Стилистика
Варіант № 15
Зміст.
5. Документ та його функції.......................................................................... 3
11. Правила оформлення сторінки...................................................................5
19. Вимоги та правила укладання листів, що не потребують відповіді.......8
25. Написання цифр та символів у ділових паперах.....................................11
33. Протоколи. Види, реквізити, вимоги до укладання................................13
35. Положення як правовий акт, правила оформлення.................................17
40. Вказівки, розпорядження: реквізити, правила укладання......................20
46. Укладання договорів про спільну діяльність...........................................23
51. Накази з особового складу. Реквізити наказу..........................................25
53. Укладання наказу про надання відпустки та про припинення
трудового договору.....................................................................................28
59. Розписки. Правила укладнення..................................................................31
72. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових паперів..........32
Література..........................................................................................................34
Д О Д А Т К И
1. Зразок опрацьованого супровідного листа, оформленого
на бланку............................................................................................................35
2. Зразок опрацьованого гарантійного листа, оформленого
на бланку............................................................................................................36
3. Зразок протоколу, оформленого на чистому аркуші паперу...............37
4. Зразок положення, оформленого на чистому аркуші паперу..............38
5. Зразок вказівки, оформленій на чистому аркуші паперу.....................42
6. Зразок розпорядження, оформленого на чистому аркуші паперу.......43
7. Зразок договора про спільну діяльність, оформленого
на чистому аркуші паперу.......................................................................44
8. Зразок наказу по особовому складу, оформленого
на чистих аркушах паперу.......................................................................48
9. Зразок наказу по особовому складу, оформленого на бланку............50
10. Зразок наказу(розпорядження) про надання відпустки,
оформленого на бланку (типова форма № Т-6).....................................51
11. Зразок наказу про про припинення трудового договору,
оформленого на чистому аркуші паперу...............................................52
12. Зразок наказу (розпорядження) про надання відпустки,
оформленого на бланку (типова форма № П-6)....................................53
13. Зразок наказу (розпорядження) про припинення трудового договору
(контракту), оформленого на бланку (типова форма № П-8)..............54
14. Зразок розписки, оформленої на на чистому аркуші паперу...............55
5. Документ та його функції.
Як тiльки людина навчилася накопичувати iнформацiю, у неї виникла потребаїї фiксувати, тобто записувати. Пiд термiном ,,iнформацiя” розумiють данi про особу, предмет, факт, подiю, явище i процес незалежно вiд форми їх подання.
Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовують в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття «документ» багатозначне і залежить від того, у який галузі й для чого він використовується.
Енциклопедичний словник трактує документ як:
- письмовий акт, здатний служити доказом юридичних вiдносин або юридичних фактiв, що спричиняють правовi наслiдки;
- офiцiйне посвiдчення особи (паспорт, студентський квиток тощо);
- достовiрне iсторичне письмове джерело;
- матерiальний об’єкт, в якому мiститься та чи iнша iнформацiя.
Документ — це передбачена законом матерiальна форма отримання, зберiгання, використання i розповсюдження iнформацiї шляхом фiксацiї її на паперi, магнiтнiй, кiно-, вiдео-, фотоплiвцi, на електронних або iнших носiях. Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.
Будь-який документ має певнi функцiї, з’ясування яких важливе для визначення мети створення документа, для вивчення класифiкацiї документiв. Автор документа, фiксуючи iнформацiю, не завжди програмує його функцiю. Документ є багатофункцiональним, тобто мiстить у собi рiзнi функцiї, що з часом змінюють своє домiнуюче значення. Видiляються функцiї загальнi i спецiальнi. Загальнi функції подiляють на iнформацiйну, соцiальну, комунiкативну, культурну; спецiальнi — на управлiнську, правову, функцiю iсторичного джерела, функцiю облiку.
