Перевіряючи правильність ведення касової книги і своєчасність обліку надходжень і видач готівки, установлюють відповідність записів касової книги щодо сум, одержаних і зданих до банку.
Як бачимо, установи банків активно впливають на організацію готівково-грошового обігу: Національний банк України, як єдиний емісійний і касовий центр держави, організує і регулює обсяг і структуру готівкової маси відповідно до основних напрямів грошово-кредитної політики; інші банки здійснюють аналіз і прогнозування готівкового обігу, виконують оперативні функції з реалізації єдиної грошово-кредитної політики на території регіону та ін.
З огляду на сказане основними завданнями банків щодо готівкового обігу є:
безумовне виконання актів Верховної Ради України, Законів України, Указів Президента України, нормативних актів Національного банку України з питань регулювання обсягу і структури готівкової маси в обігу;
аналіз сукупних оцінок стану збалансованості грошових доходів і витрат населення;
прогнозування готівкового обігу за загальним обсягом і структурою з урахуванням основних напрямів грошової політики і показників економічного та соціального розвитку;
раціональна організація готівкового обігу та якнайбільше залучення готівки до кас банків;
обмеження готівкової емісії економічно обґрунтованими вимогами зростання обігу готівки;
своєчасна видача готівки суб'єктам господарювання на оплату праці, пенсій, допомог та для інших цілей;
додержання встановленого порядку ведення касової і емісійної роботи;
здійснення контролю за економним та цільовим витрачанням готівки.
Досить значна маса готівки проходить через поточні рахунки контрагентів, що їх відкрито в установах банків і які використовуються для обліку руху коштів. Для проведення касових операцій у банку створюється структурний підрозділ — касовий апарат. Керівництво банку самостійно вирішує питання про структуру касового апарату. Але за будь-яких організаційних форм його побудови касовий апарат проводить приймання та видачу готівки, а також здійснює весь обсяг супутніх операцій: перерахунок інкасованої виручки, розмін грошових купюр і обмін їх на монету, оформлення і видачу грошових чекових книжок.
Операційна каса — не структурний підрозділ банків, який проводить операції з касового обслуговування клієнтів. Залишок грошей в операційній касі обмежено певним лімітом, що визначається за узгодженням з відповідною установою Національного банку залежно від обсягу готівкового обороту конкретного банку та умов його роботи.
Операційна каса може включати окремі види кас, а саме: прибуткову, видаткову, вечірню, перерахункову грошової виручки. Як правило, основний обсяг готівки в системі банків проходить через прибутково-видаткові каси.
Робота касового апарату проводиться в окремих, спеціально обладнаних приміщеннях.
Відповідальним за зберігання грошей (цінностей), що перебувають у грошових сховищах, є керівник банку, його головний бухгалтер та завідувач каси.
Порядок організації емісійно-касової роботи в установах банків України регламентується Інструкцією «Про касові операції в банках України», затвердженої постановою Правління Національного банку України від 14.08.2003 за №337. Її розроблено відповідно до Закону України «Про банки і банківську діяльність» і вона визначає порядок здійснення Республіканським банком Криму, територіальними управліннями й установами всіх інших банків емісійних і касових операцій, інкасації грошової виручки, перевезення і пересилання цінностей, виконання операцій з іноземною валютою і документами в іноземній валюті, дорогоцінними металами, контролю за зберіганням цінностей і додержанням емісійно-касової дисципліни.
Готівка приймається за такими документами: об'ява про внесення готівки, повідомлення, прибуткові касові ордери.
На підставі об'яви про внесення готівки приймаються гроші від суб'єктів господарської діяльності для зарахування внесених сум на їхній поточний рахунок, а також від громадян для оформлення вкладів (про що робиться запис у вкладній книжці).
Платежі від населення приймаються за повідомленням. Решта надходжень, у тому числі і від працівників банку, оформлюються прибутковими касовими ордерами з видачею підписаних касиром копій прибуткових ордерів з відбитком його печатки.
Найбільша сума готівки проходить через касу банку за об'явами про внесення готівки. По суті, цей прибутковий документ складається з трьох окремих документів: власне об'яви, квитанції й ордера.
