В содержании письма, если отвечают иностранному деловому партнеру, все ответы на вопросы ставят точно в таком же порядке, в каком они следовали в письме компаньона. После сообщения о том, как исполнены поручения партнера, автор переходит к своим собственным поручениям, заказам, просьбам и т.д. В последнюю очередь добавляются также общие торговые отчеты и те новости, которые интересуют иностранного корреспондента как коммерсанта. Конец письма, также как и начало, должен быть кратким, непринужденным и вежливым. В нем получателя просят о предоставлении и сохранении его благосклонности и рекомендуют ему себя как можно более простым способом. Следующие выражения являются наиболее употребительными и достойными рекомендации: IhremfernerenWohlwollenmichbestensempfehlend, zeichnetachtungsvollundergebenst - Прощаюсь, надеясь на Вашу дальнейшую благосклонность, и выказываю Вам глубокое почтение и преданность; MitallerHochachtungempfehltsich - Прощаюсь с глубоким уважением; InErwartungIhrerfernerenguetigenBefehlehabeichdieEhre, michIhnenbestenszuempfehlen - В надежде на Ваши дальнейшие любезные поручения, я имею честь попрощаться с Вами; IchhabedieEhre, michIhnenbestenszuempfehlen - Я имею честь откланяться; EinerbaldigengefaelligenAntwortentgegensehend, zeichneichmitvorzueglicherHochachtung - Ожидая скорейшего любезного ответа, выказываю вам глубокое уважение; AchtungsvollempfehltsichIhnenIhrergebener - С почтением прощается с Вами Ваш преданный... ; MitbesondererAchtungzeichnet - Отмечая особое уважение; FernerenguetigenAuftraegenentgegensehendempfehltsichIhnenachtungsvoll - Ожидая дальнейших любезных поручений, с уважением прощается с Вами; MitachtungsvollerErgebenheit - С почтением, и преданностью,- или просто: MitAchtungzeichnet - Выказывая уважение; Achtungsvoll - С уважением; Ergebenst - С преданностью и т.д.
Наличие различных видов коммерческих писем обусловливается разнообразием деловых отношений. Для писем, содержанием которых являются ходатайства, заявления, соглашения и т.д. существуют действующие общие правила, которые учитывают своеобразие коммерческого стиля. Но есть также письма, которые нельзя отнести к общим формам, и составлять которые следует по уже имеющимся в наличии образцам этого вида.
Для ведения переписки необходимо, чтобы коммерсант умел быстро и красиво писать. Само собой разумеется, что корреспондент должен в совершенстве владеть языком, на котором он пишет. В письме не рекомендуется использовать аббревиатуры, особенно для имен существительных. Числа выражаются не цифрами, а буквами; нарушение этого правила может привести к чувствительным убыткам. Плохой и неразборчивый почерк имеет в письмах точно такое же воздействие, как и нечеткое произношение в речи. Важным правилом является то, что каждое письмо после его завершения следует внимательно перечитать, чтобы исправить возможные ошибки и добавить забытое. Учитывая, что в крупных торговых предприятиях переписка часто ведется на многих иностранных языках, необходимо, чтобы желающиепосвятитъ себя коммерческому делу знали в совершенстве не только родной язык, но и иностранные, в первую очередь английский и французский.
1.2.3.2 Циркуляры
Цель циркуляров (6) - учреждение фирм, прекращение или продолжение деловых отношений. Так как циркуляры направляются во многие торговые дома в одной и той же форме, их, как правило, разрешается печатать, от руки заполняют только строку с адресом получателя при отправлении письма. Особые замечания, которые могут быть высказаны определенному деловому партнеру, прилагаются к циркуляру как постскриптум.
При учреждении, к примеру, пишут, что на таком то месте учреждается предприятие, называют его, указывают род занятий, уверяют, что владеют требующимися способностями и средствами для руководства этим предприятием, прилагают просьбу о доверии, выказывают желание выполнять все наилучшим образом, уверяют в своем усердии на службе и в конце обращают внимание получателя на свою, как правило собственноручную, подпись.
