В АБІС звичайно виділяються наступні функціональні розділи:
- каталогізація, електронний каталог (ЕК), довідково-бібліографічне обслуговування;
- бібліографічне обслуговування на основі використання баз даних інших ЭК в Інтернеті;
- підсистема обслуговування читачів;
- комплектування, включаючи книгообмін;
- реєстрація періодичних видань і ведення відповідного ЭК;
- міжбібліотечний абонемент;
- автоматизована підготовка бібліографічних видань, включаючи каталожні картки;
- підсистема керування (облік, статистика, і т.д.).
Обмеженість фінансування змушує зробити вибір убік автоматизації найбільш важливих функцій. Як правило, бібліотека зупиняється, у першу чергу, на створенні ЕК з функціями комплектування і книгообміну.
Незважаючи на те, що впровадження комп'ютерних технологій – пріоритетний напрямок діяльності бібліотек, існує чимало проблем, пов'язаних з автоматизованим обслуговуванням споживачів. Найгостріша – недостача техніки й засобів на її придбання, а також співробітників для введення інформації. Сьогодні для підвищення ефективності інформаційно-бібліографічної діяльності необхідні висококваліфіковані кадри, які досконало володіють комп'ютерами.
Але наявність висококваліфікованих кадрів, оснащення бібліотек засобами автоматизованого пошуку, переробка, передача й поширення інформації уможливить підключення їх до національних і міжнародних банків і баз даних, що дозволить перетворити шкільні бібліотеки в справжні центри, що забезпечують доступ до світових інформаційних ресурсів споживачів на будь-якому рівні.
Соціальний аспект доступності інформації в цей час досить актуальний: більшість сільського населення не мають змоги користуватися Інтернетом; існують проблеми доступності інформації для соціально незахищених верств населення. Вільний доступ до інформації сприяє адаптації в суспільстві цих груп населення, вирівнюванню інформаційно-культурного потенціалу сільського та міського населення, конкурентоспроможності випускників сільських шкіл.
Створення нових поколінь обчислювальної техніки, постійне вдосконалення програмних продуктів, можливість перекладу традиційних джерел інформації на електронні носії, нові методи електронної передачі інформації в сполученні з гіпертекстом і можливістю графічного надання інформації, робота по створенню ЭК, a також досвід роботи в міжнародних інформаційних мережах через Інтернет визначили ряд нових тенденцій організації довідково-бібліографічного обслуговування, до яких можна віднести:
- розширення меж довідкового обслуговування за рахунок поступової інтеграції функцій пошуку інформації, надання повного тексту документа, оформлення замовлень і передачі заявок у служби міжбібліотечного абонемента й доставки документів;
- розширення можливостей обслуговування й надання графічної інформації, доступної в результаті перекладу на електронні носії фотографій, картографічних видань, рукописів, архівних матеріалів, спеціальних колекцій;
- підвищення оперативності обслуговування за рахунок переваг автоматизованого пошуку;
- розширення тимчасових рамок обслуговування, раніше обмежених режимом роботи бібліотеки, до 24 годинного доступу до електронних масивів у плині всього тижня в режимі віддаленого доступу;
- посилення навчальної функції в загальній структурі довідково-бібліографічного обслуговування, що пов'язане з необхідністю ознайомлення користувачів зі специфікою структури й пошукових можливостей різних баз даних, використання методів пошуку через інтернет-мережу в режимі віддаленого доступу.
У зв'язку з цим перед шкільною бібліотекою встає ряд завдань, від рішення яких залежать ефективність обслуговування. До першорядного можна віднести: уведення в експлуатацію мережного доступу; подальше навчання персоналу й активізацію діяльності бібліотекарів по освоєнню нових баз даних і пакетів прикладних програм.
I. Автоматизація процесів вхідної обробки масивів документів (функції обробки документів, створення на поточних потоках бази даних, запису читачів). Масиви документів визначають види документів, для яких складаються записи (бібліографічні, про одиниці зберігання, про партнерів по книгообміну і т.д.). Кожний запис складається з набору елементів.
Способом зображення складу елементів кожного виду записів є формат. Його функція – кодування елементів записів. У бібліотечних системах багатьох країн використовуються формати типу MARC (формати машиночитаемої каталогізації) в різних модифікаціях. Розроблений також міжнародний комунікативний формат UNIMARC для обміну бібліографічними записами між бібліотеками різних країн. В АБІС нашої країни використовуються різні варіанти цих форматів, UKMARC, RUSMARC і UNIMARC.
II. Нарощування парку комп'ютерів і вибіркова обробка фондів документів для прискореного формування ЭК, службових і користувацьких баз даних. При цьому продуктивність обробки зростає в 2-3 рази й вище через відсутність необхідності роздруківки каталожних карток, використання кооперації в обробці ретроспективи з іншими бібліотеками.
