Оскільки Microsoft Access є сучасним додатком Windows, ви можетевикористовувати всі можливості DDE (Dynamic Data Exchange, динамічний обмінданими) і ОLЕ (Оbject. Linking and Embedding, зв'язок і упровадження об'єктів).DDE дозволяє здійснювати обмін даними між Access і будь-яким іншим підтримуючимDDE додатком. В Access ви можете за допомогою макросів або Access Basicздійснювати динамічний обмін даними з іншими додатками. OLE є більш витонченимзасобом Windows, яке дозволяє встановити зв'язок з об'єктами іншого додатку абоупровадити які-небудь об'єкти в базу даних Access . Такими об'єктами можуть бутикартинки, діаграми, електронні таблиці або документи з інших підтримуючих ОLЕдодатків Windows.
Microsoft Access може працювати з великим числом найрізноманітнішихформатів даних, включаючи файлові структури інших СУБД. Ви можете здійснюватиімпорт і експорт даних з файлів текстових редакторів або електронних таблиць.За допомогою Access можна безпосередньо - обробляти файли Рагаdох, dВАSE III, dВАSЕ IV, FохРго і ін. Можна також імпортувати дані з цих файлів в таблицюAccess .
СУБД дозволяє працювати з даними, застосовуючи різні способи. Наприклад,ви можете виконати пошук інформації в окремій таблиці або створити запит зскладним пошуком по декількох зв'язаних між собою таблицях або файлах. Задопомогою однієї єдиної команди можна відновити зміст окремого поля абодекількох записів. Для читання і коректування даних ви можете створитипроцедури, що використовують функції СУБД. У систем багато кого є розвинутіможливості для введення даних і генерації звітів.
В Microsoft Access для обробки даних таблиць використовується могутнямова SQL (Structured Query Language - Структурована мова запитів).Використовуючи її, ви можете виділити з однієї або декількох таблиць необхіднудля вирішення конкретної задачі інформацію. Access значно спрощує задачуобробки даних. Щоб примусити Microsoft Access вирішувати ваші задачі, вамабсолютно не вимагається знати мову SQL. При будь-якій обробці даних здекількох таблиць використовує одного разу задані вами зв'язки між таблицями.Ви можете сконцентрувати свої зусилля на рішенні інформаційних проблем, незатрачувавши сил на побудову складної системи, яка відстежує у вашій базі всізв'язки між структурами даних. В Microsoft Access є також простий і в той жечас багатий можливостями засіб графічного завдання запиту - так званий «запитза зразком» (QBE, query example), яке використовується для завдання даних, необхідних для вирішення деякої задачі. Використовуючи для виділення іпереміщення елементів на екрані стандартні прийоми роботи з мишею в Windows ідекілька клавіш на клавіатурі, ви можете буквально за секунди побудувати доситьскладний запит.
В світлі вищесказаного дляавтоматизації рішення задач нам необхідна могутня реляційна СУБД і системарозробки додатків. Практично всі існуючі СУБД мають засоби розробки додатків,які можуть бути використаний програмістами або кваліфікованими користувачамипри створенні процедур для автоматизації управління і обробки даних. На жаль,багато систем розробки додатків для створення процедур вимагають знання деякоїмови програмування, наприклад С або XBase. Не дивлячись на всю їх силу ібагатство засобів, для успішного їх використовування від вас потрібна наявністьпевної професійної підготовки і досвіду роботи з ними. На щастя, є засоби, щодозволяють легко проектувати і створювати додатки для роботи з базами даних беззнання мови програмування. Робота в Microsoft Access починається з визначенняреляційних таблиць і їх полів, які міститимуть дані. Відразу після цього ви задопомогою форм, звітів і макросів зможете визначати дії над цими даними.
Форми і звіти можнавикористовувати для завдання форматів виведення даних на екран і додатковихобчислень. Що в цьому випадку міститься у формах і звітах формати і інструкціїпо проведенню обчислень відокремлені від даних (що знаходиться в таблицях), такщо можна мати повну свободу дій у використовуванні даних, не міняючи при цьомусамі дані - достатньо створити додаткову форму або звіт, використовуючи ті жсамі дані. Якщо довестися автоматизувати деякі дії, то для встановленнязв'язків між певними формами і звітами або для виконання певних дій як відгукна деяку подію (наприклад, зміна даних в деякому полі форми) можна безособливих зусиль створити макроси. Якщо будуть потрібно більш витончені засоби,наприклад бібліотечні утиліти Windows, можна написати процедуру на AccessBasic.
2. Проект бази даних.
2.1 Інфологічнепроектування
Надзвичайноважливим і відповідальним етапом проектування як ІС, так і БД є передпроектнастадія, на якій проводиться співбеседа з виконавцями робіт, тобто на кафедрівищого навчального закладу, що підлягає автоматизації.
Власне вони вперспективі будуть користувачами ІС та БД.
