Такий поділ ДБА на частини – результат довготривалого розвитку. З появою автоматизації з’являються джерела інформації на машиночитаних носіях, створюються бази бібліографічних і фактографічних даних, які також являються складовою частиною ДБА з мистецтва.
Важливою вимогою в ЦМБ являється правильне ведення ДБА з мистецтва, підтримка його на відповідному рівні, забезпечення швидкого пошуку інформації даної галузі, комфортність користування відповідними його частинами.
Важливою частиною ДБА з мистецтва ЦМБ є його довідково-бібліографічний фонд, в якому сконцентровані довідкові, бібліографічні матеріали, що утворюють підручний фонд для бібліографів та комплектаторів. Це частина ДБА з мистецтва, яка найбільше використовується в процесі комплектування фонду та постійно поповнюється за рахунок нових надходжень. Важливими завданнями бібліотеки є правильність поповнення ДБФ з мистецтва, постійна підтримка оптимального рівня відповідності оперативної його частини інформаційним потребам користувачів, а також регулярне очищення активної частини ДБФ від застарілих матеріалів.
Документи, які входять до складу ДБФ з мистецтва поділяються на дві групи.
До складу першої групи входять довідкові видання з мистецтва: енциклопедії, довідники, словники.
До другої групи відносять бібліографічні матеріали з мистецької тематики: державні бібліографічні покажчики, посібники, рекомендаційні списки, фонд виконаних довідок тощо.
Бібліотечні каталоги – головна складова частина ДБА з мистецтва даної бібліотеки. Головним призначенням каталогів є швидкий пошук книг, які знаходиться у фонді даної галузі. Такому призначенню відповідає абетковий каталог, в якому описи книг розташовані за абеткою прізвищ авторів чи за назвами видань.
Запити користувачів в пошуку книг по різних питаннях, темах в т.ч. з мистецтва обумовили необхідність створення систематичного каталогу, в якому об’єктом пошуку виступає книга за змістовою тематикою потрібної галузі. В даному каталозі бібліографічні описи розташовані по розробленій схемі бібліотечно-бібліографічної класифікації.
Систематична картотека статей ЦМБ – головна картотека, яка розкриває зміст журналів та продовжуваних видань з різних галузей в т.ч. з мистецтва, в яких найбільше виражені досягнення науки, техніки, культури, актуальні питання суспільного життя. Можна сказати, що СКС являється продовженням систематичного каталогу, а по деяких питаннях – єдиним джерелом пошуку інформації в т.ч. з мистецтва, яка не найшла відображення в монографічних працях.
Карточки в СКС розташовані в систематичному порядку за схемою класифікації, прийнятої для систематичного каталогу, а в середині кожного ділення – в зворотно хронологічному порядку.
Важливе місце в ДБА з мистецтва ЦМБ посідає тематична картотека, яка за своїм призначенням та змістом близька з рекомендаційним бібліографічним покажчиком. Ціль її створення – задоволення читацьких запитів з мистецтва на документовидання з актуальних питань даної тематики, які відображені в розділі мистецтва систематичного каталогу та СКС, але не виділені в якості самостійних рубрик. Така картотека являється комплексним, розкриваючим тему шляхом популяризації видань з мистецтва із різних підрозділів систематичного каталогу та СКС.
Тематичну картотеку з мистецтва, ЦМБ прогнозує появу запитів на книги даної тематики, статті, теми та поліпшуючи цим пошук потрібної літератури з мистецтва.
В тематичну картотеку з мистецтва включаються неперіодичні видання, журнальні статті. Матеріал для неї підбирається з систематичного каталогу та СКС з розділу мистецтва та мистецтвознавства шляхом дублювання карток.
Завданням ДБА з мистецтва ЦМБ є всебічне розкриття і популяризація фонду даної тематики, який призначений для здійснення бібліографічної роботи та популяризації документовидань з мистецтва та мистецтвознавства, що знаходяться у фонді ЦМБ.
Призначенням і функціями абеткового каталогу є інформування про видання в т.ч. з мистецтва конкретних авторів, які знаходяться у документному фонді ЦМБ. Він використовується при комплектуванні фонді мистецтва, в довідково-бібліографічній роботі, допомагає при підготовці масових заходів, пов’язаних з даною тематикою. В АК відображені книги і брошури і перевидання з мистецтва, які надходять до бібліотеки упродовж років.
Призначенням і функціями систематичного каталогу є розкриття за змістом в галузевому і тематичному аспекті фонду неперіодичних видань в т.ч. видань з мистецтва бібліотеки, який виконує інформаційну пошукову і освітню функції. СК використовується в бібліографічній роботі, а також при комплектуванні фонду мистецтва і систематизації творів друку.
Структура розділу мистецтва СК відповідає таблицям ББК для масових бібліотек, визначається на основі таблиць класифікації, створених в результаті уточнення таблиць ББК для масових бібліотек відповідно до особливостей, можливостей і потреб публічної бібліотеки.
