Смекни!
smekni.com

Методика и практика работы пресс-службы в некоммерческих организациях (стр. 11 из 12)

Мероприятия по связям с общественностью

Для достижения поставленных целей и задач пресс-служба в конце июля организовывает пресс-центр, в котором проходят аккредитацию представители СМИ. Во время аккредитации журналисты получают одновременно и допуск на специальные события, проводимые пресс-службой некоммерческого партнерства «Марафон» для омских СМИ. Первым таким событием становится "Пресс-конференция организаторов марафона", которая проводится за 5 дней до соревнования. В ее рамках вниманию представителей средств массовой информации предлагается концепция, программа мероприятий и ключевые особенности предстоящего марафона. Вторая пресс-конференция ("Пресс-конференция ведущих легкоатлетов России и почетных гостей марафона") проводится накануне соревнования (5-6 августа) и носит анонсирующий характер. На эту пресс-конференцию приглашаются представители органов государственной власти (регионального и муниципального уровней), непосредственные организаторы и спонсоры. Также в пресс-конференции принимают участие ведущие легкоатлеты РФ и зарубежных стран, претендующие на победу и призовые места в марафоне. Третья пресс-конференция проводится непосредственно в день проведения Сибирского международного марафона. Основная тема мероприятия – подведение предварительных итогов марафона, интервью с абсолютными победителями среди мужчин и среди женщин.

Организация пресс-конференций – одна из основных задач любой пресс-службы. Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом событии[1]. Работа пресс-службы Сибирского международного марафона по организации пресс-конференций сводится к определенной последовательности действий согласно утвержденному плану.

2.4 Примерный функциональный план подготовки и проведения пресс-конференций Сибирского международного марафона

Работа со СМИ

Подготовка к аккредитации

Заблаговременное информирование СМИ об аккредитации и правилах ее проведения (обзвон по базе данных).

Сбор заявок СМИ на аккредитацию.

Подготовка удостоверений (бейджей).

Подготовка пропусков для автотранспорта

Подготовка к пресс-конференции

Согласование сценарного плана с ведущим.

Подготовка пресс-папки.

Подготовка пресс-релиза.

Рассылка приглашений по базе данных СМИ при помощи электронной почты или факса за 4-5 дней до проведения пресс-конференции. В приглашении указываются тема пресс-конференции; дата, время и место проведения; участники (в порядке значимости). В завершение – информация о фуршете для журналистов, если он будет проводиться.

Выкладка информации о проведении пресс-конференции на сайт СММ (раздел «Пресс-центр»).

Контрольный обзвон СМИ за день до проведения пресс-конференции.

Комплектование пресс-пакетов.

Пресс-конференция и аккредитация

Встреча и сопровождение журналистов до конференц-зала.

Регистрация СМИ (наименование СМИ, сбор информации о творческих планах в освещении СММ, предполагаемый формат материала, хронометраж/объем, дата и время выхода в эфир и т.п.).

Выдача пресс-пакетов (пресс-папка, пресс-релиз организаторов, удостоверение (бейдж), пропуск на автотранспорт (для центральных каналов и информационных партнеров СММ), пресс-релизы спонсоров, промо-материалы спонсоров, подарки от участников пресс-конференции и т.д.).

Работа с участниками

Информирование о пресс-конференции, предоставление сценарного плана.

Работа с участниками (рекомендации по выступлению со стороны организаторов, учет пожеланий участников).

Работа со спонсорами (комплектование пресс-пакетов: пресс-релизы, промо-материалы, подарки для журналистов, пакеты и т.д.; участие в организации фуршета).

Организация

Подготовка к пресс-конференции

Техническое обеспечение пресс-конференции (микрофоны, диктофоны, видеопроектор, компьютер, экран и т.д.). Своевременный поиск и подготовка.

Подготовка табличек участников (контроль правильности наименования компании, должности и Ф.И.О. участников).

Подготовка банера (задник).

Подготовка к фуршету

Определение места проведения.

Аренда.

Согласование меню.

Оформление конференц-зала

Развешивание по зданию табличек с указанием места проведения пресс-конференции.

Развешивание банеров спонсоров.

Установка и настройка аппаратуры.

Оформление стола президиума (таблички участников, блокноты и ручки, мин. вода и стаканы).

Подготовка стола аккредитации.

