Особенности работы с таблицами Excel (стр. 3 из 5)

Закрепление областей:

 активизировать ячейку расположенную ниже и правее области, которая должна быть зафиксирована;

 выполнить команду меню Окно4 Закрепить области.

Например, при пролистывании таблицы, показанной на рисунке 3.2, всегда будут видны заголовок таблицы, подписи столбцов и строк, если команду закрепления выполнить, активизировав ячейку В3 (на рисунке зафиксированная область отмечена точечной заливкой).

Для отмены фиксации областей нужно выполнить команду меню Окно4 Снять закрепление областей.

1.7 Вычисления с использованием стандартных функций

Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы. Они используются как для простых, так и для сложных вычислений.

Автоматическая сумма. Суммирование смежных ячеек можно осуществить, например, таким способом:

1. Выделить диапазон ячеек, в который должна входить ячейка, не содержащая данных

2. Нажать кнопку

на панели инструментов

3. Снять выделение

Более сложные вычисления выполняются с помощью специальных функций, которые состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ. Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9 — ее аргументы.

Функции делятся на следующие виды: без аргумента; с одним аргументом; с фиксированным числом аргументов; с неопределенным числом аргументов; с необязательными аргументами. Если функция имеет два и более аргумента, то они разделяются между собой точкой с запятой. В одной формуле может быть как одна, так и несколько функций, объединенных между собой различными знаками операций. Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными. Excel предлагает несколько сотен встроенных стандартных функций, которые разделены на категории. Функции имеют следующую форму у=f(x), где х – аргумент, f - функция, у – результат вычисления функции.

Список категорий доступен при выборе команды Функция в меню Вставка.

Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.

Функции Дата и время позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функцией СЕГОДНЯ.

Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.

Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.

Функции Ссылки и массивы позволяют осуществить поиск данных в списках или таблицах, найти ссылку на ячейку в массиве. Например, для поиска значения в строке таблицы используется функция ГПР.

Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и для отбора записей по условию.

Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ.

Логические функции предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.

Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций рекомендуется использовать Мастер функций.

Для вставки функции в формулу необходимо:

1. Дать команду Вставка → Функция или щелкнуть по кнопке с изображением

. Появится окно «Мастер функции».

2. В списке «Категория» выбирать нужную категорию функций, а затем в списке «Функция» выбирать конкретную функцию.

3. Открывается окно конкретной функции. В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов. В нижней части указывается общее описание функции, сведения о задаваемом аргументе.

4. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек.

Программа допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.

1.8 Сортировка данных

Таблица состоит из столбцов и строк. Если таблица является базой данных, то столбцы являются полями, а строки записями. Возможности таких баз в Excel заметно меньше, чем у баз данных, разработанных в программе Access, но их бывает достаточно.

Программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию данных.

Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Чтобы отсортировать данные необходимо:

а) Выделить область базы данных или поместить в нее курсор.

б) Щелкнуть по кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Более точную сортировку можно задать по команде Данные Сортировка. В диалоговом окне «Сортировка диапазона» выбрать от 1 до 3 полей сортировки и задать порядок сортировки по каждому полю.

Фильтрация – это отбор и отображение записей, обладающих определенными свойствами. Фильтрация возможна как через автоматический фильтр – автофильтр, так и через ручной – пользовательский.

При использовании Автофильтра необходимо:

а) Поместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее.

б) Дать команду Данные Фильтр Автофильтр. В ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающиеся кнопки.

в) Щелкнуть по кнопке поля и выбрать критерии фильтрации. Отобразятся записи, удовлетворяющие условиям фильтрации.

Для отключения фильтрации необходимо дать команду Данные → Фильтр → Отобразить все. Это позволяет отобразить все записи.

Чтобы отменить использование Автофильтра надо повторно дать команду Данные → Фильтр → Автофильтр.

При использовании пользовательского фильтра необходимо:

1. Поместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее.

2. Дать команду Данные → Фильтр → Расширенный фильтр

3. Указать исходный диапазон, диапазон условий и диапазон, куда поместить результат.

4. В диапазоне условий по каждому полю выбрать критерии фильтрации.

1.9 Поиск данных

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д. К средствам фильтрации относятся:

Автофильтр существуют два способа применения команды Автофильтр:

с помощью меню Данные - Фильтр - Автофильтр - раскрывающийся список команд автофильтра.

с помощью кнопки «Автофильтр» на панели инструментов стандартная.

2)Расширенный фильтр (Данные - Фильтр - Расширенный фильтр).

Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора - это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

Использование автофильтра для поиска записей. Перед применением команды «Автофильтр» выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду Данные - Фильтр - Автофильтр, справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра). Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. При выполнении фильтрации стрелка активного автофильтра окрашивается в синий цвет.

Список команд автофильтра и их назначение:

Все - все записи будут отображаться на экране.

Первые 10... - откроется окно диалога «Наложение условия по списку» в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.

Условие... - откроется окно диалога «Пользовательский автофильтр». С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям.

Уникальные имена - это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных. Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду «Все» или выполнить команду Данные - Фильтр - Отобразить все, а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды «Автофильтр» в меню «Данные».

Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце:

Выберите ячейку в списке.

Выполните команду Данные - Фильтр – Автофильтр.

Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных.