительного(«О создании…»,«Об утверждении…»)и может состоять,как правило,из 3-5 строк, напечатанныхчерез одининтервал. Необходимопомнить, чтозаголовокприказа служитне только целямего регистрациии поиска. Оноблегчаетвосприятиетекста приказа,может настраиватьна его исполнение,влияет наформированиеотношенияподчинённыхк распорядительнойдеятельностируководителя,поэтому надовсегда следоватьправилу: сначаласоставляется,редактируется,«шлифуется»текст, а лишьзатем к нему формулируетсязаголовок.
Текстприказа поосновной деятельностисостоит обычноиз 2 частей –констатирующейи распорядительной.В констатирующейчасти содержитсяобоснованиепричин, целейи задач изданияприказа, необходимостисовершенияраспорядительныхдействий.
Винициативномприказе констатирующаячасть текстаобычно начинаетсяс предлога«Для…»или со сложныхотымённыхпредлогов «Всвязи…»,«С целью»,которые облегчаютформулированиетекста и являютсятиповой егочастью. Например:
«Дляорганизацииподготовкик открытиюфилиала…»;
«Сцелью привлечениядополнительныхсредств…»;
«Всвязи с перераспределениемфункциональныхобязанностейспециалистовкоммерческогоотдела…».
Следуетпомнить, чтопредлог «Вцелях…»до сих пор считаетсяне соответствующимнормам деловогостиля русскоголитературногоязыка.
Еслираспорядительныедействия нуждаютсяв подобномобосновании,то констатирующаячасть текстаинициативногоприказа содержитизложениефактов, оценок,причин и обстоятельств,сформулированныхи расположенныхпо степени ихзначимости,и завершаетсяконструкциейс теми же предлогами«Для…»,«В связи…»,«С целью…»и т. п.
Оборот«Наоснованиивышеизложенного…»является архаичными также несоответствуетнормам современнойделовой речи.
Вприказе, изданном«во исполнение»,констатирующаячасть начинаетсяс предлогов«Всоответствии…»,«Наосновании…»,«В связи…»,«Воисполнение…»,содержит названиевида документа,наименованиеорганизации-автора,дату, рег. номер,полный заголовокк тексту документа,во исполнениекоторого издаётсяданный приказ.Для формулированиятекста используетсястандартнаяречевая модель.Например:
«Всоответствиис ПостановлениемПравительстваРоссийскойФедерации от10.03.04 № 870 «О повышениитарифной ставки(окладов) первогоразряда Единойтарифной сеткипо оплате трудаработниковбюджетнойсферы…»;
«ВоисполненииПостановленияПравительстваМосквы от 20.02.04 №838 «О дотациижурнала «МояМосква»…».
Завершаетсяконстатирующаячасть словом«ПРИКАЗЫВАЮ:»,которое оформляетсяна отдельнойстроке от границылевого поляпрописнымибуквами (безразрядки) изаканчиваетсядвоеточием.
Распорядительнаячасть текстасоставляетсяпо пунктам,каждый из которыхнумеруетсяарабскимицифрами и начинаетсяс красной строки.
Еслив приказеустанавливаютсяправовые нормы(правила), регулирующиеосновную деятельностьпредприятияи рассчитанныена применениев течение длительноговремени (нормативныепункты), то ониформулируютсяпо примернойречевой модели:что (с)делать – с какогосрока (или накакой срок).Например:
«Утвердитьштатное расписаниекоммерческогоотдела на IIIквартал 2003 года»,
«Внестис 01 июня 2003 г. следующиеизменения вположение оперсоналепредприятия:»
Еслив приказе даютсяпорученияисполнителям(конкретнымдолжностнымлицам, структурнымподразделениямили их руководителям),то в каждомпункте необходимоуказать ихфамилии илинаименования,чётко сформулироватьпредписываемоедействие иуказать срокисполнения.Такие поручительскиепункты формулируютсяпо примернойречевой модели:кому– что сделать– когда (к какомусроку).Например:
«КоммерческомудиректоруВасильеву С.Ф. разработатьположение оботделе маркетингак 15.03.04.»;
«Управлениюкадров организоватьповышениеквалификациитехническогоперсоналапредприятияв июне 2004 г.» или
«Управлениюкадров (ТюминаИ. В.) организоватьтехническуюучёбу специалистовпо эксплуатациизданий с 10 по12 июня 2004 г.»
Вслучае необходимостируководительпредприятияили организацииделегируетсвоё правоконтроля заисполнениемприказа конкретномудолжностномулицу. Тогдаспециальныйпункт о контролеисполненияоформляетсяв распорядительнойчасти текстапоследним истроится пообразцу:
«Контрольза исполнениемприказа возложитьна коммерческогодиректораСимонова А. К.»
Архаичныеобороты типа:«Контрольза исполнениемприказа оставляюза собой»при формулированиипункта о контролене допускаются.
