2. Разработка коммуникативной программы, в которой будут представлены наиболее актуальные блоки тем.
В-первую очередь это материалы о проблемах и перспектива сфер малого гостиничного бизнеса. Данные темы являются достаточно актуальными в настоящее время и обратят на себя внимание как минимум 50 % необходимых нам источников.
Во-вторых, актуальной является тема экологии города. Во многих деловых и специализированных источниках даже есть специальные разделы, посвященные этой теме. Упоминание гостиниц в статьях, посвященных этой теме в контексте приверженности экологически чистым материалам и соблюдения все правил, для избежания загрязнения города позволит привлечь дополнительное внимание всех целевых аудиторий, обозначенных в данной РR-программе.
В-третьих, это материалы и комментария клиентов о деятельности гостиниц, наличия перспектив развития и постоянного стремления к новому. В условиях кризиса гостиницы не только выжили, но и развиваются и стремятся к расширению деятельности.
3. Поддержание контактов со СМИ.
Составление базы праздников средств массовой информации. Рассылка поздравлений в CMИ с днем рождения и профессиональными праздниками позволит создать с ними более тесные отношения и обеспечить условия для того, чтобы название гостиниц было на слуху. Данная база будет постепенно обновляться в связи с расширением контактов со СМИ.
4 направление - сотрудничество с партнерами, поставщиками и постоянными клиентами.
Так же необходимо обеспечить партнерство с турфирмами. В первую очередь необходимо отправить письмо с услугами, ценами, условиями сотрудничества и контактами. Для сотрудничества с постоянными клиентами необходимо составить базу, в которой будут содержать контакты компаний.
Для постоянных клиентов необходимо разработать определенную систему скидок, ежемесячно высылать информацию о новых предложениях, приглашать представителей на мероприятия.
5 направление - взаимодействие с общественными организациями:
Вступление в общественные организации и сотрудничество с ними позволит позиционировать компанию как социальноответственную, получить дополнительное продвижение через каналы организации, заключать выгодные контракты и участвовать в программах и семинарах проводимых для членов организации.
6 направление - мероприятия.
1 вид: участие в профильных выставках города.
Профильная выставка направлена на помощь потребителям. Она поможет частным лицам сориентироваться в ассортименте услуг, а исполнителям - ознакомить потребителей со своими услугами напрямую, исключив лишнее недоверие к качеству товаров и услуг, создать положительное мнение о компании за счет прямого общения с клиентами.
Участие в выставках позволит привлечь внимание к деятельности гостиницы не только со стороны частных лиц и крупных организаций, но и средств массовой информации, бизнес-сообществ и ассоциаций.
Для участия в выставках необходимо составить их календарный план, т.к. заявка на участи в выставке подается за несколько месяцев до начала мероприятия.
Участие в выставках Ленэкспо при условии участия в выставке-стенде Василеостровского района по малому бизнесу будет бесплатным.
Перед участием в выставке необходимо правильно разработать стенд, представляемый компанией и подготовить раздаточные материалы и сувенирную продукцию.
Раздаточные материалы будут содержать краткую историю формирования и деятельности гостиницы, перечень услуг и расценки на них, существующие в данный момент.
2. Организация и проведение юбилея.
Организация юбилея направлена на повышение интереса к ее деятельности со стороны целевых аудиторий, в первую очередь постоянных клиентов, партнеров и средств массовой информации.
Перед организацией юбилея в средства массовой информации будет отправлено сообщение о проведении данного мероприятия.
Юбилей будет праздноваться 25 сентября 2010 года по желанию руководства компании. За две недели до этого всем гостям буду отправлены официальные приглашения с указанием места и времени проведения мероприятия.
На мероприятие также будут приглашены профессиональные ведущие, которые обеспечат соблюдение плана мероприятия. В план будет включены:
- выступление директора компании с кратким подведением итогов деятельности на данный момент и указанием существующих перспектив развития в будущем, а также словами благодарности партнерам.
- после официальных выступлений и поздравлений состоится праздничный концерт.
- в завершении концерта будет организован банкет для всех приглашенных. (Материальные затраты на проведение праздника не входят в бюджет планируемой PR-кампании).
Проведение такого мероприятия позволит дать гарантию успешной деятельности и показать стабильность компании в момент кризиса.
3.2 Оценка и обоснование экономической эффективности РR-кампании
Разработанный для РR-кампании бюджет будет не большой, так как изначально была поставлена цель разработать малозатратную кампанию по причине отсутствия средств у гостиницы.
