Фаза 2 - заява на відкриття акредитива.
1) При складанні акредитивного доручення (Додаток А) важливо ретельно відпрацювати такі його аспекти: форма акредитива, спосіб передачі повідомлення про акредитив, банк кореспондент бенефіціара, бенефіціар, валюта і сума, термін дії акредитива, страхова вартість, товаросупроводжувальні документи, адреса перевізника, дата відправки, термін відвантаження, умови поставок, найменування товару, часткові поставки, подальші інструкції по дебетуванню рахунку, підпис, який узаконює видане доручення на відкриття акредитива.
2) Повідомлення про відкриття акредитива: акредитиви відкриваються на підставі наявності необхідного покриття або лімітів кредитування і якщо доручення на відкриття не містить непорозумінь. Покупець отримує повідомлення про виконання підтвердженням про виконання акредитива.
3) Авізо або підтвердження бенефіціарові. Якщо банкові-кореспонденту в країні бенефіціара доручено лише авізування акредитива, то він переправляє зобов’язуючий текст без будь-яких зобов’язань для себе бенефіціару. При цьому перевіряють за зовнішніми ознаками справжність акредитива, який має бути авізованим.
Банк-кореспондент не зобов'язаний підтверджувати акредитив. Якщо він відхиляє підтвердження, йому слід негайно проінформувати про це банк-емітент й авізувати бенефіціарові акредитив без підтвердження. Після отримання акредитивного авізо експортер перевіряє співпадання умов акредитива з угодою і можливість здійснення всіх умов. У разі негативного висновку, він повинен негайно вимагати від контрагента внести необхідні зміни.
Бенефіціар не повинен безапеляційно приймати акредитив. Акредитив вважають акцептованим, якщо він подасть потрібні документи щодо відкриття акредитиву в строк у банк-кореспондент або інший банк, який відкриватиме акредитив. Встановивши в акредитиві невідповідності, бенефіціар повинен негайно пред’явити претензії безпосередньо покупцеві і вимагати від нього внести відповідні виправлення через банк-ремітент. При згоді покупця і банку зі змінами в акредитиві, вони набувають юридичної сили. Включення в акредитив лише дійсно необхідних даних дозволить уникнути багатьох непорозумінь махінацій і затримок. Експортер (бенефіціар) завжди має можливість відмовитись від використання акредитиву і пропустити строк його використання. Йому навіть не потрібно інформувати про це імпортера чи відповідні банки. Акредитив втрачає силу, якщо бенефіціар не подав ніяких документів до закінчення строку акредитива.
4) Повідомлення авізуючому банку про відкриття акредитиву. Акредитив вважається відкритим після того, як зроблений бухгалтерський запис по рахунках і відіслане повідомлення (поштове, телексом або системі SWIFT) на адресу іноземного банку, причому дати цих двох документів повинні збігатися. Банк-емітент повинний направити робочий акредитивний документ авізуючому банку без затримок. (Додаток Б)
5) Ведення акредитивного досьє в банку. Оригінал заяви на відкриття акредитива направляється на збереження до документів дня, копія залишається в досьє акредитива, друга копія повертається наказодавцю акредитива разом із випискою по особовому рахунку в якості підтвердження відкриття акредитива. У акредитивному досьє є всі графи, необхідні для чіткого і правильного ведення акредитива: номер акредитива; вид акредитива; термін його дії; місце витікання; оцінка про пролонгацію; номер акредитивного балансового рахунку; код інвалюти; сума відкриття акредитива; найменування авізуючого, виконуючого банків; найменування наказодавця акредитива, номер його поточного валютного рахунку, із якого відкритий акредитив; оцінки про дату відкриття акредитива, про всі внесені у його умови зміни, про все листування, що ведеться по акредитиву; порядок оплати витрат по акредитиву; оцінка про відсоток покриття акредитива і сумі початкового платежу - у повній сумі або з остаточним розрахунком.
Фаза 3 - виконання акредитива.
Перед тим як експортер подасть документи в банк, він повинен обов’язково переконатися, що вони за всіма пунктами відповідають акредитиву:
1) принцип суворої відповідності документів - він гласить, що банк повинен ретельно перевіряти відповідність тексту подання документів текстові умов акредитива і може здійснювати оплату лише за відповідності документів умовам акредитива, про що складається відповідний лист.
2) принцип суворого дотримання строків - вимагає, щоб вказана в акредитиві дата закінчення строку для представлення документів і крайній строк відвантаження були суворо дотримані. За документами, пред’явленими пізніше, банк має право не здійснювати платежі.