Господарська дiяльнiсть вiдбивається в документах, за допомогою яких фiксуються на вiдповiдних носiях усi дiї та подiї, якi вiдбуваються у суб’єкта господарювання. З цiєї позицiї документ розглядають як засiб закрiплення рiзними способами на спецiальному матерiалi iнформацiю про факти, подiї, явища об’єктивної дiйсностi i розумової дiяльностi людини.
Документи мають правове значення, оскiльки вони є засобом засвiдчення та доведення певних фактiв. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлiнськiй дiяльностi документ виступає як предмет i як результат працi. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.
Сукупнiсть взаємопов’язаних документiв, що застосовуються у певнiй сферi дiяльностi, становить систему документацiї. Нинi дiють унiфiкованi системи. Однiєю з найпоширенiших є органiзацiйно-розпорядча документацiя (ОРД), котра застосовується в оформленнi управлiнських рiшень.
Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Як носiї iнформацiї вони сприяють полiпшенню внутрiшньої органiзацiї будь-якого пiдприємства чи установи, є пiдсгавою для прийняття рiшень, узагальнень, довiдково-пошукової роботи.
Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.
Документи повиннi вiдповiдати таким вимогам, як придатнiсть до тривалого зберiгання, максимальна наочнiсть тощо. Наукова дисциплiна, яка вивчає структуру i властивостi документальної iнформацiї, розвиток форм документiв, методи i засоби автоматизованого оброблення, зберiгання, пошку i використання їх, називається документалiстикою.
11. Правила оформлення сторінки.
Управлiнскi докумекти оформляють на паперi формату А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм). Для зручностi з усiх бокiв сторiнки установлюють розміри берегів: лiвого - 35 мм (13 пробілів); правого - не менше ніж 8 мм
(3-4 пробіли); верхнього - 20 мм (4-5 інтервалів); нижнього – не менше ніж 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
Тільки перша сторiнка документа друкується на бланку, друга й наступні - на чистих аркушах паперу.
Якщо текст докумета займає не одну сторiнку, то на другу сторінку не можна переносити тiльки пiдпис. На другій сторiнцi має бути не менше двох рядкiв тексту. Також не бажано:
1) вiдривати один рядок тексту чи слово вiд попереднього абзацу;
2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;
3) переносити слово на межi сторiнок, слiд перенести це слово на нову сторінку.
У документах, оформлених на двох i більше аркушах паперу, нумерацiя сторiнок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посерединi верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстанi не менше 10 мм вiд краю. Слово “сторiнка” не пишеться, а також бiля цифр не ставляться ніякі позначки.
Якщо текст друкується з обох бокiв аркуша, то непарні сторiнки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.
Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків:
ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ
В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ
У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй. Наприклад:
ПОЛОЖЕННЯ
про Раду з питань мовної політики
при Президентові України
Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали.
Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо не має місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.
Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова, наприклад:
З М І С Т
Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком - два інтервали, а від підзаголовка до тексту - три чи чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки пишуться ідентично, приміром:
ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА БІБЛІОГРАФІЧНОГО ОПИСУ
Частини, елементи й ділянки опису
Чи біля лівого поля:
ТЕКСТИ З ІЛЮСТРАЦІЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ
Ілюстрації, написи, підписи, текст
Для виділення у тексті окремих слів або частин існує чотири способи:
1. ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. Цей спосіб слугує для виділення окремих слів.
2. У р о з р я д к у оформлюються окремі слова й короткі фрази. Коли слово пишеться у розрядку, то після кожної букви в слові робиться проміжок в один знак, а між словами й текстом роблять відступ у 2-3 знаки, щоб слова відділялись. Розділові знаки після слів у розрядку ставляться на відстані одного знака, а наступне слово починається через 2-3 знаки.
3. Підкреслення - найзручніший спосіб виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою, а закінчують під останньою буквою слова, яке виділяють, включаючи лапки й дужки; розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Ціле речення треба підкреслювати суцільною рискою, починаючи від першої букви й закінчуючи останньою буквою речення.