Головне завдання індикативного реферату звернути увагу користувача інформації на певний документ і допомогти прийняти рішення про необхідність звертатися до нього.
Тому такий реферат містить лише відомості про головні аспекти змісту первинного документа. Тут немає детальної фактографічної інформації, практичних і теоретичних результатів, висновків.
Індикативні реферати складають здебільшого на документи великого обсягу, наприклад, на монографії, звіти про науково-дослідні роботи й т. ін. Тож індикативний реферат на книгу "Електронна бібліотека" може бути таким:
Програмний комплекс "Електронна бібліотека" є довідково-інформаційною системою, яка надає можливість ведення каталогів бібліотеки, ознайомлення й відображення змісту книг, що зберігаються в електронній формі.[15, 245]
Деякі фахівці виділяють ще аспектні реферати або реферати резюме, їх складають на основі переробки інформації, що стосується не первинного документа загалом, а лише кількох або навіть одного змістового аспекту, який є інтересним для певної групи користувачів.
За кількістю охоплених джерел реферати можуть бути монографічні (одноджерельні) і зведені (багатоджерельні, оглядові). Монографічним є реферат, у якому міститься згорнута інформація з ОДНОГО первинного документа.
Зведений (багатоджерельний, оглядовий) реферат містить Інформацію з кількох первинних документів, присвячених одній темі.
За призначенням реферати можна поділити на загальні (універсальні) та цільові (спеціалізовані). Загальний реферат призначений для використання широким колом користувачів. Такий реферат орієнтує на задоволення не конкретного інформаційного запиту, а інформаційних потреб з певної галузі науки, практичної діяльності.
Цільові реферати складають для задоволення конкретних інформаційних запитів, вони мають чітку читацьку адресу [15, 247].
Залежно від методу викладу матеріалу реферати поділяють на рефератиекстракти і перефразовані (інтерпретивні). Перші складено із запозичених з тексту першоджерела речень, а другі – це текст, який референт написав самостійно шляхом перефразування і скорочення тексту першоджерела.
За формою розрізняють текстові і бланкові реферати. Абсолютна більшість рефератів мають текстову форму, тобто це зв'язний текст, до якого можуть входити ілюстрації, таблиці, графіки, формули. Бланкові поширилися завдяки виникненню формалізованих методик складання рефератів. Вони можуть бути анкетними, табличними, телеграфного стилю. Анкетний реферат – це відповіді на заздалегідь сформульовані запитання.
Якщо запитання стосуються кількох об'єктів, а відповіді розміщено у відповідних колонках (графах) таблиць, реферат називають табличним. Реферати телеграфного стилю – це коротке повідомлення про зміст документа, яке схоже на текст телеграми [13, 31].
Крім того, реферати розрізняють за обсягом (короткий і розширений), за укладачем (авторський і неавторський – референтський), за використанням засобів автоматизації (ручний – підготовлений людиною) і автоматичний (з використанням ЕОМ)).
Між усіма розглянутими видами рефератів існують різноманітні зв'язки. На практиці навіть не завжди просто визначити вид деяких конкретних рефератів.
Зрозуміло, що реферати можуть мати відмінності, зумовлені особливостями відповідних первинних документів: їхнім цільовим призначенням, характером інформації, обсягом, структурними і текстовими ознаками тощо. Може мати значення і та обставина, опубліковано документ, чи ні.
Питання класифікації рефератів, визначення їхніх типологічних ознак має важливе значення для практики. Ці відомості відіграють велику роль у відборі матеріалів для реферування, в організації діяльності референтських служб, у розподілі обов'язків між ними, у визначенні ряду документів для реферування в національних органах інформації.
Чітке визначення видів рефератів необхідне для референтів і редакторів, для укладачів інструкцій з реферування, для індексаторів і розробників алгоритмів автоматизованого реферування та індексування текстів тощо.
2.1 Попереднє загальне ознайомлення з первинним документом
Процес реферування – низка логічних операцій, таких як: оцінка, відбір, аналіз та узагальнення відомостей, що містяться в первинному документі. Правила виконання кожної окремої операції, послідовність операцій становлять методику реферування.
Основоположною дією референта в складанні реферату є читання, позаяк доводиться кілька разів читати і перечитувати первинний документ. Причому читання виступає як складний розумовий процес, пов'язаний з глибоким усвідомленням змісту документа. Розрізняють три основних види читання, застосовуваних у процесі реферування: ознайомлювальне, вивчальне, реферативне.
Під ознайомлювальним читанням розуміють загальне ознайомлення з інформацією, яку містить документ, без настанови на дальше відтворення.