Подписьоформляетсячерез 3-4 межстрочныхинтервала нижетекста от границылевого поляи включаетнаименованиедолжности лица,подписывающегоприказ (сокращённое,т. к. наименованиепредприятияили организации– автора указанов заголовочнойчасти), личнуюподпись еёрасшифровку.Расшифровкаподписи печатаетсяот 6-го положениятабуляторабез скобокстрочнымибуквами (кромезаглавных) науровне последнейстроки наименованиядолжности.Инициалы располагаютперед фамилией,пробел междуинициаламии фамилией неделаются. Личнаяподпись руководителяпроставляетсяна первом экземпляреприказа.
Визаили грифысогласованияоформляютсядо подписанияприказа напервом экземпляреего проектана лицевойстороне последнеголиста через3-4 межстрочныхинтервала нижеподписи. Есливиз и грифовнесколько, тоони располагаютсядвумя рядамиот 0-го и 4-го положениятабулятора.В состав визывходит личнаяподпись визирующего,её расшифровкаи дата. В случаенеобходимостиуказываетсянаименованиедолжности.Например:
(личнаяподпись) И.П.Васильев
11.03.04
Юрисконсульт
(личнаяподпись) И.Г.Зверев
12.03.04
Грифысогласованияоформляютсяпо образцу:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель
начальника
Государственной
налоговойинспекции №33
(личнаяподпись) И.О.Волков
17.03.04
СОГЛАСОВАНО
ДиректорДепартамента
инженерногообеспечения
ПравительстваМосквы
(личнаяподпись) П.С.Павлов
18.03.04
Закрытоеакционерноеобщество
«Технопромэкспорт»
ПРИКАЗ
22.03.04№ 131
Москва
[Осоздании договорно-
правовогоуправления]
Дляулучшенияправовогообеспечениядеятельности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1Создать договорно-правовоеуправлениеакционерногообщества«Технопромэкспорт».
2Утвердитьструктуру иштатную численностьГлавногодоговорно-правовогоуправленияна IIIквартал 2004 г.
3 НачальникуУправленияпо персоналуАкимову А. Т.организоватьподбор и комплектованиеуправлениякадрами наконтрактнойоснове.
Председательправления
личнаяподпись Б.М.Петров
СОГЛАСОВАНО
Юрисконсульт
Протоколзаседания
Правления
17.03.04 № 3
(личнаяподпись) Т.С.Шохин
18.03.04
Заместительпредседателя
правления
(личнаяподпись) О.В.Степанов
18.03.04
НачальникУправления
поперсоналу
(личнаяподпись) В.Т.Акимов
19.03.04
Протокол– документ,фиксирующийход заседанияи порядок принятиярешений коллегиальныморганом.
Обязательномупротоколированиюподлежат заседанияпостояннодействующихколлегиальныхорганов властии управления(местных представительныхорганов, общихсобраний учредителей,акционеров,заседанийправлений,советов директоров,коллегий министерстви ведомств,комиссий и др.)и разовые илипериодическисозываемыесобрания, собрания,конференции,совещания.
Поспособу фиксированияинформациии степени полнотызаписи текстапротоколыподразделяютсяна краткие иполные. Полныепротоколы могутбыть подробнымитекстовыми,стенографическимии фонографическими.
Краткийпротокол фиксируетфамилии докладчиков,выступавших,темы докладови выступлений,принятые решения.
Полныйпротокол содержитзапись всехвыступленийпо ходу заседания.
Протоколведется вовремя заседанияспециальновыбранным илиназначеннымлицом или секретаремданного коллегиальногооргана по должности.
Секретарьзаседания приоформлениипротоколаиспользуетзаранее составленныедокументы,отражающиепроцесс подготовкизаседания –повестку дня,списки приглашенных,списки членовколлегиальногооргана, текстыдокладов ивыступлений,проекты решенийи др.
Составляемыйна заседаниичерновик протоколадолжен батьуточнен, сверенсо стенограммойили фонограммой(если они есть),отредактировани оформлен непозднее 5 днейсо дня заседания.
Протоколоформляетсяна общем бланкепредприятия, учреждения,организацииили на чистомлисте форматом А4 с расположениемреквизитовпо образцуобщего бланка.
В типовойформуляр протоколавходят следующиереквизиты:наименованияорганизации,наименованиявида документа(ПРОТОКОЛ), дата,регистрационныйномер, местосоставленияили издания,заголовок,текст, подписи.
В протоколахоперативныхсобраний, совещаний,заседаний,заседаниеоформленияначинаетсяс наименованияструктурногоподразделения.
Названиевида документа(ПРОТОКОЛ)оформляетсяпри угловомрасположенииреквизитовот границылевого полячерез 2 межстрочныхинтервала ниженаименованияорганизации,а при продольномрасположенииреквизитови в общем бланке– центрованнымспособом.
