Анализ системы менеджмента в организации ООО РИГА (стр. 5 из 24)
Оргпроектирование как инструмент исследования СУ в последние десятилетия зарекомендовало себя достаточно положительно. При этом подтверждено возможность использования системного подхода в оргпроектировании как объективной необходимости, определяемой рыночными отношениями, усилением конкуренции, возрастанием объемов производства, сложности продукции, технологии производства и других элементов систем.
Таким образом, в процессе исследования (с учетом работ по проектированию и реализации) СУ можно выделить следующие последовательные стадии работ: подготовительную, исследовательско-проектную, реализации (внедрения) и совершенствования, включающие ряд соответствующих этапов. Подготовительную стадию исследований в случаях, предусматривающих внедрение его результатов, то есть включающих в том числе выполнение работ по проектированию систем и реализации всех проектных решений, можно не без оснований называть предпроектной. Конкретный же состав этапов работ каждой из стадий исследования систем во многом зависит от тех условий, в которых они осуществляются.
В разработке СУ следует предусмотреть участие подавляющего большинства подразделений и служб предприятия. Особая роль при этом принадлежит специализированным подразделениям, непосредственно осуществляющим в организации работу по совершенствованию СУ. Наряду со штатными подразделениями к созданию этих систем следует привлекать консультационные, научно-исследовательские и другие специализированные внешние организации, а также отдельных профессиональных работников по системному анализу и оргпроектированию СУ.
При проведении работ по исследованию, созданию и совершенствованию СУ необходим, как уже указывалось ранее, самый широкий спектр методов, объективно способных достичь поставленные цели. Среди наиболее широко и часто используемых методов в исследованиях СУ можно отметить, в зависимости от целей их использования, следующие:
● для обследования - анкетирование, изучение документации, интервьюирование и беседы, "фотографии" рабочего дня, наблюдения; самообследование, экспертный;
● для анализа - системный анализ, параметрический, нормативный, декомпозиции, сравнений, структуризации целей, моделирования, балансовый, корреляционный, матричный, аналитический, расчетный, последовательных подстановок, экспертный, ФСА;
● для оргпроектирования - системный анализ, аналогий, параметрический, нормативный, моделирования, аналитико-расчетный, логический, структуризации целей, творческих совещаний, опытный, блочный, экспертный, ФСА;
● для реализации (внедрения) - расчетный, материальное и моральное стимулирование, сетевой, обучение, переподготовка, повышение квалификации, экспертный.
Безусловно данный перечень используемых на том или ином этапе исследования и оргпроектирования методов является далеко не полным, так как в реально проводимых аналогичного рода работах может применяться значительно большее число различных способов и их сочетаний.
3.3.Типология исследований
Исследования могут быть разнообразными. Необходимо видеть и понимать это разнообразие, чтобы выбирать наиболее подходящие к определенной деятельности. Упорядочить всю совокупность самых различных типов исследований можно в матрице типологического анализа. Она представляет собой дихотомическое представление различных типов исследований, выделенных по различными критериям. Критерии отражают основные характеристики исследования и его практические потребности.
Исследования можно определить как практические и научно - практические (образовательные). Есть исследования, предназначенные просто для разработки эффективных решений и достижения желаемого результата, но есть исследования, ориентированные на перспективу, обновление знаний, повышение образовательного уровня.
Можно строить исследования в различной степени привлекая к его проведению аппарат научного анализа, научной методологии. Исследования могут быть эмпирического характера, т.е. опираться преимущественно на накопленный опыт и ближайший, непосредственный результат.
Различаются исследования и по использованию ресурсов и времени их проведения. Бывают исследования незначительные по их ресурсоемкости и наоборот ресурсоемкие. И по времени продолжительные и непродолжительные.
Важным критерием типологического выбора исследования является и критерий информационного обеспечения. Можно строить исследования только на основе внутренней информации, но более глубокими являются конечно же, исследования с привлечением обширной информации внешней. Это позволяет делать более обоснованные выводы и разрабатывать более эффективные рекомендации.
Наконец, исследования различаются и по степени организованности и участию персонала в их проведении. Они могут быть либо индивидуальными, либо коллективными, спонтанными или организованными. В практике управления встречаются все эти типы исследований.
3.4.Исследование систем управления в организации ООО «РИГА»
Система управления ООО «РИГА» – выражена в совокупность действий, определяющих направление управленческой деятельности. Структурно процесс управление представлен на рис. 1.1
Система управления ООО «РИГА» отвечает современным рыночным условиям, а это:
- обладание высокой гибкостью производства, позволяющей быстро корректировать ассортимент продукции и услуг;
- обладает адекватной технологией производства, отвечающей совершено новым подходом к контролю, организации и разделения труда;
- учитывает серьёзную конкуренцию на рынке товаров и услуг, в корне изменившую требования к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
- учитывает требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия решений.
