Проанализировав количество имеющихся на складе канцтоваров, можно сделать вывод о том, что в следующем месяце для нормальной жизнедеятельности офиса (с учетом увеличения числа сотрудников) понадобится:
· Бумага (А4) – 25 пачек;
· Ручки – 20 шт.;
· Набор настольный – 7 шт.;
· Файлы – 3 пачки по 100 шт.;
· Скоросшиватели – 40 шт.;
· Диски (CD, DVD) – 20 шт.;
· Папки на резинках – 20 шт.;
· Папка уголок – 20 шт.;
· Куб для заметок с клейким краем – 20 шт.;
· Лоток для документов (вертикальный) – 15 шт.;
· Ежедневники – 30 шт.;
· Календарь настольный – 10 шт.
Зная объем потребляемой воды за неделю (на 158 чел. – 20 бутылок по 19 л.) Т.к. это составляет 380 л в неделю, то на каждого сотрудника приходится по 2,4 литра воды. Из этого следует, что для новых семи человек нам потребуется 16,8 л в неделю (это примерно 1 бутылка). Исходя из этого, на первую неделю января нам необходимо заказать 21 бутылку воды.
Заказ на поставку товаров.
У всех выбранных нами поставщиков есть услуга «заказ через Интернет», которой мы и воспользуемся. Здесь мы указываем все, что мы описали выше, указываем дату, способ доставки, а также способ оплаты.
Дата поставки для всех товаров 9 января 2007 г. (в течение дня)
Способ доставки – бесплатная доставка на машине.
Способ оплаты – по безналичному расчету.
Контроль над выполнением заказа
Зная, что все выбранные нами поставщики являются надежными во всех отношениях (т. к. существуют на рынке уже давно и имеют отлаженный механизм работы с клиентами), дополнительный контроль не осуществляется. Применяется только текущий контроль.
Получение материальных ресурсов
Важный этап – оприходование (получение) продукции.
Поставщик доставил заказ вовремя
Качество товара соответствовало заявленным требованиям
Подтверждаем получение заказанного количества товаров
И отправляем на склад
Регистрируем необходимую документацию на получение материальных ресурсов.
Полученный от поставщика счет на оплату налагает на нас обязательства, счет выписан в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.
После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:
1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа – выполнен/не выполнен.
2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.
3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).
4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.
Список литературы
1 Афанасьева Н.В. Логистические системы и российские реформы – СПб ИЗД-BО Санкт-Петербург ун-та экономики и финансов 1995
2 Васильев Г.А. и др. Логистика М. Экономическое образование, 1993
3 Гаджинский А.М. Основы логистики Учеб. пособие М. ИВЦ «Маркетинг» 1995
4 Голиков Е.А. Пурлик В.М. Основы логистики и бизнес-логистики Монография – М. Изд-во Рос экон акад, 1993
5 Гончаров П П и др Основы логистики. Учеб. пособие Оренбург, 1995 (Издат. центр ОГАУ)