В свою очередь, Татаринова Г.Н. предлагает 3 подхода к созданию PR - службы: 1) PR - подразделение как один из системообразующих элементов, 2) PR - подразделение для распространения информации о деятельности компании, 3)работу PR - службы выполняет профессиональная PR - фирма.[40]
На сегодняшний день в ООО «Стройпромтрейд» функции связей с общественностью выполняет отдел развития. В отделе развития работают: маркетолог, маркетолог-аналитик и специалист по стратегическому маркетингу. То есть самого отдела по связям с общественностью не существует. Так же не существует и отдела по работе с рекламой.
Служба должна состоять из двух отделов: отдела по работе со связями с общественностью и рекламного отдела. В структуру PR-отделавходит пресс-служба и отдел, занимающийся PR-проектами. PR-отдел должен занимать одно из самых значимых мест в структуре современной организации, иначе эффективное выполнение им своих функций станет невозможным. Имеется в виду, что начальник PR-подразделения должен находиться в непосредственном подчинении у первого лица компании (директора) и наряду с руководителями основных направлений входить в совет при руководстве фирмы, принимающий важнейшие стратегические решения. Это обусловлено несколькими факторами. Во-первых, одной из главных функций PR-службы и лично ее начальника является деятельность по разработке стратегии развития организации, ее имиджа и брендов, а это невозможно без постоянного тесного контакта с ключевыми лицами компании в целях координации и согласования усилий. Также в обязанности PR-отдела входит непосредственная работа с руководством - консультирование, формирование имиджа, подготовка речей и многое другое. Еще одной причиной того, что PR-служба должна занимать значимое место в организации, является необходимость постоянного получения информационных, людских, материальных и прочих ресурсов от других подразделений компании (отдел по работе с персоналом, финансовая, юридическая, хозяйственная, технические и прочие службы). Для быстрого и эффективного взаимодействия по вопросам такого рода руководитель PR-подразделения должен иметь большой политический вес в организации и возможность вести переговоры непосредственно с начальниками соответствующих направлений. Более того, близость к руководству позволяет сотрудникам PR-службы иметь больший вес и значимость в глазах всевозможных контрагентов - СМИ, клиентов, партнеров, инвесторов и прочих контактных групп - и, соответственно, делать коммуникации с ними более эффективными.[41]
Предлагаемая структура PR отдела.
Директор ООО «Стройпромтрейд»
Руководитель отдела по связям с общественностью и рекламе
PR-служба:служба рекламы
- отдел взаимодействия со СМИ
- отдел организации презентаций
- отдел исследований
- отдел внутрифирменного PR
Функции PR отделов.
Перед PR - службой любой организации стоят задачи[42]:
1.Постоянно предоставлять руководству организации информацию о мнении общественности по тому или иному направлению деятельности организации, ее лидерах, о реакции публики на проводимые акции и предпринимаемые действия;
2.Постоянно поддерживать доверие к организации;
3. Улучшать взаимоотношения между организацией и целевой общественностью.
Основные направления деятельности служб связей с общественностью в коммерческих структурах[43]:
- деятельность по применению средств убеждения, направленных на формирование, коррекцию и изменение общественного мнения с целью усиления конкурентоспособности коммерческой структуры;
- первичное информирование потенциального потребителя о деятельности коммерческой структуры (цели, задачи, направления деятельности, традиции, социальная функция ит.д.);
- поиск точек соприкосновения интересов коммерческой структуры с интересами потенциального потребителя, поддержание с ним доброжелательных отношений;
- формирование у потенциального потребителя новых общих интересов с коммерческой структурой, формирование у него чувства причастности к делам структуры;
- внушение потенциальному потребителю мысли о приоритетности общих с ним интересов над остальными его интересами.
Делая вывод из вышеприведенной информации, можно оформить функции PR-службы ООО «Стройпромтрейд»:
1. Продвижение имиджа
a. корпоративное планирование рекламы;
b. рекламное обеспечение PR-акций компании и участие в разработке планов социально-ответственного маркетинга;
c. организация и проведение тендеров на изготовление рекламной и сувенирной продукции, заключение и сопровождение договоров на изготовление продукции для компании и ее подразделений.
2. В рамках товарной концепции производится следующая работа
a. разработка на основе маркетинговых исследований рынка стратегических и тактических планов;
b. адаптация и развитие бренда;
c. рекламное сопровождение позиционирования.