- учитывает изменение структуры издержек производства;
- принимает во внимание необходимость учёта неопределённости внешней среды.
Процесс управления в организации ООО «РИГА», предусматривает согласованные действия, которые обеспечивают осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управление. Поэтому в любой организации выделяется управляемая и управляемые части.
Схема взаимодействия между ними показана на рис. 1.2
Анализируя часть деловой организации, реализующая функции управления, состоит из много взаимодействующих звеньев и представляет собой управляющую систему, обеспечивающую в рамках организации выполнение ряда специфических функций. На сегодня одним из основных принципов построения любых систем является иерархия. В современной теории организации понятие «иерархия» применяется, в основном, для отражения вертикального подчинения между различными уровнями управление организацией: иерархией властных полномочий, иерархией функций и функциональных обязанностей - соответственно подчинение по службе, функциональное подчинение.
3.5.Анализ целей системы и выбор критериев эффективности
в организации ООО «РИГА»
Официальные цели ООО «РИГА» соответствуют общему назначению, миссии стратегическим замыслам организации, они характеризуют внешнюю направленность организации, перспективы её развития и защитные функции. Эти цели содержатся в уставе организации, отражаются в рекламе и официальных изданиях и используются при создании имиджа организации.
Оперативные цели ООО «РИГА» соответствуют текущему моменту деятельности организации и тому, что на самом деле занимается организация. Эти цели отличаются внутренней направленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах работы организации.
Операционные цели ООО «РИГА» характеризуются конкретизацией и детализацией задач, более чётки распределением функциональных обязанностей, контролем за исполнительской дисциплиной, возможностью изменения параметров.
К общим функциям управления ООО «РИГА» относятся: планирование, организация, регулирование, контроль, учёт, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.
К специфическим функциям ООО «РИГА» относят управление:
- основными производственными процессами;
- вспомогательными и обслуживающими процессами;
- оперативное (производством);
- технической подготовкой производства;
- сбытом продукции и др.
Поскольку для ООО «РИГА» главные количественно сформулированные цели: увеличение числа клиентов, что ведёт к хорошим показателям в продажах товара и услуг. То для реализации этих целей необходимо удовлетворять требованиям клиентов. Для выяснения требований проводился опрос посетителей кафе.
Результаты опросов клиентов выразились в следующем перечне требований:
1. Получить хороший и качественный товар (услугу);
2. Получение гарантийного обслуживания;
- Участие в программах и получение скидок на товар;
4. Получить вежливое и приятное обслуживание и т.д.
Анализирую потребности покупателя, выстраиваются следующие цепочки:
№ п.п. | Функция | Исполнитель | Кто контролирует |
| 1. | Принятие заказа от клиента | Менеджер по продажам | Директор, комм. дир. |
| 2. | Передача заказа главному Инженеру | Секретарь, Менеджер по продажам | Инженер, Директор |
| 3. | Выполнение заказа | Тех. отдел, Программисты | Инженер, Директор |
| 4. | Обслуживание клиента | Менеджер по продажам | Директор, комм. дир. |
Как уже было отмечено выше коллектив ООО «РИГА» достаточно успешно справляется с возложенными на него задачами. Однако перегруженность Директора организации позволяет не всегда успешно обеспечивать контроль за производственными процессами, замедляется процесс подготовки документов, не всегда вовремя производится закупка необходимых комплектующих. Столь большой объем работы, выполняемый Директором, не позволяет ей полноценно играть роль штаба для реализации главной цели организации. Для работы по достижению этой цели требуется, передать часть функций другим сотрудникам ООО «РИГА», дополнительно принять одного-двух заместителей директора.
Кроме того нужно начать более планомерно работать с клиентами, изучать их приоритеты, потребности, проводить рекламные компании, начать PR-работу. Функции продвижения организации, изучения клиентов следует взять на себя менеджерам по продажам, а лучше открыть свой отдел маркетинга. Функции управления и контроля за исполнением следует передать заместителю директора, должность которого также не хватает в организации.
Данный вариант системы управление на наш взгляд более полно отвечает целям и задачам строительства его главной цели, а также целям ООО «РИГА»: предоставить полноценный спектр услуг по обслуживанию и ремонту компьютерной и орг. техники, оптовой и розничной продажи компьютеров и комплектующих, при сохранении хорошего уровня рентабельности и прибыльности.
В целом в коллективе ООО «РИГА» сложились рабочие и дружественные отношения. Это не в последнюю очередь связано с ценностными ориентирами руководителей фирмы. Проведенный опрос показал, что не смотря на постановку одной из главных целей для ООО «РИГА», является получение максимальной прибыли, тем не менее директор осознаёт, что она может быть достигнута через качественное обслуживание клиентов, создание определённой атмосферы вокруг и внутри организации ООО «РИГА».
Показательны ответы сотрудников на вопросы анкеты:
1. Чего я хочу добиться в жизни?