Якщо в акредитиві не вказано кінцеву дату для представлення документів, то вона настає одночасно з датою закінчення строку акредитива. Максимальний строк між датою видачі відвантажувальних документів (дата відправки товару) і їх представленням в банк 21 день, якщо положення в акредитиві не передбачають більш тривалий проміжок часу. Якщо закінчення строку акредитиву припадає на неділю або святкові дні, то строк представлення документів продовжується до наступного робочого дня. Однак, банк відхиляє транспортні документи, у яких вказано пізнішу дату їх видачі, ніж дата строку закінчення акредитива. Граничної дати відвантаження, зафіксованої в акредитиві, таке продовження не торкається, і строк в 21 день по акредитивах, що не мають у собі граничну дату відвантаження, не продовжується.
У тих випадках, коли виконуючим банком є банк-емітент (український), термін дії акредитива минає, приміром, у Києві, акредитив оплачується відповідно тільки після одержання і перевірки документів співробітником відділу імпортних акредитивів банку. Виконуючий банк (банк-емітент) повинний мати розумний термін, але не більш 7 банківських днів із дня одержання документів, для їхньої перевірки і рішення, прийняти або відмовитися від них і інформувати відповідно сторону, від якої вони отримані, про своє рішення. У даному випадку, отримавши від іноземного банку документи і переконавшись у їхній повній відповідності умовам акредитива, співробітник відділу імпортних акредитивів робить їхню оплату з акредитива. [3]
При перевірці поданих до оплати документів співробітник банку звертає особливу увагу на їхню комплектність і відповідність за зовнішніми ознаками умовам акредитива, тобто на те, щоб зазначені в документах реквізити збігалися з відповідними умовами, зазначеними в акредитиві.
При виконанні платежів з акредитива співробітник відділу імпортних акредитивів по дебетовій стороні акредитивного досьє записує суму платежу в іноземній валюті. У графі “Залишок” виводить суму залишку засобів на акредитиві з урахуванням поточного платежу, у графі “Комісія і витрати" указує суму витрат, яку варто відшкодувати іноземному банку за здійснення даної операції з документами. При цьому співробітник відділу імпортних акредитивів банка-емітента повинний особливо старанно перевіряти слушність нарахованих іноземним банком сум комісії і витрат відповідно до тарифу комісійної винагороди банку.
При оплаті документів співробітник відділу імпортних акредитивів нараховує комісію із суми платежу відповідно до тарифу комісійної винагороди банку, списує суму цієї комісії з валютного рахунку наказодавця акредитива і зараховує на рахунок прибутків банку так само, як комісію за відкриття акредитива. При цьому особливу увагу варто звернути на обмовку наказодавця акредитива, зроблену при його відкритті щодо порядку оплати комісії і витрат, а також за рахунок якої сторони вони оплачуються. На адресу іноземного банка направляється телекомунікаційне платіжне доручення на оплату даної суми з акредитива на користь бенефіціара відповідно до інструкцій, які містяться в супровідному авізо, при якому іноземний банк вислав документи на адресу банка-емітента, із вказівкою рамбурсуючого банку через який варто здійснити платіж. [7]
Банк-емітент переказує засоби, інструктуючи рамбурсуючий банк оплатити належну суму по призначенню на користь авізуючого банку, вказуючи термін валютування, тобто дату, на яку рамбурсуючий банк може списувати суму платежу з кореспондентського рахунку банка-емітента в себе. Банк-емітент сповіщає про платіж авізуючий банк або інструктує рамбурсуючий банк зробити це самостійно. Якщо банк-емітент має кореспондентський рахунок у авізуючому банку, він на підставі інструкції авізуючого банку може уповноважити останній дебетувати свій рахунок у нього для платежу на користь бенефіціара. У випадку, коли авізуючий банк і банк-емітент входять у систему SWIFТ, телекомунікаційне повідомлення направляється за допомогою цієї системи, що значно прискорює процес одержання платежу. [7]
Повідомлення по системі SWIFТ направляються по спеціально встановлених формах у залежності від типу повідомлення. Якщо банк-емітент має кореспондентський рахунок у авізуючому банку при здійсненні платежу він спрямовує на адресу авізуючого банку повідомлення по системі SWIFТ №756 “Сповіщення про відшкодування або оплату”. Дане повідомлення використовується для сповіщення одержувача про відшкодування або оплату в його користь необхідної за акредитивом суми. У спеціальних полях указуються всі необхідні реквізити, причому якщо номер поля підкреслений рискою, заповнення даного поля обов'язкове.