Датаоформляетсяцифровым способом(12. 10. 95.) и располагается через 2 межстрочныхинтервала ниженазвания видадокумента илинад специальнойограничительнойлинией в бланке.Дата протоколаявляется датойзаседания, ане подписание и окончательногооформлениядокумента. Еслизаседаниеколлегиальногооргана продолжалосьнесколько дней,то в протоколеуказывают датуего начала идату окончания.Например: 20 –22. 10.95; 20.12. 95 –23.12. 95, а в протоколахобщих собранийакционеров– буквенно-цифровымспособом: 20-21апреля 1996 г.
Регистрационныйномер протоколаоформляетсяна той же строке,что и дата заседания,и являетсяпорядковымномера заседанияв пределахкалендарногогода или срокаполномочийколлегиальногооргана (№ 1, № 12 ит.п.).
Заголовокпротоколасодержит краткуюформулировкув родительномпадеже видазаседания,согласуетсяс названиемколлегиальногооргана и начинаетсяс прописнойбуквы.
Например:
Собраниеучредителей
Общегособрания акционеров
Заголовокоформляетсяв верхнем левомуглу через 2-3межстрочныхинтервала нижереквизита«место составленияили издания»от границылевого поляили на площади,отмеченнойв бланке ограничительнымиуголками, и припродольноми при угловомрасположенияреквизитабланка.
Текстпротоколасостоит из двухчастей – вводнойи основной.
Вводнаячасть текстастрого формализована.В ней оформляетсясведения осоставе присутствующихна заседаниии повестка дня(список вопросов,вынесенныхна обсуждения).
Составприсутствующихоформляетсячерез 2 межстрочныхинтервала нижезаголовка отграницы левогополя и начинаетсяс указанияпредседателяи секретарязаседания.Фамилии председателяи секретаряоформляетсяпосле тире.Инициалы следуютза фамилией.Например:
Председатель– Марков С.В.
Секретарь– Петрова А.И.
Припроведенииобщих собранийакционерныхобществ большойинтерес представляетвозможностьприглашениянезависимогоквалифицированногоспециалиста (обычно из фирмы– реестодержателя)на роль ведущегособрания. Вэтом случаеего фамилия,инициалы иполное наименованиедолжностиуказываютсяниже фамилийпредседателяи секретаряот границылевого поля:
Ведущий– главный менеджер финансово – инвестиционной компании «ФиН» Осипов В.Т.
Фамилиии инициалыприсутствующихна заседаниипостоянныхчленов коллегиальныхорганов (избранныхили входящихв состав коллегиипо должности)перечисляютсяпо алфавитуфамилий безнаименованиядолжности послеслова «Присутствовали:»,которое оформляетсячерез 2 межстрочныхинтервала отграницы левогои заканчиваетсядвоеточием.
Например:
Присутствовали:Борисов А.М., ВиноградовВ.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М.
Фамилияприсутствующихоформляетсяна всей ширинестроки черезодин межстрочныйинтервал.
Еслив состав членовколлегиальногооргана входитболее 15 человек,то составприсутствующихуказываетсяколичественно,а по фамильныйсписок прилагаетсяк протоколу,о чем делаетсяпометка. Например:
Присутствовали:20 человек (списокприлагается).
Фамилиии инициалыприсутствующихна заседанииприглашенныхдолжностныхлиц, которыене являютсячленами коллегиальногооргана, перечисляютсяпосле слова«Приглашенные:».Оно оформляетсяот границылевого полячерез 2 межстрочныхинтервала нижеслова «Присутствовали:»и заканчиваетсядвоеточием.Приглашенныеперечисляютсяс указаниемполной должности,т.е. в неё входитполное илисокращенноенаименованиепредприятия или организации,по алфавитуфамилий. Этачасть составаприсутствующихтакже оформляетсяна всей ширинестроки черезодин межстрочныйинтервал. Например:
Приглашенные:куратор школьного муниципальногоокруга « Таганка»Агеева Н.О., заместительдиректора ДепартаментаобразованияПравительстваМосквы КозинаЛ.П., проректорРГГУ ТимофеевЮ.А.
Вкратких протоколахпредседателя,секретаря иприглашенныхдопускаетсяне указывать.
Переченьвопросов, вынесенныхна обсуждениеи решениеколлегиальнымиорганами, оформляетсяпосле слова«Повесткадня:», которыерасполагаютсяот границылевого полячерез 2-3 межстрочныхинтервала нижесостава присутствующихи заканчиваетсядвоеточием.
Каждыйвопрос формулируетсяс предлога «о»,отвечает навопрос «о чем?»и содержитуказание должности,фамилии и инициалыдокладчика.
Вопросынумеруютсяарабскимицифрами, располагаютсяв повестке дняпо степени ихзначимостиили в соответствиис предполагаемымвременем обсужденияи оформляетсяс красной строки(от 1-го положениятабулятора).Например:
Повесткадня:
1.Об итогах финансово-хозяйственнойдеятельностиза 2 квартала1993г.
ДокладкоммерческогодиректораИванкина Е.С.
2.О созданииюридическогоотдела предприятия.
