Абзац может состоять из одного предложения, если ему придается особенная важность, а может и из нескольких, если они последовательно раскрывают одну и ту же сложную мысль. Однако абзац является внутренне замкнутой смысловой единицей.
Логическому структурированию работы в большей степени способствует деление ее на главы, параграфы и другие части. Главы должны соотноситься с темой работы как часть и целое и, как правило, соответствуют поставленным исследователем задачам. Параграфы каждой главы также должны соотноситься с ней как часть и целое.
При разбивке текста на главы и параграфы необходимо соблюдать следующие правила:
1. Делимое должно быть равно сумме его частей. В этом случае по своему смысловому содержанию тема исследования кажется шире общего объема составляющих ее частей – глав. Возможна и другая ошибка, когда тема уже общего объема составных элементов.
2. Принцип деления должен быть един для всех частей. В этом случае члены деления будут частично совпадать друг с другом из-за смешения принципов классификации.
3. Члены деления не должны соотноситься между собой как часть и целое.
4. Непрерывность деления. В процессе деления нельзя перескакивать через ближайшие виды деления.
Эти более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются.
Например:
1. Общие положения.
2. Обязанности.
3. Права.
При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (допускается арабская нумерация или буквенная), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления (1.1.;2.1.;3.1. и т.д.).
При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться (1.1.1.; 1.1.2.; 2.1.1.; 2.1.2. и т.д.). Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава и т.д. В простейших случаях используются только однотипные знаки – обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют и абзацного членения, и нумерации.
Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь их при необходимости.
В заголовках не допускается переноса слов, применения римских цифр, математических знаков и греческих букв. Точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.
Заголовки глав и параграфов должны точно соответствовать содержащейся в них смысловой информации. В связи с этим, в заголовках нежелательными являются:
- слова, не проясняющие смысл заголовка;
- узкоспециальные термины;
- слова местного характера без разъяснения;
- сокращенные слова и аббревиатуры.
Заголовок должен отражать информацию, содержащуюся в тексте, поэтому нежелательны слишком короткие заголовки. Другой крайностью являются слишком объемные заголовки, затрудняющие смысловое восприятие. Наконец, заголовок должен соответствовать содержанию, быть кратким, недвузначным и непротиворечивым.
Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм.
Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т.п.
Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.
Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты.
Варианты организации текста письма
Основным информационным элементом письма является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.
Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.
Пример
«Сообщаем, что в период с … по …»;
«Направляем согласованный с …»;
«Направляем на рассмотрение и утверждение …»;
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).
Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.
В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.
Приступая непосредственно к составлению текста письма, следует продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). С точки зрения композиции все письма можно разделить на простые и сложные.
Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть).
Текст письма, состоящего из двух смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение - просьбу, отказ, предложение и т.п.
К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.
Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.
Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.
В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.
Заключение - это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п.
В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью - опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.
Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает: одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы: