Достичь успеха в деловом общении означает убедить собеседника в своей правоте. Порядок определений и аргументов в рассуждении помогает доказать положения документа, раскрыть внутреннюю связь явлений и событий, убедить читателя в наличии причинно-следственных связей между явлениями. Если в описании и повествовании между предложениями сочинительная связь, то в рассуждении – логическая подчинительная связь. Часто используются вводные слова, подчинительные союзы и союзные слова. Средства связи могут отсутствовать. Функционируют термины, абстрактная лексика, глаголы употребляются в переносном значении.
Основная стилевая черта официально-делового стиля – императивность – обусловлена регламентирующей функцией многих видов документов. Задачу выразить директивы, рекомендации, передать обязательные для исполнения указания выполняет тип речи предписание. Автор не доказывает своих положений, не убеждает адресата, а выражает волеизъявление. Этот тип речи отличает изложение в правовых и служебных распорядительных документах.
Правовые нормы основаны на трех «китах»: должно, разрешено и запрещено, поэтому предписание реализуется в трех подтипах: долженствовании, разрешении и запрещении.
Долженствование, как правило, выражается инфинитивными конструкциями: обеспечить соблюдение порядка; признать невиновным. Императивный инфинитив категорично и кратко называет действие, которое надлежит выполнить названным в документе людям.
В законодательных документах идею долженствования передают модальные слова: При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю: 1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность…
В правовом или распорядительном документе, а также во многих дипломатических документах двусоставное предложение с глагольными сказуемыми в форме настоящего времени может передавать идею долженствования и без использования модальных слов: Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования означает должно вступить.
Степень выражения императивности может быть различной: жесткая директива, рекомендация, руководство к действию или пожелание. Предписание активно используется и в научно-технических текстах.
В документах, основная цель которых волеизъявление автора, преамбула или первый абзац документа объясняет причину распоряжения или принятия документа. Констатирующая часть логически подводит читателя к основному центру документа – регламентирующей части. В типе речи, который называется констатацией, реализуется коммуникативное задание удостоверения того или иного факта, установление этого факта в статусе закона. Констатация поэтому распространенный в официально-деловом стиле тип речи.
Преамбула международной конвенции или договора определяет исходную позицию договора, раскрывает причины и цели заключения договора. Стандартные формы многих видов документов определились исторически. Четкий текстовый рисунок способствует ясному восприятию информации, но консерватизм структуры документа может быть использован для смысловых манипуляций. Если основная мысль, которая должна быть в постановляющей части, переносится в констатирующую, ее значимость ослабляется. Например, начало международной резолюции (документа, выражающего положения заключительного характера заседаний международных организаций) традиционно закрепляет принципы соглашения. Если важную мысль перенести в конец резолюции, где обычно даются не имеющие принципиального характера рекомендации, адресат может не обратить на нее внимания.
Констатирующий тип речи может оформить и весь документ, например, вербальную ноту.
Коммуникативное воздействие текста наиболее успешно осуществляется в том случае, если адресат точно понимает смысл текста и цели его автора. Следовательно, в тексте, а особенно в документе, требующем однозначности понимания, должна быть реализована категория объяснительности. Поэтому функционально-смысловой тип речи объяснение функционирует во многих видах документов. Объяснение позволяет автору документа установить причинно-следственные связи между явлениями и показать их читателю: Семинарское занятие доцента Поповой Г.В. переносится на 12 февраля по причине болезни преподавателя; Нуждаюсь в материальной помощи в связи с рождением ребенка, так как мой муж погиб и на моем попечении находятся еще двое детей и моя мать.
Хотя в деловом документе преобладает тип речи, позволяющий выразить основную цель автора, в пределах целого текста документа наблюдаем различные варианты чередования и взаимодействия типов речи.
Изложение материала в деловых документах, как и в научных текстах, должно идти по четко продуманному плану. Необходимо соблюдать законы логики как в частях текстах, так и в переходах от одной части документа к другой его части.
Композиция документа и связность текста
Композиция документа – пространственная соотнесенность частей документа, взаиморасположение тематически завершенных микроконтекстов.
Стабильность композиции позволяет прогнозировать последующие блоки текста. Обязательная информация связывается с определенной позицией в документе.
Строго логическое развитие текста соответствует требованию точности и предполагает соблюдение хронологического принципа сообщения – от первого события к последнему (как в биографии) или от последнего к первому (как в резюме).
Раскрытие сложной темы следует начинать с более легких для понимания читателем моментов и постепенно переходить к более сложным понятиям.
Решающие положения в тексте располагаются по нисходящей «лесенке» важности. Последовательность важных фактов может определяться их ценностью.
Связность текста, согласованность предложений друг с другом, облегчает восприятие текста читателем.
В деловых документах желательно формально выразить синтаксические связи. Для этого используются следующие средства: повтор слов; местоимения, относящиеся к слову в предыдущем предложении; союзы и вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов также выступают причастия, которые замещают в тексте номенклатурные наименования и термины: указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.: Подрядчик обязан приступить к выполнению работ не позднее трехдневного срока после перечисления оплаты. Указанный срок необходим для приобретения материалов по данному заказу.
В текстах контрактов (договоров) эту же функцию выполняют ролевые обозначения контрагентов (Заказчик – Исполнитель), замещающие развернутые номинации юридических лиц.
Формально-логический тип текстовой организации проявляется в рубрикации.
Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на микротемы, каждая из которых рассматривается самостоятельно. При этом неизбежным оказывается использование параллельных синтаксических конструкций.
· Договор
· 1. Предмет договора
· 1.1. Поставщик обязуется...
· 1.2. Покупатель обязуется...
· 2. Ответственность сторон
· 2.1. В случае невыполнения...
· 2.2. В случае отступления от условий договора...
Один аспект темы выделяется абзацем. Абзац обычно объединяет несколько предложений, но может состоять и из одного предложения. В тексте на русском языке абзац оформляется красной строкой. В западноевропейской традиции – пропуском строки. Пункты и подпункты в документах обозначаются арабскими цифрами: 1. 1.1. 1.1.1. 2. 1.2. 1.1.2.
В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта, подпункта. Подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер.
Простое предложение может делиться графически на составные части. Как правило, рубрикацией разбиваются однородные члены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, вводными словами:
Посредник своевременно предупреждает Заказчика:
о непригодности или недоброкачественности товара, полученного от Заказчика;
о том, что соблюдение указаний Заказчика в процессе выполнения работ, обусловленных договором, приведет к порче товара;
о наличии иных, не зависящих от Посредника обстоятельств, грозящих ухудшением качества товара или невозможностью выполнения условий настоящего договора.
Использование абзацев подчеркивает структуру и внутреннюю логику документа.
Понимать короткие предложения легче, чем длинные. Тем не менее, составитель документа обязан учитывать, что текст, состоящий из одних коротких предложений, воспринимается как примитивный. Последовательность однотипных по структуре предложений создает впечатление монотонности, поэтому следует чередовать простые и сложные, односоставные и двусоставные предложения, предложения с простым глагольным и составным именным сказуемым.
Жанры деловой письменности объединяет высокая степень стандартизации, которая охватывает все уровни языка - лексику, морфологию, синтаксис и текстовый уровень. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля автора. Безличность изложения выражается в отказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакции.
Составитель документа должен знать:
доминанту и основные черты официально-делового стиля (т.е. требования, предъявляемые к языку документа);
арсенал устойчивых формул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи;
характеристики жанров и их привязанность к той или иной ситуации делового общения.
Составитель документа должен уметь:
адекватно использовать речевые средства в тексте при соблюдении языковых норм; грамотно составить проект документа и (или) отредактировать его.