Специфика жанра диктует его объем. Вопрос же об объеме пресс-релиза получил в литературе неоднозначную трактовку. Максимальным считается объем пресс-релиза в 1,5 – 2 страницы, объем знаков не должен быть более 2500. По мнению А.Д. Кривоносова, пресс-релиз не должен превышать размеры одной страницы, поскольку этот жанр определяется именно как оперативный. Вся дополнительная информация должна подаваться в дополнение к пресс-релизу в текстах других жанровых разновидностей. Итак, пресс-релиз желательно умещать на одну страницу ─ журналисту понадобится меньше времени на его прочтение и анализ, это увеличивает шанс на опубликование материала (может даже на частичное опубликование материала).
Поскольку любой текстовый документ, исходящий из организации, должен способствовать формированию или поддержанию ее имиджа, важную роль будет играть оформление этого текста. А.Д. Кривоносов пишет: «Оформляется пресс-релиз на бланке с логотипом организации, помогающем журналисту отличать визуально поступающую к нему информацию. Оформление пресс-релиза на фирменном бланке с реквизитами организации нежелательно (кстати, Г.Г. Почепцов, ориентируясь, прежде всего на традиционные американские источники, пишет об оформлении релиза на фирменном бланке, однако фирменный бланк с полным набором реквизитов несет избыточный элемент «рекламности»)»[6, c.133].
2. Пресс-релиз создает впечатление об имидже организации
2.1 Совершенствование процесса написания пресс-релизов
Одна из самых распространенных ошибок в сфере ПР — неправильное написание релизов. Редакторы очень часто разочарованы качеством релизов, которые они получают. Это, в свою очередь, создавая неправильное впечатление об организации, вносит трения в ее отношения со СМИ.
Ошибки при написании релизов обычно грубые, но их легко исправить. Прежде всего, нужно учесть следующее:
- нельзя использовать в пресс-релизе фразы типа: «мы с гордостью сообщаем, что....»;
- пресс-релиз не должен восприниматься как реклама;
- пресс-релиз должен быть написан в стиле обычной рукописи, а не в форме делового письма. Рекомендуется избегать специфических правил написания документов или употребления заглавных букв в тех случаях, когда это совершенно не нужно;
- пресс-релиз следует посылать определенному журналисту[9, c.154].
Наиболее простой способ научиться готовить пресс-релизы — тщательно анализировать технику написания статей в газете. Существует несколько базовых моментов:
- начинать пресс-релиз следует не с упоминания названия организации или проекта, а с описания ее конкретной деятельности. Например, лучше написать: «Новый маршрут в Сибирь был предложен компанией "Аэрофлот"», вместо: «"Аэрофлот" предложил новый маршрут в Сибирь»;
- вступительный параграф должен кратко обобщать все содержание пресс-релиза.
Редакция ежедневно получает сотни пресс-релизов, и, вполне вероятно, она не имеет возможности публиковать их полностью. Поэтому так важно с самого начала представить главные содержательные моменты, тогда основная информация дойдет до читателей.
Приведем несколько практических рекомендаций по составлению подобных информационных документов. Прежде всего ряд общих замечаний.
В соответствии со стилем пресс-релиза сначала обозначается месяц (прописью), а затем число: Декабрь 23. Писать 23-е декабря не следует. Если вы освещаете какое-либо событие, не используйте слова «вчера», «завтра» и т.п., чтобы избежать неясности при публикации в еженедельных и ежемесячных изданиях. Не употребляйте в пресс-релизе слово «недавно», оно производит впечатления «несвежести» новости.
В конце пресс-релиза указываются фамилия и имя его составителя. В странах Европы и США позволительно просто указать имя автора а вот, например, у нас в России издательство может запросить полное имя автора и его телефон, тем самым предотвращая появление в СМИ недостоверной информации.
Не посылайте совершенно идентичные пресс-релизы в разные СМИ. Предоставьте каждому изданию оригинальную версию, с учетом его отраслевой направленности и потенциального круга читателей.
Пользуйтесь методом «перевернутой пирамиды»: человек, задавая вопросы, желает получить прежде всего самую последнюю новость. В своем пресс-релизе начинайте именно с нее. Затем следует уточнить детали. Это общий принцип построения телевизионных информационных программ: анонс - последние новости дня, подробности - комментарии
и пояснения к новостям. Помните, что никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впечатление. В своем информационном пресс-релизе вы должны подавать сведения в том порядке, который бы выбрал читатель, задавая вам вопросы по мере возникновения.