В плане кампании имеются следующие инструменты, требующие финансовых затрат:
1. Создание, размещения и продвижение сайта.
Так как предполагается, что сайт будет делаться без привлечения посторонней компании, то оплата будет производиться только за домен и хостинг.
Регистрация домена отдельно стоит 150 руб. на один год.
Для регистрации хостинга существуют тарифы:
Таблица 7. Стоимость регистрации хостинга.
| Срок подключения | Стоимость |
| 1 месяц. | 560 руб. |
| З месяца. | 1428 руб. |
| 6 месяцев. | 2688 руб. — домен бесплатно! |
| 12 месяцев | 5040 руб. – домен бесплатно! |
Для гостиницы выбрана регистрация на сайте www.host.ru на 12 месяцев с получением бесплатного домена за 5040 руб. в год.
2. Участие в выставках.
Участие в выставке-стенде Василеостровского района —7 000 руб.
Покупка и оформление стенда —2 500 руб.
Покупка стойки для раздаточных материалов — 1 250 руб.
Стойки для материалов также необходимо приобрести для размещения буклетов в магазииах-поставщиках компании — 1 250 * 2 = 2 500 руб.
Необходимо так же подготовить информационные материалы, в основном это буклеты, стоимость которых включена в сувенирную продукцию.
3. Сумма вступления в Санкт-Петербургский союз гостиниц составляет 20000 руб.
Учет стоимости проведения каждого мероприятия необходим для планирования всех затрат и расчета экономической эффективности их проведения.
Эффективность РR-кампании можно оценивать разными способами.
Можно разделить виды эффективности и для каждого из них рассчитать свои показатели, которые позже можно свести к общему:
1. «экономичность»: отношение полученных результатов к затратам (Э=Р/З), выражающее экономичность использования средств и ресурсов, —эффективность тем выше, чем меньше затраты позволяют получать одни и тот же результат;
2. «результативность»: отношение результата к преследовавшимся целям (ЭР/Ц), выражающее степень реализации целей деятельности - эффективность тем выше, чем в большей степени результаты соответствуют целям;
3. «целесообразность»: отношение целей к реальным потребностям, проблемам (ЭЦ(П), выражающее степень рациональности целей, — эффективность тем выше, чем в большей степени цели решают реальные.
На этапе планирования РR-кампании нам необходимо провести анализ экономической эффективности, для того, чтобы определить рентабельность и осмысленности ее проведения.
В первую очередь проводится расчет затрат, для этого в плане каждой РR-кампании составляется бюджет.
Таблица 8. Бюджет PR-кампании.
| Наименование затрат | Общая сумма |
| Регистрация сайта и хостинг | 5 040 руб. |
| Выпуск сувенирной продукции | 6264руб. |
| Участие в выставках | 13 250руб. |
| Вступление в общественную организацию | 20 000 руб. |
| ИТОГО | 44 554 руб. |
Таким образом, общая сумма затрат на РR-кампанию на 2010 год составляет 44554 руб.
Результаты РR-кампании на этапе планирования определить довольно сложно, поэтому они выражаются в качестве прогнозов итогов проведения кампании и количества привлеченных клиентов.
В данный момент количество клиентов, можно считать минимальным. После размещения достаточного количества информации в печатных и электронных СМИ количество клиентов увеличится за счет прихода клиентов самостоятельно.
Исходя из анализа целевых аудиторий, после проведения РR-кампании будет привлечено дополнительно 20 клиентов. В случае форс-мажорных ситуаций или изменения интересов части целевых аудиторий будет привлечено 10 клиентов.
По итогам предыдущих лет работы среднее количество клиентов за год-300 человек. После проведения PR-кампании составит -320 человек. По итогам финансового анализа средняя чистая прибыль с одного клиента — 3000 руб., следовательно, чистая прибыль за год после проведения кампании будет равна 960000 руб.
Разница между прибылью до проведения PR-кампании и после равна: 960000— 900000 руб.=60000 руб., это и считаем результатом проведения кампании. .
1) Исходя из приведенных цифр, расчет экономичности РR-кампании равен:
Э = Р/З = 60000/44 554 = 1,34 руб.
Прибыль на один затраченный на РR-кампанию рубль составит 1,34 руб., следовательно, экономичность проведения кампании 134 %, что показывает неоспоримое преимущество проведения планируемых в рамках кампании мероприятий.
2) Результативность кампании также можно рассчитать исходя из прогноза привлеченных клиентов. Планируемое количество равно 320, реальное — 300.