Далі контрольні функції за проведенням касових операцій вечірньою касою виконує головний бухгалтер банку, який одержує від завідувача каси прибуткові документи вечірньої каси і підраховує за документами загальну суму надходжень.
Елементом внутрішнього контролю є факт звірки суми за документами із загальною сумою прибутку за касовим журналом. Про відповідність цих сум свідчить підпис головного бухгалтера в касовому журналі, який передається для відображення в бухгалтерському обліку. Усі прибуткові документи головний бухгалтер повертає завідувачу каси, а ордери передає операційним працівникам для запису на поточних рахунках контрагентів (клієнтів) банку.
Можна провадити операції у вечірніх касах і без бухгалтера-контролера. У цьому разі касир приймає гроші з використанням касового апарата, а тому печатка в нього вилучається.
Контрольний касовий апарат пломбує завідувач каси, який залишає собі один ключ керування лічильником-суматором, а другий ключ від лічильника видає касиру.
Приймаючи гроші, касир видає квитанцію з відбитком штампа контрольного касового апарата із зазначенням суми внеску. По суті, процедура приймання грошей не змінюється.
Касир перевіряє заповнену клієнтом об'яву про внесення готівки. Прийнявши гроші, підписує всі три документи, і на зворотному боці квитанції та об'яви проставляє штамп контрольного касового апарата. Відбиток штампа контрольного касового апарата з неправильно набраною сумою на прибутковому документі касир закреслює і за своїм підписом на ньому робить надпис «Не враховувати». Усі прибуткові документи касир залишає в себе.
Загальну суму прийнятих грошей касир записує цифрами та словами в контрольній стрічці, попередньо викресливши з неї всі неправильно занесені суми згідно із зіпсованими документами.
Підрахувавши фактичну суму грошей і звіривши її з даними контрольної стрічки, касир проводить записи в книзі обліку показників лічильників контрольного касового апарата та сум готівки, прийнятої вечірньою касою.
Уранці наступного дня касир звітує перед завідувачем каси, який, у свою чергу, виконує всі процедури контролю сум, що пройшли через касовий апарат, і передає контрольну стрічку та прибуткові документи головному бухгалтеру. Головний бухгалтер (або його заступник) підраховує за документами загальну суму надходжень і порівнює її з результатами запису в контрольній стрічці. Обов'язковою контрольною процедурою є перевірка головним бухгалтером порядкових номерів контрольної стрічки від першої до останньої операції. Контроль головного бухгалтера завершується підписанням контрольної стрічки і передачею її та всіх прибуткових документів до бухгалтерії для проведення записів у касовому журналі, який підписує той самий працівник бухгалтерії, який провів записи, а також головний бухгалтер.
Прибуткові документи повертаються завідувачу каси, а ордери передаються операційним працівникам для зарахування внесених сум на відповідні поточні рахунки контрагентів. Касовий журнал і контрольна стрічка передаються для відображення в бухгалтерському обліку. Контрольні стрічки підшиваються разом із прибутковими касовими журналами або з касовими документами.
Вечірні каси створюються для поліпшення обслуговування клієнтів і для залучення готівкових коштів. Саме тому банки значну увагу приділяють питанням приймання вечірніми касами сумок (мішків) із готівкою від інкасаторів Національного банку, залізничних станцій і підприємств зв'язку.
Слід зазначити, що діяльність вечірніх кас прямо пов'язана з функціями кас перерахунку, які функціонують як при вечірніх касах, так і окремо.
За підсумком роботи вечірньої каси вранці наступного дня касир і бухгалтер-контролер здають:
сумки з проінкасованою грошовою виручкою, накладні й супровідні відомості, а також порожні сумки — в касу перерахунку;
мішки (сумки) з готівкою кас банку при підприємствах і накладні до них під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою і порожні сумки — завідувачу каси. Зіставивши фактичну наявність грошей з даними супровідної відомості, завідувач каси підписує цю відомість та накладну до неї і передає накладну в операційну касу для зарахування грошей на рахунок контрагента, а супровідну відомість — для включення до касових документів дня.
Перелічування готівки, прийнятої вечірньою касою, проводиться касами перерахунку.
Порядок виконання операцій вечірньою касою показано на рис. 2. (див. додаток Б)
До штату кас перерахунку входять лічильні бригади касирів, які очолює контролер, що з ним укладається угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Сумки з готівкою і накладні до них контролери бригад приймають від працівників вечірньої каси (касира і бухгалтера-контролера) під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою і порожні сумки і зберігають їх протягом робочого дня в спеціально обладнаному місці (металевій шафі, візку або в шухляді столу, під замком).
