По способу охвата хозяйственных операций документы подразделяют на разовые и накопительные. Разовые документы используют для оформления одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно. Сразу же после составления эти документы могут использоваться для учетных записей, К разовым относится большинство первичных документов (денежные чеки, кассовые ордера, требования, накладная, наряды, акты и др.). Отличительной особенностью этих документов является одноразовое их использование для начальной регистрации хозяйственных операций.
Накопительные документы используются для оформления однородных, систематически повторяющихся хозяйственных операций в течение определенного периода — декады, месяца. К таким документам относятся, например, лимитно-заборные накопительные наряды и др. В отличие от разовых, накопительные документы используются для учетных записей только после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей. Использование накопительных документов имеет большое значение для сокращения учетных записей и является одним из важных направлений рационализации учета. Однако их использование возможно только в тех случаях, когда не требуется ежедневное отражение хозяйственных операций в учете.
По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на самом предприятии) и внешние (поступающие от других предприятий и организаций), апо способу составления — на документы, составляемые вручную и с помощью вычислительной техники.
27. 28. Инвентаризация, ее значение и виды
Одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является достоверность его показателей. Однако в процессе хранения и отпуска товарно-материальных ценностей между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета могут возникнуть расхождения, не поддающиеся учету (вследствие естественной убыли при хранении, пересортицы, неисправности весоизмерительных приборов, злоупотреблений материально ответственных лиц и др.). Устранение этих расхождений обеспечивается с помощью инвентаризации.
Под инвентаризацией понимают способ выявления (с последующим учетом) хозяйственных средств и их источников, не оформленных текущей документацией, для обеспечения достоверности показателей учета и контроля за сохранностью ценностей.
Осуществляется инвентаризация путем проверки в натуре наличия хозяйственных средств (путем взвешивания, пересчета, обмера и т.п.) и сопоставления полученных результатов с данными бухгалтерского учета. Это позволяет установить расхождение между данными учета и фактическим наличием средств, т.е. их излишки или недостачу (если они имели место), которое оформляют соответствующими документами и принимают на учет.
В зависимости от полноты охвата проверкой имущества предприятия инвентаризацию различают полную и частичную. Полная инвентаризация предусматривает сплошную проверку всего имущества предприятия и состояние расчетных отношений. Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств (денежные средства в кассе, материальные ценности на складе и т.п.). Полная инвентаризация проводится, как правило, перед составлением годового отчета, а также в случаях, предусмотренных законодательством (при смене материально ответственных лиц, приватизации государственных предприятий, при выявлении фактов хищений и пр.). Она дает наиболее полную информацию, однако не всегда целесообразна, поскольку трудоемкая и отвлекает значительное количество работников от основной работы.
По характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые. Плановая инвентаризация проводится по предварительно составленному плану согласно разработанному графику ее проведения (например, перед составлением годового отчета). Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителя предприятия, по требованию ревизионного органа, в случаях стихийного бедствия, пожара и т.п. Наиболее эффективными являются внезапные частичные инвентаризации, поскольку они повышают ответственность материально ответственных лиц в своевременном оприходовании и списании материальных ценностей, правильности их хранения, предупреждают злоупотребления.
Порядок и сроки проведения инвентаризации на предприятиях и в организациях всех форм собственности регламентируются Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 № 69.
Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем предприятия или его заместителем с обязательным участием главного бухгалтера в присутствии материально ответственных лиц. Материально ответственные лица до начала инвентаризации дают расписку в том, что все приходные и расходные документы ими сданы в бухгалтерию и что никаких неоприходованных или не списанных в рас ход ценностей у них не имеется. После этого никакие документы комиссией во внимание не принимаются.
Инвентаризация материальных ценностей проводится по местам их хранения. Данные каждого вида ценностей заносятся в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах. После окончания инвентаризации описи подписываются членами комиссии. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, где фактически остатки материальных ценностей, зафиксированные в описях, сравнивают в данными бухгалтерского учета. Материальные ценности, по которым установлены расхождения (излишки, недостачи), записываются в сопоставительную опись, а материально ответственные лица должны дать комиссии письменные объяснения о причинах их возникновения.
При инвентаризации денежных средств в кассе предприятия во внимание берется только их фактическое наличие. Никакие документы или расписки в остаток наличности в кассе не включаются. Выявленные денежные средства, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком и подлежат зачислению в доход предприятия. Недостача денежных средств, выявленная при инвентаризации, подлежит возмещению кассиром.
Инвентаризация расчетных отношений с другими предприятиями и организациями осуществляется по данным документов. Предприятия обмениваются контокоррентными выписками, тб есть выписками из лицевых счетов дебиторов и кредиторов. При этом выписки посылаются предприятиями-кредиторами предприятиям-дебиторам, которые должны в 10-дневный срок подтвердить задолженность или сообщить свои возражения. В бухгалтерском балансе суммы задолженности должны отражаться только в согласованных суммах.
В отдельных случаях, когда до конца отчетного периода расхождения не урегулированы, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своем балансе в суммах, которые значатся в записях текущего учета и считаются ею правильными.
Свои выводы и предложения в отношении урегулирования инвентаризационных разниц комиссия оформляет протоколом и представляет на утверждение руководителю. Руководитель должен принять решение об оприходовании излишков и списании недостачи и утвердить протокол в 5-дневный срок.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в 10-дневный срок, после чего его показатели приводятся в полное соответствие с фактическим наличием хозяйственных средств.