Оптимизация работы предприятия ООО "Техсервис" по критерию прибыли за счет инноваций технологии и экономии ресурсов (стр. 18 из 22)

- распределенное хранение и обработка информации при централизованном управлении;

- распределенная обработка и хранение при децентрализованном управлении.

В данном диплом проекте автоматизтрованная информационная система будет разрабатываться для расчет себестоимости продукции и анализа спроса объмов продаж, по которым можно будет определить дальнейшуу прибыльную работу предприятия ООО "Техсервис". Поэтому отсюдо следует и название информационной системы: "Расчет себестоимости продукции и анализ спроса объмов продаж".

3.1 Информационное обеспечение

Общая характеристика информационного обеспечения

Общую структуру информационного обеспечения представлено на рисунке 3.1. Важной составляющей частью информационного обеспечения является информационная база, которая состоит из машинной и внемашинной информационной базы.

Рисунок 3.1 – Структура информационного обеспечения

Машинная информационная база – часть информационной базы ИС, которая представляет собой совокупность информационных файлов, которая хранится в памяти ЭВМ и на магнитных носителях.

Машинная информационная база состоит из информационных файлов, которые могут быть организованы в виде отдельных независимых между собой, локальных информационных или файлов в виде базы данных, т.е. интегрированной совокупности связанных между собой файлов, которыми управляет система управления базами данных (СУБД), т.е. это и предусматривает цель данной курсовой работы.

Файл – это идентифицированная совокупность логично связанных между собой данных, которые расположены вне программы во внешней памяти и доступна программе с помощью специальных операций.

База данных (БД) – это структурная совокупность взаимозависимых данных, которые характеризуют отдельную предметную область и находятся под управлением СУБД. БД представляет собой интегрированное хранилище данных, которое предназначено для использования многими пользователями и обеспечения независимости данных от прикладных программ. Связь последних пользователей и прикладных программ с БД осуществляется через СУБД, что является интерфейсом между пользователем и БД.

На выбор СУБД-претендента наибольшее влияние оказывает согласование ряда параметров среды реализации и СУБД.

Факторы, которые влияют на выбор СУБД:

- трудоёмкость реализации приложений;

- стоимость эксплуатации информационной системы;

-возможность соединения разработки базы данных с ранее выполненными программными реализациями;

- прогнозируемые сроки реализации ИС;

- затраты на обучение персонала.

Для контроля информации необходимо решить следующие задачи:

· создать "динамическую" модель предметной области системы (в которой соответствие БД текущему состоянию предметной области обеспечивается не периодически, а в решении реального времени);

· обеспечить эффективность функционирования, т.е. обеспечить требования вовремя реакции системы на запрос и возобновление БД;

· обеспечить централизованное сохранение данных в памяти ЭВМ;

· обеспечить выборку с информационных массивов данных в соответствии с заданными критериями;

· обеспечить защиту данных от некорректных обновлений, от разрушений при сбоях оборудования и от несанкционированного доступа.

Эти задачи можно осуществить при помощи создания единого хранилища – базы данных и использования средств СУБД.

Организация сбора и передачи первичной информации

Сбор информации – это подсчет, взвешивание или измерение других вариантов определения объемов той или иной хозяйственной операции. Регистрация – это внесение собранных отчетов на носители информации.

Сбор информации может выполнятся в ручную, автоматизировано или автоматично. Регистрация информации тоже выполняется в трех вариантах: автоматическом, автоматизированном и ручном.

Ручная регистрация – это выписывание первичных бумажных документов, а автоматизированная (машинно-ручная) – это выписывание первичного документа при помощи технического приспособления, что очень часто дополняется равнобежным формированием машинного носителя. В случаи автоматичного сбора информации она чаще всего автоматично регистрируется.

Если операция собирается и регистрируется не на месте ее обработки, то возникает необходимость в ее передачи. Порядок передачи информации на обработку зависит от типа носителя информации и наличия технических приспособлений и качества носителей информации, которые передаются.