Помимо пресс-конференций пресс-служба некоммерческого партнерства «Марафон» устраивает дополнительные внеплановые акции по связям с общественностью по продвижению мероприятия: например, публичная встреча организаторов Сибирского международного марафона с потенциальными участниками, проводившаяся в период подготовки XV Сибирского международного марафона. В рамках этой встречи были проведены благотворительные акции, направленные на привлечение детей, воспитанников детских домов города Омска и Омской области, Омского кадетского корпуса, к занятиям оздоровительным бегом. По итогам публичных встреч каждому воспитаннику были вручены бесплатные пакеты участника, включающие в себя памятную футболку и набор сувенирной атрибутики.

Разновидностью плановых мероприятий по связям с общественностью, проводимых пресс-службой в рамках информационно-рекламной кампании СММ, являются выставки. Так, в июле 2004 года, во время подготовки XV Сибирского международного марафона, была организована выставка художественных произведений участницы марафона с ограниченными физическими возможностями Александры Ивановой. Ежегодно в дни регистрации участников в павильоне выставочного сквера "Флора" проводится выставка-ярмарка "Спорт. Здоровье. Отдых". Задача пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» на данном этапе сводится к адекватному освещению этих событий, использованию их в качестве информационного повода для достижения определенной коммуникационной стратегии.

Основные коммуникационные цели и задачи, стоящие перед пресс-службой некоммерческого партнерства «Марафон»:

Пропаганда Сибирского международного марафона, вовлечение в него самой широкой аудитории. Привлечение внимания к крупнейшему спортивно-культурному событию года, его организаторам и спонсорам. Стимулирование участия в СММ спортсменов, любителей бега, руководителей органов власти, политиков, бизнесменов, жителей и гостей города, всех слоев населения.

"Продвижение" СММ всеми средствами информационно-рекламного обеспечения как на местном, региональном, российском, так и на международном уровне.

Реализация при помощи коммуникативных приемов в информационном пространстве слогана Сибирского международного марафона: "Праздник Движения – наш праздник!".

Отражение отличительных особенностей СММ как "визитной карточки" Омска и Омской области, средства распространения позитивной информации, элемента престижа региона.

Укрепление имиджа СММ как события, проводимого на уровне международных стандартов, не имеющего аналогов в регионе и стране.

При решении выше обозначенных коммуникационных задач могут возникнуть сложности из-за множественности целевых аудиторий и расхождения их интересов. В результате ситуационного анализа Сибирского международного марафона были определены сфера интересов и коммуникационные задачи для каждой целевой группы из представленных аудиторий (таблица).

Таблица

Целевая аудитория Коммуникационные задачи
1. Властные структуры Показать, что региональное правительство реализует социально значимые проекты.Привлечь на мероприятия марафона свыше 400 "особо значимых" гостей.
2. Участники
2.1. Профессиональные спортсмены Информировать о программе марафона 200 спортсменов.Создать стимулирующую ситуацию для более активного интереса к спортивному мероприятию и участию в нем спортсменов международного уровня.
2.2. Индивидуальные любители бега Информировать о программе марафона 20000 любителей бега в России.Привлечь к участию в спортивной программе марафона 7000 человек.Установить уровень лояльности к событию в размере 75% от общей численности аудитории.
2.3. Корпоративные участники Сформировать желание личного и корпоративного участия в спортивных мероприятиях представителей 300 организаций, численностью 6500 человек.
3. Зрители и болельщики Сформировать интерес к мероприятиям марафона у 100 000 жителей города Омска и Омской области.Предоставить возможность 40% жителям Омской области в возрасте от 4 лет (1 млн. человек).Присоединиться к участию тем или иным образом в мероприятиях.
4. Спонсоры Информировать о программе марафона 200 коммерческих организаций, потенциальных спонсоров.Создать привлекательность для участия в юбилейном событии с привлечением спонсорских средств в размере 4 000 000 рублей.

Заключение

Автору удалось выявить методику взаимодействия пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ и показать ее на практике в виде схемы. Таким образом, основными принципами продуктивной организации работы пресс-службы некоммерческого объединения со СМИ являются:

двусторонность информационного потока, равноправие и взаимное уважение в коммуникационном процессе;

соответствие информационных материалов пресс-службы запросам и параметрам средств массовой информации;

объективность и регулярность в подаче материалов в СМИ;

оперативное и полное информирование общественности о деятельности организации;