III.Установка й освоєння засобів автоматизованого зовнішнього зв'язку, початок їхнього використання для рішення внутрібібліотечних завдань, початок підготовки потенційних користувачів до нових для них послуг і інформаційної продукції.
IV.Установка й використання засобів автоматизації на ділянках обслуговування читачів бібліотеки.
V. Обробка й впровадження комплексних організаційно-технологічних засобів забезпечення й керування роботою АБІС, відпрацьовування організації й технології виконання робіт персоналом системи й підготовка відповідних рішень і документації.
VI.Повномасштабне впровадження АБІС і його експлуатація.
VII.Розвиток АБІС.
2.2.3 Типовий каталог шкільної бібліотеки – новий етап в автоматизації каталогізування
Серед етапів створення АБІС слід особливу увагу звернути на створення електронного каталогу, оскільки цей процес для шкільних бібліотек має свої особливості, відмінні від бібліотек загального користування.
Стрімкий розвиток автоматизації бібліотечних процесів, створення електронних каталогів ставить перед бібліотечними працівниками нові завдання – запровадження технологій корпоративної каталогізації, методик запозичення бібліографічних записів із зовнішніх баз даних. Це дозволить уникнути дублювання процесів при створенні бібліографічних описів, скоротити затрати на обробку документів, забезпечить економію кадрових ресурсів і технічних засобів.
Особливо актуальні питання корпоративної каталогізації для шкільних бібліотек, які формують свої фонди переважно однаковими документами відповідно до щорічного "Переліку програм і підручників", рекомендованого Міністерством освіти і науки України для використання в середніх навчальних закладах. Безумовно, створення в Україні Центру корпоративної каталогізації з єдиною системою лінгвістичного та методичного забезпечення полегшить роботу шкільного бібліотекаря з навчальною літературою, сприятиме формуванню повноцінних каталогів. Таким прикладом є OCLC (США), LibWeb (Росія).
На регіональному рівні перші спроби вирішити ці питання зробила Рівненська обласна універсальна наукова бібліотека (РОУНБ) ще у 2005 році. Підготовлений у 2004 році РОУНБ "Типовий каталог шкільної бібліотеки" (ТКШБ) звів до мінімуму ручні процеси бібліотечного працівника. Типовий каталог містить 1208 бібліографічних описів, записаних в інтерфейсі АРМ "Каталогізатор" програми ІРБІС, і надається в користування бібліотекам.
Створення повноцінних каталогів навчальної літератури дає можливість не лише зробити швидкий пошук необхідної інформації, але й оперативно відібрати літературу на вилучення відповідно до списку, який подає Міністерство освіти і науки України, зробити аналіз стану укомплектованості підручниками різної тематики бібліотек району чи окремої школи, відібрати і видрукувати список рекомендованої літератури за будь-якою темою, скласти рекомендаційний посібник нових надходжень тощо.
Приступити до створення ЕК з використанням ТКШБ, створеного РОУНБ можуть будь-які шкільні бібліотеки України, які мають автоматизоване робоче місце (АРМ) і на перший період демоверсію ІРБІС. Для зручності вона записана на CD-ROM і легко встановлюється. На допомогу бібліотекарю підготовлено інструкцію формування каталогів на основі ТКШБ. Практика показала, що в перший рік роботи можна успішно використовувати демоверсію (300 бібліографічних записів), адже щорічні надходження до шкільної бібліотеки в середньому складають до 100 назв, 500-800 примірників.
Зрозуміло, що запропоноване рішення є проміжним і потребують розвитку, але це перший крок у діяльності бібліотек на сучасному етапі. Та чи не найголовнішим в автоматизації бібліотечних процесів є подолання бібліотечними працівниками психологічних бар'єрів, розуміння того, що електронний каталог у бібліотеці – це завдання не майбутнього, а вже сьогодення.
І нарешті переходимо від теорії до практики. До вибору програмного забезпечення, яке в першу чергу повинне реалізувати наступні функції АБІС:
- обробку, зберігання бібліографічної й фактографічної інформації, її пошук по будь-яких елементах записів і їхніх сполучень;
- підтримку ієрархічних класифікацій і тезаурусів і використання зафіксованих у них значеннєвих відносин між пошуковими ознаками при тематичному пошуку;
- підготовку матеріалів для бібліографічних видань, добірок матеріалів у вигляді списків, фактографічних і бібліографічних записів, відсортованим по індексах якої-небудь класифікації й алфавіту;
- висновок даних про зайнятість екземпляра видання, здійснення замовлення одиниці зберігання читачем безпосередньо при роботі з ЭК з автоматичним формуванням читацької вимоги;