Найбільш ефективна оптимізація процесу комплектування за допомогою використання інформаційно-пошукових можливостей глобальної мережі Інтернет на першому етапі комплектування, а саме при відборі, уточненні бібліографічних даних і перегляді різних джерел, що містять відомості про видання з мистецтва.
Перехід від традиційних технологій комплектування до електронних здійснюється шляхом введення нових технологій у виробничі процеси. Наприклад, відміна картотеки поточного комплектування. Введення штрихокодування всіх нових надходжень з мистецтва і запис в електронний каталог у виді скорочених бібліографічних описів.
Зрозуміло, що чим значніший обсяг документного фонду мистецтва, різноманітніший його видовий та типологічний склад, тим більшу кількість способів, джерел, методів та форм документозабезпечення необхідно йому використовувати.
Про необхідність підвищення якості документозабезпечення бібліотечних фондів, в т.ч. з мистецтва йшлося в Указі Президента України №490 від 22.04.2000 р. «Про невідкладні заходи щодо розвитку бібліотек України». Кабінету Міністрів доручено вжити заходів щодо створення національної системи електронного інформаційно-бібліотечного ресурсу, передбачити збільшення асигнувань на поповнення фондів бібліотек та ін. На жаль, лише через два роки на виконання Наказу Президента Постановою Кабінету Міністрів України №900 від 1.07.2002 р. була затверджена «Програма поповнення бібліотечних фондів на період до 2005 року», спрямована на подолання кризової ситуації в надходженні до бібліотек нових видань, в т.ч. з мистецтва.
З удосконаленням законодавчої та нормативно-методичної бази комплектування бібліотечних фондів, в т.ч. з мистецтва першочергової уваги фахівців заслуговують такі стратегічні напрями оптимізації системи документозабезпечення як активізація співробітництва бібліотек з усіма суб’єктами книжкового ринку; створення та реалізація проектів корпоративної та консорціумної взаємодії бібліотек у сфері формування розподілених документно-інформаційних ресурсів; освоєння джерел та засобів поповнення їх електронної складової.
Гарантією подальшого зростання значущості документних ресурсів з мистецтва публічних бібліотек для духовного та культурного розвитку суспільства є забезпечення ними доступу користувачів до інформації на новітніх носіях. Бібліотечний фонд мистецтва як відкрита система, що самоорганізовується під впливом змін інфосфери, нині не може ефективно функціонувати без кумулювання, зберігання та організації використання мережевих та аналогових електронних видань, питома вага яких у світовому документному потоці постійно збільшується.
Особливості життєвого циклу різних видів електронних документів з мистецтва зумовлюють форми їх розповсюдження, які суттєво впливають на організацію документозабезпечення бібліотечних фондів мистецтва публічних бібліотек. Аналогові електронні видання з мистецтва на портативних носіях – магнітних та оптичних дисках – надходять до публічних бібліотек з традиційних джерел: видавничих або документоторговельних установ; передплатних агентств, інформаційних центрів – генераторів різноманітних баз даних, обмінних фондів бібліотек. Разом з цим у традиційній системі документозабезпечення бібліотек інтенсивно формується електронна надбудова до якої належать Інтернет-видавництва та магазини, електронні передплатні агентства та електронні бібліотеки, веб-сторінки урядових організацій, бази даних інформаційних центрів, інші Інтернет-ресурси.
Законом України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» і Постановою Кабінету Міністрів України від 27 вересня 2000 р. №469 «про організаційні заходи щодо фінансування системи державних закупівель» передбачалося проведення тендеру при закупівлі документовидань, в т.ч. з мистецтва більш як на суму 12 тис. грн.
За думкою як авторитетних теоретиків, так і практиків бібліотечної справи, обов’язкове проведення тендерної закупівлі документовидань з метою формування книжкового фонду публічних бібліотек суттєво звужує коло джерел їх документозабезпечення, значно ускладнює процедури відбору дійсно необхідних користувачам, а не просто дешевих видань потрібної галузі, замість економії державних коштів призводить до збільшення затрат на експертизу цінових пропозицій книжкового ринку, підготовку численної конкурсної документації, проведення конкурсної процедури на засіданні тендерного комітету, оплату технічного приладдя та послуг зв’язку і ін.
