За обсягом та глибиною розрізняють анотації пояснюючі, описові та реферативні.
Пояснюючі анотації, що складаються із кількох слів чи одного-двох речень, тільки розкривають недостатньо інформативний заголовок документу.
Описові анотації, узагальнено характеризуючи зміст первинного документу і подаючи перелік основних тем, що в ньому відображені, відповідають на питання: „Про що повідомляється у документі?”
Реферативні анотації не тільки подають перелік основних тем, а й розкривають їх зміст. Вони відповідають на два питання: „Про що повідомляється в основному документі?” і „Що саме з даного приводу повідомляється?”. За глибиною подачі інформації реферативні анотації наближаються до рефератів. Схожі тут і методичні прийоми їх подачі. Одначе написання реферату передбачає, що його автор заглиблюється у сутність проблеми, що відображена в тексті, є фахівцем у даній галузі, до якої належить первинний документ.
За виконанням анотації бувають авторськими і складені редакторами, бібліографами.
Об’єктами анотування, на відміну від об’єктів реферування, можуть бути будь-які документи. Практично на будь-який документ можна подати анотацію. Вибір виду анотації залежить передусім від призначення та виду документу, галузі знань, особливостей жанру, доступності, обсягу та інших факторів. Наприклад, для характеристики офіційних, наукових, довідкових, виробничо-практичних видань доцільно подавати довідкові анотації. Для розкриття змісту науково-популярних, художніх, дитячих книг, масово-політичної літератури, розважальних видань тощо найчастіше подають рекомендаційні анотації.
Елементами анотації можуть бути:
· основна тема, проблема, мета роботи;
· результати роботи;
· що нового подає анотований документ у порівнянні з іншими, спорідненими за тематикою чи цільовим призначенням;
· відомості про автора первинного документу;
· вказівки на приналежність автора до певної країни (або документи, перекладені з іноземних мов);
· підтвердження достоїнств анотованого твору, запозичені з інших документів;
· дані про зміну заголовку, авторського колективу, року видання (при перевиданні);
· рік, яким розпочинається випуск багатотомного видання.
В анотації на художні твори неодмінно має вказуватися літературний жанр, період творчості письменника, основна тема й проблема твору, місце й час дії описуваних подій.
Анотація на періодичні та продовжувані видання включає дані про завдання, мету, характер видання; об’єднання, роз’єднання, відновлення чи припинення випуску та інші зміни у виданні.
Текст анотації вирізняється лаконічністю, високим рівнем узагальнення інформації, що представлена в первинному документі. В тексті анотації не подаються дані, що наявні в бібліографічному описі анотованого документу, зокрема в заголовку. Не варто використовувати складні синтаксичні конструкції, громіздкі речення, що перешкоджають сприйняттю тексту.
Процес написання анотації передбачає здійснення трьох етапів:
- оцінки інформаційної значимості документу й вибору виду бібліографічної характеристики;
- аналізу змісту з метою виявлення найсуттєвіших даних;
- узагальнення суттєвої інформації для складання анотації.
На першому етапі визначається актуальність тематики, оригінальність змісту, точність, достовірність, повнота й оперативність інформації. Вивчення документу починається з ознайомлення з заголовком, довідковим апаратом видання (вступом чи передмовою, змістом), рубриками в самому тексті, висновками, резюме.
На другому етапі слід визначити основну тему, проблему, об’єкт, мету роботи, її результати; визначається новизна, притаманні особливості видання; встановлюється цільове і читацьке призначення документу. Основна увага звертається на нову інформацію, принципові положення, концепції, нові методики. Суттєва інформація може виявитися в результаті аналізу елементів форми первинного документу (автор, назва, об’єкт документу, рік видання і т.д.) та елементів змісту (галузь вивчення, мета дослідження, часові межі тощо).
План-макет поаспектного (анкетного) аналізу документу при складанні довідкової анотації:
· дані про автора;
· дані про форму (жанр) первинного документу;
· предмет, об’єкт або тема первинного документу;
· час і місце дослідження;
· характеристику змісту анотованого документу;
· причини перевидання та притаманні особливості поданого перевидання;
· характеристика довідкового апарату видання;
· цільове й читацьке призначення документу.
План-макет поаспектного (анкетного) аналізу документу при складанні рекомендаційної анотації:
· дані про автора;
· коротка характеристика творчості автора;
· характеристика анотованого твору;
· оцінка твору;
· стилістичні особливості твору;
· характеристика художньо-поліграфічного та редакційно-видавничого оформлення;
· цільове і читацьке призначення документу.
Для швидшого знаходження в тексті аналізованого документу основних аспектів змісту варто користуватися маркерами – словами і словосполученнями, що стали стійкими ознаками певного аспекту (див. далі).
Дані про автора (авторів): вказівки на професію, спеціальність, певні відзнаки, звання, національність, дати життя і т.д. При цьому прізвище, як і інші дані, наведені в бібліографічному описі, не повинні повторюватися.
