Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.
В типовые перечни, как правило, не включаются документы специфические, характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства (например, документы медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данной отрасли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного изучения состава и содержания этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной службы.
В 1967 г. был издан перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов. Этот перечень, а также два перечня документов по личному составу (с указанием сроков хранения, издания 1963 г. и подлежащих приему на госхранение, издания 1976 г.).
Перечисленные перечни охватывают документы, образующиеся в процессе управленческой деятельности и характерные для подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий страны. Но во многих учреждениях и на большинстве предприятий создается также техническая документация, поэтому были изданы два типовых перечня технической документации: с указанием сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственные архивы.
Для удобства пользования в 1989 г. эти перечни были доработаны и объединены в один перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения. Этот перечень включал две части: традиционная управленческая документация, присущая всем управленческим аппаратам, и типовая научно-техническая документация.
Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые перечни: Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных, городских, поселковых и сельских учреждениях, предприятиях и организациях Союза ССР с указанием сроков хранения материалов; Перечень документальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока хранения материалов.
Перечни документов, как всякий справочник, состоят из самого перечня (статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный справочный аппарат обычно состоит из указаний по применению перечня, указателя видов документов и оглавления, которое является одновременно схемой классификации статей перечня. Некоторые перечни снабжены приложениями.
Рассмотрим в качестве примера состав и методику пользования перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов (в дальнейшем тексте — Перечень типовых документов). Методика применения перечня не имеет принципиальных отличий отныне действующего. Названный перечень начинается с рекомендаций по применению перечня, в которых даны пояснения, как на его основе составлять ведомственный перечень и как им пользоваться в практической работе при определении сроков хранения дел, включенных в номенклатуру, и при непосредственном изучении дел при экспертизе их ценности (в перечне даются не заголовки дел, как в номенклатурах, а названия категорий документов, сроки хранения дифференцированы по двум группам учреждений). Заканчиваются указания объяснением порядка проведения экспертизы и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. Далее идет сам перечень категорий документов по статьям.
Статьей перечня называется совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером.
Сведения о каждой статье в перечне обозначаются по графам. В Перечне типовых документов пять граф:
Форма
| № п/п | Наименование категорий документов и других материалов | Сроки хранения | Примечание | |
| в учреждениях, от которыхматериалы поступают в госархивы | в учреждениях, от которых материалы в госархивы непринимаются | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Как видно из приведенной формы, каждая статья перечня содержит три обязательных элемента и один дополнительный. Обязательные элементы (составные части) статьи по перечню: порядковый номер, который является поисковым и ссылочным номером (гр. 1); название видов документов: одного (планы) или нескольких (счета, наряды и требования) или обобщенное название (материалы) (гр. 2); срок хранения (гр. 3, 4). Дополнительным элементом, присущим не каждой статье, является примечание (гр. 5).
Схема классификации перечня производственно-отраслевая, т.е. в ее основу положены направления деятельности, характерные для большинства учреждений. Эта схема отражена в названиях разделов перечня.
I. Руководство и контроль.
II. Организационные вопросы.
III. Планирование.
IV. Финансирование.
V. Учет и отчетность.
VI. Кадры.
VII. Труд,
VIII. Вопросы внешних сношений.
IX. Вопросы производства.
X. Вопросы строительства, реконструкции и капитального ремонта.
XI. Качество продукции, технический контроль, стандартизация.
XII. Вопросы научно-исследовательской работы.
XIII. Вопросы просвещения и образования, культурно-массовая работа.
XIV. Социально-бытовые вопросы.
XV. Правовые вопросы и арбитраж.
XVI. Материально-техническое снабжение и складское хозяйство.
XVII. Административно-хозяйственные вопросы. XVII]. Издательство.
XIX. Делопроизводство, архив.
XX Вопросы работы первичных профорганизаций.
Примерно такая же схема и у многих ведомственных перечней.
Схема типового перечня дает возможность разыскать нужную статью, исходя из логических посылок. Например, в подразделении в декабре появился документ, не предусмотренный номенклатурой дел: Акт обследования организации труда районным комитетом народного контроля. Секретарь должен найти этому акту место в номенклатуре и определить срок хранения (в дальнейшем появится план мероприятий по устранению недостатков, отчет о его выполнении и другие документы, но это будет в дальнейшем, а пока у секретаря один акт).
Просмотрев классификационную схему перечня, в разделе I "Руководство и контроль" находим подраздел 2 "Контроль" (с. 15). Здесь всего семь статей. Отмечаем (отбираем) нужную статью: "25. Материалы ревизий и обследований учреждений органами Советской власти, народного и финансового контроля". Срок хранения — постоянный или десять лет {в зависимости от категории учреждения). Конкретный заголовок будет таким, как указан выше, лишь с небольшим уточнением: Акт обследования организации труда в отделе Кировским районным комитетом народного контроля (в каком отделе — не пишется, так как название отдела указано в начале номенклатуры и на обложке дела и отражено в индексе дела).
Просматривая схему, секретарь мог бы обратить внимание и на раздел VII "Труд", подраздел 3 "Организация и производительность труда, трудовая дисциплина" (учреждение проверяли именно по вопросу организации труда). Находим в перечне этот подраздел (с. 51). Здесь 19 статей, но в них речь идет о трудовых договорах, научной организации труда, качестве руководства, графиках производственных процессов, табелях и пр. В ст. 349 говорится об обследованиях: "Анкеты, акты обследования и переписка по вопросу применения и состояния условий труда женщин и подростков на производстве". Но здесь конкретная и узкая тема, а в нашем документе вопрос стоит шире, да и в ст. 25 говорится именно о проверках органами народного контроля. Так что правильным было отнесение документа к ст. 25.
Как же научиться правильно находить статью? В основе схемы лежит функциональный признак. В рассмотренном примере — документ, освещающий проверку, проведенную контролирующим органом. Могла быть проверка и других сторон деятельности учреждения, но в любом случае место этого акта было бы здесь, исходя из функции контроля. Некоторые работники предпочитают искать нужную статью не по классификационной схеме, а по указателю видов документов, полагая, что это гораздо проще и надежнее. Но это ошибочное представление. Многие виды документов в указателе дают отсылку к десяткам статей. Например, планы имеют 35 разновидностей по указателю и дают отсылки к 66 статьям, постановление — 17 разновидностей, отсылки к 23 статьям, переписка — 56 разновидностей, отсылки к 258 статьям. Искать среди такого множества материалов труднее. А в приведенном примере просто нельзя найти статью по виду документа, так как статья, к которой относится наш документ, называется не акты, а материалы (понятие, включающее разные виды документов) и в указателе видов документов идет под этим названием.