1.2.3.3 Доклады о товарах, обзор состояния конъюнктуры рынка, письма – заказы с ответами на них, купля и продажа (7)
В торговых городах время от времени даются обзоры состояния конъюнктуры рынка и сообщается о торговых домах их комитентам. Они информируют получателя письма о состоянии, запасах и ценах главных товаров и предлагают ему заказать эти товары. Цель писем-заказов, как уже указывает название,- заказ определенных товаров. В этих письмах обычно пишут о своем доверии к получателю и его обещаниям, знакомят его со своими (заказчика) интересами, называют требующиеся товары, сорт и желаемое качество и просят установить, какие товары более дешевые. Ответы - это письма об исполнении полученных заказов, в которых сообщают о поставке, обещают самое лучшее и дешевое обслуживание, выдают счет и просят об обновлении заказа, в конце часто прилагают каталог цен. Письма о купле и продаже оформляют по тем же самым правилам.
1.3 Деловой стиль
Выше мы часто употребляли термин “деловой стиль”, и для того, чтобы перейти к современным деловым письмам, необходимо дать определение этому термину и выявить основные характеристики данного стиля.
Официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения. Тексты этого стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, а также множество деловых жанров (например, объяснительная записка, автобиография, анкета, статистический отчет и др.). Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную,предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности. Поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.
Критериями официально-делового стиля, по Н.А. Богатыревой и Л.А. Ноздриной (8), являются “однозначность, целостность и четкость понятий”. С помощью текстов данного стиля идет влияние на поведение получателя. Однако названные критерии не всегда действовали в этом стиле. “Так для канцелярского стиля 18-19 вв. использовались расширенные описания сообщений.” С одной стороны в таких текстах преобладает тенденция к экономии в языке, с другой стороны они должны быть понятны, по крайней мере в кругу реципиентов, на которых эти тексты направлены.
“В положениях законов, по возможности, рекомендуется избегать пустых мест в содержании и двузначности,…Не употребляются восклицательные, вопросительные предложения и даже риторические вопросы… Точно также были бы не к месту эмоции и экспрессивные инверсии… преобладают пассивные и статические предложения, используются глагольные описательные формы ( zurBeurteilunggelangen, inWiderspruchgeraten, Widersprucheinlegen ). Особую роль в этом стиле играют языковые средства распоряжений. В положениях законов с этой целью употребляются модальные глаголы, глаголы с семантикой требования ( anordnen, veranlassen, verordnen, verlangen ), определенные неличные конструкции ( istunzulaessig, erforderlich ), а также конструкции с haben+zu и sein+zu…”
“…Словарный состав, соответствующий официально-деловому стилю – термины… Тексты стиля наглядно “разделены” на части, параграфы, разделы, пункты, в договоре на отдельные композиционные фрагменты, на находящиеся на расстоянии друг от друга и тем самым отделенные абзацы… Договоры включают в себя большое количество обязательных, шаблонных частей…”.
“К постоянным композиционным сегментам содержания договора относятся, к примеру:
1) фиксирование партнеров по договору;
2) идентификация предмета договора;
3) установление срока и условий выполнения договора;
4) права и обязанности партнеров договора;
5) порядок расчета;
6) ответственность партнеров по договору;
7) условия непреодолимых обстоятельств;
8) действующие в спорных вопросах юридические нормы и законы;
9) условия вступления в силу, срок и условия действия договора;
10) юридические адреса партнеров по договору;
11) заверенные подписи партнеров договора”.
Характерными экстралингвистическими чертами официально-делового стиля по Э.Ризель (9) являются функциональность, отсутствие «индивидуальности», формальность и точность. С лингвистической точки зрения стилю свойственно употребление так называемой функционально окрашенной лексики, местоименных наречий (hiermit, hiervon, hierfuer), «общих» глаголов (unternehmen, durchfuehren, erfordern), а также предлогов zwecks, laut, infolge, gemaeB. Для текстов данного стиля характерно использование сложных составных существительных, абстрактных существительных на –ung, -keit и –heit субстантивированных существительных.
С грамматической точки зрения наиболее явной чертой текстов официально-делового стиля является использование многочленных и длинных простых предложений, для оформления безличного высказывания служат пассивные конструкции.
Лингвисты единодушны в том, что язык официальных документов - это набор клише, штампов, стандартов. Это исходит из того, что особенностью современного этапа развития официальных документов является их унификация. Она рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. С точки зрения лексики важнейшей стороной унификации текстов документов является использование языковых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, отобранных в результате многолетней практики, терминов, принятых сокращений, условных обозначений, единиц измерения, предусмотренных государственными стандартами.