Дата є обов’язковим реквізитом документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Дата є пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою та реєстраційним індексом, який включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку, розміщується зліва під назвою виду документа. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96. Її проставляють у день підписання вказівки.
Місце видання розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту.
Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою, пишеться малими літерами. У ньому наводять стислий виклад змісту документа, він має бути максимально коротким, ємким, точно передавати зміст тексту й граматично узгоджуватися з назвою документа.
Текст указівки поділяється на дві частини: констатувальну (вступну) й розпорядчу. Констатувальну частину, як правило, починають усталеними виразами, наприклад прийменниками «Для...», «Відповідно до...», «Згідно з...» тощо. Розпорядча частина вказівок викладається в наказовій формі. Її почнають словами «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ» (останнє вживають тоді, коли виконавця не можна зобов’язати виконувати дії, що не входять до його обов’язків згідно з посадовою інструкцією), після яких ставлять двокрапку, друкують великими літерами. Далі наводять заходи й дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх реалізацію, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділяти на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може розпочинатись із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної форми, або із зазначення виконавця. Виконавцями можуть бути особи, організації чи структурні підрозділи. Назву організації чи структурного підрозділу, прізвище й посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт містить указівку про особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому, наприклад: «контроль за виконанням доручити головному інженерові Петренку С.М.».
До складу підписа входять: зазначення посади (ліворуч), ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч), підпис (посередині). Розшифрування підпису в дужки не береться. Право підписувати вказівку має перший керівник підприємства, головний інженер та їхні заступники.
Відмітка про узгодження розташовується нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці, починається зі слова «УЗГОДЖЕНО» або «ПОГОДЖЕНО»; назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ; особистого підпису; його розшифрування; дати. Попереднє погодження проекту документа є однією з важливих і відповідальних чинностей. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність документа стосовно чинного законодавства і правових актів, які визначають компетенцію установи.
Позначку про виконавця розташовують в лівому нижньому куті документа або, якщо немає місця, то на звороті останнього аркуша документа. Вона складається з прізвища виконавця і номера його службового телефона. У разі потреби зазначають шифр друкарки, кількість віддрукованих примірників, дату віддрукування, куди направлено примірники.
Розпорядження – це акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства (незалежно від форм власності), котрий виданий у межах їхньої компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.
Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи: розпорядження загального характеру – тривалої дії; розпорядження окремого характеру – стосуються конкретного вузького питання.
Розпорядження видають Президент України, Кабінет Міністрів (на підставі й для виконання законів, рішень Президента України, Верховної Ради та її Президії), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних завдань. Як правило, розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії й стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).
Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4.
Склад реквізитів такий самий, як і склад реквізитів указівки, лише в констатувальній частині тексту можуть уживатися слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ДОЗВОЛЯЮ», «ЗАБЕЗПЕЧИТИ» тощо. Часто розпорядження мають додатки.
46. Укладання договорів про спільну діяльність.
Договір – це документ, в якому зафіксовано угоду між сторонами про взаємодію (взаємне зобов’язання) й належним чином оформлено.
Сторонами договору можуть бути фізичні особи, працівники, підприємства, організації, установи, фірми.
Договори укладаються з урахуванням інтересів сторін і відповідно до чинного законодавства. Проект договору готує сторона-ініціатор (друга сторона може підготувати свій варіант проекту). В разі потреби залучають юриста.
Договір – це юридичний документ, тому, формулюючи його умови, необхідно уникати двозначності, нечіткості.
Підготовлений і належним чином оформлений договірпідписується сторонами. В окремих випадках необхідно переконатися в повноваженнях особи, яка підписує договір (перевірити доручення, паспорт, а в разі потреби зібрати інформацію про контрагента).
Договір про спільну діяльність – це службовий документ, в якому фіксують угоду між сторонами про встановлення ділових відносин, пов’язаних із господарською діяльністю, й який регулює ці відносини. Такі договори між підприємствами належать до найважливіших засобів міжвиробничих зв’язків у нових умовах господарювання й розвитку ринкових відносин.
Договори про спільну діяльність оформляють на загальних, трафаретних (нечасто) бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Якщо договір складено на кількох сторінках (аркушах), то другу і наступні нумерують арабськими цифрами, номери проставляють посередині довжини робочої площі на верхньому березі без слова «сторінка» (с.) та розділових знаків і кількість сторінок (аркушів) зазначають у тексті документа.
Назву виду документа (Д О Г О В І Р) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.
Дата є обов’язковим реквізитом документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Вона записується словесно-цифровим способом ( 24 серпня 1996 р.) у такій послідовності: день, місяць, рік (рік обов’язково зазначають чотирма цифрами). Її проставляють у день підписання договору.
Реєстраційні індекси авторів проставляють через косу лінію в порядку зазначення авторів на документі (зліва на право).
Місце складання містить назву міста чи населеного пункту. Розміщують під назвою виду документа.
Заголовок до тексту друкується малими літерами зліва (Про спільну діяльність).
Текст договору поділяють на дві частини:
- вступну, де зазначають назви сторін, між якими укладається договір, посади, прізвища, імена, по батькові осіб, котрі підписуватимуть договір; у разі потреби наводять посилання на документи, що засвідчують повноваження особи, яка підписує договір;
- основну, в якій є пункти: «Предмет договору», «Обов’язки сторін», «Особливі умови», «Відповідальність сторін», «Порядок розірвання договору», «Форс-мажор», «Загальна сума договору», «Термін дії договору», «Інші умови договору» й т. ін.
Якщо документ має додатки, то позначку про них розташовують ліворуч у верхній половині сторінки.
Нижче оформляють юридичні адреси, в яких вказують найменування установ, поштови адреси, розрахункові рахунки (кожний елемент пишеться з нового рядка) та підписи сторін, до складу яких входять: зазначення посад, підпис, ініціали і прізвища осіб, що підписали документ. Розташовуються на одному рівні ліворуч і праворуч.
Проставляють відбитки гербових (круглих, що прирівнюються до гербових) печатки усіх сторін, які підписали даний договір. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписує документ.
Часто в договорах такі слова, як «Товариство», «Фірма» тощо, пишуться з великої літери, оскільки вони набувають значення власного імені.
Договір вважають чинним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і оформили його письмово.
51. Накази з особового складу. Реквізити наказу.
Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. Якщо наказ видає вища інстанція, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб.
Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне і всебічне вирішення питання.
Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма заінтересованими особами (структурними підрозділами) даного підприємства. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він утрачає юридичну силу, і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.