ДокладзаместителяпредседателяправленияСмолина А.Г.
Пунктыповестки днядолжны бытьсформулированычетко и конкретно.Формулировку«Разное» вповестку днявключать нерекомендуется,а в повесткедня общегособрания акционеровона не допускается.
Внекоторыхслучаях повесткадня, состоящаяиз многих вопросовс указаниемвремени ихобсуждения,оформленная как самостоятельныйдокумент иразосланнаязаранее участникамзаседания, втексте протоколане включается.Перед основнойчастью текстаделается отметка:«Повесткадня прилагается».
Основнаячасть протоколастроится всоответствиис пунктамиповестки дняпо разделам.Каждый раздел,отражая ходзаседания,состоит из трехчастей:СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ(РЕШИЛИ).
Слово«СЛУШАЛИ»нумеруетсяв соответствиис номером пунктаповестки дня,оформляетсяот границылевого поляпрописнымибуквами изаканчиваетсядвоеточием.С красной строкиоформляетсяв родительномпадеже фамилияи инициалыдокладчика(кого?), ставитсятире и посленего краткоили подробнозаписываетсяот третьеголица единственногочисла или спредлогом «о»содержаниедоклада. В некоторыхслучаях послекратко сформулированнойтемы доклададелается отметка:«Текст докладаприлагается» (после точки).
Слово«ВЫТУПИЛИ»оформляетсяот границылевого поляпрописнымибуквами изаканчиваетсядвоеточием.Фамилия и инициалыкаждого извыступающихоформляютсяс красной строкии пишутся вименительномпадеже (кто?).После тире вформе косвеннойречи записываетсякраткое илиподробноесодержаниявыступления.
Вслучае необходимостипосле фамилиивыступающегоуказываетсяего должность.
Всевопросы к докладчикуи выступившим,а также ответына них записываетсяв порядке поступленияи оформляетсяс красной строки.Фамилии лица,задавшеговопрос, допускаетсяне указывать.Например:
Вопрос:Возможно лиувеличениефонда заработнойплаты в IIIквартале на30%?
Нет,предприятиевынужденоизменить направлениедеятельности,и прибыльсократилась.
Решения,принятые коллегиальнопо каждому изобсуждаемыхвопросов,записываетсяпосле слова«ПОСТАНОВИЛИ(РЕШИЛИ)». Этослово оформляетсяот границылевого поляпрописнымибуквами изаканчиваетсядвоеточием.С красной строкипо пунктамкратко и точноформулируютсяраспорядительныедействия, которыенумеруются в соответствиис номером вопроса в повестке дняи располагаетсяпо степени ихзначимости.
Пункт,устанавливающийправовую норму,формулируетсяпо стандартнойречевой модели:что сделать– с какого илипо какой срок?
Пункт,содержащийпоручение илипредписание,строится поречевым моделям:
поручитькому – что сделать– к какому сроку?
или
чтосделать – ккакому сроку?Ответственный– наименованиедолжности,фамилия и инициалыконкретногоисполнителя.
Например:
РЕШИЛИ:
Внестиизменения вструктуру иштатную численностьпредприятияна 1993г.
УтвердитьПоложение оперсоналепредприятия.
Вручитьначальникуотдела персоналаКирееву С.В.закончитькомплектованияотделов и службкадрами специалистовк 20. 03. 04.
Разработатьформы трудовыхконтрактовдля разныхкатегорийспециалистовк 10 .03. 04. Ответственные– секретарь-референтПетрова И.П.и юрисконсультСидоров К. К.
Вслучае необходимостиуказываютсярезультатыголосованияпо каждомупункту решения:«За» - 10, «против»– 0, «воздержались»– 0 или «Единогласно».
Впротоколахобщих собранийакционеровили учредителейуказываетсятакже количествои процент голосующихакций.
Подписипредседателейи секретарязаседанияоформляютсяна отредактированноми сверенномпротоколе. Онирасполагаютсячерез 2-3 межстрочныхинтервала нижетекста от границылевого поляи разделяютсядвумя интервалами.Расшифровкиподписей печатаютсяот 6-го положениятабуляторабез скобокстрочнымибуквами (кромезаглавных).
Инициалырасполагаютсяперед фамилией,пробел междуинициаламии фамилией неделаются.
Личныеподписи председателяи секретаряоформляютсяна первом экземплярепротокола.Например:
Председатель
Секретарь
личнаяподпись
личнаяподпись
В.А.Морозов
Т.М.Елисеева
Некоторыеразновидностипротоколовподлежат утверждениюпервым руководителемпредприятияили организации,в компетенциюкоторого входитрешение коллегиальнообсужденныхвопросов.