Теперь несколько рекомендаций по стилистике:
- желательно использовать короткие предложения и простые, понятные слова. Например, лучше написать слово «дом», чем «резиденция»;
- не пользуйтесь прилагательными в превосходной степени, избегайте таких словосочетаний, как «самый известный в мире», «лидер» среди торговых марок». В пресс-релизе должна содержаться только фактическая информация;
- старайтесь не употреблять выражения типа: «экономный», «супер», «быстрый»,«надежный», «это сохранит ваши деньги» и т.п. Лучше раскрыть эти понятия с помощью конкретных характеристик, аргументов, фактов, указания преимуществ, К примеру: не пишите в пресс-релизе фразу «привлекательные цвета», просто укажите всю гамму цветов и их количество;
- не приводите цитаты из выступлений лидеров и руководителей организании, даже если они высказались очень оригинально и верно.
Правильно подготовленные для печати пресс-релизы показывают, что менеджер по связям со СМИ — это профессионал, который понимает, чего хочет достичь. Грамотное составление пресс-релизов — элементарная часть ПР, но в то же время одна из составных частей успеха в установлении взаимовыгодных отношений с СМИ [9, c.155].
2.2 Рекомендации по совершенствованию написания пресс-релизов АК «Омскэнерго»
В приложении А приведены пресс-релизы АК «Омскэнерго» за определенный период. Естественно, что все рассмотренные документы не могут теоретически быть написаны совершенно, без каких-либо недочетов. Хотя большая часть пресс-релизов компании соответствует требованиям, выдвинутым нами к данному типу письменных коммуникаций.
Итак, как было установлено в первой главе работы, информационный повод ─ важнейший элемент для написаний пресс-релиза. Следовательно, если нет информационного повода ─ нет повода писать пресс-релиз. В результате анализа было выяснено, что все пресс-релизы, рассмотренные в рамках работы, имеют информационный повод.
В некоторых пресс-релизах АК «Омскэнерго» не учитывалась такая важная особенность как краткость, ведь пресс-релиз ─ это, прежде всего, оперативно-новостной документ. Чаще этот недочет встречался в блоках «детали» и «комментарии».
Проанализировав достаточно большое количество пресс-релизов АК «Омскэнерго», заметили, что публикации в городских газетах пресс-релизов в первоначальном виде встречаются редко. Это обусловлено спецификой деятельности компании «Омскэнерго». Специальные термины встречаются в каждом пресс-релизе. При публикации в первоначальном виде материала, возможны сбои в понимании сути проблемы, затронутой в пресс-релизе, хотя это не касается всех пресс-релизов ─ некоторые написаны простым, понятным языком. В общем, публикаций о компании в омской прессе достаточно много, только она обработана журналистами.
Возможно, есть еще одна причина, из-за которой некоторые средства массовой информации редко или вообще не публикуют материалы АК «Омскэнерго» ─ пресс-релизы не рассылаются в печатные издания, а выкладываются на собственный сайт. Лишь интересующиеся деятельностью компании журналисты специально заглядывают на сайт АК «Омскэнерго», чтобы взять нужную им информацию. Если бы пресс-релизы рассылались во все омские издания, соответствующие по тематике материалов, то публикаций было бы больше.
Хотелось бы еще раз отметить, что АК «Омскэнерго» это не просто организация, это организация, обеспечивающая электрической энергией население и жизнедеятельность объектов промышленности. В электроэнергии нуждаются все люди. Поэтому деятельность, осуществляемая организацией, напрямую касается общества, а следовательно, второе нуждается в информации.
Заключение
Как было установлено в ходе работы, специалист по связям с общественностью должен обладать умением красиво излагать свои мысли. Это касается как устных коммуникаций, так и письменных.
Письменная коммуникация (пресс-релиз в частности) - это одно из важнейших коммуникативных средств работы специалиста по связям с общественностью.
В ходе работы было установлено, что правильное написание пресс-релиза - залог публикации в средствах массовой информации. Цель работы выполнена: определили значимость правильного написания пресс-релиза в системе работы специалиста по связям с общественностью со средствами массовой информации. Итак, в параграфе был рассмотрен пресс-релиз – наиболее распространенный вид письменных коммуникаций в связях с общественностью на сегодняшний день. Его основная цель заключается в формировании положительного имиджа организации, фирмы. Этой цели подчинены и структура, и содержание, и стиль документа.