Технологія проведення бізнес процесу закупівлі складається з наступних стадій:
Підготовка і оформлення заявки на матеріал:
Визначення споживи в матеріалі
На даному етапі відбувається визначення споживи в матеріалі, виходячи з ППМ (Планерування Споживи в Матеріалі). Визначаються базові характеристики необхідного матеріалу, можливі від них відхилення, необхідне його кількість і терміни постачання для передачі інформації у відділ закупівель у вигляді заявки на матеріал.
Підготовка і оформлення заявки на матеріал
Заявка на матеріал є внутрішнім повідомленням відділу закупівлі про потребу в матеріалі. В певній позиції вказується вигляд заявки на матеріал. Вигляд заявки на матеріал визначає призначення матеріалу. Заявки бувають наступних видів:
Звичайна консигнація;
Виробництво;
Постачання третій особі;
Переміщення запасів.
У заявці на матеріал функціональний відділ повідомляє базові характеристики необхідного матеріалу, можливі від них відступи у вигляді ідентифікатора матеріалу або групи матеріалів, необхідну кількість і терміни постачання. У позиціях, окрім ідентифікатора, може бути присутнім короткий опис матеріалу або групи матеріалів.
Узгодження заявки на матеріал
На даному етапі виконавець, що готував і оформляв заявку на матеріал погоджує її вміст з керівником функціонального відділу. Таке узгодження може проводитися в допомогою поставляння реквізиту "візи" у визначеному місці бланка заявки. Якщо в процесі узгодження потрібно було внести зміни, в такому разі виконавець проводити повторну підготовку, оформлення і узгодження заявки на матеріал.
Вбір постачальників:
Підготовка списку можливих постачальників
На даному етапі, на підставі отриманої заявки на матеріал, співробітник відділу закупівель складає список можливих постачальників, що складається з постійних постачальників, з якими поміщені договори на довгострокову співпрацю і, можливо, нових, виявлених за допомогою різних інформаційних каналів, в тому числі в результаті аналізу раніше отриманих комерційних речень.
Відправка запиту, відповідно до заявки на матеріал:
Організація або відновлення листування з можливими постачальниками
На даному етапі з можливими постачальниками організовується або поновлюється листування за допомогою вибраного засобу зв'язки, яким може бути:
Традиційна пошта;
Засобі факсимільного зв'язку;
Електронна пошта;
Особиста доставка представником Виконавця (Замовника)
Підготовка і оформлення запиту відповідно до заявки на матеріал
Відповідно до даної заявки на матеріал Відділом Закупівель готується запитий на матеріал, який є проханням до постачальника на постачання матеріалу ідентифікатор, необхідна кількість і терміни постачання якого вказані у відповідних позиціях форми запиту. Підготовленій і оформлень відповідним чином запитий узгоджується з керівником Відділу Закупівель і в разі споживи, до нього вносяться коректування.
Відправка запиту на матеріал
Підготовленій і відповідним чином оформлень запитий на матеріал вирушає можливим постачальникам за допомогою вибраного засобу зв'язки, яким може бути:
Традиційна пошта;
Факсимільній зв'язок;
Електронна пошта;
Особистою доставкою представником.
Реєстрація відправки запиту можливим постачальникам
На підставі записів про відправку запиту (зроблених при його відправці) і інформації з документів, підтверджуючих його здобуття, робляться необхідні записи в реєстраційних формах.
Вбір постачальників
Здобуття комерційних пропозицій від можливих постачальників
При здобутті комерційних пропозицій від можливих постачальників виробляється їх реєстрація в установленому порядку. Ціні і умови постачання можливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Для зареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний список цін і розумів постачання.
Узгодження отриманих пропозицій
При виникненні питань по отриманих від можливих постачальників комерційних пропозиціях, проводитися узгодження по позиціях, що вимагають пояснення або додаткової інформації.
Реєстрація здобуття пропозицій
При здобутті комерційних пропозицій від можливих постачальників виробляється їх реєстрація в установленому порядку. Ціні і умови постачання можливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Для зареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний список цін і розумів постачання.
Вбір найбільш відповідних постачальників
На основі порівняльного списку цін і розумів постачання для зареєстрованих і погоджених комерційних пропозицій від можливих постачальників, факту наявності або відсутності в даний момент з ними довгострокових договірних стосунків, а також на основі додаткової інформації про компанію - можливого постачальника виробляється вибір найбільш відповідних постачальників.
Обробка замовлень
Оформлення і відправка замовлення
Підготовка замовлення
При підготовці замовлення на матеріал, в його позиціях мають бути вказані:
Ідентифікаційний номер замовлення;
Дата відправлення замовлення.
