Нагрудные указатели – бейджи (с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, фамилией, именем и отчеством сотрудника), должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому обратиться по различного рода процедурным и иным вопросам.
Желательно, чтобы каждому участнику пресс-конференции был предоставлен персональный набор, включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.
Практикуемая продолжительность пресс-конференции – 30 – 60 минут.
Обычно первым слово берет ведущий. Его задача – за 1 – 2 минуты заложить организационную основу дальнейшего хода пресс-конференции. Он объявляет тему и устанавливает регламент ее проведения, который обычно включает: выступления, вопросы-ответы и неофициальную часть. Порядок вопросов обычно регулируется очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.
Успешное выступление на пресс-конференции характеризуется информативностью. Ее не смогут заменить ни «рассуждения на тему», ни даже самый высокий уровень компетентности. «Запрещенный» для пресс-конференции прием – молчание при ответе на нежелательный вопрос. В отношении поведения оптимальны естественность, умеренная эмоциональность и доброжелательность.
Во время пресс-конференции необходимо иметь перед глазами печатный текст.
Также пресс-событие надо использовать для решения дополнительных задач: собрать с пришедших информацию для включения в медиакарту, провести среди них социологический опрос по интересующим вопросам и т. д.[18]
3. Брифинг – «младший брат» пресс-конференции; основная разница между пресс-конференцией и брифингом – во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг – это короткое оперативное выступление уполномоченного лица перед журналистами по свежим следам важных событий.
Проведение брифинга по времени не превышает 15-30 минут. Такой короткий временной промежуток позволяет ньюсмейкеру постоянно удерживать ситуацию в руках.
5 – 10 минут из этого времени занимает предварительное выступление (как правило, это заявление или меморандум); 10 – 20 минут отводятся для блиц-ответов на вопросы журналистов.
Формат брифингов предполагает, что вопрос, поднимаемый на нем, не требует обсуждения и организация, проводящая брифинг имеет одиночную позицию по этому вопросу. Проведение брифингов характерно для международных мероприятий, официальных заявлений государственных органов.
Существенным дополнением к вышесказанному является скромный внешний антураж брифинга. Более того, брифинг лучше всего проводить стоя, не рассаживая как журналистов, так и ньюсмейкеров.[19]
4. Радио как канал коммуникации имеет множество плюсов. Радиоохват населения чрезвычайно широк. Радиоаудитория не является целевой, но случайный разброс здесь настолько велик, что радио заслуживает самого пристального внимания. В отличие от печатной прессы, на радио не любят длинных фраз и стремятся излагать только факты, заинтриговав первым же абзацем.
В качестве средства массовой коммуникации радио имеет следующие преимущества:
1. Дешевизна.
Затраты на приобретение приемника и слушание передач невелики, что делает радио доступным практически каждому, а изготовление и передача в эфир радиопрограмм намного дешевле, чем телевизионных.
2. Охват и воздействие.
Радиосообщения могут достигать людей, не пользующихся другими средствами массовой информации или находящимися в пути.
3. Человеческий голос и музыка.
Хотя возможности радио в создании эффектов, оказывающих воздействие на аудиторию, ограничены по сравнению с телевидением, однако они намного превосходят возможности печатных носителей информации.
4. Отсутствие исключительных требований к вниманию.
В отличие от чтения газет или просмотра телепередач, радио не посягает на все внимание слушателя. Слушая радио, человек может заниматься каким-то делом. Радио можно слушать в самых различных местах и ситуациях.
5. Заменитель общения.
Радио часто включают, чтобы не чувствовать себя в одиночестве.
5. Интерактивность.
Современное радио делает возможным открытый диалог в эфире между слушателями, ведущим и гостями студии. Позвонив по телефону или отправив сообщение, каждый может задать вопрос, высказать мнение, принять участие в конкурсе и т. д.
Контакты с новостными радио - каналами будут более обширными и многоплановыми, чем, например, со станциями, транслирующими популярную музыку, которым требуются короткие и точные сообщения без комментариев экспертов. Необходимо рассылать два типа новостных релизов: "важные политические новости" и "новости для перерыва". Радио - репортеры используют новостные релизы в качестве бэкграунда (истории вопроса) и обычно зачитывают их, например, перед прямым эфиром с конференции. В связи с этим новостной релиз должен легко усваиваться на слух. [20]
Одним из плюсов работы пресс-службы УВД города я могу назвать достаточно частую, своевременную и грамотную организацию выступлений на радио с участием высшего руководства УВД. Так как для выступления на радио сотрудниками пресс-службы отбираются компетентные в своем деле и хорошо владеющие речью начальники УВД, то эфиры, как правило, проходят удачно. Поэтому я не вижу минусов для УВД при использовании радиоэфиров, как инструмента донесения своей политики до общественности.
