Ділові папери. Обліково-фінансові документи. Розписка. Доручення
Вимоги до ділових паперів
1. Ділові папери складаються за єдиною формою.
2. Діловим паперам властива ясність, точність, стислість викладу.
3. Дієслівні форми в цих паперах часто замінюються віддієслівними іменниками (замість прошу дозволити - прошу дозволу).
4. Числівники пишуться цифрами, за винятком грошових документів (рахунок, розписка, доручення).
5. Непохідні прийменники нерідко замінюються похідними прийменниками внаслідок, у зв’язку, згідно (замість за наказом - згідно з наказом, замість через недостачу - у зв’язку з недостачею).
6. Особовий займенник ВИ, як форма ввічливого офіційного звертання до однієї особи, пишеться з великої букви.
7. Порядок слів у простих реченнях прямий.
8. Часто вживаються неповні і безособові речення із значенням наказовості (необхідно сприяти, доручити членам гуртка).
9. Підрядні причини і наслідку замість сполучника тому що приєднуються звичайно сполучниками внаслідок того, що; у зв’язку з тим, що; так як.
Таким чином, лише завдяки стандартним словам і виразам документи стають недвозначними й чіткими.
Документ - основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини
Розписка - це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів та ін., завірений підписом одержувача.
Має довільну форму.
Реквізити:
— назва виду документа (розписка);
— посада, прізвище, ім’я та по батькові того, хто дає розписку;
— кому дається розписка;
— у чому конкретно дано розписку (обов’язково слід вказати точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів);
— на підставі якого розпорядження чи документа одержано цінності;
— дата й підпис одержувача цінностей.
Дата пишеться за таким зразком:
11 вересня 2013 року
Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках - словами:
в сумі 600 (шістсот) грн.
Зразок
Р О З П И С К А
Я, Іваненко Ірина Василівна, одержала від Кирилової Тетяни Іванівни 70(сімдесят) гривень. Зобов’язуюсь цю суму повернути 11жовтня 2013 року.
11 жовтня 2012 рік Іваненко (підпис)
Засвідчення: Підпис Іваненко І.В. засвідчую
Заст.директора Прохоров П.П.
Доручення - це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.
діловий папір доручення розписка
| Група | Призначення |
| 1. Офіційні (оформляє установа)а) разовіб) спеціальнів) загальні | На виконанняодноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей)Надає повноваження службовій особі на здійснення однотипних вчинків: на представництво в органах суду, на здійснення транспортних, господарських і банківських операцій у межах певного періоду часуНадає право здійснення операцій, пов’язаних з управлінням майном |
| 2. Особисті (склад. окремими особами) | Надання повноважень однієї особи іншій (право на одержання заробітної плати, поштового переказу ін.) |
Реквізити (особистого доручення):
— назва виду документа (доручення);
— прізвище, ім’я, по батькові особи, що видала доручення;
— прізвище, ім’я, по батькові особи, що їй видане доручення (довіреної особи);
— термін дії документа;
— дата складання, підпис особи і довірителя;
— засвідчення підпису організацією, де працює, навчається тощо довіритель.
Р О З П И С К А
Я, Іваненко Ірина Василівна, одержала від Кирилової Тетяни Іванівни 70 (сімдесят) гривень. Зобов’язуюсь цю суму повернути 11жовтня 2013 року.
11 жовтня 2012 рік Іваненко (підпис)
Засвідчення: Підпис Іваненко І.В. засвідчую
Заст.директора Прохоров П.П.
Д О Р У Ч Е Н Н Я
Я, Григоренко Іван Кирилович, доручаю Близнюк Тамарі Степанівні одержати в касира управління належну мені зарплату за травень 2012 р.
Доручення дійсне до 2 жовтня 2012 року.
30.04.12 р. Григоренко
Підпис інженера Григоренка І.К. засвідчую:
Начальник управління виробничо-
технологічної комплектації (підпис) П.М.Петренко
30.04.12 р.