Картки з бібліографічними записами групуються в СК у розділі мистецтва відповідно до класифікаційних індексів. До даного розділу включають картки з бібліографічними записами неперіодичних видань з мистецької тематики, які наявні у фонді бібліотеки.
Систематична картотека статей, яка доповнює СК і задовольняє тематичні запити користувачів, виконує такі функції:
- сприяє популяризації матеріалів мистецтвознавчої тематики;
- забезпечує цілеспрямовану інформацію з мистецтва користувачів, яка вміщена в документо-інформаційних ресурсах бібліотеки;
- дає науково правильне, різнобічне розкриття змісту видань, що є у фонді мистецтва бібліотеки;
- сприяє швидкому пошуку та обслуговуванню користувачів з запитами даної тематики;
- сприяє ознайомленню користувачів з новими питаннями, проблемами мистецтва, розширюючи їхні інтереси та запити, а також підвищує їх загальнокультурний і фаховий рівень.
Структура СКС з мистецтва здійснюється за таблицями ББК та доповненнями та виправленнями до таблиць ББК, розробленими Національною Парламентською бібліотекою України.
До складу єдиного ДБА з мистецтва входить також фонд довідкових та бібліографічних видань. Достатньо повний і в той же час раціональний його склад в значній мірі залежить від вирішення питань комплектування фонду даної галузі. Основне ядро цього фонду включає покажчики документно-інформаційних ресурсів з мистецтва, універсальні і галузеві енциклопедії, словники, довідники, рекомендаційні посібники, видання державної бібліографії, бібліографічні періодичні видання, інформаційні бюлетені нових надходжень.
Система бібліографічних посібників знаходиться в тісній взаємодії з системою каталогів і картотек ЦМБ, дозволяє розширити можливості бібліотеки за рахунок представлення відомостей про видання з мистецтва, які не входять у фонд ЦМБ. Тому, при комплектуванні фонду мистецтва надається особлива увага бібліографічним посібникам, які забезпечують як ретроспективний пошук, так і поточне інформування про нові документно-інформаційні ресурси з мистецтва.
Широке використання ДБФ допомагає у виконанні фактографічних довідок і являється головним джерелом пошуку. Крім того, ці видання вміщують в короткій формі обширний фактичний матеріал з того чи іншого питання мистецької тематики, можуть в деякій мірі доповнити відсутність в бібліотеці документовидань з потрібної теми. Тому, для окремих категорій довідкових видань бажане розширення тематичних меж їх відбору у порівнянні з загальнобібліотечним фондом.
Криза в економічній і соціокультурній сферах призвела до дискретності та спонтанності процесу комплектування. В Україні, в т.ч. у Львівській області не налагоджене раціональне книговидання, тому у фондах мистецтва публічних бібліотек не вистачає цінних видань з мистецтва та мистецтвознавства, навчальної та довідкової літератури даної галузі.
Роздержавлення існуючих і виникнення великої кількості нових видавництв, розпад мережі книгорозповсюдження та централізованого розподілу видавничої продукції збільшили проблему комплектування повноцінних документно-інформаційних ресурсів з мистецтва публічних бібліотек. Через різкий ріст цін на книги та їх доставку, а також мізерність бюджетних коштів, що виділяють на комплектування, публічні бібліотеки країни не в змозі поповнити свої фонди необхідними виданнями з мистецтва у потрібній кількості. Ядро документних фондів з мистецтва старіє та скорочується.
Фінансові труднощі зумовлені економічними проблемами суспільства, широке застосування в бібліотеках дорогої, витратної комп’ютерної техніки і новітніх технологій підвищує вартість бібліотечного обслуговування і, врешті-решт, призводить до необхідності введення платних бібліотечно-інформаційних продуктів і послуг. Зарубіжні бібліотекознавці розглядають платне інформаційне обслуговування бізнесу в суспільному секторі як досить перспективне вирішення проблеми додаткового фінансового підтримання публічних бібліотек. В Україні воно регламентується такими документами: Законом України «Про внесення змін до Закону України», «Про бібліотеки і бібліотечну справу «, постановою Кабінету Міністрів «Перелік платних послуг, які можуть надаватися закладами культури і мистецтв, заснованими на державній та комунальній формі власності» та листом Міністерства культури і мистецтв України «Перелік видів платних послуг».
Можна виділити такі джерела додаткового фінансування, які реально використовують бібліотеки: бібліотечно-інформаційні продукти і послуги; договірні взаємовідносини про спільну діяльність з юридичними і фізичними особами; цільові замовлення на проведення комплексу заходів, окремих робіт або послуг; компенсаційні виплати за втрату або псування фонду; продаж списаної частини бібліотечного фонду; розміщення реклами; комерційна діяльність; одержання грантів; цільові дотації; спонсорство та меценатство та ін.