IF Koof<>0 Then Begin
DataModule1.Table13.FieldByName('Old_Stoim').AsFloat:=DataModule1.Table9Bal_stoim.Value;
DataModule1.Table9.Edit;
PolZnac:=DataModule1.Table9Bal_stoim.Value/100*Koof;
DataModule1.Table9Bal_stoim.Value:=DataModule1.Table9Bal_stoim.Value-PolZnac;
DataModule1.Table13.FieldByName('New_Stoim').AsFloat:=DataModule1.Table9Bal_stoim.Value;
DataModule1.Table13.FieldByName('Inventar').AsString:=DataModule1.Table9Inventar.Value;
DataModule1.Table13.FieldByName('Uhastoc').AsString:=DataModule1.Table9Uhastoc.Value;
DataModule1.Table13.FieldByName('DataRash').AsDateTime:=Date;
DataModule1.Table13.Post;
DataModule1.Table9.Post;
End;
DataModule1.Table9.Next;
End;
Перед закрытием отчетного месяца получают все отчетные документы.
Закрытие производится в следующем порядке.
1. Перед закрытием текущего отчетного месяца производится расчет арендной стоимости основных фондов в ЗАО УПТК «Бамтоннельстрой» и всех лизинговых компаниях ОАО «Бамтоннельстрой».
2. Насчитывается стоимость арендной платы по всем подразделениям и субподрядным организациям.
3. Переводится новое оборудование в список оборудования, для перерасчета арендной платы в следующем месяце.
4. Создается список оборудования, которое было расходовано в текущем месяце, для создания справочников по основным фондам, расходованным за все время существования организации.
5. Формируем отчеты по движению основных фондов в отчетном месяце.
9 Передача данных в 1С «Предприятие»
Для того чтобы получить полный баланс по предприятию, необходимо передать данные о состоянии по основным фондам в 1С «Предприятие» (1С «Бухгалтерия»), после чего произвести формирование баланса предприятия.
Для того чтобы перевести итоговые данные по движению основных фондов необходимо воспользоваться одним из способов.
1. По сформированным спискам ввести проводки в 1С «Бухгалтерию», только в этом случае возможны ошибки при вводе данных.
2. В программе «Автоматизированное рабочее место бухгалтера» необходимо сформировать базу данных по движению основных фондов, в которую войдут данные по каждому счету, использующемуся в текущем месяце. Принять данные в 1С «Предприятие», программа создаст все необходимые проводки. После этого можно формировать баланс по предприятию в целом.
Реализация модуля формирования проводок из файла базы данных, процедура разработана на встроенном языке 1С «предприятие». Для реализации этой задачи была создана база данных «справочник по описанию кодов счетов», для того чтобы при формировании проводок значения субконто были известны программе.
Часть процедуры, которая описывает создание новой проводки:
СпрОписаниеКод.НайтиПоКоду(Число(Код),0);
Операция.НоваяПроводка();
Операция.Дебет.Субконто(1,СпрОписаниеКод.Субконто1);
Операция.Дебет.Субконто(2,СпрОписаниеКод.Субконто2);
Операция.Дебет.Субконто(3,СпрОписаниеКод.Субконто3);
Операция.Кредит.Счет=СчетПоКоду(“01”)
Операция.СодержаниеПроводки=Строка(Описание);
Операция.НомерЖурнала=”ОС”
Для реализации этой возможности использовались базы данных формата DBF, который используется программой 1С «Предприятие». Для того чтобы создать файл в формате DBF, пришлось добавить новый драйвер баз данных в Borland DataBase Engine, что позволило передать данные в формат Dbase IV.
10 Передача данных из предыдущей версии программы
Данная функция предназначена для передачи данных из предыдущей версии программы, что позволяет ввести в использование новую программу, без выполнения большого количества рутинной работы. На сегодняшний день база данных основных средств в ОАО «Бамтоннельстрой» превышает 10000 записей. Для передачи данных используются файлы баз данных программы «Osnova» в формате Dbase IV. (Osnova.dbf, Lizing.dbf, Library.dbf).
11 Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации
Во внутрифирменной системе информации используются, прежде всего, такие виды вычислительной техники, как компьютеры, оснащенные необходимым набором периферии, терминальные устройства со встроенной микро-ЭВМ, средства телекоммуникаций и персональные ЭВМ.
ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ нашли широкое применение в обработке бухгалтерской информации.
В процессе автоматизации бухгалтерского учета мини-ЭВМ используются, преимущественно для:
- контроля движения основных средств и материалов, необходимых для процесса производства;
- расчета основных сумм для работы с лизинговыми компаниями и организациями, арендующими оборудование;
- контроля над использованием оборудования и поступлением средств с использования оборудования;
- анализа данных о текущем состоянии изношенности оборудования;
- регистрации новых поступлений оборудования;
- расходование и продажа оборудования третьим фирмам или лизинговым компаниям;
- ведения учета и отчетности.
Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки бухгалтерской информации в единую внутрифирменную информационную сеть. Наиболее эффективной информационной системой считается система, основанная на использовании сетевых технологий, обеспечивающая одновременном использовании данных несколькими пользователями, в реальном режиме времени.
12 Формы как носители информации
Обычно необходимая информация заносится на определенные формы-носители информации. Формы могут содержать информацию по предприятию в целом и по каждому подразделению в отдельности. Каждая форма имеет свой перечень статистических данных и фактологический информации, позволяющих произвести оптимально детальный экономический анализ состояния и развития хозяйственной деятельности предприятия, разработать и принять необходимые управленческие решения. Так, например, существуют формы, в которые заносятся данные, о выпуске и продаже продукции за установленный период времени; о материально-производственных ресурсах (запасах); о численности персонала и наличии свободных рабочих мест.
Различают следующие виды бланков форм: формы для хранения информации, формы регистрации данных, формы статистической (финансовой) отчетности, формы обследований.
Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и при необходимости могут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере.
Поскольку потребности в получаемой информации и ее содержании у управленческого персонала фирмы постоянно меняются в зависимости от изменяющихся внутренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и переработке форм, содержащих первичные данные.
Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность предприятия в целом, а также, фактологический материал относительно всех факторов, оказывающих влияние на состояние и тенденции развития предприятия. Обычно, при формировании базы данных, решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также, обоснованная увязка данных, их взаимная согласованность, возможность проведения сравнений и сопоставления оценок, хранимых в банке данных. Данный вопрос имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований менеджеров, бухгалтеров - основных пользователей базой данных.
Во многих организациях и предприятиях созданы базы данных, в которых хранится информация о состоянии финансового положения предприятия, о состоянии товарооборота на складе, о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство отчетов, что позволяет следить за балансом предприятия, перемещением финансовых средств, делать прогнозы о будущем развитии.
Пользование банками данных, введенных в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.
Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.
Создание комплексной автоматизированной системы предполагает использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.
В последние годы устройства автоматизированной обработки текстовой информации стали широко использоваться руководителями всех уровней, которые в отображенном на экране документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.
Всей внутрифирменной системой информации управляет, как правило, специализированный аппарат управления. В общем случае он включает в себя:
- вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;
- центральную службу информации;
- информационную систему в производственных подразделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации, обработки входящей и выходящей документации, хранения и выдачи информационных материалов, вычислительной техники.
В случае малого предприятия данный аппарат управления, как правило, состоит из двух отделов:
- отдел автоматизации (отдел программирования);
- технический отдел (отдел сетевых разработок).
Могут создаваться, также, и центры хранения записей, где информация хранится на оптических носителях и может быть в кратчайший срок выдана по запросу через локальную вычислительную сеть.