Во время стадии работы ярмарки\выставки связи с общественностью являются одним из наиболее действенных механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане. В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как: 1) раздача различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность, 2) бесплатная раздача мелких сувениров, 3) раздача образцов товаров, 4) организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации), 5) передача музыкальных программ, 6) демонстрация видеофильмов, слайдов, 7) проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов.
Роль персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции: Технические работники раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом. Специалисты по «publicrelations», которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд. Специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции. На стенде вообще нельзя работать в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади. Краеугольным камнем эффективной работы стенда предприятия является периодическая проверка предпринятых действий и переоценка данных на основе динамики развития событий. Ежедневный контроль «обратной связи» (feedback), т.е. информации, поступающей «извне» предполагает: 1) проверку хода выполнения целей участия, состоящую в качественной оценке результатов, 2) изучение соотношения между результатами усилий по привлечению посетителей и тем, какой ценой они были достигнуты, 3) качественный анализ содержания информации, полученной от посетителей и конкурентов, 4) оценку замечаний, реакций и общей критики со стороны посетителей. (Компания «Место под солнцем» пользовалась услугами промоутеров, которые приглашали посетителей на стенд, один из них стоял около входа, второй работал в зале на втором этаже. На 6 кв.м. стенда работали два стендиста, которые проводили консультации и дарили каталоги. Ежедневный анализ работы проведен не был).
Послеярмарочная (послевыставочная) стадия. На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:
1) Анализ контактов, осуществленных за период работы стенда
2) Проверка результатов участия
3) Составление отчета об участии. Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия ярмарки / выставки и включает в себя:
- классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены,
- непосредственную проверку «личности» посетителей,
- активизацию предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки,
- своевременную подготовку и рассылку образцов, согласно принятым обязательствам,
- немедленное предоставление запрошенных дополнительных данных,
- направление благодарственных писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках/выставках, организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них. (Анализ компания «Место под солнцем» показал, что проделанная работа не была эффективной. В общей сложности на стенде побывало 37 человек, из них шесть могли быть потенциальными партнерами, 3 потенциальными заказчиками, проведенная с ними послевыставочная работа не дала результатов).
Торгово-выставочный комплекс «Сибирская ярмарка» предлагает всем участникам выставки покупку своего продвижения в виде, так называемого спонсорского пакета. Для потенциальных спонсоров выставки "ТУРСИБ-2009" предусмотрено 3 спонсорских пакета: Генеральный спонсор (Генеральный информационный спонсор), Спонсор (Информационный спонсор), Спонсор фуршета. Всеобъемлющим является пакет Генерального спонсора, дающий наиболее широкий спектр возможностей для рекламы на выставке.[20]
Генеральный спонсор:
· Размещение логотипа генерального спонсора на рекламных носителях выставки.
· Размещение логотипа генерального спонсора со ссылкой на официальном сайте выставки www.toursib.sibfair.ruна первом по отношению к другим спонсорам месте.
· Размещение баннера генерального спонсора в выставочном зале.
· Размещение логотипа генерального спонсора в официальном каталоге выставки на первом по отношению к другим спонсорам месте.
· Размещение полноцветной полосы рекламы генерального спонсора в официальном каталоге выставки.
· Размещение регистрационной статьи о генеральном спонсоре в официальном каталоге выставки.
· Предоставление представителю генерального спонсора слова на церемонии открытия выставки.
· Предоставление представителю генерального спонсора слова для приветствия на дополнительных мероприятиях выставки или времени для доклада на профильном для генерального спонсора дополнительном мероприятии (по усмотрению генерального спонсора).
Спонсор:
· Размещение логотипа спонсора на всех бумажных рекламных носителях выставки.
· Размещение баннера спонсора в выставочном зале.
· Размещение баннера спонсора на дополнительных мероприятиях в рамках выставки (конференции, семинары и т.п.; кроме фуршета).
· Размещение логотипа спонсора со ссылкой на официальном сайте выставки www.toursib.sibfair.ru
· Размещение логотипа спонсора в официальном каталоге выставки.
· Размещение полноцветной полосы рекламы спонсора в официальном каталоге выставки.