6. Сообщение оперативной сводки Красноярским СМИ.
Таким образом, существует конфликт между пресс-службой УВД города и Красноярскими СМИ. Инспекторы обязаны предоставлять журналистам информацию о совершенных преступлениях и общей деятельности ОВД. Но так как большая часть информации в УВД является секретной, то возникают проблемы с представителями СМИ по поводу невозможности раскрытия каких-либо сведений. Также в Красноярских СМИ иногда публикуется непроверенная и недостоверная информация, после чего сотрудники пресс-службы требуют опровержения данных фактов.
2.3. Проблемы взаимодействия пресс-службы УВД г. Красноярска с
журналистами и предложения по их решению
У пресс-службы УВД города существуют следующие общие проблемы, которые мешают эффективному сотрудничеству инспекторов по взаимодействию со СМИ и журналистов:
1. Постоянная текучесть кадров.
Только за последние полгода в пресс-службе УВД сменилось 5 сотрудников. В основном причина одна – низкая заработная плата. Но данный факт мешает наладить постоянные контакты с журналистами. Получается, что только сотрудник успевает наладить необходимые контакты в мире СМИ, как на его место приходит другой человек и начинает все заново.
2. Неподготовленность кадров.
Никто из сотрудников пресс-службы, работающих в УВД, на момент прохождения автором преддипломной практики, не имел ни только диплома по связям с общественностью или юридического диплома, но даже законченного высшего образования. Если инспектор по взаимодействию со СМИ еще может научиться грамотно сотрудничать с журналистами, то юридические знания данным сотрудникам просто необходимы, что и подчеркнуто в предыдущих частях дипломной работы.
3. Недостаточная оснащенность оргтехникой и современными средствами связи.
В пресс-службе УВД нет ни собственного факса, ни электронной почты, ни Интернета. В отделе пресс-службы на три штатных единицы приходится один компьютер устаревшей модели, его техническое состояние не позволяет установить более современные программы. Поэтому единственное средство коммуникации с журналистами – телефон.
4. Недостаточно высокая репутация милиции в глазах общественности.
Хотя, как видно из приведенного мной опроса в первой части данной главы, ежегодно увеличивается количество граждан, отметивших, что они оценивают деятельность красноярской милиции как удовлетворительную. Все равно среди всех силовых структур самый низкий порог доверия у населения вызывают органы внутренних дел, особенно это касается таких подразделений УВД как ДПС и паспортно-визовая служба.
Частично данная проблема существует из-за разногласий между журналистами и сотрудниками ОВД. Конфликт, на взгляд дипломанта, решить никогда не удастся, но улучшить ситуацию можно.
Для решения указанных выше проблем предложено следующее:
1. Один из основных недостатков деятельности пресс-службы УВД г. Красноярска - отсутствие пресс-релизов при взаимодействии со средствами массовой информации. То есть, инспекторы по СМИ не используют данный документ в своей деятельности, мотивируя данный факт тем, что журналисты осведомлены о произошедших или предстоящих событиях порой еще лучше, чем работники самой пресс-службы. Еще один факт в пользу отсутствия пресс-релизов при взаимодействии со СМИ, который приводят сотрудники отдела информации и общественных связей УВД города в том, что эфирная сетка большинства местных телеканалов практически наполовину состоит из передач на криминальную тематику, и чем меньше пресс-релизов, тем меньше криминальной тематики по телевизору.
Мы абсолютно не согласны с этой точкой зрения и считаем, что пресс-релизы во многом помогут улучшить деятельность пресс-службы. Прежде всего, рассылая пресс-релизы, работники пресс-службы расскажут о ситуации в положительном для себя свете. При отсутствии же данного документа журналисты вынуждены сами «вынюхивать» ситуацию и домысливать ее в выгодном для себя положении. Также на пресс-релизе указываются контактные телефоны, и журналисты смогут всегда позвонить в пресс-службу и попросить комментарии. То есть наладятся контакты со СМИ города, ведь на данный момент пресс-служба сотрудничает далеко не со всеми СМИ, а пресс-релизы помогут установить необходимые контакты.