Ідентифікатор матеріалу, що замовляється, або групи матеріалів;
Короткий опис матеріалу, що замовляється, або групи матеріалів;
Вибрані умови постачання.
Позиції визначаються відповідно до запиту на матеріал і вибраної пропозиції.
Перевірка на наявність довгострокових договорів з Постачальником
На даному етапі перевіряється наявність договорів на довгострокову співпрацю з вибраним постачальників. У разі відсутності раніше укладеного договору, або закінчення терміну його дії, відповідно здійснюється процедура висновку або продовження.
Оформлення або продовження договору з Постачальником
На даному етапі в разі відсутності договору з постачальником або закінченням терміну його дії, виробляється процедура його висновку або продовження, відповідно.
Оформлення замовлення
При оформленні замовлення в нім у відповідних позиціях повинне бути вказано:
Ідентифікаційний номер замовлення;
Дата відправлення замовлення.
Ідентифікатор матеріалу, що замовляється, або групи матеріалів;
Короткий опис матеріалу, що замовляється, або групи матеріалів;
Відірані умови постачання.
Оформлене замовлення узгоджується і у разі виявлення неточностей готується і оформляється заново.
Відправка замовлення вибраному Постачальникові
Підготовлене, оформлене і погоджене відповідним чином замовлення вирушає вибраному постачальникові за допомогою відданого перевага каналу зв'язку, яким може бути:
Традиційна пошта;
Факсимільній зв'язок;
Електронна пошта;
Особистою доставкою представником.
Реєстрація відправки замовлення
При відправці замовлення постачальникові робиться відмітка у відповідній реєстраційній книзі.
Виконання зобов'язань по оплаті замовлення
Здобуття інвойсу відповідно до замовлення
Відповідно до відправленого замовлення, від постачальника має бути отриманий інвойс, в якому визначені умови виконання процедури закупівлі. В позиціях інвойсу мають бути вказані наступні дані:
Ідентифікаційний номер інвойсу;
Дата відправки інвойсу;
Ідентифікатор матеріалу, що замовляється, або групи матеріалів;
Кількість матеріалу;
Умові сплати згідно з догодою з вказівкою реквізитів рахунку;
Ідентифікатор розрахункової валюти.
Отриманій інвойс відповідним чином реєструється в реєстраційній книзі.
Узгодження отриманого інвойсу|
У разі виникнення питань по отриманому інвойсу, сморід узгоджуються з постачальником і в разі споживи можуть бути змінені позиції замовлення і зроблений запитий на висилку повторного інвойсу.
Виконання зобов'язань по оплаті замовлення
На даному етапі виробляється виконання зобов'язань по оплаті замовлення, відповідно до інвойсом і розумів договору.
Відправлення повідомлення про виконання зобов'язань по оплаті
Як тільки зобов'язання по оплаті виконані, Замовник за допомогою вибраного засобу зв'язку інформує про це постачальника, відправляючи повідомлення про виконання зобов'язань по оплаті згідно з догодою.
Здобуття повідомлення про терміни готовності до відвантаження
Постачальник, при здобутті повідомлення про виконання Замовником зобов'язань по оплаті, згідно з догодою, відправляє повідомлення, в якому вказані терміни, в які він готовий виробити відвантаження (постачання матеріалу), згідно умовам постачання за договором, при підтвердженні виконання зобов'язань по оплаті зі свого боку.
Контроль виконання розумів договору:
Вистежування місцезнаходження вантажу в процесі доставки
На даному етапі Виконавець з Відділу Закупівель компанії Замовника контролює місцезнаходження і стан вантажу (матеріалу) в процесі його доставки аж до кінцевого пункту, згідно з догодою. Контроль починає вироблятися після здобуття замовником повідомлення, що матеріал відвантажений із складу постачальника. Виконавець фіксує всі відступи від контрольних дат за договором і всі факти порушення його пунктів і розумів.
Реєстрація відступів від контрольних дат за умовами постачання
Відступи від контрольних дат, згідно з угодою, і факти порушення його пунктів і умові, відмічені Виконавцем з Відділу Закупівель компанії Замовника, відповідним чином реєструються, аби служити як матеріал для можливого подальшого виставляння претензій Постачальникові.
Вступ матеріалу:
Організація прийому вантажу у встановленому місці
Відповідно до розумів постачання за договором, компанія Замовник приймає вантаж (матеріал) в міру вступу у встановленому договором місці. Виробляється контроль фактично отриманого вантажу.
Зіставлення характеристик і якості отриманого матеріалу із заявленими Постачальником