4. Курсивом виділяються слова, речення, частини тексту. Цим способом переважно користуються, коли текст набирають на комп’ютері.
Абзац - це вiдступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у текстi, а також фрагмент тексту між двома такими вiдступами.
Типовий абзац має три частини:
1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повiдомляєтъся, про що йтиме мова);
2) фраза (мiститься основна iнформацiя абзацу);
З) коментарi (підбивається пiдсумок того, про що говорилося в абзацi).
Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, проте в текстах документiв бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слiд пам’ятати, що це внутрiшньо замкнене смислове цiле.
Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у дiлових паперах рубрики нумеруються. Iснує двi ситеми нумерацiї - традицiйна й нова.
Традицiйна — базується на використаннi знакiв рiзних типiв - римських та арабських цифр, великих та малих лiтер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктiв, правил), яке залежить вiд, змісту, обсягу, складу документа. Система використання рiзних позначень повинна мати логiчну будову:
А. Б. В. Г. Д ...
І. ІІ. ІІІ. ІV. V...
1. 2. 3. 4. 5...
1) 2) 3) 4) 5)...
а) б) в) г) ґ)...
Рубрики, бiльшi за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, роздiл, частина. Вони теж нумеруються.
Під час рубрікацiї тексту слiд дотримуватися таких правил:
1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорiдних елементи перерахування;
2) застосовувати однорiднi засоби нумерації до однотипних частин;
3) дотримуватися правил пунктуації при комбiнованих способах нумерацiї;
4) використовувати лаконiчнi, однозначнi заголовки.
Нова система нумерацiї базується на використаннi лише арабських цифр, розмiщених у певнiй послiдовностi. Застосовуючи її, слiд враховувати:
1) пiсля номера частини, роздiлу, пункту, підпункту ставиться крапка;
2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:
роздiли – 1.; 2.; 3.;
номери підроздiлiв включають в себе також номери розділів - 1.1.; 1.2.; 1.3.;
номери пунктів мiстять номер розділу, підрозділу, пункту - 1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.
Використання цiєї системи нумерацiї дає можливiсть не вживати словесних найменувань i заголовків до частин документа.
19. Вимоги та правила укладання листів, що не потребують відповіді.
Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.
Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні - очно чи телефоном.
За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують.
До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення.
Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.
Щоб досягти успіху, лист повинен бути і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є «визитною карткою» установи, фірми. Дизайн та поліграфічні якості його - це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.
Ділові листи не повині бути довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно.
Номер і дату проставляють у день підписання документа. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96.
Гриф обмеження доступу до докумена проставляють у разі потреби. Він друкується в правому верхньому куті робочої площі, наприклад: «Цілком таємно», «Для службового користування», «Не для друку», «КТ» (комерційна таємниця).
Листи адресують підприємствам, організаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі.
Адресат розташовується праворуч. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи - пишеться з середини нового рядка. Якщо лист адресують установі (або її структурному підрозділові) без зазначення посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку. Якщо лист адресують установі (або її структурному підрозділові) із зазначенням посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку, а посаду й прізвище - в давальному. Якщо лист адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства може входити до складу назви посади адресата.
Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. В ньому наводять стислий виклад змісту листа. Якщо обсяг тексту листа, виготовленого на аркуші формату А4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять.
Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету.
Починати листа необхідно із звертання. Звертання вживають у формі кличного відмінка. Наприклад: «Шановний Іване Васильовичу!», «Пане Сметанін!», «Шановний пане Андрійчук!», «Шановні панове!» (коли імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).
Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Для її оформлення є чимало типових висловів: «Дозвольте нагадати Вам, що...», «Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.», «Нажаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.», «Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.», «Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.», «Нагадуємо, що строк здачі будівлі закінчується.». Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі. Наприклад: «Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність...». Досить поширеною формою кінцівки у ділових лістах є висловлення надії, сподівання. Наприклад: «Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.», «Будемо раді співпрацювати з Вами.».
Якщо документ має додатки, то позначку про них розташовують ліворуч у верхній половині сторінки.
Підпис є обов’язковим реквизитом документа. Він складається з назви посади особи, яка підписує документ (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Засвідчення документа означає затвердження підготовки, воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст.
Гриф погодження складається зі слова «ПОГОДЖЕНО», назви посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування й дати. Гриф погодження розташовують під підписом, а якщо є візи, то під ними.
Віза складається з особистого підпису особи, що візує документ й дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище). Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою. Її оформляють у разі потреби на примірнику адресата.
На листах, у разі потреби, прикладають видбиток простої печатки. Його слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ.
Позначку про виконавця розташовують в лівому нижньому куті документа. Вона складається з прізвища виконавця і номера його службового телефона.
Позначку про виконання документа й направлення його до справи оформляють від руки на нижньому березі першої сторінки документа. Він містить у собі стислу довідку про виконання, слова «У справу» та номер справи, до якої має бути підшитий документ, дату скерування документа до справи, підпис керівника або виконавця.
Позначку про перенесення даних на машинний носій оформлюють від руки. Вона складається із запису: «Інформацію перенесено на машинний носій», підпису особи, яка відповідає за перенесення даних, розшифрування підпису й дати перенесення.
Позначку про надходження проставляє адресат у день надходження документа. Її розташовують у правому нижньому куті першого аркуша документа. Вона складається зі скороченої назви підприємства - одержувача документа, його внутрішнього індекса й дати надходження документа.
Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним. Слід пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.