Вивчальне читання – це інтенсивне, вдумливе читання, спрямоване на запам'ятовування змістової інформації тексту, використаних мовних засобів.
Реферативне читання має бути таким, щоб унаслідок цього можна було коротко викласти зміст першоджерела [5, 29].
Процес реферування поділяється на такі етапи:
– попереднє загальне ознайомлення з первинним документом;
– реферативний аналіз змісту документа;
– узагальнення здобутої інформації;
– складання;
– редагування й остаточне оформлення реферату.
Кожному етапу відповідає певний вид читання, бо кожен етап, як і вид читання, виконує свої конкретні завдання.
Під час попереднього загального ознайомлення з документом референт має справу з ознайомлювальним та вивчальним читанням.
При цьому необхідно виявити формальні ознаки документа (назву, підназву, прізвище автора, назву колективного автора або організації, причетної до створення документа, тощо), для чого слід переглянути вступ, зміст, висновки, резюме.
Завдання цього етапу – визначення тематики, усвідомлення змісту, наукової цінності документа, його інформативності. На основі цього приймають рішення про доцільність його реферування.
Якщо рішення про реферування позитивне, то на цьому ж етапі, як правило, вирішують питання про вид майбутнього реферату.
Визначаючи вид реферату, враховують:
– категорію користувачів інформації, яким адресовано реферат;
– характер інформаційного запиту (фактографічний чи документний);
– змістову цінність первинного документа;
– спеціалізацію і кваліфікацію референта;
– чи буде реферат надруковано як елемент видавничого оформлення первинного документа, чи вій призначений для реферативного видання, при цьому слід мати на увазі вид реферативного видання [15, 248].
До того ж на етапі ознайомлення з першоджерелом можна скласти приблизний план тексту реферату (подумки або на папері). Щоб ознайомитися з документом у цілому, нерідко доводиться перечитувати документ або його фрагменти не один і не два рази.
2.2 Реферативний аналіз змісту документа
На етапі реферативного аналізу первинний документ читають повторно і виявляють основні ознаки його змісту, для чого здійснюють реферативне читання. Створюючи реферат, слід усвідомлювати, що він має відтворювати основні ознаки змісту первинного документа, ті ж самі ознаки мають бути в пошуковому образі документа й інформаційному запиті.
Такими загальними ознаками виступають основні аспекти змісту. Під аспектами змісту в цьому разі розуміють не лише погляд, а частіше – питання, проблему, напрям тощо.
Визначення загальних ознак (або аспектів змісту) дає змогу розглядати зміст документа, що реферується, з різних боків, поглядів і забезпечує однозначний підхід до його інформаційного аналізу.
У процесі реферативного аналізу саме і виявляють аспекти змісту. Завдання референта на цьому етапі – виявити основну інформацію, яка стосується об'єкта розгляду, його властивостей, переваг і недоліків, мети і методів роботи, отриманих результатів, висновків і галузей використання.
Особливу увагу приділяють тому новому, що є в первинному документі, порівняно з іншими, близькими за тематикою.
У процесі читання референт розбиває текст (у думці або на папері) на окремі фрагменти, щоб найкраще зрозуміти кожен з них і виявити найважливішу інформацію.
У результаті цього він визначає коло змістових аспектів, які буде відображено в рефераті. Для полегшення роботи можна робити короткі записи.
При реферативному аналізі відомості, що містяться в первинному документі, рекомендується ділити на три групи.
До першої входять нові ідеї, гіпотези, експериментальні дані, нові методики, оригінальні конструкції механізмів, нові явища і процеси. Ці відомості обов'язково має бути включено до реферату, причому допускаються лише текстові скорочення.
До другої групи входять фактичні дані, що не є принципово новими, а також відомості про застосування традиційних методів, технологій тощо. З цих відомостей до реферату включають цифрові дані, формули, фактичні показники.
Третю групу відомостей у первинному документі використовують як ілюстративний матеріал, аргументацію, у рефераті їх лише називають. У такий спосіб визначають різні рівні згортання інформації, унаслідок чого стає очевидно, за рахунок яких відомостей скорочено текст первинного документа.
Другий етап процесу реферування складний і відповідальний, його виконання вимагає від референта високої кваліфікації, ерудиції, глибокого знання проблематики первинного документа.
Щоб полегшити і формалізувати реферативний аналіз, використовують формалізовані схеми, що являють собою заздалегідь складені переліки основних питань, які треба розкрити в рефератах. Є ціла низка методів відбору інформації для відображення в рефераті, їх буде розглянуто далі.