Утверждениеоформляетсягрифом, которыйрасполагаетсяв верхнем правомуглу документаот 5-го положениятабулятораи состоит изслова «УТВЕРЖДАЮ»,сокращенногонаименованиядолжностируководителя(т.к. полноенаименованиеорганизацииили предприятияуказано набланке), личныеподписи, еёрасшифровки и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководительдепартамента
личнаяподпись Л.П.Кезина
05.03.04
Приутверждениипротоколаруководителемвышестоящейеё полноенаименованиевключаетсяв наименованиедолжности.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
РуководительДепартамента
образованияПравительстваМосквы
личнаяподпись Л.П.Кезина
05.03.04
Государственныйкомитет
РоссийскойФедерации
постандартизации,метрологии
исертификации
12.03.04 N 4
Заседаниянаучно-технической
комиссиипо общетехническим
иорганизационно-методическимстандартам
Председатель– ТкаченкоВ.В.
Секретарь– Горелов В.А.
Присутствовали:Алмазов И.А,АнтоновскийИ.П., БалакиревП.С., БурденковК.С.
Приглашённые:заместительдиректораКнижной палатыИванов Р.Н.,начальникотдела методикистандартизацииНИИС СухаревВ.И., начальникотдела системдокументированияВНИИДАД СоколоваА.Н., заместительдиректораГНИЦВОК СуховН.К.
Повесткадня:
1. О проектестандарта«Документацияуправленческая.Протокол».
Докладначальникаотдела методикистандартизацииНИИС СухареваВ.И.
2.О проекте стандарта«Транслитерациярусских словлатинскимибуквами».
ДокладзаместителядиректораКнижной палатыИванова Р.Н.
1.СЛУШАЛИ:
СухареваВ.И. – о проектестандарта«Документацияуправленческая.Протокол».Текст докладаприлагается.
ВЫСТУПИЛИ:
БалакиревП.С. – Формулярпротоколапостроен наоснове единойсхемы (формуляр-образец).Правила оформленияпротоколовбазируетсяна существующейрациональнойпрактикедокументирования.Проект согласованс наиболеекомпетентнымиорганизациями.Предложилутвердитьстандарт иввести его вдействие с 1января 2005
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Утвердитьпроект стандарта«Документацияуправленческая.Протокол» иустановитьсрок введенияв действие –1 января 2005 года.
2.СЛУШАЛИ:
ИвановаР.Н. – о проектестандарта«Транслитерациярусских словлатинскимибуквами».Необходимостьстандартавызвана резкимвозрастаниемобмена информациейс зарубежнымистранами. Изученывсе существующиеспособы транслитерации.Проект стандартасогласовансо всеми заинтересованнымиведомствами.
ВЫСТУПИЛИ:
ПетровЕ.Я. – проектне отражаетсуществующуюпрактикутранслитерациив научной литературе.
ТкаченкоВ.В. – стандартомтрудно пользоватьсяпри передачетелеграмм зарубеж.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1Поручить членунаучно-техническойкомиссии ЕвсеенкоЭ.П. согласоватьпроект с институтомрусского языкаРАН к 08.07.04.
2.2Доработатьпроект стандартаи представитьего на утверждениенаучно-техническойкомиссии к10.07.04. Ответственный– заместительдиректораКнижной палатыИванов Р.Н.
Председатель
Секретарь
личнаяподпись
личнаяподпись
В.В.Ткаченко
В.А.Горелова
В дело13-10
подписьРезун Б.В.
15.03.04
Государственныйкомитет
РоссийскойФедерации
постандартизации,метрологии
исертификации
12.03.04 N 4
Москва
комиссиипо общетехническим
иорганизационно-методическимстандартам
Председатель– ТкаченкоВ.В.
Секретарь– Горелов В.А.
Присутствовали:Алмазов И.А,АнтоновскийИ.П., БалакиревП.С., БурденковК.С.
Приглашённые:заместительдиректораКнижной палатыИванов Р.Н.,начальникотдела методикистандартизацииНИИС СухаревВ.И., начальникотдела системдокументированияВНИИДАД СоколоваА.Н., заместительдиректораГНИЦВОК СуховН.К.
Повесткадня:
2.О проекте стандарта«Транслитерациярусских словлатинскимибуквами».
ДокладзаместителядиректораКнижной палатыИванова Р.Н.
2.СЛУШАЛИ:
ИвановаР.Н. – о проектестандарта«Транслитерациярусских словлатинскимибуквами».Необходимостьстандартавызвана резкимвозрастаниемобмена информациейс зарубежнымистранами. Изученывсе существующиеспособы транслитерации.Проект стандартасогласовансо всеми заинтересованнымиведомствами.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1Поручить членунаучно-техническойкомиссии ЕвсеенкоЭ.П. согласоватьпроект с институтомрусского языкаРАН к 08.07.04.
2.2Доработатьпроект стандартаи представитьего на утверждениенаучно-техническойкомиссии к10.07.04. Ответственный– заместительдиректораКнижной палатыИванов Р.Н.
Председатель
Секретарь
личнаяподпись
личнаяподпись
В.В.Ткаченко
В.А.Горелова
ВЕРНО
Секретарь
личнаяподпись
Б.В.Резун
16.03.04
Деловаякорреспонденциядолжна обязательносоответствоватьтребованиям.