Законодавчі та управлінські органи повинні зрозуміти, що видавнича продукція має унікальні властивості і є таким специфічним видом товару, для якого не можна проводити тендер за загальною процедурою, прийнятою для інших промислових виробів. Зазвичай, універсальній науковій або публічній бібліотеці потрібне широке коло назв у невеликій кількості примірників. За законами ринку, асортимент більшості книготорговельних фірм фактично неповторний, тому, якщо тендер виграє одна фірма, бібліотека втрачає можливість придбання тих назв або тематичних напрямів видань, за якими спеціалізуються інші видавці та книгорозповсюджувачі. Окрема закупівля цих видань в інших джерелах коштуватиме бібліотеці додаткових зусиль та розходів. Досвід роботи публічних бібліотек на книжковому ринку свідчить, що часто замість уникнення корупції, на яке спрямоване тендерне законодавство, проведення тендерів навпаки може провокувати її на різних рівнях. Відомо, що видавництва та книготорговельні фірми прагнуть отримати гарантоване державне фінансування будь-яким способом. Вимоги тендерного законодавства суперечать Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу», який гарантує бібліотекам право самостійно визначати джерела поповнення своїх фондів, в т.ч. і фондів мистецтва.
Великого значення у повсякденній діяльності публічних бібліотек набувають індивідуальні контакти з користувачами, авторами видань з мистецької тематики, журналістами, які приносять в дар книги з мистецтва для бібліотеки. Цьому сприяють акції під девізом «Подаруй мистецьку книгу бібліотеці», «Дарунок шляхетної душі». В кожній подарованій книзі проставлено штамп із вдячністю за презентоване видання, прізвище автора та його підпис. Подаровані видання з мистецтва експонуються на спеціальних виставках в рамках загально-бібліотечних заходів.
Поповненню фонду мистецтва публічних бібліотек новими документовиданнями сприяють щорічні книжкові ярмарки. До проведення заходу публічну бібліотеку спонукає необхідність вирішення певних завдань:
- виявлення реєстру видавництв;
- отримання інформації про видану продукцію з мистецтва;
- налагодження зв’язків з видавництвами.
Книжковий ярмарок – це своєрідне свято книги, яке дає можливість показати стан книговидавництва з мистецтва регіону, познайомити відвідувачів та користувачів бібліотеки з друкованою мистецькою продукцією краю.
На свято запрошуються видавці, місцеві автори, представники книготорговельної мережі, викладачі мистецьких вузів, мистецтвознавці, бібліотечні працівники, користувачі.
В нинішній час відбуваються суттєві зміни у формуванні документних ресурсів, виробляються нові принципи формування фонду з мистецтва, що ґрунтуються на загальнолюдських цінностях, утвердженні гуманізму, доступності документів широким верствам населення. Змінюються становлення до критеріїв якості документних фондів з мистецтва.
Пріоритетною стає оцінка користувача відповідності фондового масиву з мистецтва його запитам та інтересам і доведення відмовлень до мінімальної кількості. Фондові аспекти мистецької літератури спираються на матеріали різноаспектного вивчення читацького попиту, відмовлень на літературу даної галузі, прогнозування основних напрямків цієї діяльності, визначення конкретного репертуару документів для поповнення документного фонду з мистецтва.
Одна з основних сучасних тенденцій розвитку фондів з мистецтва бібліотек – це інтенсивне розширення їх тематичного складу, типами і видами документів. Ставиться питання про збільшення частки в їх мистецьких фондах документів на мікроносіях.
Важливим спрямуванням розвитку фондів з мистецтва публічних бібліотек стає впровадження в процеси їх формування і використання автоматизованих технологій. Цей напрям має сприяти вдосконаленню якості фондів даної тематики, поліпшенню їх використання. Адже у формуванні документних фондів з мистецтва публічних бібліотек ще використовуються застарілі методи, технології і підходи, які гальмують розвиток і не сприяють поліпшенню їх якості.
Центральна міська бібліотека Бориславської МЦБС – це культурно-просвітницький осередок інформації і духовного збагачення, який займає вагоме місце в соціально-культурній інфраструктурі міста.
Як соціальному об’єктові культурного призначення їй відводиться важлива роль у задоволенні професійних і загальнокультурних потреб населення у книзі й інформації. Безцінним духовним і матеріальним надбанням бібліотеки є її фонд з мистецтва, де зібрано вітчизняні і зарубіжні документи, які становлять частину документальної бази світової культури, сприяють духовному вдосконаленню населення. Бібліотечно-бібліографічними засобами вона прилучає користувачів до культурних цінностей, забезпечує їх моральне і естетичне середовище, організацію духовного відпочинку і дозвілля.
Зрозуміло, що фонд мистецтва бібліотеки має значну ціність для мистецтвознавців, дослідників української та світової культури, діячів мистецтва. У задоволенні професійних потреб до нього звертаютьсявчителі шкіл, викладачі училищ та вищих навчальних закладів, учні і студенти спеціальних навчальних закладів, працівники культури і мистецтв. Для користувачів бібліотеки, які цікавляться виданнями з мистецтва, характерне бажання поглибити свої знання шляхом самоосвіти. Саме це прагнення для багатьох з них спонукає звертатися до фонду мистецтва ЦМБ.