У процесіпроектування БД, як і при проектуванні ІС, потрібно дотримуватися принципівсистемної єдності розвитку, сумісності, стандартизації. Завдання створенняєдиної системи БД для великої установи неймовірно складе. Виняток становлятьпорівняно невелики підприємства і установи.
Різні підрозділиустанови можуть використовувати різні позначення для одних і тих самих елементівданих і по різному організують процес оброблення цих даних. Поетапневпровадження ІС на підприємстві за таких обставин зводиться до трудоміського тахворобливого процесу узгодження розробок локальних ІС різних підрозділів.
Сферазастосування БД має визначатися незалежно від будь-якої прикладної задачі вмежах певної ПС, а при зміні меж ПС повинна видбивати інформаційні потребиякмога більших підрозділів установи. Іншими словами, БД має бути універсальною,придатною для розв’язання багатьох прикладних задач і відкритою для подальшогонарощування її структури.
БД потрібна бутиприсуща цілістність. Цілістність БД – це властивість, що дає змогу зберігатипевні обмеження значень даних при всіх модифікаціях БД.
Упроекті Mіcrosoft Access мається можливість забезпечити цілісність даних вопераціях вставки, відновлення і видалення багатьох записів шляхом створенняприєднаної форми, що використовує пакетні транзакции.
Пакетнітранзакции гарантують, що інформація в базі даних завжди залишиться погодженої,навіть у тому випадку, коли єдина логічна операція містить у собі безлічоперацій бази даних. Mіcrosoft Access і SQL Server розглядають усі бази даних умежах транзакции як одну одиницю обробки. По визначенню, транзакция абобезпечно виконується цілком з відображенням усіх результуючих змін у базіданих, або відкочується зі скасуванням усіх змін у базі даних. Погодженість іможливість відновлення транзакций бази даних гарантується навіть у випадку збоюсистеми і при складних відновленнях, виконуваних декількома користувачами.
Безпакетної транзакции кожен запис зберігається в базі даних незалежно від інших,що робить скрутним підтримку цілісності даних в одній логічній операції. Задопомогою пакетної транзакции можна забезпечити двох можливостей: у єдинійлогічній операції або всіх змінах виконуються, або ніякі зміни не вносяться вбазу даних на сервері.
При відновленні форми в пакетної транзакции можливі триситуації.
1) Завершення. Після внесення змін у кілька записів усізаписи зберігаються й успішно обновляються на сервері бази даних. Всі обновленізаписи знову синхронізуються, щоб одержати нові значення полів, щообчислюються, значення за замовчуванням і інші дані, що генеруються сервером.Положення запису, порядок сортування і застосовуваних фільтрів залишаютьсянезмінними.
2) Відкіт. Після внесення змін у кілька записів робитьсяспроба зберегти всі записи, але має місце відмовлення у виконанні транзакции.Сервер бази даних повертає помилку для однієї чи декількох записів, таку якпорушення чи обмеження блокування. Однак усі відкладені зміни данихзалишаються у формі, що дозволяє виправити помилку і заново зберегти запис, неповторюючи всіх змін.
3) Скасування для всіх записів. Після внесення змін у кільказаписів у меню Запису вибирається команда Скасувати всі записи. MіcrosoftAccess ігнорує всі зміни і повертає форму і дані до стану перед початкомпакетної транзакции. Ніякі зміни на сервер не надходять.
Удала розробка бази даних забезпечує простоту її підтримки.Дані варто зберігати в таблицях, причому кожна таблиця повинна міститиінформацію одного типу, наприклад, зведення про працівників кафедри. Тодідосить буде обновити конкретні дані, такі як адреса чи телефон, тільки водному місці, щоб обновлена інформація відображалася у всій базі даних.
Вірно спроектована база даних звичайно містить різноманітнізапити, що дозволяють відображати потрібну інформацію. У запитах можевиводитися підмножина даних, наприклад, перелік спеціальностей кафедри, чикомбіновані дані з декількох таблиць, наприклад, зведення про працівниківкафедри спільно зі зведеннями про розклад занять.
2.1.1 Інформаційне дослідження предметної області
Після створення вбазі даних окремих таблиць по кожній темі необхідно вибрати спосіб, яким СУБД MіcrosoftAccess буде знову поєднувати зведення таблиць. Першою справою варто визначитизв'язки між таблицями. Після цього можна створити запити, форми і звіти дляодночасного відображення зведень з декількох таблиць.
Полючи в шостьохтаблицях повинні бути скоординовані таким чином, щоб відображати зведення проодне й те саме замовлення. Ця координація здійснюється шляхом встановленнязв'язків між таблицями. Зв'язок між таблицями встановлює стосунки міжспівпадаючими значеннями в ключових полях, звичайно між полями, що маютьоднакові імена в обох таблицях. У більшості випадків із ключовим полем однієїтаблиці, що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішнійключ іншої таблиці. Наприклад, для зв'язування співробітників лабораторіїкафедри із відповідальним майном, за які вони відповідають, варто створитизв’язок між полями «ПІБ».