Точность,однозначностьвысказывания.Все слова должныупотреблятьсяв соответствиис их лексическимзначением.
Логичность
Каждоеписьмо представляетсобой:
– изложениесути вопроса;
– речевоедействие;
– заключение.
Грамотность– необходимаячасть любогодокумента
Корректность.Деловая корреспонденцияявляется корректной,если в ней соблюденаэтикетная рамкаи характерендоброжелательныйили нейтральныйтон изложения.
Письмо-благодарность
Вданном видеписьма выражаетсяблагодарностьза выполнениекакого-либорода деятельности.
ОАО«Пром»
Директору
ОАО«АСТРОН»
П.И.Иванову
444567, г.Самара
440056,г. Пенза
ул.Кирова, 12
ул.Попова, 11
тел(095) 22 36 15
от28.03.2002 №1-78
на №__178 от 25.03.2002
УважаемыйПетр Иванович!
Мыполучили Вашеприглашениена конференциюпо обсуждениюновой линиипо производствуоборудования,за которое мыВам признательны.
Мы радыприсутствоватьна этом мероприятии.
С наилучшимипожеланиями.
Генеральныйдиректор
Н.Н.Лядов
КотоваТатьяна Александровна
(095) 22 36 55
Письмо-приглашение
Пишетсяв том случае,когда организацияхочет пригласитьдругую организациюна какое- либоторжество илимероприятие.В данном деловомписьме указываетсявремя, местои дата проведениямероприятия.
ОАО«АСТРОН»
Директору
ОАО«Пром»
Н.Н.Лядову
440056, г.Пенза
444567, г.Самара
ул.Попова, 11
ул.Кирова, 12
тел(085) 22 36 10
факс(085) 22 30 20
от25.03.2004 № 178
на № от ________-
О приглашениина конференцию
УважаемыйНиколай Николаевич!
2апреля 2004 годав 12 часов в актовомзале нашегопредприятиясостоитсяобсуждениепроекта новойлинии производстваоборудованиядля пищевойпромышленности.
УчитываяВаш большойвклад в развитиетехническогопрогресса впромышленности,направляемВам проект ипросим принятьучастие в егообсуждении.
Мы будемрады Вас видеть,получениепросим подтвердить
Приложение:Проект линиина 35 л. в 2. экз.
С уважением.
Генеральныйдиректор
П.И.Иванов
КорольТатьяна Александровна
(095) 22 36 55
Содержание
Введение……………………………………………………………………………..3
Протокол.Выписка изпротокола…………………………………………………..4
Приказ……………………………………………………………………………….12
Докладнаязаписка: внутренняяи внешняя……………………………………....17
Доверенностьот лица и организации……………………………………………..26
Акт…………………………………………………………………………………..32
Договор……………………………………………………………………………..37
Письма:служебные,благодарственныеи приглашение…………………………41
Литература………………………………………………………………………….48
В соответствиис Трудовымкодексом РФоснованиемдля приема наработу являетсятрудовой договор,заключенныйв письменнойформе.
Трудовойдоговор – соглашениемежду работодателеми работником,в соответствиис которымработодательобязуетсяпредоставитьработникуработу пообусловленнойтрудовой функции,обеспечитьусловия труда,предусмотренныеТрудовым кодексомРоссийскойФедерации,законами ииными нормативнымиправовымиактами, коллективнымдоговором,соглашениями,локальныминормативнымиактами, содержащийнормы трудовогоправа, своевременнои в полном объемевыплачиватьработникузаработнуюплату, а работникобязуется личновыполнятьопределеннуюэтим соглашениемтрудовую функцию,соблюдатьдействующиев организацииправила внутреннеготрудовогораспорядка(Трудовой кодексРФ, ст.56).
Сторонамитрудовогодоговора являютсяработодательи работник. Отлица работодателя,как правило,выступаетруководительорганизации(или его заместительпо кадровойслужбе).
Трудовойдоговор заключаетсяв письменнойформе, составляетсяв двух экземплярах,каждый из которыхподписываетсясторонами. Одинэкземпляртрудовогодоговора передаетсяработнику,другой хранитсяу работодателя(в кадровойслужбе) (Трудовойкодекс РФ, ст.57).
Трудовыедоговора могутзаключаться:
нанеопределенныйсрок;
наопределенныйсрок не болеепяти лет (срочныйтрудовой договор).
Срочныйдоговор, всоответствиис Трудовымкодексом РФ,заключаетсяв тех случая,когда трудовыеотношения немогут бытьустановленныйна неопределенныйсрок с учетомхарактерапредстоящейработы илиусловий еевыполнения.Если в трудовомдоговоре неоговорен срокего действия,то договорсчитаетсязаключеннымна неопределенныйсрок.
В текстетрудовогодоговора должныбыть указаныстороны, заключившиедоговор:
фамилия,имя, отчествоработника;
фамилия,имя, отчествоработодателя– физическоголица.