Для перелічування контролер видає касирам по одній сумці, попередньо записуючи її номер в контрольну або зведену відомість.
Увесь процес перелічування грошей потребує злагоджених дій касирів і контролера лічильної бригади. Порядок виконання робіт відбувається в послідовності, визначеній інструкцією «Про касові операції в банках України», затвердженої постановою Правління Національного банку України від 14.08.2003 за №337.
Касир під наглядом контролера розкриває сумку, виймає гроші і чеки, передає сумку контролеру, при цьому пломбу разом зі шпагатом для наступного контролю залишає в себе.
Контролер дістає із сумки супровідну відомість, попередньо переконавшись, що в сумці нічого не залишилось.
Перелічивши гроші, касир повідомляє контролеру фактично виявлену суму, яку контролер звіряє із зазначеною на лицьовому і зворотному боках супровідної відомості.
За тотожності сум контролер передає для підпису касиру супровідну відомість, гроші касир ховає у шухляді свого робочого столу.
У разі розбіжності сум касир разом із контролером звіряє перелічену суму грошей за номіналом і повторно перелічує грошові білети того номіналу, де виявлено розбіжності. У разі підтвердження недостачі або надлишку складається акт за підписами контролера і касира на лицьовій стороні супровідної відомості, накладній і квитанції.
Недостачі і надлишки грошей, виявлені в такий спосіб, реєструються в картках обліку прорахунків, виявлених у сумках з виручкою магазинів і картках обліку прорахунків, виявлених стосовно торгових та інших підприємств і організацій. Ведеться також індивідуальний (за кожним касиром) облік виявлених надлишків чи недостач.
Після розкриття всіх сумок і перелічування готівки контролери бригад у контрольних відомостях виводять суми переліченої грошової виручки і передають супровідні відомості, накладні до сумок, а також зведені відомості касиру (контролеру), який очолює касу перерахунку. Він, попередньо проконтролювавши в супровідних відомостях і накладних записи відносно виявлених фактів недостач, надлишків, неплатіжних фальшивих білетів і монет, передає накладні обліково-операційним працівникам для запису результатів перелічування в касовому прибутковому журналі або контрольній відомості та відображення в бухгалтерському обліку.
Наприкінці дня касир зіставляє суми переліченої готівки з даними зведеної відомості. Загальну суму зведеної або контрольної відомості, з урахуванням надлишків і недостач, контролери лічильних бригад порівнюють з об'явленою сумою вкладень грошей до сумок, прийнятих ними до перелічування, і передають контрольні відомості, листки касирів і порожні сумки касиру (контролеру), що очолює касу перерахунку, який, у свою чергу, передає документи про перелічування готівки завідувачу каси.
Остаточний контроль проведеної вечірньою касою роботи здійснює головний бухгалтер, який перевіряє повноту надходження грошей до операційної каси і підписує довідку про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки.
Супровідні контрольні та зведені відомості разом з довідкою про загальну суму виручки, яку здали інкасатори за журналом обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок, і довідкою про видані сумки та явочні картки підшивають до касових документів дня.
Для створення додаткових зручностей контрагентам можуть відкриватися каси банку при підприємствах. їх очолює старший касир, призначений керівником банку. Цей касир здійснює керівництво і контроль за роботою касових працівників.
Гроші, що надійшли в ці каси, через інкасаторів банку того самого дня доставляють до банку.
Основним документом для одержання готівки є грошовий чек установленої форми. Для внутрішньобанківських операцій використовується видатковий касовий ордер. Цей документ заповнюють також індивідуальні позичальники, що одержують позики в банках, вкладники і пенсіонери.
В оформленні видаткових касових операцій крім відповідального виконавця і касира, для забезпечення захисту документообігу бере участь контролер видаткових операцій.
Для проведення видаткових операцій завідувач каси видає касирам під звіт готівку під розписку в книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей). Щоразу, після одержання суми в підзвіт та сплати видаткових документів, касир видаткової каси проводить відповідні записи в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), указуючи кількість проведених документів і залишок підзвітних сум.
Відповідальний працівник, приймаючи чеки та інші документи на одержання готівки, перевіряє наявність необхідної суми на поточному рахунку клієнта і достовірність самого чека, порівнюючи підписи, печатку і номер чека зі зразками, поданими до банку.