· Размещение регистрационной статьи о спонсоре в официальном каталоге выставки.
Спонсор фуршета:
· Размещение логотипа спонсора фуршета со ссылкой на официальном сайте выставки www.toursib.sibfair.ru
· Размещение логотипа спонсора в официальном каталоге выставки.
· Размещение баннера спонсора фуршета в зоне проведения фуршета.
· Размещение полноцветной полосы рекламы спонсора фуршета в официальном каталоге выставки.
· Размещение регистрационной статьи о спонсоре фуршета в официальном каталоге выставки.
· Предоставление слова представителю спонсора фуршета во время проведения фуршета.
Спонсорство является дорогим видом имиджевой рекламы, который могут позволить себе только крупные компании с уже раскрученным брендом. Для поддержания своего статуса, надежного имени, образа благополучного и успешного предприятия они готовы платить, не смотря на то, что все внимание и без того будет направленно на них.[21]
Основные виды рекламы на выставке:
Наружная реклама – различные виды вывесок, панель-кронштейнов, штендеров, оформленных стендов, козырьков, световых установок. Основная цель - формирование имиджа предприятия и привлечение конечных потребителей. Это могут быть указатели - вывески, штендеры, рекламные щиты и другие рекламные установки, которые помогают потребителю узнать о Вас и вашем месте расположения. Наружная реклама должна обладать как минимум двумя характеристиками: наружная реклама должна "бросаться в глаза". Это значит, что человек, должен обратить внимание именно на Ваш рекламный носитель, будь то вывеска, растяжка, витрина или штендер. Наружная реклама должна быть запоминающейся. Важно создать образ, который человек способен выделить из всех, запомнить и суметь восстановить в памяти при малейшем упоминании.
Внутренняя реклама - шелф-токеры, воблеры, мобайлы, фигурные плакаты на жесткой основе (картон, пластик), стикер, нек-хенгеры, диспенсер, лоток для рекламных листовок, стопперы, стилаж, стойка, выставочное оборудование, стеллажи, стойки, вывески, мебель, кабины, пневмоконструкции. Аренда рекламных стоек в зонах регистрации – размещение на них своей рекламной продукции, либо размещение промо-персонала. Распространение полиграфической продукции, посредством промо-персонала, либо стендистов, находящихся непосредственно на точке
Реклама в официальных каталогах и путеводителях
На билетах, бейджах и т. д.
Реклама на сайте «Сибирской ярмарки»
Реклама в календаре выставок
Конечно же, одним и самых эффективных рекламным средств является собственный стенд. Удобный и функциональный выставочный стенд играет огромную роль в эффективной работе фирмы на выставке, ярмарке или презентации, как самой компании, так и производимой ею продукции.
Главное - это сохранить фирменный стиль вашей компании, в оригинальном оформлении, тогда стенд становится не только рекламным носителем, но и украшением выставки. Индивидуально спроектированный и хорошо построенный стенд на выставке - это, прежде всего, "костюм" по которому Вас встречают посетители и будущие клиенты. Кроме рекламного оформления и демонстрации продукции компании-экспонента, выставочные стенды могут оснащаться видеопроекторами, лекторами, системами синхронного перевода и т.д. В выставочном стенде все должно быть безупречно. Функциональная организация выставочного стенда должна создавать условия для общения с потенциальными клиентами и партнерами. Кроме внешнего вида выставочного стенда также очень важным моментом является и его наполнение сопутствующей рекламной продукцией.
Выставочные стенды подразделяются на: 1)стандартные выставочные стенды;
2)мобильные выставочные стенды; 3)нестандартные выставочные стенды.
Стандартный стенд выполняется из выставочного конструктора. Стандартная комплектация стенда включает: ковровое покрытие, стол, стул, лампу, фризовую панель с надписью, вешалку, урну. В стоимость стенда входит также информация в каталог до 300 печатных знаков. При оформлении стандартных выставочных стендов используются различные технологии: аппликации самоклеющимися пленками, полиграфическая печать, изготовление объемных букв, световых коробов и т.д. Вы можете заказать дополнительное экспозиционное оборудование для выставочного стенда – витрины, подиумы, демонстрационные и информационные стойки.