Крометого, к существеннымусловиям трудовогодоговора закономотнесены:
местоработы (с указаниемструктурногоподразделения);
датаначала работы;
срокдействия (вслучая заключениясрочного трудовогодоговора);
наименованиедолжности,специальности,профессии суказаниемквалификациив соответствиисо штатнымрасписаниеморганизацииили конкретнаятрудовая функция;
праваи обязанностиработника;
праваи обязанностиработодателя;
характеристикаусловий труда,компенсациии льготы работникамза работу втяжелых, вредныхи (или) опасныхусловиях;
режимтруда и отдыха(если он в отношенииданного работникаотличаетсяот общих правил,установленныхв организации);
условияоплаты труда(в том числеразмер тарифнойставки илидолжностногооклада работника,доплаты, надбавкии поощрительныевыплаты);
видыи условиясоциальногострахования,непосредственносвязанные струдовойдеятельностью.
Возможновключение втрудовой договордругих условий:
обиспытании;
онераспространенииохраняемойзаконом тайны(государственной,служебной,коммерческойи иной);
обобязанностиработникаотработатьпосле обученияне менее установленногодоговоромсрока, еслиобучение проводитсяза счет средствработодателя.
Работодательне имеет правотребовать отработникавыполненияработы, необусловленнойтрудовым договором.
Изсказанноговытекает, чтоорганизацииимеют праворазработатьи использоватьиндивидуальнуюформу трудовогодоговора, однакомногие кадровыеслужбы используютпримерную формутрудовогодоговора,рекомендованнуюМинистерствомтруда РФ.
Трудовойдоговор являетсяоснованиемдля изданияприказа руководителяорганизациио приеме сотрудникана работу.
ТРУДОВОЙДОГОВОР
(насрок до 2-х месяцев)
г.Москва___________"10"марта__2004 г.
Обществос ограниченнойответственностью«Ника»_________________,(наименование)
именуемоев дальнейшем"Общество",в лице ДиректораЯрцевой К.Н.______,действующегона основанииУстава, с однойстороны, и г-на(ки)
РоссийскойФедерацииИванова ПетраСергеевича____именуемого(ой) в дальнейшем"Работник",с другой стороны,заключилинастоящийдоговор онижеследующем:
1. Работникпринимаетсяна временнуюработу в Обществов качествеэлектромонтажгика________________________________________________.
2. Заработнаяплата Работникасоставляет15000___________________ _________________ рублейв месяц.
3. Работникв период работыв Обществеподчиняетсянепосредственноглавномуэнергетику____________________________________________.
4. Работникобязан выполнятьследующиедолжностныеобязанности:должен качественновыполнять всеэлектромонтажныеработы___________________________________________________________________________________________________________________________________________(указываютсяосновныехарактеристикиработы и требованияк уровню ихвыполнения)
(Вариант:Выполнятьобязанности,указанные вдолжностнойинструкции).
5. Работникобязан приступитьк работе с"10"марта___ 2004 г.
6. Настоящийтрудовой договорзаключаетсяна 2_________ месяц(а) (дня/дней) (неболее 2-х месяцев)и действуетс "10"марта_____2004 г. по "10"мая___2004 г.
7. Местоработы Работника:здание фирмы«Ника»________________________.Варианты:
а) Обществовправе посылатьРаботника длявыполнениязаданий в______________________________, расположеннуюпо адресу:_____________ (наименованиекомпании)________________________________________.
б) Обществовправе посылатьРаботника длявыполнениязаданий в любойрайон в пределах___________________ области.
8. Поистечениисрока трудовогодоговора онможет бытьпродлен посоглашениюсторон, илимежду нимиможет бытьзаключен новыйтрудовой договоро приеме навременную илипостояннуюработу.
9. Еслипо истечениисрока трудовогодоговора трудовыеотношенияфактическипродолжаютсяи ни одна изсторон непотребовалаих прекращения,то действиетрудовогодоговорапродлеваетсяна неопределенныйсрок и Работникприобретаетстатус постоянногоработника.
10. Работав Обществеявляется основнымместом работыРаботника.
11. Режимработы, праваи обязанностисторон, основанияпрекращениятрудовогодоговора и иныеусловия определяютсяв Положениио персонале,утверждаемымруководителемОбщества.
12. Дополнительныеусловия понастоящемудоговору:дополнительныхусловийнет_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
13. Условиянастоящеготрудовогодоговора носятконфиденциальныйхарактер иразглашениюне подлежат.
14. Условиянастоящеготрудовогодоговора имеютобязательнуююридическуюсилу для сторон.Все измененияи дополненияк настоящемутрудовомудоговору оформляютсядвустороннимписьменнымсоглашением.
15. Вовсем остальном,что не предусмотренонастоящимдоговором иПоложениемо персонале,стороны руководствуютсядействующимтрудовымзаконодательством.
16. Стороныруководствуютсявнутренниминормативнымиактами Общества(Положениемо персонале,правиламивнутреннеготрудовогораспорядкаи т. д.) толькопри условииознакомленияс ними Работникапод расписку.
