Предоставление права подписи ответственным исполнителям оформляется приказом/распоряжением по банку/филиалу (п.1.9.9. Раздела 1 части 3 Положения 385-П).
6. Образцы подписей
Главным бухгалтером должны быть оформлены образцы подписей всех сотрудников, имеющих право подписания расчетных и кассовых документов (п.1.9.9. Раздела 1 части 3 Положения 385-П).
Пример оформления образцов подписей
| Должность сотрудника | Ф.И.О. | Перечень операций/первичных документов, по которым предоставлено право подписи (как ответственному исполнителю или контролирующему работнику) | Образец подписи |
Образцы подписей под расписку передаются каждому кассиру, бухгалтерскому работнику и контролирующему работнику. Один экземпляр с расписками сотрудников хранится у главного бухгалтера. Главный бухгалтер обязан следить за своевременным обновлением образцов подписей.
Образцы подписей заверяются, как правило, руководителем банка, филиала или соответствующего подразделения.
7. Учет печатей и штампов
Учет печатей и угловых штампов банка/филиала должен вестись в специальной книге.
Приказом/распоряжением руководителя должен быть определен порядок ведения и хранения книги учета печатей и штампов. Она должна храниться в несгораемом шкафу под ответственностью руководителя либо главного бухгалтера (п.3.2., раздела 3 Части 3 Положения 385-П).
Следует учитывать, что регистрации в книге учета печатей и штампов подлежат все печати банка/филиала и штампы, попадающие под определение, данное п.3.2., раздела 3 Части 3 Положения 385-П.
«Под штампом понимается прямоугольная или иной формы печать, в которой в зависимости от назначения указываются полное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации, ее адрес, телефоны или название структурного подразделения кредитной организации, номер БИК, а при необходимости - текстовое изображение совершаемой операции (принято, проведено и др.). В штамп можно включить фамилию и инициалы работника кредитной организации, подписывающего документы, и календарную дату.»
Печати и штампы, зарегистрированные в книге учета, выдаются лицам, ответственным за их хранение под расписку в книге.
Пример оформления Книги учета печатей и штампов
| № пп | Оттиск печати/штампа | Должностное лицо, ответственное за хранение | Подпись в получении печати/штампа | Сдал печать штамп |
8. Последующий контроль
Помимо ежедневного последующего контроля, осуществляемого специально назначенным сотрудником, в банке/филиале должны быть организованы постоянные и регулярные последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы. Организацию таких проверок осуществляет главный бухгалтер, в силу его ответственности за правильность ведения учета в целом.
Работа по организации последующих проверок состоит из следующих этапов:
Подготовка Планов последующих проверок.
Внутренними документами кредитной организации определяется период, на который составляются Планы последующих проверок. При этом, необходимо помнить, что в соответствии с требования Банка России, работа каждого бухгалтерского работника должна быть проверена не реже 1 раза в год (п.3.3.Раздела 3 Части 3 Положение 385-П).
Планом предусматривается так же состав должностных лиц (по усмотрению главного бухгалтера), привлекаемых к последующим проверкам.
Оформление результатов проведенных проверок справками.
Рассмотрение недостатков, отмеченных в справке о результатах последующей проверки и контроль их устранения.
Пример Плана последующих проверок и Справки по результатам проверки.
9. Приказ/распоряжение о хранении документов
Руководитель банка/филиала по согласованию с главным бухгалтером распорядительным документом должен определить места хранения бухгалтерских документов (п.4.1 Раздела 4 Части 3 Положения 385-П), а также документов, полученных при открытии, ведении и закрытии банковских счетов (юридических дел клиентов) (п.11.1 Инструкции 28-И**).
Данным распоряжением/приказом устанавливаются также лица, ответственные за хранение данных документов.
Этим же или отдельным распорядительным документов должен быть определен также порядок эвакуации документов в случае чрезвычайной ситуации.
!Следует отметить, что Центральный банк допускает хранение бухгалтерских документов в электронном виде. Перечень таких документов определен Приложением 1 Указания Банка России № 2346-У от 25.11.2009 г. Порядок хранения документов в электронном виде устанавливается внутренними документами банка с учетом положений данного Указания.
10. Распорядительные документы по внутренним операциям банка/филиала
Залогом организации качественного учета в банке в части организации работы внутренней бухгалтерии, помимо рационального распределения обязанностей, является наличие в банке разработанных методик и порядков:
по учету расчетов с сотрудниками ( в том числе, по зарплате, по подотчетным суммам, по командировкам, по представительским расходам, по предоставлению мобильной связи, по возмещению ущерба материально-ответственными лицами и т.д.);
по учету основных средств;
по учету материалов;
В целях организации налогового учета банком разрабатывается Учетная политика, для целей налогообложения, определяющая порядок расчета налогов и подготовки налоговой отчетности, в соответствии с налоговым законодательством РФ.
Кроме того, банком/филиалом обязательно издаются нижеследующие распорядительные документы (приказы/распоряжения):
1) О перечне должностных лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Данным распорядительным документом определяются также максимальная сумма, которую может взять под отчет то или иное должностное лицо, максимальный срок, на который данные суммы берутся и цели получения денежных средств под отчет.Как правило, такие приказы/распоряжения издаются на текущий год.
Следует учесть, что если лицу, указанному в данном приказе или распоряжении, необходимы денежные средства на сумму или срок больше, чем установлено, или на иные цели, то издается отдельный приказ по конкретному случаю выплаты.
2) О сроках выплаты заработной платы сотрудникам.
3) О нормах ГСМ на служебные автомобили. Такой приказ/распоряжение издается два раза в год: при переходе на летние нормы ГСМ и при переходе на зимние нормы ГСМ.
4) О сроках отчетности. В целях своевременной подготовки отчетности в Центральный банк, налоговые органы и иные контролирующие ведомства, необходим распорядительный документ, устанавливающий для филиалов и иных подразделений банка состав отчетности и срок ее предоставления в соответствующие службы Головного банка.
Данной статьей определен обязательный минимум, без которого невозможна организация качественного учета в банке. Банком могут быть разработаны дополнительные методологии и порядки, в зависимости от проводимых операций и их объема.
Список литературы
*Положение Банка России № 242-П от 16.12.2003 «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» (скачать)
** Инструкция Банка России№ 28-И от 14.09.2006 «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам) (скачать)
***Положение Банка России № 383-П от 19.06.2012 «О правилах перевода денежных средств» (скачать)
****Положение Банка России №266-П от 24.12.2004 «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" (скачать)