На образце формы ставится штамп «Образец», гриф «Утверждаю», подпись руководителя подразделения с расшифровкой подписи, дата утверждения (введения в действие).
При отмене формы на образце ставится штамп «Отмена», подпись руководителя подразделения с расшифровкой, дата отмены.
При пересмотре формы первоначальная редакция формы отменяется, а в обозначении формы, разработанной взамен, изменяется номер редакции.
Учтенные копии форм раздаются заинтересованным должностным лицам руководителем подразделения. Выдача учтенных копий форм фиксируется на оборотной стороне образца формы с указанием номера учтенной копии, даты выдачи, подписи лица, получившего копию, с расшифровкой.
6.5 Идентификационные записи
6.5.1 К таким записям относятся:
-обозначение, присваиваемое заполняемым формам;
-обозначение, присваиваемое внутренним документам СМК;
-штампы и надписи, идентифицирующие статус документа (например, «Контрольный экземпляр);
- сведения о наличии изменений во внешних и внутренних документах СМК;
- этикетки, наносимые на поверенные средства измерений и аттестованное испытательное оборудование, идентифицирующие статус оборудования;
6.5.2 Присвоение обозначений формам записей, разработанным в организации, производится менеджером по качеству в соответствии с требованиями СТП Н-СМК-002-2009.
6.5.3 Сведения о наличии (внесении) изменений во внешний нормативный документ наносятся вручную шариковой ручкой на титульный лист контрольного экземпляра документа, а также на учтенные экземпляры документов.
Исключение из общего правила составляет только нанесение надписи «б/и» (без изменений), которая наносится карандашом только на контрольный экземпляр внешнего нормативного документа. При вводе в действие изменения к документу, надпись «б/и» стирается, и уже чернилами наносится отметка об изменении, как на контрольный, так и на учтенный экземпляр документа. Проверка экземпляра нормативного документа на наличие изменений и действие производится менеджером по качеству на основании ежегодного указателя стандартов и информационных указателей стандартов, выходящих ежемесячно.
Сведения о наличии изменений во внутренний документ СМК вносятся в соответствии с требованиями СТП Н-СМК-002-2009.
| Предприятие | Документ | № листа | Всего листов | Изменения | |
ООО «Корпорация РАЙЗ» | СТП Н-СМК -003-2009 | 6 | 10 | № | Дата |
6.5.4 Этикетки, идентифицирующие статус оборудования, наносятся на единицу оборудования на бумажном носителе машинным способом, но только в том случае, когда при поверке/аттестации выдается свидетельство или аттестат. Если поверенное средство измерения (или аттестованное измерительное оборудование) подлежит клеймению, то тогда этикетка не наносится. В этикетке отражена следующая информация:
- наименование средства измерения или измерительного оборудования;
- заводской или инвентарный номер;
- основные технические характеристики (при необходимости);
- номер свидетельства о поверке (аттестата);
- дата выдачи и срок действия документа;
- дата следующей поверки/аттестации.
7 Хранение записей
7.1 Хранение записей осуществляется в подразделениях организации в соответствии с выполняемым видом деятельности.
7.2. Срок хранения записей устанавливают разработчики. При отсутствии указанных сроков хранения записи хранятся не менее трех лет.
7.3 Ответственность за сохранность записей несут руководители подразделения- исполнителя.
После окончания срока хранения они изымаются и уничтожаются.
7.4 Контроль за изъятием и уничтожением записей осуществляют руководители подразделений, отвечающие за их ведение.
8 Ответственность
8.1 Координацию и контроль выполнения работ по ведению записей в целом по организации осуществляет менеджер по качеству (контроль – при проведении внутреннего аудита).
8.2 Ответственность за организацию, выполнение работ и осуществлению контроля по управлению записями в подразделениях несут руководители подразделений.
| Предприятие | Документ | № листа | Всего листов | Изменения | |
ООО «Корпорация РАЙЗ» | СТП Н-СМК -003-2009 | 7 | 10 | № | Дата |
Лист согласования
Разработчик:
Менеджер по качеству _______________
Согласовано:
Заместитель генерального директора по НПР _____________
Зам. генерального директора ______________
Главный инженер ______________
Начальник производства _______________
Начальник ОТК _______________
Начальник коммерческого отдела ________________
| Предприятие | Документ | № листа | Всего листов | Изменения | |
ООО «Корпорация РАЙЗ» | СТП Н-СМК -003-2009 | 8 | 10 | № | Дата |
Лист ознакомления с СТП Н-СМК-003-2009 и изменениями к нему
наименование структурного подразделения
| ФИО, должность | СТП __________________ | Изв.об изм. № __ Дата введения « »_________20 г. | Изв.об изм. № __ Дата введения « »_________20 г. | |||
| дата | подпись | |||||
| дата | подпись | дата | подпись | |||
| Предприятие | Документ | № листа | Всего листов | Изменения | |
ООО «Корпорация РАЙЗ» | СТП Н-СМК -003-2009 | 9 | 10 | № | Дата |
Лист регистрации изменений______________________________
обозначение документа СМК
| Номер изм. и дата введения | Номера листов | Всего листов в документе | Название и номер распорядительного документа | Подпись лица, разославшего документ | Дата рассылки документа | |||
| изме-ненных | замененных | новых | анну-лированнных | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| Предприятие | Документ | № листа | Всего листов | Изменения | |
ООО «Корпорация РАЙЗ» | СТП Н-СМК -003-2009 | 10 | 10 | № | Дата |