Dear Mr Fergusson,
With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.
I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.
For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.
Hoping you understand.
Yours truly...
Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова "said" (здесь: "упомянутые") и "same" ("его же"), которых вообще нужно избегать, а вместо "deem" лучше писать "believe". Причастныеоборотыlooking forward to your early reply, hoping to hear from you soon,. thanking you for your interestНЕЛЬЗЯиспользоватьвконцовкеписьма. Пишитезаконченныепредложения: We look forward to your early reply: I hope to hear from you soon: Thank you for your interest. Теперь прочтем откорректированный вариант.
Dear Mr Fergusson,
We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.
As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito. products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.
Sincerely yours...
Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу. Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа: "your error/your failure". ЕслинаписатьBecause you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, тоэтобудетвыглядетьслишкомужагрессивно. Вотболеедипломатичныйподход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due. your credit rating is in jeopardy.
Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела. (Шутка.)
Любое светское письмо станет теплее, если вы напишете обычное "please" или "thank you". ВместоWe have received your orderлучшенаписатьThank you for your recent order,вместобезличногоChecking our records we have verified the error in your September bill — Please accept our sincere apologies for the error in your September hill.
Вторая версия нашего письма более удачна еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость — это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.
Ваше письмо должно быть в первую очередь ориентировано на клиента. К примеру, Please accept our apologies for delay является просто вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.
Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений "I" и "we", но уж если вы их употребляете, то учтите следующее:
пишите "1" — когда говорите от себя лично, a "we" — когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения "our company" — все это звучит несколько напыщенно, как если бы отправитель вместо "я" постоянно называл себя полным именем...
Внимательнее и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным.
Теперь сравните еще два письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.
Вариант первый:
Dear Ms Mitchell,
Having conducted our standard credit- investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.
We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.
As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.
Please accept our sencere regrets and feel to continue to shop at Alien's on a cash basis.
Вариантвторой:
Dear Miss Mitchell,
I am sorry to inform you that your application for an Alien's charge account has been turned down.
Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.
Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be reduced.
Untill then we hope you will continue to shop at Alien's where EVERY customer is our prime concern.
Sincerely Yours...
ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА
Хорошее деловое письмо должно быть хорошо спланировано и построено. Что я имею в виду? Вам необходимо заранее определить все, что вы хотите сказать, отметить самое важное, чтобы письмо было предельно логичным, законченным и доступным. Набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые вам важны. Проверьте свой черновик: все ли к месту? Ведь адресат должен получить только необходимую информацию. Для лучшего понимания фактов, причин и пояснений, а также для усиления эмоциональности можно воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Иными словами, говорите все, что поможет вам получить желаемый ответ. Только не переборщите! Старайтесь быть немногословным. Вы должны чувствовать, когда надо закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, получилось слишком уж коротким, не поддавайтесь искушению заполнить чистое пространство листа или Дополнить предложения. Ошибкой является также повторение одной и той же мысли, пусть она и кажется вам суперважной.
Если вы уже поблагодарили своего адресата, то можете испортить логический строй письма, написав в конце "Thank you again". Хотя могут быть и исключения. Вот как, к примеру, вполне вежливо, тактично и, я бы даже сказал, обнадеживающе меня послали подальше в одной диснеевской компании, в которую я, четверокурсник иняза, в свое время (вот был нахал!) пытался влезть.
Dear Mr. Goldencov,
Thank you for sending us your resume regarding our employment opportunities here at the European Creative Center.
Unfortunately, your candidature does not correspond to any of our available positions. We will however, keep your name on file for future reference.
Thank you again for your interest in our company, and best of luck to you in your job search.
Kindest regards,
Pamela Young
OfficeCoordinator
Здесь, как видим, "thank you" повторяется два раза, но, на мой взгляд, письмо от этого не пострадало. Просто Памела Янг в вежливой манере подчеркивает: ей, действительно, было приятно, что на какой-то там французский филиал "Дисней Компани" обратил внимание аж советский (дело было в 1990 году ) студент.
Я упоминал о том, что иногда не повредит некая дополнительная информация. Но тут нужно действовать'осторожно, чтобы только лишь подчеркнуть, но не ослабить главную мысль. Иначе приложение некой дополнительной самостоятельной информации может сбить с толку и увести в сторону. Вот представьте, что вы получаете письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:
Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.
Избегайте различных излишеств. К примеру:
Because my husband's birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall catalog.
В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Иливотещеодинпример:
I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.
Так как пригласительные письма для того и посылают, чтобы кого-то пригласить, то слова inviting me явно лишние. Так же ошибочно писать the green-colored carpet или the carpet that is green in color. -Зеленый — это уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.
А теперь посмотрите на следующий образец.
If we cooperate together the project will be finished quickly.
"Cooperate" уже означает "вместе", поэтому слово "together" не нужно. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько слов, то его и пишите. Так, вместо "as a result" можнонаписать "because", a вместо "as otherwise" — "otherwise".
"Разговорные" приставки "up/on/off..." не употребляются в деловых письмах. Пишитенеconnect up/continue on,ноconnect/continue... НеMr Jones handled the job in an efficient manner, a Mr Jones handled the job efficiently. Короче и понятнее.
Сравните два следующих письма. Обратите внимание на нагромождение лишних слов в первом варианте и на то, как просто избавились от них во втором.
Вариант первый:
DearMsTompson,
I am pleased with the invitation that'I received from you inviting me to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.
Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself completely for the speech.
Yours truly...
Вариантвторой:
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation to speak to the
National Association of Secretaries.
Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare, I received your invitation on June 5.
I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck wth your meeting.
Sincerely Yours
Выбрасывая из письма лишние слова и повторы, тем не менее будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть предельно краткими опускают артикли "the", "a", "an" и предлоги, а получается вот что: Please send order special delivery.
Единственное, чего здесь добился приверженец "телеграфного" стиля, опустивший артикль "the" и предлог "by" (что, увы, можно часто встретить в заголовках английских газет и журналов), так это резкого и безличного обращения. Аправильнеебылобынаписать: Please send the order by special delivery.
Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, полностью .было перед глазами клиента. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой, где законы деловой переписки те же.
НИКОГДА не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если ваше послание содержит "два ядра", то будьте уверены: на один из серьезных вопросов вы, скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, вам ответят частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче отвечать на них (но только не односложными "да"или "нет").
Итак, вы уже поняли: деловое письмо должно быть "одноядерным". Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупки у него видео- или аудиоаппаратуры, то не следует тут же предлагать условия поставки оной. Лучше напишите позже еще одно письмо.
ОДНА ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ ТЕМ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ
Тут, конечно, ваше письмо имеет большое значение. От него многое зависит, и вам надо уметь себя преподнести.
На что следует обратить внимание? В первую очередь на резюме, которое еще называют "data sheet" или "vita", куда входит перечисление всех ваших достижений: когда и какую школу, институт и прочее учебное заведение вы закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление учебных или рабочих мест, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего места работы и заканчиваете самым первым (с указанием дат). Второй важный момент — это ваше письмо-запрос, где вы — как бы и продавец, и товар одновременно. В вашем письме-applications, как и в резюме, но уже в более развернутой форме, вы доверительно рассказываете о себе, о своем опыте работы... Короче, стараетесь понравиться своему адресату. Applications бывают двух видов. Первый вид —это письмо-ходатайство. Его вы пишете, если отвечаете на объявление какой-нибудь фирмы. В нем обязательно должна присутствовать ссылка на объявление или на тот источник, где вы вычитали это самое объявление. Вотпримерписьма-ходатайства: