Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.
Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.
Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість. Пропонований розділ подає деякі рекомендації, загальні правила і норми у текстовому викладі ділових паперів та ілюструє їх конкретними зразками.
Текст – головний елемент документа. Крім параграфів, пунктів у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему.
Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.
Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші – на початку і в кінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів. Наприклад, у виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного – двох речень.
Найзручніші для сприйняття речення з трьох, п’яти, семи і найбільше – з дев’яти слів.
Щодо словосполучень, то слід пам’ятати, що в будь-якому діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми. Це прискорює складання і сприйняття документа.
Логічна послідовність документів
Здебільшого документ пишеться від третьої особи. Наприклад: Університет інформує про новий набір студентів; Завод повідомляє про виконання планів.
Є такий різновид документів, коли назва діючої особи вживається в давальному відмінку. Наприклад: Офісу потрібні менеджери; “Правексбанку” потрібні юрисконсульти. Окрему групу документів становлять ті, що мають дієслівну структуру типу: Запрошуємо на роботу! Повідомляємо всіх працівників тощо.
Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою протиставлення. Наприклад: Підготовчі курси технологічного інституту повідомляють про набір слухачів, проте слід зауважити, що приймаються особи, які закінчили середню школу чи інший середній навчальний заклад.
Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкреслення наступності чи черговості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім тощо.
Наприклад: Довго стоїть на ганку не наважуючись зайти, а потім, підібгавши уста, надавши своєму зораному зморшками обличчю гідності, одважується.(Є.Гуцало)
Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: тому, тому що, для цього, з цією метою та ін. Наприклад: Необхідно навчати студентів мистецтву слова – найдавнішому засобу виховання, тому що мова - це не тільки засіб спілкування, а й море інформації про світ, про свій народ, його культуру, традиції, звичаї.
Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності (таким чином, у результаті, отже тощо). Наприклад, Отже, ліцензійна торгівля охоплює переважно електротехнічну й електронну промисловість, загальне машино-, приладобудування, автомобільну, авіаракетну промисловість, хімію і нафтохімію, біотехнологію, ресурсозберігаючі технології (підр.)
Граматична форма ділових документів
При складанні документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у виборі відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.
Наприклад: учитель —учителька, касир —касирка, лаборант —лаборантка, лікар —лікарка, фізик —фізичка, працівник —працівниця, викладач —викладачка.
Офіційні назви посад, професій— іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах слід вживати саме їх. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду.
Наприклад: старший викладач Світлана Дмитрівна; касир управління Марія Семенівна; лаборант інституту Оксана Вікторівна; науковий співробітник Ольга Семенівнва; головний прокурор Лідія 1ванівна Шевченко.
Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїтъ дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду.
Наприклад: Старший викладач Г.І. Гаєвська відповідала на наші запитання. Головний лікар Л. 1.Ткаченко наголосила на цих рядках наказу директора.
У ділових документах не вживають узгодження типу: наша голова наказала, старша інженер поїхала, головна лікар порадила тощо.
Не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їх професією типу: сільчани, городяни, заводчани, дистанційники, поштарі, вживаються: мешканці села, мешканці міста, робітники заводу, службовці станції, працівники пошти.
Досить часто в ділових паперах замість множини зустрічається однина.
Наприклад: Полтавські фермери зібрали великий урожай цукрового буряку, соняшнику, картоплі.
Іноді в ділових документах іменники, що означають речовину {вода, олія, сіль, нафта, вино тощо), набувають форм множини.
Наприклад: На цьому підприемстві можна придбати сухі вина, мінеральні води, технічні мастила.
Чимало помилок у вживанні давального відмінка іменників. Так, іменники чоловічого роду мають переважно закінчення -у, хоча останнім часом надається перевага закінченню -ові, -еві: ректорові, директорові.
Багато помилок припадає і на вживання родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні закінчуються на –а, -я (документа), інші на –у, -ю (протоколу, принципу, факту). У випадках сумніву , слід заглянути до словника.
Щодо вживання прикметників, то тут можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки в діловому мовленні частіше вживані аналітичні форми. Наприклад: повний, більш повний, найбільш повний; вичерпний, більш вичерпний, найбільш вичерпний.
Вставні слова і словосполученняу діловому мовленні
Слова і словосполучення, введені в речення з метою внесення в нього того чи іншого пояснення або надання йому різних модальних значень, називаються вставними. Вони не повязані з членами речення способами узгодження, керування чи прилягання, але за смслом поєднані з реченням. Тому виключення вставних слів і словосполучень із речення змінює його зміст, але не порушує синтаксичної будови.
Вставні слова і словосполучення часто використовуються у діловому мовленні, при складанні ділових паперів, ними розпочинаються речення, абзаци. Але рекомендується вживати їх обмежено.
В усному діловому мовленні вживання вставних слів і словосполучень не створює зайвої інформації. Використання цих конструкцій допомагає мовцеві зорієнтуватися, зосередитися, а слухачам – краще сприйняти сказане. В діалогічному мовленні надмірне вживання вставних слів створює враження некомпетентності, низької мовної культури.
За своїм визначенням вставні слова і словосполучення діляться на три групи:
Вставні слова і словосполучення, що вказують на ставлення мовця до висловленої ним думки. Вони можуть означати ступінь впевненості або невпевненості в повідомленні.
Наприклад: звичайно, напевно, безумовно, на жаль, на щастя, як на зло, може, можливо, мабуть, безперечно, безсумнівно, власне кажучи, зрозуміло, без сумніву, видно, очевидно, припустимо, відома річ, немає сумніву, сказати правду, як-не-як, так би мовити, видимо, либонь та ін.
Вставні слова і словосполучення, що вказують на те, кому належить
Кому належить висловлена думка (самому мовцеві чи комусь іншому).
Наприклад: по-моєму, по-нашому, по-вашому, кажуть, мовляв, на мій погляд, на мою думку, на думку (такого чи таких), за словами (такого чи таких) тощо.
Вставні слова і словосполучення, що вказують на зв’язок висловлюваного з контекстом. До них належать: отже, наприклад, значить, виходить, до речі, нарешті, навпаки, проте, загалом, справді, між іншим, словом, по-перше, по-друге, кінець кінцем, мало цього та ін.
Вставні слова і словосполучення в писемному мовленні виділяються комами, в усному паузами.
Список литературы
“Сучасне українське діловодство” Теренович К. А.
Головащук С.І. Українське літературне слововживання: Слов.-довід. – К.: Вища шк., 1995. –319с.
Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. – М.: ИНФРА-М, 1996 – 496с.