Для контроля правильности передачи используются разные методы, которые могут привести к возникновению специальных технологических операций. Среди таких методов следует назвать:

1. Двойную передачу с последующим сравнением двух вариантов принятой информации;

2. Передачу дополнительной контрольной информации и разрядов. Итоги и разряды могут рассчитываться по отдельному символу, атрибуту, записи.

Список источников и носителей информации:

1.База данных затрат на материалы (БД01 ДО905);

2.Массив учета объемов продаж (МС01 ДО905).

Первичная информация собирается вручную экономистом. Все входящие сообщения в дальнейшем заносятся в автоматизированную информационную систему. За своевременное предоставление такой информации отвечает АРМ и экономист и бухгалтер.

Важную роль в деятельности предприятия играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистов. В связи с этим увеличилось пользование программными способами типа "электронная почта". Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри предприятия, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с разных рабочих мест и даже проводить заседания специалистов, которые находятся на значительном расстоянии друг от друга. Проблема обмена данными тесно связана с организацией работы АРМ в составе вычислительной сети.

Построение системы классификации и кодирования

Классификация и кодирование – это две неотъемлемые части одного процесса- перевода разной экономической информации с природного языка на формализованный язык ЭВМ.

Классификация – это раздел множества объектов на части по их или подобию или отличию согласно с принятыми методами.

Кодирование – это создание и присвоение кода классификационной группировке и объекту классификации (или присвоение объекту определенного кода).

Классификаторы технико-экономической информации могут создаваться системным или локальным способом. При системном способе информация классифицируется с учетом требований разных уровней руководства (предприятие, министерство, ведомство и др.), по локальному – в рамках одного предприятия, организации или учреждения.

Классификация и кодирование объектов осуществляется при помощи аббревиатур их полного названия, а также нумерации. Примером кодирования может быть код основной задачи ДО905.

В ИС используется локальный классификатор, представленный в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Основные классификации ИС "Автоматизированная система управления документооборотом"".

Наименование классификации	Сокращение	Объект классификации	Разрядность кода
Класификация баз данних	КБД	Справочники ИС	8
Классификация массивов информации	КМИ	Массивы информации ИС	8

Проектирование форм первичных документов, машиннограм и видеокадров

В зависимости от того, как будут использоваться результаты обработки информации, все формы первичной и вторичной информации разделяются на две группы: формы введения и вывода, предназначенные для визуального использования; формы введения и вывода, предназначенные для машинного использования.

К первой группе относятся документы (машинограммы, диаграммы, графики), табло, телеэкран.

К второй группе – все машинные носители.

Чаще для визуального использования, как формы вывода используется машинограммы и видеограммы. Проектирование этих форм вывода имеет много общего с проектированием первичных документов и одновременно характерезуется некоторыми специфическими требованиями, которые определяются самой организацией машинной обработки данных и эксплуатационных возможностей использования технических средств.

Все формы документов разработаны в соответствии с госстандартами и утверждены соответственно.

3.2 Организационное обеспечение

Каждая технологическая схема сопровождается документацией. Документация по разработанной информационной системе содержит в себе Инструкцию для пользователя, а также Инструкцию для администратора.

Пособие пользователя приведено в приложении В и имеет такие подразделы:

1.Вступление;

2.Назначение и условия использования;

3.Подготовка к работе;

4.Описание операции;

5.Аварийные ситуации;

6.Рекомендации к освоению.

3.3 Техническое обеспечение

Для создания автоматизированной информационной системы расчета себестоимости продукции и анализа спроса, а в последствии и для решения ее основной задачи ДО905 используется АРМ экономиста. Установлена на АРМ компьютерная техника должна соответствовать таким минимальным требованиям как:

- процессор Pentium 4;

- установлена программа MS EXCEL;

- системная плата;

- оперативная память не меньше 64 Мбайт;

- жесткий диск (объем не меньше 20 Гбайт);

- накопитель магнитных дисков;

- привод CD-ROM;

- клавиатура;

- манипулятор "мышь";

- монитор;

- принтер;

- модем.

3.4 Программное обеспечение

Программное обеспечение системы является взаимосвязанным комплексом модулей, объеденных графическим интерфейсом пользователя, который реализует режим решения задачи. При этом пользователю дается возможность в диалоговом режиме управлять работой программы.