Загальна характеристика теми: подається у лаконічній формі, не повинна бути переказом змісту. В анотації подаються основні аспекти змісту документу, що характеризують структурні, функціональні, галузеві, регіональні та інші особливості тексту.
В рекомендаційних анотаціях іноді можуть подаватися недоліки документу, але максимально лаконічно, не забуваючи, що анотація не є рецензією.
Часто звертається увага на стиль, мову, виклад матеріалу, зовнішнє поліграфічне оформлення й виконання документу (скажімо, наявність ілюстрацій, креслень, схем, таблиць – в основному тексті чи додатках). Можуть вказуватися джерела, на підставі яких створено документ, відзначається глибина та новизна викладу матеріалу.
В анотації рекомендується уточнювати цільове і читацьке призначення документу. Тема формулюється у досить широкій формі (для самоосвіти, підвищення кваліфікації, на допомогу науковцям, для популяризації знань тощо). Читацька адресність при можливості конкретизується завдяки вказівці на певні групи читачів, яким здебільшого адресований цей документ („для широкого кола читачів”, „рекомендовано студентам, аспірантам, молодим ученим”, „розраховано на викладачів вищої школи, які бажають поглибити свої знання...” і т.д.).
При цьому названі елементи, як правило, не присутні в одній анотації у повному обсязі. Це модель. В процесі анотування визначаються конкретні характеристики кожного документу, що стають найбільш цікавими, інформативними, значимими.
Анотація має бути лаконічною, достатньо конкретною, при необхідності – з посиланням на факти, імена, дати і т.д.
Якщо для наукових досліджень анотації часто подають стандартні формулювання („автор розповідає”, „стаття присвячена…”, „у монографії розглядаються”), то для текстів науково-популярних, художніх, публіцистичних тощо варто подбати про оригінальні конструкції: доцільно використовувати різноманітні варіанти подачі матеріалу: запитання до читача, порівняння з іншими документами, виділення головної ідеї тощо. Не прикрашають анотацію повтори, штампи, громіздкі словосполучення, складні підрядні речення, туманні визначення, невдалі вислови. Бажано, щоб у кількох рядках тексту існувала часова відповідність та однотипність дієслівних форм. Особливо важливий стиль при підготовці рекомендаційних анотацій.
Наукова термінологія, що використовується в анотації, має бути загальноприйнятою, відповідати сучасному рівню знань. Маловідомі чи застарілі терміни вимагають пояснення.
Бажано для кожного джерела визначити приблизний обсяг анотацій, дотримуватися логічного порядку наведених даних. Щоправда, для рекомендаційної анотації послідовність розташування елементів залежить передусім від зацікавленості та значимості. Тому тут одноманітність не є обов’язковою.
Оформлення. Текст бібліографічного опису не повинен зливатися з анотацією. Анотація починається з нового рядка. Текст кожної анотації має бути уважно вичитаний і відредагований.
Перелік маркерів, що полегшують виявлення основних аспектів змісту анотованих документів при складанні довідкової анотації
| Назва аспекту | Маркер |
| 1. Дані про автора | Автор статті (монографії, брошури) - … |
| 1.1. Професія | Стаття (монографія) відомого вченого (науковця, дослідника…) Автори посібника – висококваліфіковані фахівці в галузі… |
| 1.2. Науковий ступінь, вчене звання | Академік… присвятив свою працю… Автор, доктор філологічний наук, професор… Монографія лауреата Національної премії України імені Т. Шевченка… |
| 1.3. Національність (країна) | Автор, відомий український журналіст … Книга видатного американського дослідника … |
| 2. Форма (жанр) анотованого твору | Видання (монографія, стаття, посібник, (предмет розгляду, тема документу), підручник, брошура, практикум, словник…) присвячено … У збірник (антологію, зібрання) увійшли праці з проблем… У довіднику висвітлені питання… |
| 3. Часові межі | Хронологічні межі дослідження - … Аналізована праця наводить дані за час (період з…до…) |
| 4. Місце дослідження | Застосовується методика, вироблена ученими Інституту журналістики |
| 5. Систематичний виклад | У монографії всебічно проаналізовано… Збірник – результат комплексного дослідження… |
| 6. Притаманні особливості, новизна поданого матеріалу | Вперше введено в науковий обіг... Збірник присвячено маловивченій проблемі… У монографії вперше представлено… |
| 7. Перевидання, особливості нового видання | Друге видання … включає розділи з… Нове видання відрізняється від попереднього… На відміну від попереднього видання… |
| 8. Характеристика довідкового апарату видання | Монографія відкривається вступним словом… Завершується монографія післямовою… списком ілюстрацій, додатками… Полегшить користування посібником довідковий апарат, короткий словник, допоміжні покажчики... |
| 9. Цільова аудиторія (призначення) | Книга адресована (розрахована, орієнтована…, призначена ...) Видання може зацікавити… Стаття корисна для… Варто рекомендувати посібник… |
Перелік маркерів, що полегшують виявлення основних аспектів змісту анотованих документів при складанні рекомендаційної анотації