Відповідальні працівники (операціоністи) перевіряють наявність реквізитів (назва установи, що здає гроші, сума цифрами і словами, номер поточного рахунка), після чого об'ява з квитанцією й ордером передається до каси. Далі касир виконує свої контрольні функції, перевіряючи наявність і тотожність підписів операційних працівників, звіряючи їх зі зразками, що є в нього. Викликаючи особу, яка вносить гроші, з поаркушним перелічуванням приймає їх.
В обов'язковому порядку касир звіряє суму, вказану в прибутковому документі, з сумою, фактично виявленою під час перелічування. У разі відповідності цих сум касир підписує квитанцію, ставить на ній печатку і повертає її особі, яка здавала гроші, а об'яву залишає в себе як документ, що засвідчує факт приймання грошей. Ордер повертається відповідальному працівникові, який веде касовий журнал.
Після здійснення всіх записів відповідно до ордерів на особових рахунках контрагентів об'яви передають власникам рахунків разом із виписками з їхніх поточних рахунків. Наявність ордерів дає змогу клієнтам стежити за правильністю записів. Суми прийнятих протягом операційного дня грошей реєструються в касовому журналі.
Протягом дня касири згідно з прибутковими грошовими документами ведуть облік прийнятих і зданих грошових сум в окремій книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а наприкінці операційного дня складають довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість прибуткових документів, що надійшли до каси, звіряючи загальну суму за довідкою з фактичною сумою наявних грошей. Елементом внутрішнього банківського контролю за проведенням касових операцій є те, що довідка не тільки підписується касиром, а й обороти звіряються із записами в касових журналах операційних працівників. Важливість контролю додатково підкреслює те, що звірка оформляється підписами касира в касових журналах і, відповідно, операційних працівників на довідці касира.
Прийняті за операційний день гроші касир формує в пачки і разом із прибутковими документами і довідкою касира прибуткової каси здає під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) завідувачеві, який звіряє суму готівки і кількість прибуткових документів із записами.
Наведена схема документообігу дає підставу вважати, що ведення книги обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) також є елементом внутрішньобанківського контролю за здійсненням касових операцій.
Уся готівка, що надійшла до закінчення операційного дня, оприбутковується операційною касою і зараховується на відповідні поточні рахунки контрагентів або синтетичні балансові рахунки за балансом комерційного банку того самого робочого дня.
Порядок виконання операцій прибутковою касою показано на рис. 1. (див. додаток А)
Вечірні каси приймають гроші від підприємств, установ, організацій і населення після закінчення операційного дня. Жодних видаткових операцій (за винятком операцій з вкладами та з цінними паперами) працівники вечірніх кас не проводять.
Функції операційного працівника за прибутковими операціями вечірньої каси виконує бухгалтер-контролер, з яким укладається угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за зберігання грошей, що надходять до вечірньої каси. Бухгалтер-контролер має право контрольного підпису від імені установи банку прибуткових документів, а також супровідних відомостей до сумок з грошовою виручкою.
Порядок документообігу та приймання грошей вечірньою касою досить чітко регламентовано. Спочатку особа, що здає готівку, заповнює прибутковий документ на внесення готівки і передає його бухгалтеру-контролеру, який після відповідної перевірки, у свою чергу, передає документ касиру. Прийнявши готівку, касир підписує всі три частини об'яви про внесення готівки (власне об'яву, квитанцію, ордер) і проставляє на них штамп «Вечірня каса». Квитанція за двома підписами (бухгалтера-контролера і касира), засвідчена печаткою вечірньої каси, видається здавачу готівки.
Закінчивши приймання грошей, касир (разом із бухгалтером-контролером) звіряють суму готівки з даними касового журналу і прибуткових документів і підписують журнал.
Після закінчення оголошеного часу роботи вечірньої каси гроші, що надійшли, прибуткові касові документи, касовий журнал і печатку замикають на два ключі (касира і бухгалтера-контролера) у сейфі, який опечатують їхніми печатками і здають під охорону з розпискою в контрольному журналі осіб, що їх допущено до відмикання, замикання та опечатування грошових сховищ.
На початку наступного робочого дня працівники вечірньої каси продовжують виконувати свої функції. Вони приймають сейф від охорони, після чого здають гроші і прибуткові документи завідувачу каси під розписку в касовому журналі вечірньої каси. Після перевірки відповідності записів у журналі фактичній сумі готівки бухгалтер-контролер передає касовий журнал головному бухгалтеру.