17. Спорымежду сторонами,возникающиепри исполнениитрудовогодоговора,рассматриваютсяв порядке,установленномдействующимзаконодательством.
18. Договорсоставлен в2-х экземплярах,имеющих одинаковуююридическуюсилу, один изкоторых хранитсяв Обществе, адругой у Работника.
Подписисторон:
ОБЩЕСТВО:Директор ЯрцеваК.Н.__________________________________
РАБОТНИК:Иванов ПётрСергеевич________________(Иванов_____)
Паспортсерия 12 34 _________ Nо.56789____ выдан ОВД«Царицыно»28.02.2001 г._________________________________________________________________(кем, когда)
Адресг. Москва, ул.Кукушкина д.5 кв. 46______________________
ТРУДОВОЙДОГОВОР
(на срокдо 2-х месяцев)
г.Москва___________ "10"марта__2004 г.
Обществос ограниченнойответственностью«Ника»_________________,(наименование)
именуемоев дальнейшем"Общество",в лице ДиректораЯрцевой К.Н.______,действующегона основанииУстава, с однойстороны, и г-на(ки)
РоссийскойФедерацииИванова ПетраСергеевича____именуемого(ой) в дальнейшем"Работник",с другой стороны,заключилинастоящийдоговор онижеследующем:
1. Работникпринимаетсяна временнуюработу в Обществов качествеэлектромонтажгика________________________________________________.
2. Заработнаяплата Работникасоставляет15000___________________ _________________ рублейв месяц.
3. Работникв период работыв Обществеподчиняетсянепосредственноглавномуэнергетику____________________________________________.
4. Работникобязан выполнятьследующиедолжностныеобязанности:должен качественновыполнять всеэлектромонтажныеработы___________________________________________________________________________________________________________________________________________(указываютсяосновныехарактеристикиработы и требованияк уровню ихвыполнения)
(Вариант:Выполнятьобязанности,указанные вдолжностнойинструкции).
5. Работникобязан приступитьк работе с"10"марта___ 2004 г.
6. Настоящийтрудовой договорзаключаетсяна 2_________ месяц(а) (дня/дней) (неболее 2-х месяцев)и действуетс "10"марта_____2004 г. по "10"мая___2004 г.
7. Местоработы Работника:здание фирмы«Ника»________________________.Варианты:
а) Обществовправе посылатьРаботника длявыполнениязаданий в______________________________, расположеннуюпо адресу:_____________ (наименованиекомпании)________________________________________.
б) Обществовправе посылатьРаботника длявыполнениязаданий в любойрайон в пределах___________________ области.
8. Поистечении срокатрудовогодоговора онможет бытьпродлен посоглашениюсторон, илимежду нимиможет бытьзаключен новыйтрудовой договоро приеме навременную илипостояннуюработу.
9. Еслипо истечениисрока трудовогодоговора трудовыеотношенияфактическипродолжаютсяи ни одна изсторон не потребовалаих прекращения,то действиетрудовогодоговора продлеваетсяна неопределенныйсрок и Работникприобретаетстатус постоянногоработника.
10. Работав Обществеявляется основнымместом работыРаботника.
11. Режимработы, праваи обязанностисторон, основанияпрекращениятрудовогодоговора и иныеусловия определяютсяв Положениио персонале,утверждаемымруководителемОбщества.
12. Дополнительныеусловия понастоящемудоговору:дополнительныхусловийнет_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
13. Условиянастоящеготрудовогодоговора носятконфиденциальныйхарактер иразглашениюне подлежат.
14. Условиянастоящеготрудовогодоговора имеютобязательнуююридическуюсилу для сторон.Все измененияи дополненияк настоящемутрудовомудоговору оформляютсядвустороннимписьменнымсоглашением.
15. Вовсем остальном,что не предусмотренонастоящимдоговором иПоложениемо персонале,стороны руководствуютсядействующимтрудовымзаконодательством.
16. Стороныруководствуютсявнутренниминормативнымиактами Общества(Положениемо персонале,правиламивнутреннеготрудовогораспорядкаи т. д.) толькопри условииознакомленияс ними Работникапод расписку.
17. Спорымежду сторонами,возникающиепри исполнениитрудовогодоговора,рассматриваютсяв порядке,установленномдействующимзаконодательством.
18. Договорсоставлен в2-х экземплярах,имеющих одинаковуююридическуюсилу, один изкоторых хранитсяв Обществе, адругой у Работника.
Подписисторон:
ОБЩЕСТВО:Директор ЯрцеваК.Н.__________________________________
РАБОТНИК:Иванов ПётрСергеевич________________(Иванов_____)
Паспортсерия 12 34 _________ Nо.56789____ выдан ОВД«Царицыно»28.02.2001 г._________________________________________________________________(кем, когда)
Адресг. Москва, ул.Кукушкина д.5 кв. 46______________________