Создание информационно-справочной системы "Методический кабинет" (стр. 2 из 8)
- БОСС-Референт (компания АйТи, Москва);
- Ефрат-документооборот (компания CognitiveTechnologies);
- Золушка (фирма НТЦ ИРМ, Москва);
- Дело (компания «Электронные офисные системы»);
Каждая из этих систем имеет свои функциональные особенности, разный инструментарий и поддержку разных серверов баз данных (МSSQLServer, ORACLE, LotusDominoet..), но все обеспечивают выполнение комплекса функций кадровой службы. Но для решения конкретно поставленной задачи не нашлось готового программного продукта.
Значительно меньше программных продуктов, рассчитанных на малые предприятия/организации.
При использовании только стандартных программ для создания и работы с документами организация хранения электронного вида документа - файла - полностью лежит на пользователе. Рациональная организация хранения особенно важна при большом количестве документов и необходимости поиска нужного в определенный момент документа. Опираясь только на базовые возможности WINDOWS 9Х и MSOffice, можно достаточно эффективно управлять файловой системой. Все эти базовые возможности можно разделить:
- на средства и методы организации хранения;
- средства организации поиска.
Применение приложения MSOfficeв данном проекте решает вопрос автоматизации таких процессов, как хранение, поиск информации, ее тиражирование. Максимально упрощено получение нужной информации, что облегчает условия труда пользователя.
1.4 Анализ средств программирования
1.4.1 Описание языка
БД MSAccess – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.
В MS Access существуют режимы работы:
1. режим запуска,
2. режим конструктора
3. оперативный режим.
Таблица – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства). Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы (при наличии достаточного количества системных ресурсов). Можно импортировать таблицы и связывать с таблицами из приложений и БД.
Запрос – позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Выборка может происходить одновременно из 16 таблиц, в запрос можно включать до 255 полей одновременно Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.
Форма – это объект, предназначенный для ввода и отображения данных в более удобном виде. Форма может содержать элементы управления и внедрённые объекты – рисунки, графики.
Отчёт – это объект, предназначенный для печати данных. В Access можно не только красиво оформить отчёт, но и обработать данные с помощью языка программирования Access VBA.
Макрос – это набор из одной или нескольких макрокоманд (иногда говорят просто – команд), выполняющих определённые операции (открытие форм, печать отчётов…). Позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. Microsoft рекомендует для процедур автоматизации или обработки событий использовать программный код Access VBA, так как в будущем макросы использоваться не будут.
Модули – прописаны на VBA, используются для описания процедур обработки событий: нажатие кнопки, настройка меню, панелей инструментов и т.д.
Таблица является основным структурным элементом БД. В ней хранятся все необходимые сведения. Таблицу можно создавать различными способами: в режиме конструктора, в режиме таблицы, с помощью мастера таблиц, с помощью импорта таблиц, а также можно использовать связь таблиц из другой базы данных или электронной таблицы Excel.
В режиме конструктора в бланке таблицы можно установить свойства полей, главные из которых Имя поля (не более 64 символа), Тип данных, Размер поля.
Для вывода данных удобно использовать такое свойство, как формат поля, а при вводе данных можно вводить маску ввода.
Очень важно при разработке базы данных правильно определить тип данных. В MSAccess различают следующие типы данных: Текстовый, МЕМО, Счётчик, Числовой, Логический, Денежный, Дата/Время, Поле объекта OLE.
MSAccessпредоставляет простые и удобные средства сортировки и фильтрации данных в таблице. Эти средства позволяют изменить представление данных в соответствии с некоторыми критериями. В состав MSAccessвходят также средства поиска и замены, которые позволяют найти данные по определённому значению поля.
Важную роль в базах данных играют запросы. Они являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Запросы используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы.
Запрос по образцу (Query by Examply) изначально предназначался для пользователей БД, чтобы они могли осуществлять поиск данных без знания языков программирования по определённым условиям.
Для создания запросов необходимо выполнения следующих условий:
- необходимо указать таблицу или таблицы, из которых нужно получить данные;
- необходимо указать поля таблиц;
- необходимо указать условие отбора или составить выражение для вычислений или изменения данных таблиц.
При составлении выражений используют операторы, константы, идентификаторы и функции.
С помощью запросов можно получить любые интересующие вас ответы, изменить данные в таблицах, а также удалить ненужные записи, обновить, добавить в таблицу нужные записи.
В Access существуют четыре типа запросов для различных целей:
- Запросы на выборку (Select queries) отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.
- Запросы с параметром(Parameter queries) – это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске.
- Перекрёстные запросы (Crosstab queries) собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы.
- Запросы с группировкой данных
- При обобщении данных используются команда å - групповые операции и в строке групповые операции указываются статистические функции: Count, Max, Sum, Avg.
- Запросы на изменение (Action queries) используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или изменять записи согласно выражениям, указываемых в режиме конструктора запроса.
Для работы в базе данных обычно создают формы для ввода просмотра данных. Формы могут содержать элементы управления.
Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения ввода и редактирования данных можно использовать таблицы, формы предоставляют преимущества для предоставления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.
В формах можно осуществлять проверку корректности данных, содержащих в таблице.
Форма позволяет осуществлять вычисления и выводить результат на экран.
Форма предоставляет возможность управления работы базы данных.
Содержание и вид формы зависит от того, для какого вида работ она предназначена. Формы можно разделить на три основных категории:
1. Управления транзакциями
Такие формы выполняют функции добавления новых записей в таблицы или изменения существующих записей, работают непосредственно с таблицами.
2. Доступ к данным
Фомы этой категории предназначены для представления такой информации, как диаграммы, отчёты, таблицы, но не позволяют пользователю добавлять или редактировать данные. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качества источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные, находят средние значения.
3. Администрирование баз данных
Эта категория форм предназначена для выполнения административных функций – главная кнопочная форма, которая содержит кнопки, открывающие различные формы для ввода и просмотра данных, печати (просмотра) отчётов, выполняющих уплотнение БД, резервное копирование.
Существуют три способа создания форм:
-Автоматическое создание форм стандартного вида – автоформа в столбец, ленточная, табличная, сводная, диаграмма. Необходимо указать в качестве источника данных таблицу или запрос;
-создание с помощью мастера форм – позволяет создавать форму, содержащую поля из одной или нескольких таблиц или запросов, определяет внешний вид формы, Так как поля, выбранные для отображения в форме, взяты из двух различных таблиц, то мастер форм предоставляет возможность выбрать тип представления данных. Выбираем основной тип данных, для просмотра которых была предназначена форма;
-.создание формы – диаграммы удобно выполнять, используя в качестве источника данных данные запросов, таблиц.
Сводная таблица аналогична сводной таблицы в MS Excel.
Создание формы в режиме Конструктора используется чаще при создании главной кнопочной формы.
Форму можно разделить на три основные части: заголовок формы, область данных и примечание формы. Для изменения внешнего вида форм используется режим конструктора
Для оформления, создания удобного пользовательского интерфейса в формах можно использовать элементы управления. Наиболее часто используются Текстовые поля (рис1), Переключатели (рис2), Вкладки (рис 3)