Основные функции PR-отдела:
a. разработка имиджевых характеристик бренда;
b. информационно - новостная политика;
c. организация выставок;
d. участие в спонсорских мероприятиях;
e. организация семинаров и круглых столов по профилирующим темам.
Делая вывод, хочется сказать о том, что важно, чтобы отделы в рамках службы работали во взаимодействии и слаженно, то есть границы между деятельностью отделов должны быть достаточно гибкими. Понятно, что работой с пресс-релизами и журналистами будет заниматься отдел информации, а работой над созданием представительской продукции или рекламных буклетов – отдел рекламы. Но существует слишком много областей пересечения деятельности этих двух отделов, и именно поэтому они объединены в одну службу и должны представлять собой деятельность единого целого.[44]
В организации следует выстроить такую организационную структуру, при которой можно будет комбинировать различные инструменты маркетинговых коммуникаций в зависимости от поставленных целей и задач организации в данный период времени.
Только при наличии специализированных кадров ООО «Стройпромтрейд» сможет добиться слаженности принятых решений, взаимодополняемости и эффективности использования инструментария маркетинговых коммуникаций.
Нам известно, что реклама может иметь быстрый эффект с точки зрения восприятия торговой марки или компании, но требуется достаточно длительное время, чтобы эффект проявился на уровне продаж. Реклама обычно применяется на первых этапах процесса формирования реакции потребителя.
Связи с общественностью - постояннаякоммуникационная активность, постоянное формирование и управление информационными потоками, с учетом выбора наиболее эффективных каналов передачи информации. Эффект связей с общественностью на продажи формируется медленно, зато основная функция заключается в том, чтобы все другие коммуникационные инструменты воспринимались с большим доверием. Учесть слабые и сильные стороны тех или иных инструментов, понять, в какой момент что применимо наилучшим образом, можно только при такой организационной структуре, когда существует единый центр принятия решений.[45]
3.2 Планирование PR-деятельности ООО «Стройпромтрейд»
Так как в компании «Аксиома» появился отдел по связям с общественностью, целесообразным будет сформировать план работы данного подразделения. Оптимальный срок, по мнению автора, составляет 1 год.
Деятельность по связям с общественностью многогранна и включает в себя различные направления.
Организация и проведение специальных событий (specialevents)- презентации, церемонии открытия, конференции, круглые столы, дни открытых дверей, выставки, вручение премий и стипендий, конкурсы, парады, фестивали, годовщины, вечера, балы, специальные поездки, концерты и т.п.[46] По определению Г.Л. Тульчинского, «специальные события - это мероприятия, проводимые в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам».[47] Для того, чтобы специальное событие принесло реальную пользу, необходимо проделать большую подготовительную и организационную работу: определить цели мероприятия, продумать состав участников, написать сценарий, разослать приглашения, получить согласие основных участников, подготовить помещение или площадку, а также учесть многие другие важные моменты мероприятия.
Информирование целевых аудиторий (потребителей, партнеров, государственных структур и т.п.) о деятельности ООО «Стройпромтрейд» по средствам письменной коммуникации. PR-обращение строится по канонам журналистики новостей, четко распадаясь на три части - заголовочный комплекс, основной текст и реквизиты. В заголовочном комплексе находится заголовок, слоган, рекламный призыв, иллюстрация и лидер-абзац. В основном тексте сообщается полная информация о том, кто, что, где, когда и почему состоится событие. Реквизиты содержат адрес организации, фирменную марку, телефоны и т.п.[48]По мнению Е.Н. Голубковой «удачный слоган имеет большее значение, чем весь текст рекламного или PR-обращения».[49] Таким образом, если слоган неудачен, тексты обращений могут уже не понадобиться публике. Соответственно, формулировке слогана следует уделить пристальное внимание. При этом нужно помнить о том, что «не существует универсальных правил, соблюдение которых может гарантировать абсолютную уверенность в том, что ваши сообщения каждый раз будут безупречными».[50]
Любое управление не обходится без принятия управленческих решений и постановка цели является самым важным из них. Управление предприятием - это частный случай управления , которое включает в себя и антикризисное управление. Антикризисное управление подразумевает: мониторинг ситуации на рынке, оценка рисков инициатив компаний.